Планирование расходов на персонал

Оптимизация численности работников предприятия

Оптимизация работы – единственный правильный способ адаптировать численность сотрудников на предприятии к требованиям экономических реалий. Предложение просто сократить число работников в качестве варианта решения проблемы недостаточности финансирования фонда оплаты труда, является крайне близоруким и некомпетентным.

Неслучайно в самом начале акцептируется необходимость разделения персонала на «ядро» и «периферию». Первые генерируют деньги!

Оптимизация персонала на предприятии должно сводиться к перераспределению работников, обладающих отрицательной условной прибыльностью в пользу тех структурных подразделений, которым присуща безусловная положительная прибыльность (желательно, с большим отрывом)

Обратите внимание, истина проста. Однако связь именно такого перераспределения с ростом эффективности, прежде всего, финансовой, нуждается в доказательстве, чему и были посвящены предыдущие разделы

В чем же должно заключаться подобное перераспределение, и какова его идея? Рассмотрим:

1. Следует выявить на «периферии» явных аутсайдеров (тех, у кого условная убыточность больше остальных).
2. Следует провести анализ должностных инструкций всех служащих периферии. Крайне желательно провести максимальную унификацию их общих позиций.
3. Далее, следует выделить тех, у кого индивидуальных обязанностей меньше, чем у других.
4. Кроме того, нужно выделить и круг тех, у кого таких «уникальных» обязанностей больше.

Цель проведения такого анализа – выявление тех должностных инструкций, «уникальные» обязанности которых допустимо распределить среди других служащих «периферии» (при условии, если будет осуществляться грамотное нормирование обязанностей). Однозначно не должны затрагиваться те, у которых на данный момент «уникальных» обязанностей больше.

Выше уже отмечалось: оптимизация работников предприятия не должна быть направлена на массовое увольнение. (Есть мнение, что образование забастовочных тенденций в условиях экономического кризиса государственный орган контроля в сфере труда и занятости явно не одобрит). Если перераспределить обязанности наименее напряженных «периферийных» кадров между должностными инструкциями остальных, то образуются человеческие ресурсы. Вот из них нужно сделать сотрудников «ядра», безусловно, проведя их через переподготовку (т. е. снабдив их соответствующей компетенцией). Особенности данного подхода:

• Пригодность конкретного «периферийного» сотрудника под работу в «ядре» не является барьером. Ведь речь идет о перераспределении позиций в должностных инструкциях. То есть совсем необязательно брать именно данного работника, разделяя его инструкцию между остальными. В «ядро» можно взять наиболее подходящего, пропорционально перекинув его обязанности на других. Делятся позиции в должностной инструкции, а в «ядро» переходят конкретные люди.
• Под «ядром» правильно понимать некое хозяйство, генерирующее валовую прибыль компании. При вышеописанном подходе компания не плодит безработных, а увеличивает количество генераторов прибыли за счет избавления от неэффективной деятельности.

Затягиваем пояса

Текущее положение дел в мире повлияло на поведение потребителей. Они стали менее активными, не совершают спонтанных покупок, а в магазин идут или заказывают услуги при крайней необходимости. К тому же девальвация рубля продолжает оказывать значительное влияние на формирование цены, а это снижает рыночные продажи.

Возможно ли сократить расходы компании быстро и безболезненно? Для этого во время экономической нестабильности внутри компании рекомендуется провести некоторые серьезные изменения:

• сократить нерентабельные торговые или производственные площади;
• оптимизировать инвестиции в маркетинг, пересмотреть рекламный бюджет;
• внедрить усовершенствованную кадровую политику, чтобы исключить дублирование функций персонала;
• развить омниканальные продажи.

Такие действия являются не только реакцией на сложную ситуацию, которая сложилась на рынке, но и мерами по развитию компании в дальнейшем. 

На чем сегодня можно сэкономить

Есть несколько быстрых методов для снижения расходов:

откажитесь от аренды офиса. Сумма аренды и обслуживание офиса являются весомыми статьями в нестратегических расходах. Если офис не выполняет функции складского помещения, выставочного зала, точки продаж, то без него можно легко обойтись. Если же без аренды офисных помещений не обойтись, то можно попробовать обсудить с арендодателем снижение арендной платы;
переведите работников с фиксированной зарплаты на процент. Для этого детально изучите обязанности каждого сотрудника. Так как к разным специальностям нужен свой подход. Например, для менеджера по продажам можно установить проценты и бонусы от сделок и выполнения плановых показателей, а для оценки работы бухгалтерии этот способ не подойдет. Можно просчитывать выполненные бухгалтером действия, и выставлять оплату за проведение проводки, подготовленный отчет или сдачу документации в налоговые органы. Возможно, вы придете к выводу, что бухгалтера в штате на постоянной основе держать не рационально, и его можно вывести в аутсорсинг, или предложить ему вести бухгалтерию нескольких компаний, разделив расходы по его оплате с другими предпринимателями;
перестаньте обслуживать невыгодных клиентов. Если заказчик отнимает у вас много времени, но приносит при этом незначительную часть прибыли, то стоит ли тратить на него свои ресурсы? Проведите ABCXYZ-анализ своих клиентов

Сосредоточьте внимание на взаимоотношениях с ключевыми и предложите им дополнительную привилегию/услугу/продукцию;
проведите анализ нестратегических расходов. Средства на покупку кофе, канцелярии и расходных материалов можно смело урезать наполовину

Объявите сотрудникам о сокращении этих затрат, они поймут и не будут демотивированы, так это не коснется их заработных плат.

Прямые расходы на сотрудников

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — 13%

Исходя из названия, можно подумать, что уплачивать это сбор должен сам работник после того, как получит причитающиеся ему деньги. Однако на деле это не так: перечисление налога осуществляет работодатель – налоговый агент. Это намного проще с точки зрения взаимодействия граждан с государством. Иначе каждое физическое лицо должно будет ежемесячно высчитывать и направлять в бюджет определенную сумму, а налоговой службе придется многократно увеличить штат сотрудников.

При трудоустройстве часто звучит фраза: «Сколько на руки?», то есть претендент на занятие вакансии уточняет, какую именно сумму он будет получать после вычета подоходного налога, «чистыми».

Для работодателя это означает необходимость заложить в зарплатный фонд работника на 13 % больше того, что он будет иметь в действительности.

Допустим, в организацию требуется специалист по продажам, ему обещают платить 70 тысяч рублей. Затраты собственника бизнеса увеличиваются:

Начисляется – 70 000 / 0,87 = 80 459,77 рубля.

НДФЛ – 10 459,77 рубля.

К выплате – 70 000 рублей.

Страховые взносы за работников

Еще одной обязанностью работодателя является перечисление взносов в страховые фонды за каждого сотрудника, отношения с которым закреплены трудовым или гражданско-правовым договором. Если размер и сумма НДФЛ отражается в расчетном листке, то о размере страховых выплат работник может и не знать.

Между тем ежемесячно за него переводятся следующие взносы:

• На обязательное пенсионное страхование – 22 %. После превышения определенного лимита общей суммы выплат размер взноса сокращается до 10 %. В 2019 году таким пределом был 1 150 000 рублей.
• На обязательное медстрахование (ФОМС) – 5,1 %. Для этого платежа лимиты не установлены.
• В Фонд социального страхования (ФСС) – 2,9 % (не считая взносы от несчастных случаев). Предельная сумма, после которой перечисление средств в ФСС прекращается, – 865 000 рублей в текущем году.
• Страховые взносы «на травматизм» в ФСС – от 0,2% до 8,5%. Не взимаются за работников, оформленных по договорам гражданско-правового характера. Конкретный размер взноса определяется в зависимости от того, каков уровень профессионального риска: чем опаснее работа, тем больше размер взноса.

Подробнее

Каковы затраты работодателя на того же специалиста по продажам? На карту сотруднику зачисляется 70 000 рублей, однако для расчета страховых взносов используется полная сумма – 80 459,77 рубля. Следовательно, расходы собственника бизнеса увеличиваются на размеры страховых взносов:

• в Пенсионный фонд 22 % от 80 459,77 — 17 701,15 рубля;
• в Фонд медицинского страхования 5,1 % от 80 459,77 — 4 103,45 рубля;
• в Фонд социального страхования 2,9 % от 80 459,77 — 2 333,33 рублей;
• в ФСС «на травматизм» 0,2 % от 80 459,77 — 160,91 рубля.

Это значит, что работодателю наш специалист по продажам обходится еще на 24 298,84 рубля дороже, чем сотрудник получает «чистыми», в общей сложности на него расходуется 94 298, 84 рубля. И это только прямые затраты.

ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ ОПТИМИЗАЦИИ РАСХОДОВ КОМПАНИИ НА ПЕРСОНАЛ

Способ 1

Сокращение численности или штата работников организации

Согласно ст. 81 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) трудовой договор может быть расторгнут работодателем при сокращении численности или штата работников организации.

При принятии решения о сокращении численности или штата работников организации работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (ст. 82 ТК РФ).

Особое внимание необходимо обратить на нормы ст. 178 ТК РФ: при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия)

ЭТО ВАЖНО

При сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение должно быть отдано:

•  семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);
• лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
• работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
• работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Согласно трудовому законодательству при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность), соответствующую квалификации работника, или нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения, а в случае работы работника по срочному трудовому договору (сроком до двух месяцев) — в письменной форме под роспись не менее чем за три календарных дня.

Нужно обратить внимание на категории работников, которых нельзя сокращать:

• женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
• беременные женщины;
• женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
• одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида до восемнадцати лет);
• другие лица, воспитывающие детей в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида до восемнадцати лет) без матери;
• родитель (иной законный представитель ребенка), являющийся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (или иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях;
• несовершеннолетние лица (без согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав).

Анализ общего объема расходов на сотрудников

Проанализировать целесообразность и эффективность затрат на работников организации можно несколькими способами.

В основе традиционных методов лежит принцип ROI (Return On Investment – возврат инвестиций):

• По доли от валовой выручки. Для расчета от объема реализации товара отнимают сумму всех расходов на персонал.
• По средним затратам на работника. Затраты делятся на количество работников в штате предприятия, а результат сопоставляется с полученным организацией доходом.
• Стоимость одного производственного часа. Чтобы определить, во сколько оценивается час работы компании, сумму всех расходов на персонал делят на число рабочих часов за один и тот же промежуток времени.

При сравнении средних расходов на того или иного сотрудника с доходом предприятия за разные периоды собственник бизнеса может понять, грамотно ли расходуется ФОТ.

Разберем, как действует методы ROI, на конкретном примере. Воспользуемся наиболее распространенной формулой оценки эффективности:

Результат/Расходы

Под расходами мы будем подразумевать трудозатраты, а под результатом – прибыль или объем производства.

Рассчитаем ROI за 1 квартал для небольшой фирмы по производству пластиковых окон. Чтобы определить трудозатраты, надо подсчитать, сколько сотрудников были заняты на выполнении задачи и какое время им потребовалось. Предположим, что все специалисты были на месте, каждый отработал одинаковое количество дней. В этом случае трудозатраты равны среднесписочной численности персонала.

За квартал выполнено заказов на 12 500 000 рублей, в штате числится 18 человек. Следовательно, каждый из них произвел продукции на 69 444 рубля (12 500 000 : 18).

Следующий этап – определение размера финансовой отдачи: сколько приносит один сотрудник в расчете на каждый выплаченный ему рубль. Для расчета используется формула:

Объем производства (в рублях) / ФОТ

В торговле результат – это объем выручки, в производственных компаниях – стоимость выпущенной продукции. Кроме того, применяется такой вариант подсчета, как деление валовой прибыли на размер оплаты труда.

Вернемся к нашей фирме по изготовлению окон. Объем производства равен 12 500 000 рублей, а квартальный фонд оплаты труда – 1 260 000 рублей. Делим 12 500 000 на 1 260 000, получаем 9,92 рубля. Это значит, что каждый выплаченный работникам рубль приносит компании 9,92 рубля доходов.

Подробнее

Повысить эффективность бюджетирования затрат на сотрудников предприятия поможет анализ работы отдельных специалистов.

Предположим, вы – собственник бизнеса по производству и реализации удобрений. Чтобы понять, насколько эффективно трудится ваш менеджер по продажам, вам необходимо сопоставить объем заключенных им сделок и размер его заработной платы. Допустим, он реализовал продукции на 900 000 рублей, а вы заплатили ему 50 000 рублей. Ваша прибыль равна 200 000 рублей, следовательно, каждый рубль, потраченный на оплату труда менеджера, принес вам 4 рубля прибыли.

Часто используется и другой способ оценки эффективности затрат на ФОТ – бенчмаркинг. Он подразумевает сопоставление дохода ваших работников и зарплат тех, кто работает на аналогичных позициях в конкурирующих компаниях, а также в организациях-лидерах рынка по вашему региону.

Два примера оптимизации труда персонала

Пример 1. Строительная компания.

Бригада, работающая на участке по распилу древесины, состояла из шести штатных единиц:

• Оператор распиловочного станка – один человек;
• Разнорабочие – четыре человека;
• Водитель автопогрузчика – один человек.

Очевидно, что оператор и водитель погрузчика – те работники, без которых производственный процесс невозможен. Рабочие же были легко заменяемы. В дальнейшем руководство приняло решение о применении механизированной системы укладывания распиленной древесины, в результате чего под сокращение попали четыре работника.

Пример 2. Дочернее предприятие.

В результате расширения деятельности у компании образовалось дочернее предприятие с численностью 65 человек. По итогам работы первых шести месяцев выяснилось, что деятельность филиала была убыточной. Для поиска причин руководство решило проанализировать работу проектно-конструкторского бюро, в котором находились 28 сотрудников, то есть 43 % от общей штатной численности.

В результате анализа выполнения функций персоналом ПКБ и достижения контрольных показателей деятельности выяснилось, что именно данное подразделение было убыточным – ФОТ превышал прибыль от результатов работы.

Параллельно с этим топ-менеджмент оценивал кадровый потенциал проектировщиков и конструкторов и выявил «ядро», в результате чего принял решение провести сокращение штата и попрощаться с теми работниками, кто попал в «периферию» (порядка 40 %). Для снижения рисков невыполнения плановых показателей была достигнута договоренность с политехническим вузом и архитектурной академией, студенты которых проходили в компании производственную практику. Подобный подход со временем оправдал себя, и предприятие перестало работать в убыток.

Основные расходы

Важной статьей расходов практически любой компании на персонал является повышение их уровня квалификации. И затраты на обучение персонала на различных курсах и тренингах могут быть достаточно внушительными, особенно для небольшой компании

Мы рекомендуем твердо оценить, какие из них принесут пользу вашей фирме за счет повышения уровня квалификации сотрудников, а какие – просто трата денег и красивые названия, за которыми не стоит возможности заработать денег. Обучение должно быть строго направленным на улучшение деятельности вашей компании и давать сотруднику такие навыки, которые он будет применять в обычной работе. Кроме того, следите за тем, чтобы у сотрудника, прошедшего тренинг, была возможность и необходимость проявить полученные знания, иначе на обучение можно было и не отправлять, ведь все очень скоро забудется, а деньги окажутся потеряны.

Нужно следить за атмосферой в коллективе. Возможно, ваши расходы связаны с зарплатами тем сотрудникам, которые, будучи неформальными лидерами коллектива, при этом настроены по отношению к компании пессимистически. Наличие таких сотрудников серьезно сказывается на прибыли. В свою очередь, их сокращение может позволить иногда достаточно значительно сократить расходы и увеличить прибыль. Именно поэтому так важна оценка затрат на персонал организации, проводимая комплексно, с изучением всех особенной каждого отдела и эффективности работы конкретного сотрудника.

Только оценка затрат на персонал поможет понять, кто хорошо работает, а кто нет.
В такой области, как планирование затрат на персонал, лучше учитывать все те социальные нужды, которые вы обеспечивали раньше, например, обеды. Если их отменить, первыми от вас уйдут самые полезные сотрудники. Траты на персонал сократятся, но и прибыль тоже. А это не то, чего вы хотите добиться, начиная планирование расходов на персонал. В данном случае главным является тот факт, что необходимо постараться справиться с возникшими трудностями так, чтобы не навредить работе компании

Поэтому затраты на содержание персонала нужно снижать осторожно

Что касается сокращения персонала, то если к нему все-таки необходимо прибегнуть, сделать это можно несколькими способами. Для начала вы можете устроить в полном соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации аттестацию сотрудников на профессиональную пригодность, чтобы по ее результатам сократить тех, кто аттестацию не прошел.
Есть возможность оформить для сотрудников так называемый простой, при котором им будет выплачиваться часть зарплаты. Зачастую сотрудники начинают сами оформлять увольнение в такой ситуации, чтобы иметь возможность перейти в другую компанию.

Распространенные ошибки

Некоторые бизнесмены при выборе пути сокращения расходов делают ошибки. Вот самые распространенные.

Снижение ФОТ

Снижать заработную плату работникам – это мера, которую в первую очередь предпочитают предпринимать некоторые бизнесмены. Но делать этого не стоит, потому что мотивация сотрудника может резко снизиться, ему вряд ли понравятся такие действия руководства.

Урезание оплаты труда приведет к тому, что работник начнет заниматься не выполнением стратегических задач и обязанностей, а поиском нового места работы и источником дополнительного заработка. И если ему подвернется заманчивое предложение, то он сразу же уйдет от вас.

Вместо этого можно вывести работников, не участвующих в рабочем процессе за штат, их функции передать на аутсорсинг, а ключевым сотрудникам зарплату не уменьшать. Так они будут понимать, что компания проявляет о них заботу, и будут делать все возможное для ее роста. 

Если вы все же решили урезать расходы на персонал, то есть два способа:

• оптимизация численности. Сокращение штата необходимо проводить так, чтобы этот процесс не влиял на выполнение производственного плана, а расходы на персонал соответствовали запланированному бюджету;
• оптимизация рабочих процессов, в том числе модернизация организации труда и штатного расписания, внедрение современных технологий и рациональное использование офисных помещений. Метод позволяет максимально снизить хозяйственные и организационные расходы, связанные с персоналом.

Сокращение вложений в маркетинг

Исследования показали, что компании, не сокращающие маркетинговый бюджет во время экономического кризиса, в итоге заняли лидирующие позиции на своем рынке. А те, кто снизил такие инвестиции, сдали свои позиции на рынке и перестали быть конкурентоспособными. 

Отсюда вывод – издержки нужно не снижать, а оптимизировать. А для этого лучше перераспределить маркетинговый бюджет и направить его в сторону прибыльных каналов, отказавшись от малоэффективных. 

Пренебрежение качеством 

Сегодня рынок изменился, конкуренция сейчас более жесткая, а потребитель — образованней. Именно он принимает решение. Когда качество продукции перестает удовлетворять, покупатель сразу же реагирует и может уйти к вашим конкурентам. 

Лучше предложите потребителю дополнительные опции и интересные тарифы. Например, вы стремитесь снизить издержки на доставку, тогда выходом может стать повышение минимальной суммы покупки для бесплатной доставки. Если клиент не готов вам заплатить стоимость продукции или предоставляемой услуги, то можно уменьшить их количество. Но качество ухудшать нельзя.

Откуда можно привлечь резервы для ФОТ

К формированию ФОТ можно привлекать средства из прибыли компании, предназначенные для потребления, а также собственные средства учредителей, вложенные ими в развитие компании.

Отдельные категории дополнительных выплат, входящих в ФОТ формируются за счёт целевых поступлений и средств Фонда социального страхования РФ.

Достаточно высоки и налоговые ставки на ФОТ. Однако на них можно законно сэкономить. К примеру, налоговое законодательство позволяет не облагать налогом подарки, стоимостью не выше 4 000 рублей. С аналогичной суммы не нужно уплачивать налоги, если они оформлены, как материальная помощь. Не облагается налогом питание работника, организованное по принципу «шведского стола».