Календарь в excel

Регламентируем работу сотрудников с платежами

Чтобы платежный календарь компании решал все возложенные на него задачи, будет не лишним регламентировать работу сотрудников, которые участвуют в оперативном управлении платежами на основе заявок на расход ДС. Для этого руководитель финансово-экономической службы разрабатывает инструкцию по работе с платежами компании, в которой прописывает алгоритм действий сотрудников, их полномочия и ответственность за качество планирования и контроля над фактом расхода ДС.

Например, в инструкции могут содержаться следующие положения:

<…>

1. Уполномоченные сотрудники подразделений компании подают заявки на расход денежных средств для осуществления наличных (документы — служебные записки или заявки на расходование средств) и безналичных платежей (документы — счета на оплату или счета-фактуры на товары, выполненные работы или услуги; договоры на покупку ТМЦ, оборудования или оказания услуг) бюджетному контролеру. На всех без исключения заявках обязательно должна быть утверждающая виза руководителя подразделения с расшифровкой фамилии.

2. Бюджетный контролер ежедневно проверяет заявки на соответствие утвержденному бюджету расходов БДДС и корректность оформления и в случае обнаружения нарушений доводит информацию о них инициатору расхода в день поступления заявки.

3. Корректные заявки, поступившие до 16:00, включаются в платежный календарь на следующий день, поступившие после 16:00 — в платежный календарь послезавтрашнего дня.

На основании принятых заявок бюджетным контролером ежедневно до 17:00 корректируется платежный календарь на текущий месяц.

3. Ежедневно до 10:00 главный бухгалтер компании определяет сумму денежных средств, имеющихся в наличии на расчетных счетах и кассах организации, которые могут быть израсходованы на погашение обязательств в соответствии с платежным календарем на текущий день, и доводит ее до сведения бюджетного контролера.

4. Если имеющихся денежных средств достаточно для погашения заявок платежного календаря на текущий день, бюджетный контролер распределяет платежи по банкам и передает платежный календарь в срок до 11:00 в бухгалтерию для осуществления платежей.

5. Если имеющихся денежных средств недостаточно для погашения заявок платежного календаря на текущий день, бюджетный контролер до 10:30 передает платежный календарь в финансовую комиссию.

6. Финансовая комиссия перераспределяет имеющиеся в распоряжении денежные средства в соответствии с приоритетностью и срочностью погашения тех или иных обязательств и до 11:00 возвращает скорректированный платежный календарь бюджетному контролеру. 

7. Состав финансовой комиссии компании:

– председатель комиссии — директор компании;

– члены комиссии — главный бухгалтер, главный инженер, заместитель директора по коммерции, начальник отдела снабжения, заместитель директора по логистике.

8. В случае обращения представителей поставщиков по вопросам сроков и объемов погашения, имеющихся у компании перед ними обязательств, секретарь директора переадресует поставщиков на сотрудников компании, ответственных за решение данных вопросов в соответствии с приложением к данной инструкции

Приложение

Распределение зон ответственности за оплату денежных средств

ЦФО	Ответственный	Статья расхода денежных средств
Расходы
Коммерческая служба	Управляющий магазинами	Аренда торговых мест
Коммерческая служба	Начальник отдела маркетинга
Коммерческая служба	Коммерческий директор	Поощрение покупателей
Коммерческая служба	Коммерческий директор	Закупка товаров для перепродажи
Служба снабжения	Начальник отдела снабжения	Сырьё для производства продукции
Служба снабжения	Менеджер по снабжению	Упаковка и тара
Служба снабжения	Менеджер по снабжению	Специи, добавки, оболочка
Служба гл. инженера	Главный инженер	Вода, стоки
Служба гл. инженера	Старший электрик	Электроэнергия
Служба гл. инженера	Главный инженер	Газ
Служба гл. инженера	Начальник стройцеха	Ремонт и содержание зданий, помещений
Служба гл. инженера	Старший механик	Ремонт и содержание оборудования
Служба логистики	Начальник транспортного цеха	Запчасти и комплектующие для транспорта
Служба логистики	Начальник транспортного цеха	ГСМ
Служба логистики	Зам. директора по логистике	Транспорт найм
Служба ИТ	Системный администратор	Услуги связи
Служба ИТ	Начальник службы ИТ	Закупка компьютеров и оргтехники

Такая инструкция сделает прозрачной процедуру осуществления платежей на основе платежного календаря, снимет подавляющее число вопросов и разногласий по взаимодействию сотрудников различных подразделений компании и позволит оптимизировать время, необходимое на проведение текущих платежей компании.

Отчет ОСВ++ для 1С:Бухгалтерии 3.0 — расшифровка оборотов, добавление любого количества субконто без изменения конфигурации и не только

Отчет ОСВ++, наряду с возможностями типовых отчетов ОСВ, ОСВ по счету, Карточка счета, Анализ субконто и Карточка субконто, позволяет: Консолидировать данные ОСВ нескольких организаций; Добавлять произвольное количество субконто — наряду со стандартными, в качестве субконто могут быть задействованы любые реквизиты и дополнительные сведения документов движения; Получать расшифровки оборотов по корреспондирующим счетам и субконто; Получать данные оборотов с расшифровкой по документам движения; Формировать сальдо по оборотным субконто; Выводить данные по счетам и аналитикам, обороты по которым в выбранном периоде равны нулю (типовой отчет «ОСВ по счету» в подобной ситуации данных не выводит). Внесение изменений в конфигурацию не требуется.

3 стартмани

Управление финансами сегодня

Управление финансовыми средствами в современных условиях — неотъемлемый элемент, позволяющий добиться успеха в бизнесе. Предприятие, которое оперативно и точно отслеживает динамику расходов, доходов и другие основные финансовые показатели, так или иначе, должно обладать достаточной информационной базой для принятия правильных финансовых и управленческих решений, которые необходимы для роста компании.

Под оперативным управлением финансами следует понимать совокупность технологических, организационных и методических мероприятий, которые в полной мере обеспечивают управление актуальными финансовыми операциями, а также денежными ресурсами организации. Речь идет о краткосрочной перспективе. Обычно этот период не превышает одного месяца. Оперативное управление ресурсами, в отличие от системы бюджетирования, планирует платежи в максимально детализированной форме, то есть по назначению платежа и соответствующему контрагенту. В нем применяется существенная детализация сроков планирования (вплоть до суток).

ОПЕРАТИВНАЯ РАБОТА С РАСПРЕДЕЛЕНИЕМ ДЕНЕЖНЫХ ПОТОКОВ

Как было отмечено выше, главное предназначение оперативного платежного календаря — ежедневное управление платежами компании, которое предполагает ежедневную корректировку планов прихода и расхода денег. Поэтому сначала нужно сформировать предварительный платежный календарь (на основе реестров поступлений денежных средств и перечня заявок на их расход) и определить, в какие дни планируемого периода у компании не хватает денег для запланированного погашения заявок.

В примере с компанией «Альфа» предварительный платежный календарь выглядит следующим образом (табл. 5).

Из предварительного платежного календаря видно, что у компании «Альфа» есть деньги только для погашения заявок за первые два дня недели, а в период со среды по пятницу наблюдаются кассовые разрывы и нужно перераспределить денежные потоки.

Замечания

1. Перераспределение денежных потоков должен утвердить руководитель экономической службы, а производит его ответственный за работу с платежным календарем.
2. На крупных предприятиях, где заявки на расход денежных средств инициируют многие подразделения (ЦФО) и ежедневные платежи проводят в размере нескольких миллионов рублей, создают специальные комиссии для распределения расхода денежных средств, если у компании нет возможности закрыть все заявки.
3. В состав такой комиссии обычно входят все руководители ЦФО. Они устанавливают окончательно состав платежей, которые будут фактически произведены в этот период.

Рассмотрим, какие изменения в суммах и сроках заявок на расход денежных средств можно произвести для устранения кассовых разрывов в предварительном варианте платежного календаря:

• заявку на расход денежных средств по статье «Оплата коммунальных услуг» в размере 1 млн руб. разобьем на два платежа по 500 тыс. руб. Первую часть оставим к оплате на 14 марта, вторую перенесем на пятницу 16 марта, потому что на четверг планируется выплата зарплаты, приоритетность которой выше;
• заявку на оплату транспортных услуг в размере 700 тыс. руб. также разбиваем на две части, одну из которых в сумме 100 тыс. руб. переносим со среды на четверг 15 марта, а вторую в сумме 600 тыс. руб. планируем на пятницу 16 марта;
• заявку на покупку основных средств в сумме 700 тыс. руб. по согласованию с руководителем компании переносим с четверга 15 марта на следующую неделю и исключаем из платежного календаря за период с 12 по 16 марта;
• заявку на оплату охраны в размере 250 тыс. руб. делим пополам. Первую часть оставляем к оплате в пятницу, вторую переносим на следующую неделю;
• заявку на закупку спецодежды в сумме 200 тыс. руб. также делим на две равные части. Первую оставляем к платежу на пятницу, вторую переносим на следующую неделю.

В результате указанных изменений в платежном календаре нам удалось ликвидировать все кассовые разрывы и обеспечить баланс прихода и расхода денежных средств компании «Альфа» в период с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 6).

На этом работа с оперативным платежным календарем не заканчивается, так как по разным причинам фактический приход денежных средств может не совпадать с запланированным (как и расход). Каждое утро сотрудник экономической службы, отвечающий за корректность платежного календаря, обновляет его с учетом фактического остатка денег на начало дня и имеющихся в календаре неоплаченных заявок на расход денежных средств.

После утверждения платежного календаря руководителем экономической службы его расходная часть служит основанием для формирования реестра платежей и проведения бухгалтерией оплаты заявок через систему «Банк-Клиент». В случае успешного совершения платежа соответствующая заявка на расход денежных средств помечается как закрытая.

Выводы:

1. Оперативный платежный календарь — эффективный инструмент текущего управления денежными потоками и платежами компании.
2. Работу с платежным календарем необходимо регламентировать внутренними документами. Это нужно, чтобы все сотрудники понимали свои обязанности и сферу ответственности в процессе управления денежными потоками компании.

Как спрогнозировать поступление денежных средств?

Поступления денежных средств в компании при формировании платежного календаря нужно прогнозировать по каждому из направлений отдельно. Как правило, все поступления можно разделить на следующие основные группы:

1. Поступления от покупателей продукции или услуг.

2. Поступления арендной платы.

3. Выручка от реализации имущества.

4. Прочие поступления от операционной деятельности.

5. Получение кредитов и займов.

6. Внутренние поступления денежных средств.

Поступления от покупателей продукции или услуг.

План этой группы поступлений формируется на основе двух видов данных:

1) информация о сроках платежа за ранее отгруженную продукцию (оказанные услуги);

2) данные об ожидаемых поступлениях выручки за отгруженную продукцию (оказанные услуги) в прогнозируемом месяце.

К сведению

Чтобы спрогнозировать поступления денежных средств в виде выручки от покупателей продукции или услуг по ранее произведенным отгрузкам, можно использовать возможности учетной базы данных компании.

Если в базу уже встроен платежный календарь, план поступления денежных средств формируется автоматически на основе данных каждого документа об отгрузке и договорных условий оплаты поставки покупателем.

Если компания ведет платежный календарь в файле Excel, экономисты планируют поступление денег от покупателей на основе данных отчета о реализации продукции в отдельной аналитической таблице с учетом опять же условий договоров поставки.

Планы ожидаемых поступлений денежных средств от покупателей можно сформировать на основе данных плана продаж в прогнозируемом месяце (кстати, этот план используется и при прогнозе поступлений в ББДС).

Пример плана поступлений денежных средств за реализованную продукцию представлен в табл. 1.

Таблица 1

План поступления выручки от покупателей на июль 2017 г.
Контрагенты	Сумма отгрузки, руб.	Дата отгрузки	Отсрочка	Дата платежа
Группа контрагентов «Сети»	9 500 000
Сеть магазинов «Эконом»	6 500 000
Отгрузка по накладной № 1226	3 000 000	20.06.2017	20	10.07.2017
Отгрузка по накладной № 1358	1 500 000	30.06.2017	20	20.07.2017
Отгрузка план июля	2 000 000	05.07.2017	20	25.07.2017
Сеть магазинов «Домашний»	3 000 000
Отгрузка по накладной № 1406	1 000 000	25.06.2017	15	10.07.2017
Отгрузка план июля	2 000 000	10.07.2017	15	25.07.2017

Поступления от арендной платы.

Планируются на основе действующих договоров сдачи имущества компании в аренду, поэтому не требуют специальных расчетов: достаточно по каждому из арендаторов указать сумму и дату ожидаемого поступления денег.

Выручка от реализации имущества компании.

Планируются поступления денежных средств от реализации различного вида имущества компании — основных средств, запасов и материалов, МБП и т. п.

Обратите внимание!

Такие поступления включаются в платежный календарь только при наличии договоров и документов на реализацию имущества.

Прочие поступления от операционной деятельности.

Отражаются планируемые поступления денежных средств по различным хозяйственным операциям, не относящимся к перечисленным выше. Это может быть возврат неиспользованных подотчетных сумм, компенсации и штрафы от контрагентов, возврат излишне перечисленных средств поставщику, возмещение затрат и налогов.

В платежный календарь такие суммы вносятся только при наличия подтверждающих документов — извещения, гарантийные письма, судебные постановления и т. п.

Поступления кредитов и займов.

Планы поступлений денежных средств этой группы формируются на основе заключенных кредитных договоров и графиков кредитования.

Если у компании есть неиспользуемый лимитный кредит по действующим договорам (например, овердрафт), за его счет можно закрыть кассовый разрыв в платежном календаре образовался кассовый разрыва, возможно запланировать его закрытие за счет неиспользованных кредитных ресурсов.

Внутренние поступления денежных средств.

Отражаются различного рода поступления по внутрифирменным операциям (сдача выручки из кассы на расчетный счет, перемещение денег с одного счета компании на другой, перевод денежных средств между различными юридическими лицами в рамках одной группы и т. д.).

К сведению

Такие поступления не изменяют общий денежный поток компании, но их необходимо планировать для корректности платежного календаря в части касс, счетов и юридических лиц компании.

Платежный календарь в 1С

Для чего предназначен

Отчет позволяет вести оперативное планирование движения денег за указанный период с подробной детализацией данных. Этим Платежный календарь отличается от Бюджета движения денежных средств (стратегическое планирование), где информация выводится укрупненно.

Платежный календарь в 1С помогает проанализировать:

• поступления от покупателей;
• оплату поставщикам, в т. ч. регулярные периодические платежи, например, за аренду;
• выплату заработной платы и взносов с нее;
• уплату налогов;
• денежные средства в пути (инкассация, эквайринг);
• кассовые разрывы: остатки средств на начало и конец периода и их отклонения.

При использовании календаря руководитель видит, когда возможна нехватка денежных средств и в каком размере. И на основе этих данных принимает решение о предотвращении кассовых разрывов: например, взять кредит или договориться с контрагентами о переносе оплаты на другой день.

В календаре не анализируются данные по:

• выданным под отчет денежным средствам;
• приобретению и продаже валюты;
• прочим расчетам с контрагентами — таким, как проценты (если на них не оформлено платежное поручение);
• документам Платежные требования на оплату.

Настройки 1С

Платежный календарь формируется из раздела Руководителю

Но для его корректного вывода важно изначально настроить программу по всем правилам

Перейдите в раздел Главное. В Функциональности программы и на вкладке Расчеты установите флажки:

• Планирование платежей поставщикам;
• Планирование платежей от покупателей.

Далее перейдите в раздел Администрирование – Параметры учета. Здесь задайте сроки оплаты по умолчанию: именно по этим данным заполнится срок оплаты в документах, если иной срок не определен в Договоре.

Изучить подробнее Настройка сроков оплаты для поставщиков и покупателей.

Нюансы формирования отчета

Для формирования платежного календаря нужны плановые данные из 1С. Подробнее. Если их нет, например, Срок оплаты в первичном документе не заполнен, эти данные не попадут в Платежный календарь.

Если хотите пользоваться платежным календарем, обязательно заполняйте сроки оплат в документах — иначе информация в платежном календаре не будет достоверной.

Остаток денег — остаток денежных средств (наличных и безналичных), отраженных в базе по организации независимо от того, на какую дату введены документы (в т. ч. будущие платежи и поступления). Расшифровка остатка денег показывает отчет Остатки денежных средств на указанную дату. Суммы в отчете округлены и отражаются по каждой валюте. Остаток денег складывается в общем по всем валютам. Подотчетные средства не входят в данную сумму.

Ниже по каждому дню указана расшифровка суммы относительно прошлого дня в цветовой раскраске. При нажатии на такую ячейку выводится документ, который формирует планируемую сумму платежа (оплату).

Если по контрагенту запланированы поступления (платежи) по нескольким документам в один день, они выведутся одной суммой, а при расшифровке отобразятся все документы, из которых складывается сумма. В каждый документ можно перейти, чтобы посмотреть или отредактировать данные.

Слева по каждому разделу выводится дополнительная информация, не отраженная в календаре: например, просроченные платежи и поступления.

Платежный календарь формируется по конкретной организации или по всем организациям сразу. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, и надо получить общий Платежный календарь по всем ним, очистите поле Организация в шапке отчета. А затем нажмите кнопку Сформировать.

Как бороться с кассовыми разрывами

Если отчет показал «красные» суммы, значит есть кассовый разрыв — не хватает денег на оплату всех долгов перед контрагентами или бюджетом на конкретную дату.

Убрать кассовый разрыв с помощью платежного календаря можно, только сдвигая сроки оплаты по поставщикам или по покупателям. Другие данные править нельзя!

Для этого сначала выберите ячейку с запланированной суммой и нажмите Перенести на другой день. Далее выберите новый день для платежа.

А еще — напомните покупателям о просроченных платежах или попросите отсрочку по вашим оплатам.

Основные виды платежных календарей предприятия

Расскажем про наиболее популярные типы документов, с которыми вы можете работать.

• Налоговый платежный календарь

  В нем фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.

• Календарь инкассации дебиторской задолженности

  Все данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет.

• Календарь выдачи зарплаты

  Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.

• Бюджет формирования производственных запасов

  Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.

• Бюджет управленческих расходов

  В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.

• Бюджет реализации товара

  Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию» (вы получили оплату за проданный товар/ (например, затраты на транспортировку товара).

Рабочее место логиста

Обработка умеет отображать адреса доставки на карте Гугл, позволяет вручную разбивать их по маршрутам (машинам и водителям) , в том числе и зрительно, раскрашивая точки на карте в цвета машин, строить по каждой машине подробный маршрут, оптимизированный по порядку посещения точек доставки (решая «задачу коммивояжера» для каждого маршрута). Обработка не использует никаких метаданных конфигураций — адреса доставки и данные машин и водителей загружаются из файлов экселя, итоговые маршруты также выгружаются в эксель. В архиве находятся — сама обработка, примеры экселевских файлов с адресами и данными водителей и машин, а также один файл итоговой выгрузки получившегося маршрута.

10 стартмани

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ ПЛАТЕЖНОГО КАЛЕНДАРЯ

Платежный календарь — плановый финансовый документ, предназначенный для формирования графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех утвержденных платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах, избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь формируется через консолидацию платежных заявок от соответствующих структур компании в разрезе принятых статей движения денежных средств.

Обычно платежный календарь составляют с подневной детализацией, что позволяет своевременно спрогнозировать возникновение серьезных проблем с ликвидностью и принять соответствующие меры. Именно поэтому чаще всего горизонт планирования — месяц, шаг планирования — день.

Утвержденный платежный календарь должен иметь непосредственную взаимосвязь с утвержденным ранее годовым бюджетом движения денежных средств (БДДС). Эти документы связаны друг с другом, один вытекает из другого, однако у них есть отличия. Платежный календарь — более подробный документ. По сути, это расшифровка бюджета движения денежных средств. Все показатели платежного календаря в идеале должны быть в рамках утвержденного БДДС.

Для бюджета движения денежных средств год — нормальный срок планирования, позволяющий обеспечить достаточную точность прогнозных данных. Год для платежного календаря — слишком большой период. Очень сложно, например, в декабре одного года обеспечить подробную разбивку платежей на декабрь другого года, особенно в привязке к конкретным поставщикам и договорам, которые, возможно, еще не заключены.

Платежный календарь с меньшей детализацией будет просто похож на БДДС, поэтому чаще всего его составляют на следующий месяц (известны контрагенты, основные платежи и даты).

В этом случае может проявляться еще одно отличие платежного календаря от бюджета движения денежных средств — уточнение сумм БДДС, статей движения денежных средств и других параметров. Ведь в бюджетах отклонения фактических данных от плановых неизбежны. Задача финансиста состоит в том, чтобы эти отклонения были как можно менее существенны.

Формирование платежного календаря приближено во времени к осуществляемым платежам, поэтому делать прогнозы легче, можно учесть изменения в рыночной ситуации и финансово-хозяйственной деятельности предприятия. По этой же причине данные платежного календаря более точные, чем данные БДДС. Таким образом, при формировании платежного календаря будут возникать расхождения между базовыми утвержденными плановыми данными в БДДС и уточненными прогнозными данными календаря.

ПРИМЕР

На мукомольном предприятии в декабре 2018 г. утвержден БДДС на следующий год. В мае 2019 г. при формировании платежного календаря на июнь 2019 г., включающего оперативные платежные плановые данные, выявили возникшие отклонения от первоначального плана (табл. 1).

Повышенный спрос на мукомольную продукцию способствовал тому, что в мае 2019 г. были заключены дополнительные контракты. Согласно контрактам на первой неделе июня 2019 г. должны поступить незапланированные ранее авансы от покупателей — 2 300 000 руб.

По уточненному плану у компании возникнут резервы денежных средств в размере 2 300 000 руб. Они были учтены при формировании платежного календаря на июнь 2019 г.

Соответственно, в платежном календаре была запланирована большая сумма платежей за сырье — 16 254 251 руб. против первоначальных 14 152 302 руб. Отклонение — 2 101 949 руб. Сырье необходимо, чтобы увеличить производственные мощности, выпустить больший объем продукции для расчета за авансы покупателей.

Учли и другие изменения в финансово-хозяйственной деятельности. Например, за спецодежду в мае 2019 г. оплачена большая сумма, чем планировали, чтобы попасть под акцию поставщика и получить выгодные скидки.

Временное отрицательное отклонение мая 2019 г. по данной статье денежных средств даст экономию в июне 2019 г.

При сравнении платежного календаря и БДДС никакие отклонения факта от плана не возникнут, так как данные календаря тоже будут прогнозом, но уточненным.

Отклонения, изначально возникающие при формировании платежного календаря, финансовая служба должна тщательно проанализировать, чтобы оценить их обоснованность и необходимость. После этого отклонения должны быть утверждены службами и руководством компании. Фактически речь идет об утверждении отклонений принятого годового БДДС.