Построение финансовой структуры компании

Функции финансового отдела компании

Функции финансового отдела прописываются в нормативно-правовой документации, регламентирующей утверждение подразделения и его работу. К основным задачам, возложенным на департамент, относят:

1. Планирование доходности, ведение отчетности, определение себестоимости товаров, формирование прогнозов инвестиций.
2. Ведение оперативной деятельности. Сюда можно включить согласование заявок на совершение затрат и капиталовложений, контроль дебиторской и кредиторской задолженности, управление вложениями и др.
3. Анализ финансовой и инвестиционной деятельности предприятия, правильности ведения бухгалтерского учета и основных показателей эффективности работы фирмы.
4. Формирование положений, процедур, форм, программного обеспечения, схем оптимизации, финансовых договоров.

Управление экономического планирования и анализа

В отличие от централизованной бухгалтерии в управлении экономического планирова- ния и анализа сохранилась дивизиональ-ная структура: за каждым финансовым менеджером закреплен отдельный дивизион. Главные изменения в этом подразделении заключаются в унификации учетной политики и программного обеспечения.

Мнение специалиста

Тимур Гадеев,заместитель исполнительного директора компании «Евроменеджмент» (Москва)Я бы не назвал такую структуру дивизиональной, так как все финансовые менеджеры подчиняются начальнику управления экономического планирования и анализа. Отличие состоит в том, что обязанности в бухгалтерии распределены по функциональному принципу (участкам бухгалтерского учета), а в управлении экономического планирования и анализа – по предприятиям группы. По опыту нашей компании решение абсолютно правильное, так как в бухгалтерии рабочие процессы формализованы и хорошо поддаются унификации, а в финансово экономическом управлении они в большей степени отражают уникальность основных бизнес-процессов компании

Управление экономического планирования и анализа получило часть функций, которыми раньше занималась бухгалтерия (например, управленческий учет и планирование платежей), кроме того, появились новые аналитические функции. В целом за подразделением закреплены разработка методологии подготовки всех видов бюджетов и ведения управленческого учета, финансовое планирование и моделирование, управленческий учет, анализ эффективности деятельности компании, инвестиционное планирование и т.д.

В своей работе управление руководствуется положением по бюджетированию, единой учетной политикой, регламентами управления дебиторской и кредиторской задолженностями, регламентом по инвестиционной политике компании.

Финансовое подразделение использует в работе программу управленческого учета собственной разработки.

Контрольно-аналитическая работа

Выше уже было сказано, что ФЭО занимается тем, что постоянно контролирует денежные поступления. Эта обязанность считается одной из главнейших функций финансово-экономического отдела

Но она не единственная, не менее важно рассчитывать целесообразность использования бюджета предприятия и заемных средств. К последним относятся и банковские кредиты

Раньше все обязанности ФЭО исполняли бухгалтеры. Но со временем каждый стал отвечать за свои проекты. Так произошло, потому что задач у изучаемого отдела стало больше, а значит, пришла пора ответвляться в самостоятельную службу. Больше задач стало после того, как появились некоммерческие организации и разная организационно-правовая форма последних. Оставило след и то, что объекты государственной и муниципальной собственности стали передавать в частные руки, а также активизировался рост самостоятельности субъектов.

Если предприятие небольшое, то функции финансового отдела организации берет на себя бухгалтер. Связано это с тем, что сотрудников на предприятии мало и оборот средств, соответственно, небольшой. Но когда речь идет о крупной организации или открытом либо закрытом акционерном обществе, функции отдела исполняет сама служба. Это связано с большим оборотом средств и многочисленными сотрудниками.

Разобраться с управлением рисками

В функции главы финансовой службы входит и управление рисками. Нужно разобраться в современной теории качественного и количественного понимания рисков, оценивать положительные и негативные стороны прогнозов, которые могут дать аналитики. Главное качество, необходимое директору в этой сфере — быть гибким и быстро принимать эффективные решения.

Для этого в предприятие внедряется специфическая культура управления — риск-менеджмент. Упрощенно система выглядит так:

• Проводится риск-аудит, выявляются возможные проблемы, каждой из которых присваивается коэффициент опасности — насколько в текущей ситуации возможно развитие такой проблемы.
• Последствия — просчитываются возможные негативные и позитивные результаты, для каждой ситуации делается вывод — насколько критична для компании такая потеря.
• Причины — для опасных ситуаций составляется перечень причин, которые могут повысить критический коэффициент. Если риск большой, то сразу же составляется дорожная карта, которая поможет компании выйти из кризиса.

Это обобщенная модель риск-менеджмента. В реальной же ситуации финансовому директору стоит учитывать массу дополнительной информации. В РШУ на курсе директоров по финансам предлагают изучение кейсов, в которых можно отследить основные причины риск-ситуаций и возможные выходы из них. Например, стоит разобраться в таких:

• Случаи Sumitomo / Хаманака & EAST-WEST BANK (VIENA), 1980.
• Кейсы LTCM & Barrings, 1990.
• Кейсы Enron & WorldCom, начало 2000.
• Результат закона SOX и последовавшая за ним модель COSO.
• Крах производных ипотечных инструментов 2008.
• Кейс Societe Generale / Кервель, 2008.

В рамках этой статьи подробно осветить все тонкости кейсов невозможно, поэтому за подробной информацией приходите на курс «Финансовый директор».

Оценивать риски и расставлять их по приоритету стоит с помощью специальных формул и методов:

• Для краткосрочных решений рекомендуем VaR (Value at Risk) — денежная оценка величины, которая не превысит ожидаемые в конкретный период потери.
• Для долгосрочной — ROV (Real Options Valuation). Это сложный метод оценки, который помогает принять решение при инвестировании в реальные проекты, где сложно подсчитать доходность и другие традиционные параметры финансистов.

Финансовый отдел

Сложно поверить, что бухгалтерия или финансовый отдел, могут выступать как отдельный сегмент HR-департамента, но это так. Финансовый отдел и бухгалтерия тесно взаимодействует с отделом кадров и отделом мотивации, рассчитывая аванс, заработную плату, премиальную и бонусную часть, различные выплаты и другие компенсации, причитающиеся сотрудникам. Также финансовый отдел зачастую занимается бюджетированием всех hr-процессов и будущих мероприятий, именно поэтому он выступает как одно из самых важных составляющих звеньев.

Грамотное hr-управление, организованное и непрерывно функционирующее внутри организации, является одним из самых важных атрибутов успешной работы всей компании. Ведь качество производимых товаров и услуг напрямую зависит от работников компании, на что, в свою очередь, оказывают решающее влияние HR-специалисты и весь блок в целом. От уровня образования, навыков и опыта принятых сотрудников, от качества и оборудования на рабочем месте, от мотивированности и удовлетворенности собственным работодателем и условиями своего трудового договора зависит работоспособность и интенсивность работника, который приносит прибыль организации.

Именно поэтому современный HR-специалист занимает особую и важнейшую роль в иерархии должностей любой организации, независимо от того, на каком этапе жизненного цикла она находится в данный момент.

Эффективный HR — своевременный и качественный подбор персонала, быстрая адаптация и трудоустройство новичка, результативная и успешная мотивация, а значит удовлетворенные сотрудники и процветающая компания.

Понятие

Мы уже отметили, что функции финансово-экономического отдела весьма обширны, но еще не давали определение этой секции. На самом деле все просто. ФЭО — структурное образование, которое занимается исполнением управленческих функций в организации.

На количество сотрудников всего предприятия и конкретно финансового отдела влияет характер производимой деятельности, а также организационно-правовая форма.

От производственного объема и характера деятельности организации зависит финансовый оборот, количество платежных документов по расчетам с партнерами. Сюда относятся поставщики, заказчики, кредиторы, частные банки и сам бюджет. От того, насколько масштабны кассовые операции, зависит число и состав сотрудников ФЭО.

В предыдущих пунктах мы уже упоминали, что отдел финансового контроля планирует бюджет. Кроме того, он осуществляет аналитическую и оперативную деятельность.

Плюсы и минусы единой финансовой службы в холдинге

Для оценки преимуществ и недостатков централизованной финслужбы образцом таковой будем считать модель с высокой степенью централизации вплоть до оперативного управления платежами.

Плюсы:

1. Высокая степень контроля корпоративным центром финансовой деятельности участников группы.
2. Прозрачность расчетов, единство методик финансового планирования, учета и контроля.
3. Минимизация финансовых рисков.
4. Синергетический эффект за счет централизации функции и бизнес-процессов.
5. Возможность привлечения более дешевых внутренних займов.
6. Управление внутренней дебиторской и кредиторской задолженностью.

Минусы:

1. 1. Снижение финансовой самостоятельности бизнес-единиц в оперативной деятельности. Без необходимости принимать решения теряются соответствующие компетенции.
2. 2. Меньше ответственности руководителей компаний за результаты текущей деятельности – низкая мотивация на достижение конкретных результатов.
3. 3. Снижение мобильности управления, удлинение сроков согласования процедур, документов.
4. 4. Нивелировать этот недостаток поможет грамотное выстраивание и автоматизация процессов, исключение лишних звеньев, распределение полномочий в принятии решений.
5. 5. Высокая вероятность внутренних конфликтов между бизнес-единицами.

Что такое hr-специалист?

HR-специалист — это своеобразный Superman, участвующий во всех бизнес-процессах современной организации, настоящий специалист широкого профиля, который курирует одновременно множество самых разнообразных сфер внутри самой организации, обеспечивающий бесперебойное функционирование производственных и деловых процессов.

Сфера HR, то есть сфера управления человеческими ресурсами, достаточно глобальный блок с точки зрения развития и становления организации, который не заканчивается просмотром резюме на job-сайтах и проведением собеседований с потенциальными кандидатами.

Обязанности

Финансовый директор – это человек, от деятельности которого зависит настоящее и будущее предприятия. Что он делает? Что входит в круг его обязанностей?

• Определяет финансовую политику компании, исходя из потребности бизнеса – контролирует ценообразование, налогообложение и взаимные расчеты. Участвует в принятии важнейших решений в руководстве предприятием, оценивая их целесообразность и эффективность.
• Работает над ростом бизнеса – анализирует перспективы развития, разрабатывает стратегию, привлекает инвестиции, отвечает за рациональное их использование.
• Формирует образ компании – налоговую историю, деловую репутацию.
• Руководит финансовым блоком. Организует анализ экономического состояния предприятия, планирует бюджет, оптимизирует расходы, определяет инвестиционную политику предприятия, контролирует исполнение финансовых планов.
• Обеспечивает своевременное оформление документации и исполнение договоров, перечисление платежей, контролирует финансовую отчетность.
• Заботится об экономической безопасности компании.
• Занимается налоговым планированием и оптимизацией налогообложения.
• Осуществляет взаимодействие с кредитными организациями.
• Разрабатывает мероприятия по снижению затрат и повышению рентабельности производства. В отдельных случаях по желанию работодателя обязанности финансового директора могут быть расширены.

РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

Еще один инструмент управления качеством работы финансово-экономической службы — система мотивации ее сотрудников, направленная на поощрение за достижение установленных ключевых показателей. Как показывает практика, наиболее эффективной мотивацией для сотрудников ФЭС является система оплаты труда, состоящая из трех частей:

• постоянная часть заработной платы (оклад);
• переменная часть зарплаты за достижение индивидуальных целей (ключевых показателей работы сотрудника);
• переменная часть зарплаты за выполнение плановых показателей компании (премия по итогам работы организации за отчетный период).

В компании «Альфа» для сотрудников финансово-экономической службы утверждена следующая мотивационная модель:

• оклады за выполнение должностных обязанностей;
• премия за выполнение компанией плана продаж за отчетный месяц в размере 5 % от оклада сотрудника;
• премия за выполнение компанией плана прибыли за отчетный месяц в размере 10 % от оклада сотрудника;
• премия за достижение сотрудниками индивидуальных ключевых показателей () — до 15 % от должностного оклада. При этом для каждого отдела установлено три ключевых показателя с градацией премирования в 7, 5 и 3 % (отражает значимость для эффективности работы подразделения).

В таблице 4 представлена мотивационная модель для сотрудников финансово-экономического блока компании «Альфа».

В этой системе мотивации оклады сотрудников устанавливают в зависимости от сложности работ, выполняемых специалистами каждого отдела. Премирование за выполнение планов компании по продажам и прибыли устанавливают в едином по компании размере. Оно призвано мотивировать всех сотрудников ФЭС на участие в выполнении планов компании.

Премии за достижение индивидуальных целевых показателей установлены в едином по службе размере по отношению к окладам. Для каждого отдела они разные.

Ключевой показатель № 1 для отделов ФЭС:

• планово-экономический отдел — утвержденная величина стоимости единицы выпуска продукции;
• отдел финансового контроля — уровень операционных расходов по отношению к сумме реализованной продукции;
• ревизионный отдел — доля просроченной дебиторской задолженности покупателей компании в общем ее размере.

Таким же образом устанавливают второй и третий ключевые показатели для каждого из отделов финансово-экономической службы компании «Альфа».

Заключительный аккорд

Еще одной немаловажной обязанностью начальника финансовой службы любой коммерческой структуры является обеспечение ведения учета движения средств финансового характера и формирования отчетности по итогам всевозможных финансовых операций в соответствии с актуальными стандартами учета и отчетности, а также достоверности финансовых сведений. Помимо этого, начальник финансового отдела осуществляет контроль за правильностью оформления отчетных документов, своевременностью их подачи как внешним, так и внутренним пользователям

И конечно же, данный сотрудник максимально эффективно руководит специалистами финансовой службы.

Финансовый директор и юридические нюансы

Когда юридический отдел занимается исключительно подготовкой договоров и выдачей доверенностей, он может быть полностью подконтрольным финансовому директору. В таком случае финансовому директору вместе с подчиненными необходимо разработать и согласовать порядок подготовки и утверждения типовых и нетиповых договоров.

Когда юридический департамент отвечает за работу с исками, договорами и претензиями, готовит документы для тендеров, рекомендуется его отделить от финансового отдела. Финдир может присоединиться, если на примете контракт с банковской организацией или планируется реорганизация бизнеса.

Финансовый комитет

Что за комитет мы упомянули в заголовке? Для чего он нужен, чем заведует? В последнее время у него появились функции финансового отдела контроля, решающего наиболее важные стратегические задачи. Другими словами, каждое серьезное решение на предприятии — результат работы финкомитета.

О создании такого органа принимает решение совет директоров. Встречи организуют, только если на повестке дня есть повод для обсуждения. Председателем может быть как член совета директоров, так и финансовый управляющий или президент организации. Если компания небольшого размера, то в комитет входят все ответственные должностные лица.

Но подобная деятельность неосновная. Кроме всего перечисленного, комитет выполняет функции отдела финансовой безопасности. Ведь именно он дает согласие на крупные кредиты, предварительно просчитывая все риски.

Если с должностями все более или менее понятно, то перейдем к направлениям деятельности отдела.

Директор по планированию

Выше мы уже объясняли, какие функции финансово-аналитического отдела существуют, но совпадают ли они с обязанностями директора по планированию?

Конечно, ведь это его прямая сфера деятельности. Даже если должности как таковой на предприятии не предусмотрено, функции выполняет какой-то другой работник.

Должность директора считается престижной, ведь он взаимодействует напрямую с управленцами компании. Как правило, до директора по планированию может дослужиться главбух или директор по сметам.

Сотрудник разрабатывает финансовые планы, определяет целевые направления в разных сферах.

Если принимается решение о покупке нового филиала или ликвидации предприятия, мнение директора по планированию обязательно учитывается. Он дает оценку не только экономической ситуации организации, но и просчитывает состояние рынка в будущем и настоящем.

Функции начальника финансового отдела и директора очень похожи, но на схожести дело не заканчивается. По сути, директор по планированию занимается работой всех вышеперечисленных сотрудников, то же правило работает и в обратную сторону. В случае если должность не предусмотрена масштабами предприятия, обязанности делят между собой контролер, начальник ФЭО и директор по сметам.

Естественно, что функции начальника финансово-экономического отдела будут шире, чем других служащих. Ведь ответственность в первую очередь несет руководство.

Структура планово-экономического отдела

На практике, различают два вида организационной структуры планово-экономического отдела: линейную и линейно-штабную.

Линейная организационная структура планово-экономического отдела

Главным достоинством линейной организационной структуры планово-экономического отдела является простота управления. Такая иерархия – это классическая форма руководства подчиненными во главе с руководителем. Минус подобной структуры заключается в слабой коммуникации между другими структурными подразделениями. Аналитики получают информацию о деятельности предприятия с небольшой задержкой, что немного усложняет работу.

При линейной организационной конструкции, на работников планово-экономического отдела возлагаются следующие функции:

1. Сбор данных о предприятии. Специалисты самостоятельно занимаются извлечением полезной информации, поступающей от отделов.
2. Формирование порядка составления отчетности и планов. Экономисты принимают участие в разработке методологии структуры документации.
3. Исследование результатов работы предприятия, контроль. Планово-экономический отдел анализируют полученную информацию и управляет деятельностью компании.
4. Анализ конечного результата.

Пример линейной организационной структуры планово-экономического отдела

Если в компании сформирована линейная структура планово-экономического отдела, наблюдается следующая схема подчинения:

• во главе подразделения стоит руководитель;
• руководитель отдает приказы специалистам отдела;
• работники выполняют основные функции, в том числе, собирают информацию о компании, проводят анализ, составляют планы и отчеты;
• начальник отдела контролирует деятельность подчиненных, а специалисты отчитываются перед ним.

Линейно-штабная организационная структура планово-экономического отдела

При линейно-штабной организационной структуре классическая иерархия дополняется третьим органом – штабом. В планово-экономическом отделе в качестве такового выступает подразделение, занимающееся сбором информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Таким образом, специалисты самого отдела освобождаются от обязанности настраивать информационные коммуникации между подразделениями. Они работают на основании уже подготовленной ранее документации. При такой структуре экономисты выполняют следующие функции:

• формирование порядка составления отчетности, планов, методологии учетной политики и анализа предприятия;
• проведение исследования работы компании;
• контроль за деятельностью организации;
• планирование дальнейшей деятельности предприятия.

Достоинством линейно-штабной структуры является тот факт, что специалисты отдела не испытывают трудностей с получением информации. Обмен данными между отделами происходит в оперативном режиме.

Пример линейно-штабной организационной структуры планово-экономического отдела

Структура планово-экономического отдела при линейно-штабной иерархии дополняется третьим органом – экономистом, работающим в других подразделениях. Именно он осуществляет оперативное предоставление информации.

При такой конструкции наблюдается факт двойного подчинения в производственных подразделениях. Работниками может управлять как руководитель планово-экономического отдела, так и начальник самого цеха.

Структура

2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает , исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника финансового отдела и по согласованию с .

2.2. Финансовый отдел может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, бюро, группы, секторы, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) финансово-кредитной деятельности, бюро (сектор, группа) финансово-инвестиционной деятельности, бюро (сектор, группа) учета основных средств и нематериальных активов, бюро (сектор, группа) ценных бумаг, бюро (сектор, группа) методологии и налогообложения, бюро (сектор, группа) операционных расходов, бюро (сектор, группа) анализа финансово-хозяйственной деятельности, бюро (сектор, группа) финансового планирования.

2.3. Положения о подразделениях финансовго отдела (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником финансового отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется .

2.4. .

Предпосылки централизации финансовой службы в холдинге

На распределение полномочий по управлению финансами между корпоративным центром и бизнес-единицами влияет множество факторов, например:

• ситуация и положение компании в отрасли, в регионе;
• эффективность бизнеса;
• устоявшаяся структура холдинга;
• активная инвестиционная и проектная деятельность;
• контроль финансовых потоков компаний группы

Рассмотрим их подробнее.

Если ситуация в отрасли стабильна, положение компании на рынке устойчивое, то контроль над финансами со стороны корпоративного центра может быть минимальным. В условиях, когда ситуация быстро меняется под влиянием технического прогресса, общемировых тенденций или активности конкурентов имеет смысл установить достаточный контроль, чтобы не упускать момент и не терять скорость реакции на внешние изменения рынка.

Чтобы оценить эффективность бизнеса, необходимо проанализировать конкурентоспособность отдельных бизнес-единиц в группе компаний и определить, могут ли они самостоятельно генерировать денежные потоки и прибыль как на данный момент, так и в перспективе, с учетом задач по развитию бизнеса.

На этапе бурного роста бизнеса (создания/покупки/продажи компаний) решения, в том числе и финансовые, принимать нужно быстро – агрессивно захватывать рынок. Централизация финансовой службы на этом этапе может стать неким тормозом из-за того, что специалисты головной компании просто не смогут быть в курсе всех нюансов каждого бизнеса: верно расставлять приоритеты при планировании финансовых потоков, оценивать рынок, особенно при территориально распределенном холдинге– нужно знать ситуацию на местах.

Как только бизнес и состав его активов стабилизируются, и компания достигнет ожидаемого акционерами уровня прибыльности, можно создавать жесткую вертикальную структуру власти и централизовать финансовую службу.

Профессиональные качества работников финансового отдела

Внедрение финансового отдела – сложная многозадачная процедура, требующая учета множества деталей. Главное для успешного функционирования департамента – профессиональный персонал. Сотрудники подразделения должны иметь особый образ мышления:

• уметь переводить все операции в финансовое выражение;
• слаженно работать со всеми структурными подразделениями предприятия;
• на высоком уровне выполнять анализ экономической деятельности и выявлять слабые стороны финансирования;
• компетентно планировать дальнейшую работу компании.

Специалисты финансового отдела должны иметь высокую квалификацию, высшее образование и приличный опыт работы в области экономики, бухгалтерского учета или планирования.