Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Способы утилизации документов с истекшим сроком хранения

Распространены три основных метода утилизации бумажных носителей:

1. Пропускание
   через шредер – простой метод, который требует специальное оборудование;
2. Термическое
   уничтожение в печах – оказывает негативное воздействие на окружающую среду;
3. Вывоз
   бумаг не специальные полигоны или на перерабатывающие предприятия.

Для небольших субъектов хозяйственной деятельности актуален вопрос, как
уничтожить документы с истекшим сроком хранения самостоятельно. Если речь не
идет о секретных справках и докладных, они могут организовать процесс
утилизации собственными силами.

Уничтожение в этом случае может проводится по первому варианту –
через шредер. В зависимости от модели устройства, оно способно одновременно
принимать до 10-80 листов бумаги, наполняясь до 10-300 л.

Сжигание архивов и документов

Данный способ подходит для больших объемов бумаги.

Если требуется сжигание документов, в таком случае придется
обращаться к компаниям, которые имеют не только специальные печи, но и лицензию
на проводимые работы. В этих устройствах сжигается не только бумага, но и
другие информационные носители, корпус которых выполнен из пластмассы
(например, флешки).

Процедура выполняется следующим образом:

1. Заключается
   договор на утилизацию;
2. Бумаги
   помещаются в специальную емкость и опечатываются;
3. Емкость
   передается по акту приема-передачи специалистам утилизирующей компании;
4. Последние
   отправляют бумаги в печь, в который они полностью уничтожаются;
5. Заказчику
   выдается акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Если после использования шредера есть вероятность восстановления документов, то после использования высокотемпературной печи они утилизируются безвозвратно. Таким образом можно уничтожать большие объемы бумаги – около 5 т за 30-60 минут.

Вывоз на
полигоны или перерабатывающие производства

Процедура аналогична предыдущей – от заключения договора до получения акта. Разница в способе утилизации. Захоронение на полигонах – наиболее расточительный вариант. Ведь из бумаги можно получить вторсырье. Это не только экономит природные ресурсы, но и более дешевый способ получения новой бумажной продукции.

На перерабатывающих предприятиях можно получить продукцию разного
качества. Все зависит от степени очистки – чем она выше, тем на выходе более
ценный продукт. Но он потребует дорогостоящего оборудования.

При невысокой степени очистки можно получить продукцию низкого качества, из которой изготавливается бумажная тара: упаковки, лотки, коробки.

Каким образом утилизировать персональные данные

Персональные данные — это любые сведения личного характера о физическом лице (Ф. И. О., номер телефона, адрес и т. д.).

В силу ст. 21 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — закон № 152) в случае получения от гражданина требования о прекращении использования его персональных данных предприятие обязано прекратить обработку и уничтожить их.

В связи с вышеизложенным встает вопрос: как утилизировать личные данные по просьбе гражданина, если закон обязывает не утрачивать их? Например, если такая просьба исходит от бывшего работника компании сразу после увольнения, а для кадровых бумаг, согласно разделу 8 Перечня, установлены определенные сроки сбережения, в т. ч. постоянно.

Ответ на этот вопрос содержится в подп. 2 п. 2 ст. 1 закона № 152: данный закон не действует в отношении содержащих персональные данные материалов Архивного фонда РФ и других архивных материалов в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.

Вывод! То есть удалять дела, содержащие личные сведения о работнике, если законом для них установлены сроки обязательного хранения, не следует. Даже если работник требует прекратить использование его персональных данных в полном объеме.

Пример из судебной практики

Суд признал законным отказ администрации Владимирской области в уничтожении обращения, содержащего персональные данные заявителя, как раз на основании того, что срок их обязательного хранения по закону составляет 5 лет (решение Октябрьского районного суда г. Владимира от 22.01.2019 по делу № 2-168/2019).

Важно! Уничтожение содержащих персональные данные документов производится в том же порядке, что и обычных, — через ЭЦ

Акт N 4 об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

    г. Пермь                                              10 ноября 2010 г.

Комиссией в составе Морозовой П.Л., Романовой Н.Н., Петровой Е.В. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2010 по 09.11.2010 при оформлении оказались испорчены 3 (три) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку, в том числе:

1. Бланки трудовой книжки:

• серия ТК N 1234567;
• серия ТК N 4567891.

1. Бланк вкладыша в трудовую книжку — серия ВТ N 7123589.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

    Менеджер по персоналу              Морозова             /П.Л. Морозова/    Главный бухгалтер                  Романова             /Н.Н. Романова/    Секретарь                          Петрова              /Е.В. Петрова/

К акту можно приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Этапы утилизации

Существуют определенные правила уничтожения документов. Перед процедурой уничтожения все бумаги подвергаются экспертизе, которая включает в себя ряд этапов. На начальном этапе руководство организации должно издать соответствующий приказ. Порядок уничтожения документов такой:

1. Определение научной и практической ценности. Согласно действующему постановлению, для этого собирается экспертная комиссия, подписывается договор хранения. В ее состав входят квалифицированные специалисты из всех структур организации, а также выбирается председатель. Целесообразно включать в состав комиссии представителя администрации, бухгалтера, юриста, делопроизводителя, представителя службы персонала. Комиссия дает экспертную оценку ценности и издает соответствующий приказ.
2. Выделение списка документов к уничтожению. Форма и бланк такого списка составляются произвольно. Его составляет комиссия по утилизации. Список представляет собой подробную опись, которая заверяется подписями председателя и всех членов комиссии.
3. Акт о выделении к уничтожению документов, по которому деловые бумаги подлежат уничтожению. В акте обязательно отражается список бумаг, подлежащих уничтожению, с заголовками, указывается их количество и статьи законодательства, на основании которых будет произведена утилизация документов. Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.
4. Упорядочение списка. Перед тем, как уничтожить отобранные бланки, комиссия по утилизации обязательно сверяет, подвергались ли бумаги ревизии и когда она проводилась в последний раз. После этого проводится окончательная проверка – бланки для списания, признанные ценными, направляются для дальнейшего хранения в архив, остальные – на утилизацию. На этом этапе также должен быть издан приказ.
5. Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это конфиденциальный процесс.

Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг. Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов. Уничтожение секретных документов производится в специальных отделах государственных ведомств, после того, как руководителем ведомства будет подписан соответствующий приказ.

Такой подход к утилизации позволяет минимизировать риск ошибочного уничтожения ценных деловых бумаг и оптимизировать процесс утилизации.

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

• шредирование – наиболее распространенный и простой;
• сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
• выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения. Рассмотрим перечисленные способы подробнее

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

• плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
• крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
• шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
• промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов. На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации. Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Способы уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Оформляя заказ на уничтожение документов, мы учитываем отраслевую специфику, практику утилизации бумаг, финансовые возможности заказчика. Наиболее эффективно стационарное шредирование, сжигание и химическое уничтожение документов с выездом к заказчику по Москве.

Механическое измельчение. Мы используем новые технологии шредирования бумаги с уровнем секретности выше DIN3. Промышленные шредеры отличаются от офисных выбором степени измельчения бумажных и электронных носителей информации. Метод востребован в Москве, Московской области, благодаря возможности выезда на объект, быстрой переработке масштабных партий бумаги, высокой безопасности услуги при лояльной цене.

Закапывание, промышленное прессование, утопление документов. Способы не надежны, но стоят недорого. Подходят организациям с невысокой капитализацией или физическим лицам.

Химическая обработка — дорогостоящая, но надежная методика уничтожения секретных документов с выездом к заказчику: мы перерабатываем бумаги в однородную скомканную массу посредством воды и химических препаратов. Способ предпочтителен для крупных компаний, государственных учреждений, требующих 100 % гарантии на уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

Сжигание идеально подходит для ликвидации конфиденциальных данных с максимальным уровнем секретности.

Уничтожение электронной документации с выездом к заказчику

В компетенции нашей компании:

1. Размагничивание. Воздействие на носитель информации (аудио, видеокассету, жесткие диски) электромагнитным полем.
2. Стирание данных, перезапись. Наши программисты стирают электронные файлы с сервера или жесткого диска головного ПК.

3. Механическое уничтожение.

   В рамках услуги мы воздействуем на электронные носители химическими реагентами, сжиганием или расплавлением.

Способ и сроки уничтожения комиссия определяет самостоятельно. Цены, условия и объем работы будет прописан в акте.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Способы уничтожения бухгалтерских документов и бумажных архивов предприятий

Использованная офисная бумага – быстроразлагающийся материал, который не содержит в себе опасных компонентов. Даже при экологичном составе необходимо уничтожать документы в соответствии с законодательными требованиями одним из рекомендованных способов:

• Шредирование (механическое уничтожение) – самая распространенная, дешевая и эффективная утилизация документов, которая предполагает измельчение бумаги с использованием специальных машин. Такая методика очень популярна благодаря невозможности восстановления измельченных бумаг, высокой скорости переработки, доступности оборудования и низкой стоимости услуг;
• Сжигание на специально отведенных полигонах, в промышленных печах – этот вариант является вторым популярности послу шредирования, когда необходима утилизация макулатуры (документов) в больших объемах. Даже при высокой скорости выполнения работ такая методика не всегда возможна, так как требуется сжигание на специализированных предприятиях, необходимо эффективное отведение продуктов горения и постоянный контроль качества уничтожения отдельных бумаг;
• Закапывание – метод который сегодня практически не используется, так имеет низкую эффективность.

Получить консультацию

4.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

4.4.1. Документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению, если они выделены в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и только после утверждения руководителем Росстата (территориального органа) описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу за соответствующий период, и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.4.2. Отбор документов в структурном подразделении к уничтожению и составление предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложения N 42, 43), производится после составления описей дел структурного подразделения постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения за этот период и передачи дел на архивное хранение.

Предложения структурного подразделения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, визирует должностное лицо, являющееся членом ЦЭК (ЭК), подписывает руководитель структурного подразделения в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в архив, второй — остается в структурном подразделении.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт, например, законченные в 2011 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 года.

Дела с о подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. О означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с о включаются в акт на уничтожение. При этом о в акте не указывается.

Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

4.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов центрального аппарата Росстата, не подлежащих хранению, за соответствующий период составляется на основании предложений структурных подразделений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, за соответствующий период (приложение N 42).

Описи дел постоянного и временных (более 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, центрального аппарата Росстата одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росстата только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

При составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, названия структурных подразделений последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

4.4.4. Дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел, вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Росстата проставляется о с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложения N 42, 43), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется о с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению по акту на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в номенклатуре дел.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

• невозможность восстановления ликвидированных документов;
• высокая скорость измельчения бумаги;
• сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Сжигание имеет и недостатки:

1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства. Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов

Но они мало распространены

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Мобильный шредер

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта ниже. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

    Общество с ограниченной    ответственностью "Марс"                          Утверждаю    (ООО "Марс")             Акт                                     Директор ООО "Марс"                                                     Копылов /Г.Д. Копылов/      20.01.201010 N 1                               20.01.2010         г. Кострома    О выделении к уничтожению    документов, не подлежащих    хранениюНа основании ______________________________________________________________               (название и выходные данные перечня документов с указанием                                  сроков их хранения)___________________________________________________________________________отобраны   к   уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение следующие документы----T---------T-------T-------T------------T----------T---------T---------¬¦ N ¦Заголовок¦Крайние¦ Номера¦Индекс дела ¦Количество¦  Сроки  ¦Примеча- ¦¦п/п¦ дела или¦  даты ¦ описей¦     по     ¦  ед. хр. ¦хранения ¦ние      ¦¦   ¦групповой¦       ¦       ¦номенклатуре¦          ¦  дела   ¦         ¦¦   ¦заголовок¦       ¦       ¦    или     ¦          ¦и номера ¦         ¦¦   ¦   дел   ¦       ¦       ¦ номер дела ¦          ¦статей по¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦  по описи  ¦          ¦ Перечню ¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦...¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦   ...   ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 12¦График   ¦  2008 ¦04/2008¦    04-10   ¦     1    ¦  1 год, ¦         ¦¦   ¦отпусков ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 693 ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 13¦Табели   ¦  2004 ¦06/2004¦    06-13   ¦    12    ¦  5 лет, ¦         ¦¦   ¦учета    ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 586 ¦         ¦¦   ¦рабочего ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦¦   ¦времени  ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦   ¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦         ¦L---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+----------      19 (девятнадцать)                     1998 - 2008Итого ------------------------------ дел за -------------------------- годыНачальник отдела архивации           Пучкина                 /А.И. Пучкина/СогласованоПротокол ЦЭК (ЭК)   19.01.2010   18от ---------- N --Документы в количестве 19 (девятнадцать)  ед. хр. весом 9 кг. 500 г сданы вООО "Переработка вторсырья" на переработку по приемо-сдаточной накладной от04.02.2010 N 16.Изменения в учетные документы внесены.Начальник отдела архивации                 Пучкина           /А.И. Пучкина/

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9×50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78×11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек <2> испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

<2> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Сроки хранения

Документы, скапливающиеся на фирме, можно отправить на хранение в специальные организации, заключив с ними соответствующий договор.

В случае самостоятельного ведения архива разрабатывается нормативно-правовой акт, описывающий подробные условия и порядок хранения всех видов рабочей документации. Для этого создается соответствующий отдел либо же каждая структурная единица отвечает за хранение своих бумаг: кадровые — в отделе кадров, в бухгалтерии — различные счета, договора и прочая бухгалтерская документация. Второй вариант используется в основном в коммерческих организациях и фирмах с небольшим штатом сотрудников.

Правила регулирования

Для рационализации хранения создается упорядоченный архив с определенным порядком приема, учета и обеспечения сохранности бумаг. Сроки для каждого вида устанавливаются в соответствии с законодательством.

Так, нормативно-правовые акты, регулирующие все «бумажные дела» включают в себя следующие постановления:

• закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
• правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
• приказ Минкультуры № 558 (о типовых управленческих документах);
• приказ Минкультуры № 1182 (о сроках хранения);
• постановление ФКЦБ № 03−33/пс (о документах АО).

Отдельное подразделение для ведения архива оборудуется в случае большого объема документации. Все деловые бумаги предприятия делятся на следующие виды в зависимости от регламентируемого времени хранения:

• постоянные;
• временные (менее 10 лет) — эта разновидность, как правило, не сдается в архив, а хранится в каждом структурном подразделении отдельно;
• временные со сроком хранения более 10 лет;
• личные дела сотрудников организации.

Рекомендуем: Как получить лицензию на утилизацию опасных отходов К постоянным документам относятся бумаги, содержащие сведения о политике фирмы и основных направлениях ее деятельности, участии в культурной и научной деятельности. Кроме них, в этот список также входят документы, регулирующие права и обязанности всех сотрудников, клиентов и партнеров организации, правила взаимодействия и другие сведения, представляющие ценность для предприятия.

Особенности перечня

Все указания по поводу сроков и правил хранения определенного вида документации содержатся в таком законодательном акте, как Перечень. Он играет важнейшую роль в организации и оформлении дел. К тому же при проведении проверок к этому акту обращаются специальные экспертные комиссии. Перечень является основным документом, регулирующим архивацию документации в различных по форме собственности организациях. Для кадровых документов перечень содержит 2 специальных раздела:

1. «Трудовые отношения» — это седьмой раздел, фиксирующий организацию и нормирование трудовой деятельности работников, а также тарификацию оплаты в соответствии с предписанием. Здесь же содержатся бумаги по охране труда и данные о проведенных инструктажах.
2. «Кадровое обеспечение» — восьмой раздел включает в себя документы, регулирующие зачисление на работу, перевод сотрудников и увольнение, а также сведения о повышении квалификационного уровня и наградах работников.

Временное хранение осуществляется всеми типами организаций независимо от их организационно-правовой формы, а постоянное только муниципальными, государственными и теми частными фирмами, что самостоятельно заключили соглашение с архивом. Тем не менее любая организация обязана хранить деловые бумаги как минимум 10 лет, а далее поступать в соответствии с законодательно регулируемым регламентом.

Основные кадровые бумаги имеют следующие сроки хранения:

Рекомендуем: Виды и порядок уборок в лечебном учреждении

N по Перечню	Наименование	Срок хранения
576	Коллективные договоры	Постоянно
586	Графики учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
587	Бумаги о соблюдении условий работы и дисциплины	3 года
602	Положения об аттестации рабочих мест	45 лет (в особых случаях — 75 лет)
624	Документы и инструктажи по технике безопасности	5−10 лет
687	Бумаги по командировкам	5, а для зарубежных — 10 лет
653	Сведения о работниках на госдолжностях, структурированные по полу, возрасту, стажу работы и образованию	Постоянно
656	Личные дела работников всех уровней	Постоянно
657	Трудовые договоры любого порядка	75 лет
658	Личные дела и карточки работников как постоянных, так и временных	75 лет
664	Оригиналы личных документов	До востребования или 75 лет
693	Графики отпусков сотрудников	1 год
696	Протоколы собраний, заседаний, постановления специальных комиссий	15 лет (75)