Как некоммерческой организации составить смету доходов и расходов

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

• номер, место, дата составления бланка;
• информация об организации, в которой проводится мероприятии;
• название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

• порядковый номер
• цель расходов
• количество человек
• цена расходов в расчете на одного человека
• общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Как составляется приказ о представительских расходах

Естественно, что кроме указанных бумаг, в том числе, и сметы представительских расходов (можно в конце статьи) для подтверждения расходов нужно иметь кассовые чеки предприятий общепита, счета-фактуры, акты и другие первичные документы. Составляя смету представительских расходов (образец 2019) нужно помнить, что документ может быть утвержден не только собственниками бизнеса, но и руководителем организации. В таком случае приказ о представительских расходах не нужен, ведь документы будут дублировать друг друга. В документе рекомендуется указать планируемые статьи расходов и соответствующие им суммы.

Состав всех этих расходов зависит от характера мероприятия и его масштаба. Кроме того, к любой смете обязательно добавляется некий процент на непредвиденные расходы, чтобы не выбиться из плана. Его величина тоже индивидуальна.

Те направления, на которые могут быть потрачены деньги в рамках представительских расходов, четко указаны в Налоговом кодексе РФ. Это проведение переговоров, имеющих целью установление или поддержания сотрудничества, с представителями других организаций и организация заседаний руководящего органа организации (собрания акционеров или совета директоров). Только эти расходы можно включить в налоговую базу (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• официальный прием и обслуживание партнеров и лиц, представляющих интересы компании;
• доставка указанных физических лиц до места, где проводится мероприятие (например, ресторана или конференц-зала) и обратно;
• перевод текстов (презентаций и т.п.), использующихся на представительском мероприятии, а также перевод выступлений участников на другие языки внештатными переводчиками.

Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов.

Что представляет собой смета на представительские расходы?

Законодатель не утвердил и не рекомендовал форм соответствующей сметы. Поэтому фирма должна разрабатывать данный документ самостоятельно.

Распространено составление сметы на представительские расходы в структуре, предполагающей включение в документ:

• графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем фирмы;
• сведений о дате составления документа, дате и месте проведения официального мероприятия;
• наименования документа;
• сведений о запланированном количестве участников официального мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников фирмы, внештатных приглашенных лиц);
• перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по плану;
• информации об общей сумме предполагаемых расходов;
• сведений о составителе сметы, главном бухгалтере фирмы, их подписей, печати организации (если она используется).

Изучим более подробно специфику составления указанных разделов сметы.

Способы составления финансового документа

Смета затрат на непроизводственные мероприятия может составляться тремя основными способами:

• Индексный метод предполагает использование нормативных показателей, которые можно скорректировать с учетом индекса текущих цен. Способ применим при условии наличия нормативных точных величин издержек.
• Аналоговый метод опирается на сметные расценки, использовавшиеся при проведении аналогичных мероприятий. Однако быстро изменяющиеся экономические факторы (инфляция, рост цен на услуги и товары) делают его недостаточно точным, поэтому его лучше использовать в справочных целях, делая расчеты другими, более точными, способами.
• Ресурсный метод основывается на планировании издержек, исходя из стоимости отдельно каждого вида затрат и последующего их суммирования. Данный способ дает возможность получить самую актуальную и точную информацию, поэтому является наиболее распространенным.
• При разработке затратной сметы на производство того или иного вида продукции на практике пользуются тремя основными методами: сметным, сводным и калькуляционным.

Сметный метод. Производится расчет издержек в масштабах предприятия в целом, исходя из данных разделов его производственного плана. Эта методика применяется в России чаще всего, поскольку он дает возможность создать единую систему плановых расчетов. Пример того, какие виды затрат учитываются при этом способе расчета:

Основные материалы, комплектующие и полуфабрикаты, рассчитываются в соответствии с годовой плановой потребностью, изменения запасов на складах не принимаются во внимание.
Вспомогательные материалы (хозяйственный инвентарь и инструменты) считаются по плану.
Топливо рассчитывается без привязки к его использованию в хозяйственных службах и технологических процессах.
Энергия (газ, вода, сжатый воздух, электричество) учитывается лишь в тех случаях, если она закупается у внешних поставщиков.

Заработная плата сотрудникам (основная и дополнительная) насчитывается по утвержденным окладам и тарифным ставкам. Сюда же включают и нормативные отчисления в обязательные социальные фонды.
Амортизационные отчисления зависят от срока службы станков и другого оборудования, их первоначальной стоимости и норм амортизации

Они включаются в себестоимость продукции и предназначены для компенсации износа промышленных сооружений и зданий, а также технологического оборудования.
Иные расходы содержат затраты, не учтенные в предыдущих разделах. Их величина формируется на основании опытных данных или существующих норм.

Сводный метод. При нем каждый цех просчитывает свои издержки, которые затем сводятся воедино, при этом внутренние обороты между цехами в расчет не берутся. В цеховых сметах учитываются:

• прямые издержки конкретного цеха на оплату труда и начисления на нее, комплектующие и материальные ресурсы, амортизация;
• расходы комплексные на услуги, оказанные другими цехами, а также издержки цеховые.

Разработка смет по цехам производится последовательно: сначала заготовительные и вспомогательные подразделения, затем механообрабатывающие и сборочные цеха. Сводный документ – это сумма цеховых смет за вычетом внутреннего оборота и корректировки запасов.

Калькуляционный метод. Он базируется на плановых расчетах, исходя из всей номенклатуры услуг, работ и выпускаемой продукции. При этом комплексные статьи подразделяются на простые элементы издержек. На основании расчетной себестоимости конкретных изделий, учитывая объемы производства за год, формируется шахматная ведомость, в которой содержатся все калькуляционные статьи затрат и экономические элементы.

После подготовки шахматной ведомости готовится общая смета планируемых затрат на будущий период времени. Полная себестоимость продукции получается после исключения издержек на услуги и работы, не связанные непосредственно с процессом производства продукции, и включения в расчет внепроизводственных издержек и расходов будущих периодов.

Также следует обратить внимание на то, что обязательно должен быть отчет об исполнении сметы затрат, который дает возможность выявить отклонения от утвержденного планом уровня издержек, разобраться в их причинах и, по возможности, избежать в будущем. Отчет передается в бухгалтерию вместе с подтверждающими расходы первичными документами

Представительские расходы 2017

Все расходы условно делятся на основные и накладные. Большая часть статей являются основными, поскольку без этих издержек обойтись невозможно. К накладным относят группу расходов, которые не являются обязательными (например, оформление зала живыми цветами, подарки в виде сувениров, праздничные приглашения по почте и т.п.).

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции «скачать» какого-либо договора, обратитесь по контактным данным.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26.

В смету могут включаться по статье «Прочие расходы» непредвиденные расходы в размере не более 2% от объема расходов, указанных в смете, при наличии соответствующих обоснований.

ПР при упрощенной системе налогов могут снизить налогооблагаемую базу только в организациях, функционирующих по общей налогооблагаемой системе. В статье 346.16, описывающей категории затрат, способных уменьшить УСН расходы, ПР не прописаны. Опираясь на это положение, нельзя снизить размер налогообложения при УСН на подобные издержки.

Самые дорогие мероприятия по охране труда рекомендуется включить в 1-2 квартал года. Связано это с тем, что до 1 августа возмещение затрат происходит за счет взносов ФСС.

Документ, в который они вносятся, называется сметой. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк сметы расходов на проведение мероприятия .docСкачать образец сметы расходов на проведение мероприятия .doc Для чего нужен документ Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов.

Существуют и другие методы разработки сметы расходов (например, базисно-индексный), однако они применяются исключительно при планировании затрат на строительство/ремонт объекта. На практике в большинстве случаев затраты измеряются натуральным способом – они определяются в рублях или другой валюте по каждому ресурсу в зависимости от его количества (килограммы, штуки, часы и т.п.).

Если при организации похода выходного дня ошибки в составлении продуктовой раскладки похода существенно не отразятся на здоровье и самочувствии туристов, то для многодневных походов грамотно составленная раскладка является одним из факторов безопасности ее участников.

План формируется на конкретный период. Как правило, это год. При создании плана нужно ориентироваться на эти факторы:

• Мероприятия, которые нужно провести в соответствии с законом.
• Финансовые возможности.
• Статистика несчастных случаев на производстве.
• Исследования условий труда в компании.

Кроме того, в ней указана сумма расходов, которая просчитана по каждому направлению. Чтобы правильно рассчитать смету на проведение мероприятий при условии, что предварительно предельные затраты не оговаривались, составитель этого финансового документа должен ориентироваться на средние показатели рынка.

В этом случае четко прописывается вся процедура составления, начиная от сроков разработки рассматриваемого документа и заканчивая требованиями по его утверждению и согласованию.

СМЕТА РАСХОДОВ НА ОРГАНИЗАЦИЮ И ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ «Организация и проведение Международного театрального фестиваля им. А.П.Чехова» п/п Наименование статей расходов Расчет Всего Гос.

В план требуется включить меры, приведенные в приказе Министерства соцразвития №181н от 1 марта 2012 года. При его разработке необходимо учитывать специфику работы компании, ее технические ресурсы.

СМЕТА РАСХОДОВ НА ОРГАНИЗАЦИЮ И ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ «Организация и проведение Международного театрального фестиваля им. А.П.Чехова» п/п Наименование статей расходов Расчет Всего Гос.

Работодатель должен назначить специалиста, ответственного за охрану труда. Основание – ст. 217 ТК. Данное правило актуально для компаний, штат которых превышает 50 сотрудников. Специалист назначается на основании распоряжения. И именно он занимается разработкой плана мероприятий по охране труда.

При составлении сметы на спортивные мероприятия важно указать:

• вид соревнования;
• дата и место его проведения;
• размещение участников в гостинице;
• аренду спортивного инвентаря;
• медицинское обслуживание на время соревнований.

Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем

В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.

Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.

В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:

• наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
• дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).

Из чего состоит смета?

Смета на строительство коттеджа лучший способ застраховать себя от нечестных исполнителей. Имея на руках данный документ легко доказать несоответствие строения по отношению к изначальному плану и быть уверенным в качестве будущей постройки. Документ, как правило, проектируется на двух стадиях: при составлении архитектурного плана и непосредственно при возведении здания.

В смете в обязательном порядке указывается:

• объем планируемых работ;
• используемая технология и строительные материалы;
• стоимость строительных материалов;
• стоимость работ;
• объем и сроки финансирования объекта.

Главной особенностью документа является полезность, как для застройщика, так и для заказчика. Вышеуказанные критерии помогут обеим сторонам контролировать процесс возведения здания в полном объеме.
При этом, смета на строительство дома может содержать поэтапный план будущих работ. Это позволяет четко регламентировать сроки и избежать нарушения запланированных сроков. Застройщик же, в свою очередь, получает в полной мере необходимую информацию о сроках финансирования проекта. Таким образом, благодаря четко составленному документу на взаимовыгодных условиях удается строго регламентировать обязательства и закончить проект четко по графику.
Не мене важным аспектом в составлении сметы на строительство дома является использование стройматериалов, качество которых обговорено заранее. В первую очередь данное условие выгодно заказчику, ведь ему не придется платить выше реальной стоимости стройматериалов, а также клиент всегда может быть уверен в качестве будущего строения. Кроме того заказчику не придется платить за избыток стройматериалов. Необходимое количество того или иного материала указывается в смете и не может быть превышено.
Также смета может быть разделена на две части, при этом первая будет содержать всю необходимую информацию непосредственно о строительно-монтажных работах и включать такие пункты, как стоимость:

• Рабочей силы;
• Аренды строительного транспорта;
• Стройматериалов;
• Складских расходов.

Вторая часть сметы данного типа учитывает смежные процессу строительства затраты, такие как:

• Подготовка стройплощадки;
• Проведение геодезических работ;
• Составление архитектурного плана;
• Возведение временных построек.

Верно составленная смета может полностью обезопасить заказчика и имеет следующие преимущества:

• Можно понять, все ли необходимые работы и материалы учтены в представленной смете подрядчика;
• Правильный ли расход материалов запланирован на каждом этапе;
• Адекватные ли цены заложены на покупку материалов;
• Реальны ли заявленные сроки выполнения работ;
• Правильно ли запланировано количество рабочих;
• Понимать, сколько примерно должны выполнять рабочие за день, неделю и т.д. (объем работ);
• Можно чётко планировать нужные суммы затрат (в любой момент времени).

Таким образом, строительство дома по смете выгодна в первую очередь заказчику и может полностью гарантировать успешное завершения строительства согласно запланированному качеству точно в срок. После составления сметы стороны приступают к согласованию графика строительных работ. Образец подобного графика представлен на нашем сайте.

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.

Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.

В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.

сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.

Как оформить смету

Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.

Важное условие! Она должна быть подписана директорами двух предприятий: заказчика и исполнителя (или лиц, уполномоченных действовать от их имени), при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных вариантов не предполагается. Смету можно удостоверить при помощи печатей организаций, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в их внутренних локально-нормативных актах

Смету можно удостоверить при помощи печатей организаций, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в их внутренних локально-нормативных актах.

Смета делается в двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах, по одному для каждой из заинтересованных сторон. После составления и визирования обеими сторонами смета становится неотъемлемой частью договора, поэтому ее наличие следует зафиксировать в журнале учета внутренней документации.

Перечень представительских трат

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

• на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний не могут относиться к представительским расходам.

Далее приведем необходимый пакет документов, которые помогут компаниям избежать вопросов со стороны проверяющих, а также рассмотрим наиболее распространенные нарушения.

Другие методы составления себестоимости

Так, попроцессный метод формирования сметы предусматривает планирование производственных затрат в разрезе отдельных структурных подразделений, производственных процессов. Общие расходы суммируются по некоторым статьям расходов, включая стоимость трудовых и материальных ресурсов.

Позаказный метод формирования сметы расходов предусматривает определение затрат на производство готовой продукции в разрезе отдельных заказов, выполняемых работ и планируемых подрядов. Для каждого отдельного заказа должна быть составлена собственная калькуляция затрат, где отображаются, как прямые, так и накладные расходы, которые относятся на данный вид осуществляемых работ в процессе производства.

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.

Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.

В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.

сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

>Представительские расходы: понятие, примеры