Кто такие подотчётные лица?

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

• Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
• Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
• Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

• Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
• Срок, на который предоставляются деньги.
• Порядок выдачи аванса.

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

• Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
• В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
• В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

• Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
• Размер удержания не может быть больше 20%.
• Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
• Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание

Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами

В обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетниками входит:

• осуществлять контроль первичной документации (заявления, приказы, авансовые отчеты и т. д.);
• выдавать (перечислять) денежные средства подотчетникам (аванс/перерасход по авансовым отчетам);
• соблюдать кассовую дисциплину;

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций указанием ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У внесено ряд поправок. Каких именно, узнайте в обзорном материале от КонсультантПлюс

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно

Каких именно, узнайте в обзорном материале от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

• отражать в бухгалтерской системе операции по расчетам с подотчетниками;
• учитывать ТМЦ и ОС, купленные подотчетниками за наличный или безналичный расчет;
• отслеживать задолженность по подотчетникам;
• контролировать сроки предоставления подотчетными лицами отчетов и возврата неиспользованного остатка средств;
• проверять корректность заполнения сотрудниками авансовых отчетов;
• принимать и проверять подтверждающие документы, прилагаемые к отчету;
• составлять аналитические отчеты в рамках участка по требованию руководителя;
• проводить инвентаризацию по расчетам с подотчетниками, оформлять ее результаты;
• участвовать в составлении рабочего плана счетов, форм первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы;
• передавать отработанные и надлежащим образом оформленные документы в архив.

Должностная инструкция бухгалтера по подотчетным лицам

Вы спросите, что такое должностная инструкция (ДИ)? Это лишь свод внутренних правил фирмы по какой-то конкретной должности.

Казалось бы, нет ничего сложного — ее составить. Но многие руководители игнорируют это, считая, что такой документ необходим только на крупных предприятиях. Они пренебрегают составлением этого внутреннего административного документа.

Рассмотрим простую ситуацию. Устраивается бухгалтер на работу в небольшую фирму, и ввиду того, что для этого работника нет ДИ, все его обязанности объясняют ему в устном порядке.

Скорее всего, новый сотрудник будет работать хорошо и никаких проблем не возникнет. А возможно, он изначально неправильно поймет круг своих обязанностей. И как результат — совершенные ошибки, штрафы во время налоговых проверок.

Чтобы избежать ошибок и недопонимания, на фирме обязательно должны быть ДИ.

И конечно, такая инструкция должна быть на бухгалтера, работающего с подотчетными лицами (бухгалтера-кассира).

В ДИ бухгалтера по работе с подотчетниками рекомендуем указать:

1. То, что в работе он подчиняется главному бухгалтеру.
2. Все должностные обязанности, связанные с его работой (примерный перечень обязанностей приведен выше).
3. Нормативные и другие документы, которыми бухгалтер должен руководствоваться в работе:

• указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• указание Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У;
• закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовой кодекс РФ;
• Налоговый кодекс РФ;
• ПБУ;
• КоАП РФ;
• закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• иные законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухучета;
• устав компании;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• локальные нормативные и организационно-распорядительные документы, касающиеся основной деятельности работника.

Подробнее о нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами, узнайте в аналитическом материале от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

1. То, что с ним будет заключен договор о полной материальной ответственности.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.

1. Права работника.
2. Ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей (ДО):

6.1. Работник несет дисциплинарную ответственность:

• за невыполнение, недобросовестное выполнение своих ДО;
• за искаженную информацию о ходе выполнения работ;
• за недобросовестное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя;
• за несоблюдение трудовой дисциплины;
• за несоблюдение закона о защите персональных данных.

6.2. Работник несет материальную ответственность:

• за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;
• за несоблюдение кассовой дисциплины.

Подробнее о нарушении кассовой дисциплины читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Кто проверяет кассовую дисциплину и как проходит проверка, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

6.3. Работник несет ответственность за разглашение информации, представляющей собой коммерческую тайну компании, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей, в порядке, определенном действующим законодательством и соответствующими локальными актами компании.

7. Условия работы.

После составления ДИ руководитель издает приказ о ее утверждении.

Как его правильно составить, смотрите в статье «Приказ об утверждении должностных инструкций — образец».

Сотрудник знакомится с ДИ и подписывает ее. Копия инструкции остается у него.

Войти на сайт

Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность в наши дни снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты. Возвратить неизрасходованные полностью деньги (выданные на хознужды, командировочные расходы, др.) сотруднику удобнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя. Как это сделать, расскажем в статье.

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ, Письма № 03-03-06/1/18005, № 16-15/105572).

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки

Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи.

ВНИМАНИЕ! Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы. Требование о 3-х дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. . Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

ВАЖНО! До 2017 года прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следовало проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы. В 2020 — 2021 годах данное требование не действует

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Кто может брать деньги под отчёт

Любой работник фирмы, с которым заключен трудовой договор, может получать деньги на расходы организации, если есть письменное распоряжение руководителя. Это касается и физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Основное условие — наличие действующего договора. Даже учредитель компании не может брать подотчётные деньги, если он там не оформлен.

ИП не может получать денежные средства под отчёт, так как с самим собой он заключить договор не может. Ему разрешено брать деньги из кассы, если в расходно-кассовом документе он укажет конкретную цель расходования средств. ИП может вообще не вести кассовые документы (п.4.1, п.4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У), и распоряжаться средствами со своего предпринимательского банковского счёта.

Чтобы получать деньги под отчёт, не нужно быть материально-ответственным лицом.

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?

Специалисты сервиса «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Узнать подробнее

Бухгалтерский и налоговый учет

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

• сотрудником добровольно были возвращены средства;
• сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

• через расходование части резерва сомнительных долгов;
• через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Нюансы налогового учета

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете налога на прибыль, ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Счета, проводки

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

• Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
• Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
• Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
• Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
• Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
• Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
• Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
• Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:

• расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
• неоприходование в кассу наличности;
• нарушение порядка хранения наличных денег;
• нарушения, совершаемые платежными агентами.

Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения — 4 000–5 000 руб. для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. — для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.

Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.

Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача.

ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС)

Подробнее об ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».