Что такое трудовая книжка, зачем она нужна и особенности оформления в 2021 году

По ошибке и расплата

Решением Василеостровского районного суда Санкт-Петербурга от 14 ноября 2014 года исковые требования работницы были удовлетворены частично. С организации-ответчика была взыскана не вся заявленная ею сумма, а лишь заработная плата за период задержки выдачи дубликата продолжительностью в 142 дня, а также небольшая компенсация морального вреда. В удовлетворении остальной части иска отказано. Однако истица рассчитывала на получение более внушительной суммы денег, и решила обжаловать отказ в полноценной компенсации в апелляцию.

В апелляционной инстанции представитель истицы снова просил судей о взыскании с ответчика заработной платы за задержку выдачи дубликата трудовой книжки по день вынесения решения суда. Но судебная коллегия поддержала выводы коллег из первой инстанции. Свое решение судьи объяснили так.

Согласно статье 234 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если человек не имел возможности работать в результате задержки выдачи ему трудовой книжки, или внесения в нее неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения. Далее, в пункте 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что фирма обязана выдать сотруднику этот документ в последний день его работы. При этом в книжку должна быть внесена запись об увольнении. И если выдача задерживается по вине фирмы (в т. ч. из-за ошибки в заполнении документа), то она обязана возместить сотруднику не полученный им за все время задержки заработок.

На заметку

Далеко не все компании считают, что признание записи об увольнении незаконной – достаточный повод для выдачи сотруднику дубликата трудовой книжки. Подобное убеждение может привести несговорчивую организацию прямиком в суд.

Судьи суммировали все периоды времени, в течение которых женщина не по своей вине ждала правильно оформленную книжку, и общий срок задержки выдачи дубликата, с которым можно было устраиваться на работу, составил 142 рабочих дня, в связи с чем судом обоснованно с ответчика в пользу истца взыскана заработная плата именно за такой отрезок времени.

А вот требование истицы приплюсовать к этому периоду еще и время с даты получения второго дубликата до вынесения решения суда, так как второй дубликат, по ее словам, также содержит недостатки, судьи не поддержали. Они указали, что, во-первых, дата приказа № 86 относится к периоду устранения ответчиком нарушений, указанных в представлении прокурора. А во-вторых, истица не доказала суду, что данная ошибка действительно столь фатальна, что помешала ей трудоустроиться на другую работу.

Что же касается размера компенсации морального вреда, то судьи указали, что заявленная истицей сумма несоразмерна причиненному ей вреду и характеру допущенных ответчиком нарушений. А вот сумма, назначенная судьями первой инстанции, вполне соответствует требованиям принципов разумности и справедливости. Поэтому оснований для взыскания компенсации морального вреда в заявленном истцом размере с учетом вышеизложенных обстоятельств коллегия не усматривает (Решение Василеостровского районного суда Санкт- Петербурга от 14 ноября 2014 г. и Апелляционное определение Санкт- Петербургского городского суда от 25 февраля 2015 г. № 33-2520/ 2-15 по делу № 2-3835/2014).

Если ли необходимость заводить трудовую

Обычно книжка требуется, чтобы подтвердить стаж работы, для оплаты больничного листа или при сдаче требуемой документации при оформлении пенсионных выплат. Возникает закономерный вопрос: нужно ли частному предпринимателю оформлять книжку, для подтверждения данных моментов?

Их статус довольно четко устанавливается:

• Когда дело касается трудовых взаимоотношений, частный предприниматель является работодателем, а не сотрудником;
• Основываясь на предыдущем моменте трудовые отношения ИП с самим собой не возможны.

Кем является ИП по трудовой? Смотрите видео:

Таким образом, можно понять, что оформление книжки ИП для себя не нужно.

Вопросы по оформлению больничного листа

Оформление больничного листа частному предпринимателю может потребоваться в следующих случаях:

• Если он является ИП, а также работает по найму в другом месте;
• Если открывает больничный лист на себя.

Как получить больничный во время отпуска? Подробнее тут.

Последний случай действительно имеет место. ИП может открыть больничный лист на себя, если делает выплаты в ФСС. Именно данные взносы и будут служить основанием для выплаты компенсации. Наличие книжки не требуется.

Заполняется ли информация об ИП в имеющуюся трудовую

Если у человека уже есть книжка, можно подумать, что раз ИП сам является руководителем, то он имеет право самостоятельно внести все необходимые сведения в трудовую. Однако данное мнение ошибочно.

Все сведения, прописывающиеся в книжке, содержат информацию о приеме на работу, заключению трудового договора между сотрудником и работодателем.

Внесение записей об ИП в трудовую. Фото heaclub.ru

Отсюда следует, что ИП не может сам себя взять на работу и заключить договор, соответственно и внесение сведений в трудовую самим ИП не возможно.

Как работать ИП без печать законно? Смотрите здесь.

В таком случае возникает вопрос: учитывается ли деятельность индивидуального предпринимателя, и будет ли она входить в общий стаж, к моменту наступления пенсионного возраста.

Поскольку ИП во время работы продолжает делать отчисления в ПФР. Данный период времени подтверждается не записью в трудовой, а справкой из пенсионного фонда.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Запись в трудовой. Как ее делать?

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

• ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
• Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
• Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
• Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
• Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
  Подпись владельца и кадровика (руководителя).
• Печать — в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
2. Дату приема на работу и других событий.
3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

• в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
• в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
• в последнем столбце — дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае увольнения из-за смерти работника законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

• Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
• Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
• Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

Что нужно знать о справке?

Образец указанного документа был утвержден 05.04.2018г. (Постановлением Правления ПФ № 184п). Его рассылка адресатам не является обязательной процедурой. Застрахованный гражданин получит СЗИ-6 лишь после направления соответствующего запроса.

СЗИ-6 выдается:

• Клиентской службой территориального отделения ПФ;
• Сбербанком: операционистом, посредством системы «Сбербанк-Онлайн» либо банкоматом(банковским терминалом);
• Многофункциональными центрами (МФЦ);
• В «Личном кабинете», размещенном на портале ПФ;
• Сайтом Госуслуг.

Если за справкой гражданин направляется лично, то ему придется воспользоваться паспортом и СНИЛС.

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

• кадровые работники;
• делопроизводители;
• непосредственно работодатель;
• бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

• с шариковым стержнем;
• обычные гелевые;
• перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Порядок перехода на новый формат

Вопрос этот встает в текущем году прежде всего перед работниками кадровой службы, административными сотрудниками, бухгалтерами, которым поручен кадровый учет. Период до конца года является переходным. Он должен быть использован для полного внедрения ЭТК. Рекомендуется с учетом требований законодательства следующий далее порядок действий.

Пакет локальных нормативов, касающихся трудовых отношений, может быть достаточно объемным. Необходимо проанализировать положения каждого из них и внести информацию об электронных трудовых книжках, если это необходимо. К примеру, в правилах внутреннего распорядка может быть прописано, как собираются, как и кому предоставляются сведения о работе. По новому регламенту, кроме бумажной трудовой книжки, гражданин, поступающий на работу, может предъявить кадровику сведения о трудовой деятельности, оформленные предыдущим нанимателем, в пенсионном фонде на основе электронных данных. Необходимо пересмотреть содержание колдоговора, трудовых договоров, иных ЛНА. Они должны содержать положения, согласующиеся друг с другом.

Предстоит оперативный обмен информацией с ПФР, сдача отчетности по срокам, за нарушение которых могут применяться санкции. Электронный обмен должен быть обеспечен специальным ПО. Значительная часть компаний уже пользуется услугами электронной бухгалтерии, отправляет отчетность по интернету. Для них ничего нового не произойдет – привычные инструменты ТКС будут использоваться для взаимодействия с ПФР.

Важные формальности! Всех сотрудников персонально необходимо уведомить о новых правилах ведения трудовых книжек.

Форма письма должна содержать основную информацию в сжатом виде о том, что:

• в текущем году трудовая книжка приобретает новый формат – электронный, который является основным;
• до 1 января будущего года необходимо подать соответствующее заявление, если сотрудник хочет, чтобы книжку вели по старым правилам – на бумаге;
• если заявления нет, документ выдадут в начале будущего года на руки работнику.

Согласно пост. Правительства №887 от 19/06/20, уведомить нужно до 31/10/20. Ранее срок был ограничен 30 июня.

Уведомление целесообразно вручать под роспись, а если такой возможности нет (например, для сотрудницы в декрете), документ отправляют письмом с уведомлением. Формулировка ФЗ-439 от 16/12/19 (ст. 2 п. 1 п.п. 4) указывает на то, что работники должны быть уведомлены персонально, а не общим документом с подписями под ним.

До конца года от каждого работника нужно получить одно из заявлений:

• о согласии на использование ЭТК;
• о сохранении старой бумажной формы.

Важно! Если работник не подал заявление до 31.12.20 по причине болезни, иным уважительным причинам (ФЗ-439 от 16/12/19, ст. 2-6), он может оформить документ позже

Ведение журнала с отметками о вручении уведомлений, получении заявлений работников, касающихся выбора формы трудовой книжки, значительно облегчит жизнь кадровику в этот период.

Кроме того, при изменениях ЛНА также необходимо ознакомить с ними сотрудников под роспись.

Если бумажная трудовая книжка на работника уже не ведется (либо будет принят новый работник в следующем году), он имеет право на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При желании заявление об этом может быть направлено на электронную почту фирмы

Необходимо обратить внимание на надежность почтового адреса, принять меры для защиты его от взлома, своевременно реагировать на обращения

Как оформляются трудовые книжки

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

1. постоянный штат официальных работников;
2. сотрудники, работающие на основании временного трудового договора;
3. сезонные работники;
4. внештатные сотрудники при условии социального страхования.

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк, состоящий из следующей информации:

1. данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
2. сведения о предыдущих местах работы;
3. награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий.

Содержание титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:

1. Ф.И.О.;
2. дата рождения;
3. образование;
4. дата заполнения книги;
5. подписи сотрудника и ответственного за оформление;
6. печать компании.

Сведения о работе

Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:

1. номер записи в зависимости от того, какой идет по счету работодатель;
2. дата приема на работу;
3. указание должности и департамента, которому подчинен сотрудник;
4. документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
5. причина и дата увольнения;
6. должность кадровика, подпись и печать компании.

При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.

Раздел, посвященный наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют, даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

1. номер записи;
2. дата присвоения поощрения;
3. вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса

Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные, как:

1. информация о повышении квалификации;
2. присвоение категории;
3. прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.