Как осуществляется аудит кассовых операций
Содержание:
- Правила заполнения документа
- Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года
- Основные правила заполнения кассовой книги 2019
- Кассовые документы
- Порядок проведения проверок кассовой дисциплины
- Популярные модели онлайн электронных касс для ИП на упрощенке
- Как провести ревизию кассы: процедура, документы
- Правила ведения
- Ведение кассовой дисциплины в 2021 году
- Документирование кассовых операций по 54-ФЗ
- Правила работы с ККТ
Правила заполнения документа
Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию
Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты
Титульный лист
На главной странице нужно указать следующие сведения:
- Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
- Паспортные данные генерального директора.
- Наименование структурного отдела.
- Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
- Дату ввода реестра в эксплуатацию.
Кассовый лист
Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага. Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.
Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи
Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. Все изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела
Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу. По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.
Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.
В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра
Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел
В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день». По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.
Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.
Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации
Последняя страница
По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:
- Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
- Отметка о количестве листов.
- Подпись должностного лица и главного бухгалтера.
Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года
С 1 января 2012 года кассовые операции оформляют на основе следущих документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:
-
Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.
-
Приходный ордер (форма 0310001) для оформления поступления в кассу наличных денег.
-
Расходный ордер (форма 0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денег.
-
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами организации в течение рабочего дня.
-
Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.
-
Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.
Т.е. как и раньше приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.
Некоторые применявшиеся ранее формы, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.
Установлено, что хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).
На момент написания статьи (23.12.2011) установлен удивительный факт — никто не уполномочен проверять порядок соблюдения кассовой дисциплины, т.к. Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 года № 14-П и прежний порядок ведения кассовых операций, которые возлагали эту обязанность на банки, Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменены.
С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н), согласно которому проверку кассовой дисциплины, т.е. — государственный надзор за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения ККТ, осуществляют налоговые органы.
В Положение № 373-П не вошел ряд ранее действовавших требований, поэтому несколько упростился порядок документального оформления кассовых операций, а это значит, что теперь:
-
не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
-
не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;
-
не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций;
-
за те дни, когда не было кассовых операций, остаток не выводится, поскольку им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда были кассовые операции. При требовании ревизоров распечатывать пустые кассовые отчеты за те дни, когда не было кассовых операций, бухгалтеру следует сослаться на пункт 5.5 Положения № 373-П;
-
нет ограничения на количество кассовых книг в организации, а значит значит, теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе. Данное правило утверждается в учетной политике организации.
Прием наличных в кассу и выдача их из кассы должна теперь производиться таким образом, чтобы вноситель (получатель) видел, что делает кассир. Так же и кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства.
Под отчет теперь денежные средства выдаются:
-
на основании заявления работника. Заявление составляется в произвольной форме;
-
на заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и , но и собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства.
Основные правила заполнения кассовой книги 2019
Важным моментом считается не только правильное заполнение самой кассовой книги. Титульный лист у кассовой книги (бланк форма) должен иметь все необходимые, установленные на законодательном уровне, данные (пример правильного заполнения можно скачать):
- название предприятия (организации);
- ФИО ИП;
- ОКПО;
- период ведения книги;
- если это подразделение, то надо указать его название.
В кассовую книжку необходимо вносить записи всех операций (расхода/прихода), которые осуществлялись в период всего рабочего времени. Движение средств за 24 часа фиксируются на одной странице журнала. В конце рабочего дня обязательно подсчитываются финансы, что были получены и потрачены, а также выводится остаток финансов, которые переходят на следующий рабочий день. Записи, сделанные в кассовой документации необходимо подтверждать отчетом того лица, который непосредственно отвечает за прием и выдачу денег из кассы.
Кассовая книга, каждый её листок, состоит из 2 частей:
- первая, где содержатся все данные о выполненных операциях с финансами предпринимателя;
- вторая – отчет кассира-операциониста (ответственного лица) за приход/расход финансовых средств в кассе.
Чтобы заполнить бланк в книжке быстрее, следует согнуть листок по специальной линии разрыва и, используя копировальную бумагу, заполнять листы журнала одновременно. Вкладной листок здесь ведется исключительно шариковой ручкой, где на отрывной его части запись будет копироваться. После чего по специальной линии листок отрезается и подшивается, а первичный образец прикладывается к отчету операциониста (кассира). Кассовую книгу еще можно заполнять на компьютере в форме excel – готовый бланк.
Каким образом необходимо заполнять книгу в 2019 году:
- вверху страницы надо ввести номера страниц и полную дату;
- в колонке «Остаток в конце дня» записывается точная сумма, которая перешла с предыдущего, по данным операциониста;
- в колонке «Номер документа» ввести номер ордера;
- далее записываются все данные лица, от которого были непосредственно получены (выданы) средства из кассы. Если это юрлицо, то указывается его название, а если физическое лицо, то ФИО;
- в колонку «Приход» и «Расход» от операциониста осуществляется запись относительно количества денег в рублях, что были внесены или расходованы за данный рабочий день;
- вся информация о движениях средств, указанных в вышестоящих строках фиксируются в колонке «Перенос»;
- вести учёт движения валюты за день необходимо в колонке «Итог за день»;
- в колонке «Остаток в конце дня» фиксируется сумма, в которую включается остаток на начало дня + приход за день и – все выданные средства.
Кассовые документы
Различают следующие основные категории:
- приходные;
- расходные;
- регистры учёта, призванные обобщить информацию из первичных документов.
Законодательством разработаны следующие виды документов:
- приходный кассовый ордер – целью является фиксирование поступление наличности в кассу;
- расходный кассовый ордер – предназначен для оформления выдачи наличных из кассы;
- кассовая книга – для отображения всех операций с ККМ;
- журнал регистрации ПКО и РКО – для бухотчётности;
- книга учёта принятых и выданных средств.
Главным требованием, предъявляемым к кассовой документации, является отсутствие различного рода исправлений учётных регистров, а также помарок. Использование корректора строго запрещено.
Исправления могут быть внесены:
Если допущена ошибка при оформлении ПКО/РКО. Допускается перечеркнуть ошибочный бланк, составить новый. Ошибочный и перечёркнутый ордер подлежит сдаче вместе с отчётом за смену. Осуществление операций на основании ордеров с ошибками запрещается.
Ошибка допущена в одном из журналов или кассовой книге. Исправления производятся по правилам: некорректная запись перечёркивается, а над ней вносятся корректировки путём указания верного значения сумм или текста. Рядом с исправлением, где есть свободное место, требуется добавить надпись «Исправлено», заверенную подписями лиц, ответственных за КД
Важно внести расшифровку подписей, указать дату. Исправлять требуется все экземпляры.
Предприниматель должен организовать, определить место для хранения, а также сформировать порядок хранения кассовой документации на протяжении всего срока, регламентированного законодательством. Общие правила хранения документации:
- Сшивать стоит документы по дням. Сшив формируется не позднее следующего дня.
- Сшивать требуется по порядку: в порядке возрастания номеров счетов, от Дт до Кт.
- Все листы нумеруются.
- Перед передачей в архив необходимо сформировать опись, в которой указать количество, названия сшивов.
Требования к продолжительности хранения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»: первичная документация, а также регистры следует хранить в течение 5 лет. По окончании срока они могут быть уничтожены, только если нет никаких споров по указанным в них операциям или судебных разбирательств. Отсчёт начинается с даты отчётного года, когда документ был сформирован. Срок идентичен и для электронных форм. Исключением являются ведомости по заработной плате персонала, хранить которые требуется 75 лет.
Порядок проведения проверок кассовой дисциплины
Порядок осуществления налоговыми органами контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей установлен Административным регламентом (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н).
К проверяемым объектам по этому регламенту относятся организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт или их уполномоченные представители.
Предметом государственного контроля является установление факта полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей.
Схема проверки полноты учета выручки денежных средств выглядит следующим образом:
- предъявление проверяемому объекту поручения на исполнение государственной функции;
- рассмотрение проверяющими необходимых документов;
- проверка полноты учета выручки денежных средств;
- оформление результатов проверки.
Результатом исполнения данной государственной функции является составление акта проверки полноты учета выручки денежных средств, а в случае выявления правонарушения – возбуждение производства по делу об административном правонарушении в соответствии с КоАП РФ.
Процедура проверки состоит из следующих этапов (п. 20 Регламента):
- Руководитель (заместитель руководителя) налоговой инспекции принимает решение о проведении проверки.
- В течение 2-х рабочих дней:
- налоговые инспекторы предъявляют поручение на проведение проверки и служебные удостоверения;
- проверяемый объект ставит подпись, должность и дату на предъявленном поручении;
- если проверяемого объекта нет на месте или он отказывается расписаться в поручении, то налоговые инспекторы делают запись об этом в поручении;
В течение не более 28 календарных дней с момента предъявления налогоплательщику поручения:
- проверяемый объект по запросу предъявляет оригиналы или заверенные в установленном порядке копии документов, необходимых для осуществления контроля (перечень документов – в п.п. 28, 29 Регламента). При этом требование нотариально заверенных копий является неправомерным (п. 30 Регламента);
- налоговыми инспекторами рассматриваются предоставленные документы;
- в акте проверки фиксируется факт рассмотрения документов.
В течение не более 30 календарных дней с момента предъявления налогоплательщику поручения:
- определяются объем и состав контрольных действий, а также методы, формы и способы проведения таких контрольных действий (перечень контрольных действий – п. 35 Регламента);
проверяется полнота учета выручки денежных средств (способы проверки – п.п. 36 – 41 Регламента);
устанавливаются (выявляются, фиксируются) факты неполного (полного) учета выручки денежных средств;
в акте проверки фиксируется результат проверки полноты учета выручки;
оформляются результаты проверки (п.11 Регламента):
составляется акт проверки в 2-х экземплярах (требования к оформлению акта и его реквизитам – п.п. 46-48 Регламента);
по фактам нарушений принимаются от налогоплательщика письменные объяснения (замечания, возражения), делается об этом запись в акте;
подписывается акт проверки; если налогоплательщик уклоняется от подписания, то этот факт отражается в акте и акт направляется по почте заказным письмом по месту нахождения (месту жительства) проверяемого объекта;
один экземпляр акта передается налогоплательщику;
при выявлении правонарушения возбуждается и осуществляется производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ.
Справка: нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций является административным правонарушением, за которые, согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. для юрлиц и от 4 000 до 5 000 руб. для предпринимателей (в силу ст. 2.4 КоАП РФ они приравниваются к должностным лицам).
Популярные модели онлайн электронных касс для ИП на упрощенке
Предлагаем еще раз сравнить несколько распространенных вариантов, которые разрешено использовать в соответствии с законом.
- АТОЛ Sigma 7. Имеется все необходимое обеспечение, чтобы активно торговать. В нее и из нее можно прогрузить отчетность, скидки и промоакции, товароучет. Легко взаимодействовать с различными документами. Экран в 7 дюймов. Подключается всеми популярными способами к интернету. Можно пробивать товары с ЕГАИС, есть личный кабинет с возможностью редактирования.
- ЭВОТОР 7.2. В нем заложен учет продукции на базовом уровне. Связь с сетью стандартными способами. Подключается сканер, весы, пин-пад и другое оборудование. Допускается работать в личном кабинете и править его. Легко добавлять продукты в облачный каталог.
- МТС касса 12. Сенсор размером в 11.2. Позволяет печатать чеки с шириной 80 мм. Подключается денежный ящик, сканер и другое ПО. Прогружаются акции, целые программы лояльности.
Как провести ревизию кассы: процедура, документы
Ниже представлена пошаговая инструкция с описанием процедуры проведения ревизии и кассы и порядком оформления проверки.
Этап №1. Утверждение порядка проведения ревизии
На первом этапе организации необходимо утвердить порядок проведения ревизии во внутренних нормативных документах. Для этого рекомендуется оформить отдельный документ (например, Порядок контроля учета кассовых операций или кассовой дисциплины). Порядок осуществления и документального оформления ревизионных мероприятий также можно отразить в существующих локальных документах (например, в Положении об учете кассовых операций либо в учетной политике).
В локальном нормативном акте компания:
- утверждает периодичность проведения проверок (не чаще 1-го раза в месяц, в квартал, т.п.);
- определяет основания для ревизии (подтверждение факта хищения, дополнительный контроль соблюдения кассовой дисциплины);
- фиксирует длительность проверки;
- описывает алгоритм действий проверяющих во время ревизии;
- утверждает перечень документов, оформляемых в ходе проверки и по результатам ревизии;
- определяет круг лиц, которые будут участвовать в ревизии в качестве проверяющих.
- утверждает меры ответственности за нарушение кассовой дисциплины в соответствие с действующим законодательством.
Если речь идет о крупной компании, то контрольно-ревизионные мероприятия в таких случаях осуществляют сотрудники специального подразделения (например, служба внутреннего аудита). В небольших фирмах обязательства по проведению ревизии могут возлагаться на сотрудников (незаитерисованных лиц), должностные обязанности которых не связанны с кассой.
Включение сотрудников в состав ревизионной комиссии оформляется отдельным документов (как правило – приказом). Если ревизию проводят сотрудники службы внутреннего аудита, составление приказа о комиссии необязательно, ведь в данном случае обязанности о проведении контрольных мероприятиях уже зафиксированы в трудовых договора и в должностных инструкциях сотрудников службы.
Этап №2. Издание приказа о проведении ревизии
На основании положений локального нормативного акта издается приказ по предприятию о проведении внеплановой ревизии.
Приказ может быть составлен в свободной форме либо на бланке формы ИНВ-22 (можно скачать здесь ⇒ Приказ о проведении ревизии кассы (бланк ИНВ-22)).
В тексте приказа должна быть отражена следующая информация:
- наименование документа, дата составления, номер;
- наименование организации;
- перечень проводимых контрольных мероприятий (инвентаризация наличных средств и материальных ценностей в кассе, контроль учета кассовых операций, соблюдения кассовой дисциплины);
- основания для проверки (контрольные мероприятия, подтверждение факта хищения, смена материально-ответственного лица, т.п.);
- состав ревизионной комиссии (ФИО, должности сотрудников);
- дата начала и окончания ревизии.
После подписания приказа руководителем, с документов должны быть ознакомлены члены ревизионной комиссии (под роспись). Работники кассы, деятельность которых будет проверяться на основании приказа, о предстающей ревизии не уведомляются.
Этап №3. Проведение ревизионных мероприятий
В день, утвержденный приказом, члены ревизионной комиссии приступают к контрольным мероприятиям:
- Уведомление работников кассы о ревизии. Первоначально члены ревизионной комиссии предоставляет работникам кассы оригинал приказа о проведении внеплановой ревизии. Кроме того, кассиру необходимо предъявить удостоверения личности всех членов комиссии (паспорта, рабочие пропуска, т.п.), которые подтверждают право данных сотрудников на проведение проверки.
- Пересчет наличности в кассе. Работник кассы пересчитывает наличные деньги в кассе в присутствии членов комиссии. Если в кассе находятся иные ценности либо бланки строгой отчетности, они также подлежат пересчету.
- Сравнение суммы наличных денег с учетными данными. Пересчитав наличность, члены комиссии сравнивают полученные результаты с записями в кассовой книге, тем самым определяя наличие излишка/недостачи средств.
- Проверка соблюдения правил ведения учета. Ревизионная комиссия проверяет, все ли кассовые операции отражены необходимыми документами, контролирует правильность оформления приходных и расходных кассовых документов.
- Контроль соблюдения кассовой дисциплины. Члены комиссии осуществляют контроль за соблюдением лимита кассы, установленного внутренними нормативными документами, лимита наличных расчетов в рамках одного договора (не более 100.000 руб.).
Правила ведения
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
- Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
- Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
- Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
- Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
- КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
- В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
- На каждом предприятии ведется только одна КК.
Ведение кассовой дисциплины в 2021 году
- Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
- Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
- Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
- Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.
Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде
При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.
Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста. Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции
Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827
Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.
Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.
К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.
Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.
Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.
В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.
На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Документирование кассовых операций по 54-ФЗ
Приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.
Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:
- отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
- кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.
Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.
Расходный кассовый ордер
РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:
- выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
- выплату денег покупателю (физическому лицу).
1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:
- выдача зарплаты;
- оплата товаров и услуг поставщику.
Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.
2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:
1. Дата возврата товара
- Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
- Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».
2. Способ расчета при возврате денег покупателю
- Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
- Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.
Порядок действий следующий:
1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).
3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).
До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.
Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО.
В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:
- Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
- Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
- Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).
Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.
Правила работы с ККТ
К работе с кассовой техникой можно допускать только работников, с которыми ваша организация заключила договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Это важно, иначе в случае недостачи налички в кассе взыскать ее с работника будет невозможно
В начале каждой смены кассиру-операционисту нужно выдать ключи от кассовой кабины и ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика. Не забудьте снабдить кассира необходимыми расходными материалами: чековой и контрольной лентами, лентой для печатающего устройства, чистящими средствами, а также разменными монетами и купюрами. А организации (заместитель руководителя, заведующий секцией) в начале контрольной ленты должен написать и заверить подписью:
-
тип и заводской номер ККТ, в которую устанавливается лента;
-
дату и время начала работы ККТ;
-
показания секционных и контрольных счетчиков.
Те же данные, только уже с датой и временем окончания работы, тот же руководитель должен написать на контрольной ленте в конце дня, когда он извлечет эту использованную ленту из ККТ и снимет показания счетчиков. Плюс ко всему там же надо написать сумму дневной выручки.
Показания счетчиков на конец дня заносятся в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. По показаниям счетчиков на начало и конец дня определяется сумма выручки за день. Эта сумма должна соответствовать сумме денег, сданных кассиром-операционистом.
Вообще, правил, которых должен придерживаться кассир-операционист, много. Чтобы ему было проще запомнить, что можно, а что нельзя делать, выдайте памятку: