Учет затрат на ремонт помещений

Ремонт без согласия арендодателя

Часто арендатор первым делом вкладывается в ремонт: меняет планировку и дизайн под свой бизнес и вкус. После такого ремонта работать в помещении более комфортно, а его цена увеличивается. Арендодатель сможет продать его дороже или сдать новому арендатору по ставке выше, чем сейчас. Закон называет это неотделимыми улучшениями имущества — ст. 623 ГК РФ.

Неотделимые улучшения — это когда в помещении сделали ремонт, чтобы стало лучше, новее. Но технической необходимости не было: с потолка не капало, пол не проваливался, розетки не искрили.

По закону так: если арендодатель согласился на неотделимые улучшения, он компенсирует арендатору расходы, когда тот съезжает. Как вариант — стоимость ремонта засчитывают в будущую арендную плату. Это идеальная ситуация для арендатора.

Ремонт, сделанный без согласия арендодателя, арендатору не возмещается. Даже если арендатор сделал очень качественный ремонт и помещение выросло в цене. Суды разбирали подобные споры. К примеру, предприниматель вложил в обновление зала под закусочную почти три миллиона. Потом так вышло, что договор аренды разорвали досрочно. Арендатор хотел компенсацию, но суд отказал. Собственник не давал согласия на улучшения, а смету на работы вообще не видел — дело № А62-289/2017.

Чтобы получить компенсацию за ремонт, надо письменно согласовать с арендодателем проект перепланировки, смету на работы и стройматериалы и любые другие расходы.

В договор аренды может попасть невыгодное арендатору условие, что арендодатель не возмещает стоимость неотделимых улучшений и не уменьшает за их счёт арендную плату. Так можно по закону. Не пропустите подобные пункты в договоре.

Отдельная история — когда арендатор поторопился и начал ремонт до подписания договора аренды. Потом что-то пошло не так, с арендой не получилось и договор так и не оформили. В этом случае правила об аренде и улучшениях не работают. Ремонт остаётся собственнику, и он обязан оплатить его по правилам о неосновательном обогащении из ст. 1102 ГК РФ. Но тоже только если соглашался на работы и был в курсе стоимости. В подобной ситуации предприниматель потерял полмиллиона на установке новых окон и вентиляции в помещении, где так и не получилось поработать — дело № А17-702/2011.

Как рассчитать стоимость ремонта

Все расходы на ремонт офиса будут равны совокупности пунктов А, B и C, где:

А — цена ремонта, включающая все побочные затраты на транспорт, разгрузку, вывоз мусора, уборку помещений, аренду или приобретение инструментов. Заказчики порой забывают, что при ремонте придётся не только оплачивать работу персонала, но и учитывать дополнительные расходы. Нередко заказчик обращается к частным мастерам, приобретает для них инструмент, самостоятельно поставляет материалы, тратя собственное время, но не получая никакой экономии средств, никаких гарантийных обязательств, безответственность и, вследствие всего этого, плохое качество строительно-монтажных работ.

В — расходы на отделочные материалы

Важно помнить о качестве продукции и экологичности применяемых материалов. Излишняя экономия здесь ни к чему, если вы хотите получить хорошее помещение под офис, безопасное для здоровья сотрудников

С — время выполнения ремонтных работ и то, которое потратил сам заказчик.

Человек, который не имеет специальных навыков, не сможет грамотно разобраться в типах материалов и оценить их качество. Лучше доверить эту задачу профессионалам и подобрать ответственную компанию, которая обеспечит подбор высококачественных материалов по разумным ценам.

Письмо на ремонт арендуемого помещения

Письмо на ремонт арендуемого помещения

Таким собственникам можно подготовить список телефонов агентств недвижимости и дать немного времени в этом убедиться.

Им нужно будет доказать, что в настоящий момент рыночная стоимость аренды этого помещения другая – гораздо ниже. ПЛИЗ. помогите составить письмо арендодателю о снижении арендной платы TELLьME Знаток (326), закрыт 5 лет назад Екатерина Галоян Мастер (1036) 5 лет назад Уважаемая Фекла Степановна! В связи с трудным финансовым положением организации ЗАО «Колбаска».

просим Вас рассмотреть возможность снижения стоимости арендной платы за пользование помещением до 100 руб. за м2.

е. затраты на их модернизацию, реконструкцию, достройку), которые должны учитываться как вложения (капитальные вложения) в предмет аренды.

Роспотребнадзор Управление Роспотребнадзора фактически не принимает заявление на ремонт подъезда, контролем над этими действиями занимаются другие организации.

Перечень того, что необходимо устранить в ходе ремонта появляется после стадии принятия заявления и необходим для правильного составления договора подряда. Последний заключается после согласования действий с организующим ремонт лицом и следует за выбором подрядчика, устраивающего стороны, участвующие в данном процессе.

Неотделимые улучшения имущества и их амортизация

В отношении отделимых улучшений вопрос законодательно решен однозначно: они — собственность арендатора (п. 1 ст. 623 ГК РФ) и амортизируются им (п. 4 ст. 623 ГК РФ). С неотделимыми улучшениями все сложнее:

1. Они могут быть возмещены арендодателем при возвращении ему имущества, если осуществлялись с его согласия (п.

2 ст. 623 ГК РФ). Право их амортизировать в этом случае закреплено за арендодателем (п. 1 ст. 258 НК РФ).

Несогласованные улучшения неотделимого характера (исключением являются вложения в имущество арендуемых предприятий) возмещаться не должны (п. 3 ст. 623 ГК РФ) и не могут амортизироваться арендатором (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Для обеих вышеуказанных ситуаций возможны варианты, закрепленные в тексте договора.

Предложенный документ дает возможность определить следующие моменты: (i) кто является инициатором проведения ремонта объекта ранее переданного в аренду или найм; (ii) на какую сторону возлагаются все траты и издержки в связи с проведением ремонта; (iii) в течение какого срока требуется провести ремонт; (iv) а также, непосредственно, вид ремонта.

Как использовать документ

Документ подойдет для самостоятельного использования его в работе юридическими лицами, физическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые выступают сторонами по договорам аренды или найма.

Обращаем внимание, что настоящее Уведомление о необходимости ремонта помещения должно быть направлено другой стороне договора аренды или найма заблаговременно

Заявление на ремонт арендуемого помещения

Образец письма с просьбой о снижении арендной платы в данном случае может быть составлен следующим образом: «… Просим снизить ежемесячную арендную плату на сумму на период , и зафиксировать ее в размере в месяц. Достигнутые договоренности закрепить подписанием Дополнительного соглашения.

Мы рассчитываем, что данная мера поможет выйти магазину на нормальные показатели, и наши компании с минимальными потерями справятся со сложившейся неблагоприятной ситуацией. С уважением и надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Однако обоснования здесь потребуют:

• право арендатора или арендодателя проводить именно тот вид ремонта, расходы по которому он берет в затраты;
• сам вид осуществляемого ремонта и необходимость его проведения;
• объемы работ, выполняемые при ремонте.

О том, какие документы подтвердят обоснованность проведения ремонта и его объемы, читайте вэтойстатье.

При этом важно не отразить в учете в числе ремонтов расходы на работы, приводящие к изменению эксплуатационных характеристик помещения (т. е. Ф.И.О

арендатора) адрес: _______________________________ от ___________________________________ (наименование арендодателя) адрес: ______________________________, телефон: __________, факс: __________, адрес электронной почты: _____________ ЗАЯВЛЕНИЕ о согласии на проведение неотделимых улучшений арендуемого имущества

Ф.И.О. арендатора) адрес: _______________________________ от ___________________________________ (наименование арендодателя) адрес: ______________________________, телефон: __________, факс: __________, адрес электронной почты: _____________ ЗАЯВЛЕНИЕ о согласии на проведение неотделимых улучшений арендуемого имущества

Организационный план

Регистрация деятельности предприятия и ее форма определяет первоначальные затраты и дальнейший размер постоянных расходов. Вы можете выбрать два варианта:

• ИП (РФ) или ФОП (Украина) – такие фирмы могут работать только с частными лицами. Наиболее удобной системой налогообложения для ИП будет патентная, при которой вы будете уплачивать фиксированную сумму, установленную местными органами власти на основе прогнозируемого дохода. При этой форме налогообложения ваша фирма получит ограничение на количество официального наемного персонала — до 15 человек, а годовой доход до 60 млн рублей. Рассчитать стоимость патента в РФ можно на официальном сайте налоговой. Для ФОП подойдет вторая группа по упрощенной системе, предполагающая уплату 20% от минимальной заработной платы и возможный годовой доход до 1,5 млн гривен. Подробно о том, как зарегистрировать ИП в России, вы можете узнать на этой странице — Как зарегистрировать ИП в 2020 году в России: пошаговая инструкция.
• ООО – позволяет сотрудничать с юридическими лицами и участвовать в тендерах. Наиболее удобной системой налогообложения в РФ в этом случае будет УСН 15, которая рассчитывается как 15% от разницы доходов и расходов. Эта форма налогообложения позволяет сдавать отчетность 1 раз в год. В Украине для ООО наиболее удобна упрощенная система 3 группа, составляющая 5% от дохода, при условии годового дохода не более 5 млн гривен.

При регистрации предприятия необходимо указать код ОКВЭД. В 2017 году для этого применяется измененное издание, получившее наименование ОКВЭД 2. Соответствующие услугам виды деятельности находятся в разделе 43 «Работы строительные специализированные», а именно подразделы:

• 1 «Разработка строительных проектов»;
• 2 «Производство электромонтажных, санитарно-технических и прочих строительно-монтажных работ»;
• 3 «Работы строительные отделочные».

Из этого перечня разделов выбираются соответствующие видам деятельности пункты и при подаче документов на регистрацию указываются исключительно номера пунктов, состоящие из 4 и более цифр. Для граждан Украины соответствующие подразделы 43.2 и 43.3. Стоимость регистрации деятельности составляет 800 рублей в РФ и до 416 гривен для украинских предпринимателей.

Если вы предполагаете выполнять капитальный ремонт и перепланировку помещений, что входит в стандартный перечень услуг строительно-ремонтной бригады. Вам необходимо вступить в СРО (для РФ) или получить лицензию (для Украины). СРО выдает соответствующие допуски на определенные виды деятельности. Стоимость вступления в СРО от 165 000 рублей до 320 000 рублей плюс ежемесячные членские взносы от 5 000 рублей. Стоимость получения строительной лицензии в Украине в среднем составляет 550 долларов.

Как отличить текущий ремонт от капитального

Отличать текущий ремонт от капитального ремонта необходимо, так как по общему правилу их проведение является обязанностью разных сторон договора. По умолчанию текущий ремонт должен выполнить арендатор, а капитальный — арендодатель (ст. 616 ГК РФ).

Чтобы понять, к какому ремонту относятся конкретные работы, нужно определить их вид и цель проведения.

Цель ремонта

Цель текущего ремонта — устранение неисправностей (восстановление работоспособности) элементов и поддержание нормального уровня эксплуатационных показателей (см., например, определение текущего ремонта здания в абз. 12 ст. 1 Закона об эксплуатации нежилых зданий, строений, сооружений на территории Московской области).

Цель капитального ремонта — устранение физического и морального износа объекта (см., например, определение капитального ремонта здания в абз. 13 ст. 1 Закона об эксплуатации нежилых зданий, строений, сооружений на территории Московской области).

Виды работ

Работы, направленные на один и тот же объект (конструктивный элемент, инженерную систему), могут относиться как к текущему, так и к капитальному ремонту. Определить, к чему относится конкретная работа, вы можете с помощью Перечней, приведенных в Постановлении Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279.

Указанные Перечни, а также п. 14.2 ст. 1 ГрК РФ и п. 3.8 Методики определения стоимости строительной продукции МДС 81-35.2004 обычно применяются при решении вопроса об отнесении работ к текущему или капитальному ремонту.

Примеры сравнения видов работ по текущему и капитальному ремонту:

Как видно из примеров, при капитальном ремонте производятся более сложные и длительные работы, которые требуют больше затрат, чем при текущем ремонте.

Если арендованное помещение не относится к жилому фонду, либо к объектам коммунального или социально-культурного назначения, не рекомендуем в случае спора по поводу отнесения работ к текущему либо капитальному ремонту ссылаться для подтверждения позиции на следующие акты:

• Правила и нормы технической эксплуатации жилищного фонда, утвержденные Постановлением Госстроя России от 27.09.2003 N 170;
• Положение об организации и проведении реконструкции, ремонта и технического обслуживания жилых зданий, объектов коммунального и социально-культурного назначения, утвержденное Приказом Госкомархитектуры от 23.11.1988 N 312.

Полагаем, что суды могут отклонить такие ссылки, поскольку речь в них идет об эксплуатации объектов только перечисленных категорий.

Источник

Что предусмотреть, если собрались сделать ремонт в офисе?

Ремонт офисов может быть капитальным и косметическим. Если офис новый,его придется капитально перестраивать под конкретные нужды. В любом случае,результат должен отвечать основным требованиям:

• организация пространства(возможно,потребуется глобальная перепланировка,организация переговорных,гардероба,зон отдыха);
• функциональность(достаточное количество мебели и техники в рабочих зонах);
• комфорт(удобное для всех сотрудников расположение помещений общего пользования,вентиляция и шумоизоляция);
• стильный дизайн(брендирование офиса);
• современные и износостойкие материалы.

Общие положения

Первостепенной задачей юристов становится поиск четкого определения текущего и капитального ремонтов. Разграничение объема работ и установление различий приобретает ключевое значение для урегулирования конфликтов. Письмом № 16-00-1410 Минфин России предписал руководствоваться актуальными стандартами технических служб. Однако “свежих” нормативных актов так и не было издано.

При аренде зданий и прочих сооружений опираться можно на постановление Госстроя РФ № 15/1 от 05.03.04. Пункт 3.8 этого акта дает подробную характеристику каждому виду ремонта:

Положения методики МДС 81-35.2004 применяются преимущественно к производственным нежилым помещениям. Похожие определения дает ст. 2 закона 185-ФЗ. Термины даны в контексте правил эксплуатации многоквартирных жилых домов.

Перечень работ, отнесенных к текущему ремонту, содержится в ВСН 58–88 (Р). В список включены:

• устранение деформации фундамента местного характера путем укрепления стен и усиления несущих опор;
• восстановление гидроизоляции;
• реставрация облицовки;
• заделка трещин в стенах;
• ликвидация сырости;
• укладка отдельных выпавших элементов на скрепляющие растворы;
• частичная замена деревянных перекрытий;
• пропитка материалов антисептиками;
• укрепление водосточных труб и мн. др.

При составлении сметной документации подрядчики могут использовать государственные стандарты (например, приказ Росстандарта № 469-ст). Однако суды на такие регламенты не ссылаются. Технические нормативы остаются обязательными для строительных организаций, независимых экспертов. Понятийный же аппарат формируется с опорой на советские акты.

Если предметом соглашения является транспорт, опираться также потребуется на документы минувшей эпохи. Формально они не были отменены, а потому могут использоваться в качестве терминологической базы. Так, положение Минавтотранса СССР от 20.09.1984 содержит полную характеристику технического обслуживания и предупредительно-профилактических работ. Общий смысл определений сводится к следующему:

• капитальный ремонт – замена частей, агрегатов, устранение серьезных повреждений, восстановление утраченной работоспособности.
• текущее обслуживание – ликвидация мелких отклонений, заправка горюче-смазочными материалами, настройка и отладка систем.

Таким образом, при составлении договора аренды следует максимально точно разграничить обязанности сторон. Абстрактная ссылка на закон грозит длительными судебными разбирательствами. Искать определения придется в различных нормативных актах, ряд из которых принят еще в период существования СССР.

Если капитальный ремонт проводит арендодатель за счет арендатора

Сторонам договора может быть удобен вариант проведения капитального ремонта силами арендодателя за счет денежных средств арендатора.

Этого можно достичь, включив в договор такое условие:

“Арендатор обязан возместить стоимость капитального ремонта арендованного имущества, произведенного арендодателем”.

Если стороны не согласовали, за чей счет арендодатель обязан производить капитальный ремонт арендованного имущества

В таком случае арендодатель обязан осуществлять капитальный ремонт при аренде имущества за свой счет, если иное не предусмотрено законом или иными правовыми актами (п. 1 ст. 616 ГК РФ).

Планирование ремонтных работ

Чтобы определить, к какой категории отнести расходы (ремонт, реконструкция, модернизация или дооборудование), в первую очередь нужно выяснить, какой вид работ необходимо произвести по восстановлению основных средств:

• если проводятся работы по восстановлению работоспособности, сохранности технических характеристик или внешние изменения, не влияющие на изменение объектом основных средств своих первоначальных функций, значит, это ремонт;
• если работы производятся по улучшению основных характеристик и добавление новых функций исправного объекта, то такой вид работы следует отнести к реконструкции, модернизации или дооборудованию.

В этом случае надо определить цель операции:

– если необходима замена узлов или частей — это модернизация (реконструкция);

– если к объекту добавляются узлы и части — дооборудование (достройка).

Как правило, в организациях приказом назначают ответственных за эксплуатацию имущества (например, за лабораторное оборудование отвечает начальник лаборатории, за измерительные приборы — метролог и т. д.). В их обязанности входит в том числе составление заявок на проведение ремонта или модернизацию на предстоящий финансовый год.

Форму заявок организация разрабатывает самостоятельно.

Утверждает заявки руководитель учреждения.

На основании заявок экономический отдел планирует суммы по видам ремонта в смете доходов и расходов. Каждый запланированный вид расхода должен быть обоснован. Это позволит составить план работ, заключить договоры с поставщиками на проведение ремонтных работ, систематизировать деятельность учреждения по содержанию и обслуживанию имущества, гарантировать непрерывность производственного процесса, обеспечить эффективность основной деятельности учреждения.

Фрагменты заявок по структурному подразделению (лаборатория контроля физико-химических факторов) представлены в таблице.

Фрагменты заявок на проведение ремонтных работ основных средств

Заключаем договоры на выполнение работ по восстановлению основных средств

Заключая договоры с поставщиками и подрядчиками на ремонтные работы, следует определить, какой вид работ по восстановлению объектов основных средств предусмотрен этим договором, чтобы правильно отнести расходы на статьи КОСГУ.

Если планируются действия, мероприятия, которые увеличат стоимость объектов основных средств (реконструкция, модернизация и т. п.), следует использовать код 310 КОСГУ «Увеличение стоимости основных средств», если же говорится о ремонте неисправного основного средства — код 225 КОСГУ «Работы, услуги по содержанию имущества».

В рамках одного договора могут быть предусмотрены различные виды работ, поэтому в разделе «Предмет договора» следует указывать раздельно стоимости соответствующих видов работ. Исполнитель должен оформить различные отчетные документы за выполненные работы.

Если капитальный ремонт проводит арендодатель за свой счет

В этом случае рекомендуется заранее согласовать с арендатором и включить условие о сроке проведения ремонтных работ в договор аренды. В противном случае можно причинить препятствие арендатору пользоваться помещением, который потребует досрочное расторжение договора (п.1 ст. 620 ГК РФ).

Если стороны преждевременно не договорились о сроке проведения капитального ремонта при аренде недвижимости или же он вызван неотложной необходимостью (например, произошел пожар), то ремонт должен проводиться в разумный срок (абзац 2 п. 1 ст. 616 ГК). При этом под разумным сроком следует понимать такой срок, который необходим для поддержания данного помещения в годном к дальнейшей эксплуатации состоянии. К каждому конкретному случаю может быть применен разный разумный срок. Также нужно понимать, что все будет зависеть от свойств и состояния объекта недвижимости, особенностей капитального ремонта, технических возможностей и других причин.

Кроме того, арендодатель на время проведения капитального ремонта при аренде вправе потребовать от арендатора временного освобождения помещения, при условии, что его пользование имуществом будет препятствовать проведению ремонта и особенно вс том случае, если ремонт создаст опасность для здоровья и жизни людей (обосновывается экспертным заключением о степени износа).

Формирование договора аренды

Договор для наличия юридической силы заключается в письменной форме. Форма договора законодательно не закреплена и определяется сторонами договора в зависимости от специфики использования арендованного помещения. Правильно сформированный договор является основой отсутствия разногласий сторон. На практике определена информация, которая должна быть отражена. В договор включается: