Как выглядит расчетный лист по заработной плате?

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

  • на бумаге под роспись лично в руки;
  • в электронном виде на почту;
  • в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Срок предоставления по законодательству

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

  • утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
  • завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
  • внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

Как правильно выдавать: порядок и правила выдачи

Как уже было указано, данный листок выдается сотрудникам компании ежемесячно. Он может выдаваться через кассу, если зарплата перечисляется в виде наличности.

Если зарплата начисляется на банковские карты служащих, то в день перечисления заработной платы. Либо же передачей документов может заниматься уполномоченное лицо в определенный установленный день месяца.

Составлением расчетного листка могут заниматься следующие лица:

  • Работник профсоюза.
  • Работник бухгалтерии, если организация мала для создания профсоюза.
  • Сам предприниматель, если работник является сотрудником ИП.

Указанный документ относится к личным данным, поэтому передается исключительно в руки сотруднику. Передача через третье лицо в данном случае недопустима.

Многие современные предприниматели стремятся к экономии времени, денег и бумаги. И стараются выдавать расчетные листы через интернет на персональную электронную почту. Однако такой способ возможен лишь в дополнение. Использовать его в качестве основного нельзя.

Исключение в данном случае составляют только дистанционные работники. Всем остальным штатным сотрудникам следует предоставлять информацию о заработной плате на бумажном носителе.

Какими законами регулируется заработная плата читайте в нашей статье.

Способы передачи расчетного листка

Итак, мы определили, что расчетный листок выдавать обязательно. Также определили и структуру документа, обязательные реквизиты и составляющие. Теперь становится актуальным вопрос, как выдавать расчетный листок.

Со штатными работниками проблем не возникает. В «знаменательный» день нужно раздать расчетные листки на руки. А факт вручения завизировать в специальном учетном журнале. Получатель ставит подпись и дату получения.

Что делать, если работника нет на месте в день выдачи расчетного листка? Если наемный специалист в отпуске или приболел, или, например, это внештатный (дистанционный) сотрудник, то порядок выдачи расчетных листов согласуйте заранее.

Например, созвонитесь с отсутствующим специалистом и определите, каким способом ему направить расчетный листок. Допустимы следующие варианты:

  1. По доверенности получит другое лицо. Например, сотрудник сломал ногу и лежит в больнице. Явиться за расчетным документом он не может, как и получить заработную плату наличными из кассы организации. В таком случае придется подготовить доверенность на получение расчетки и(или) заработной платы. Данный способ используется крайне редко, так как считается проблематичным, в сравнении с другими.
  2. Направление расчетного листка по почте заказным письмом с описью вложений. Почему именно заказным с описью? Да потому что опись вложения будет являться подтверждением того, что именно расчетный листок был направлен работнику. При условии, что документ был направлен в установленные сроки, опись вложения будет подтверждением того, что работодатель исполнил требования законодательства. Например, если подчиненный обратится в суд. Однако за почтовые услуги придется платить.
  3. По электронной почте. Самый простой, быстрый и бесплатный способ передачи расчетного листка — это отправка по электронной почте. Данный способ до недавнего времени считался неправомерным, однако ситуация изменилась. Причем отправку расчетных листков по электронной почте можно предусмотреть для всех работников, а не только для отсутствующих или дистанционных. Это небольшая, но все-таки экономия.

Обратите внимание, что просто так отказаться от выдачи бумажных расчетных листков в пользу электронных нельзя. Необходимо такое решение закрепить в коллективном договоре, трудовом договоре с сотрудником либо в отдельном локальном нормативном акте по организации. Такое мнение выразил Минтруд России в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, определив, что отправка расчетных листков по электронной почте не противоречит положениям закона ( ст

136 ТК РФ )

Такое мнение выразил Минтруд России в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, определив, что отправка расчетных листков по электронной почте не противоречит положениям закона ( ст. 136 ТК РФ ).

Также не стоит забывать о том, что расчетный листок содержит персональные данные о заработной плате. И передавать документ через третьих лиц недопустимо. Помимо нарушения действующего законодательства, такой проступок может спровоцировать конфликт внутри коллектива организации. Именно поэтому нужно назначить ответственного за соблюдение порядка выдачи расчетных листков.

Способы передачи расчетного листка

Итак, мы определили, что расчетный листок выдавать обязательно. Также определили и структуру документа, обязательные реквизиты и составляющие. Теперь становится актуальным вопрос, как выдавать расчетный листок.

Со штатными работниками проблем не возникает. В «знаменательный» день нужно раздать расчетные листки на руки. А факт вручения завизировать в специальном учетном журнале. Получатель ставит подпись и дату получения.

Что делать, если работника нет на месте в день выдачи расчетного листка? Если наемный специалист в отпуске или приболел, или, например, это внештатный (дистанционный) сотрудник, то порядок выдачи расчетных листов согласуйте заранее.

Например, созвонитесь с отсутствующим специалистом и определите, каким способом ему направить расчетный листок. Допустимы следующие варианты:

  1. По доверенности получит другое лицо. Например, сотрудник сломал ногу и лежит в больнице. Явиться за расчетным документом он не может, как и получить заработную плату наличными из кассы организации. В таком случае придется подготовить доверенность на получение расчетки и(или) заработной платы. Данный способ используется крайне редко, так как считается проблематичным, в сравнении с другими.
  2. Направление расчетного листка по почте заказным письмом с описью вложений. Почему именно заказным с описью? Да потому что опись вложения будет являться подтверждением того, что именно расчетный листок был направлен работнику. При условии, что документ был направлен в установленные сроки, опись вложения будет подтверждением того, что работодатель исполнил требования законодательства. Например, если подчиненный обратится в суд. Однако за почтовые услуги придется платить.
  3. По электронной почте. Самый простой, быстрый и бесплатный способ передачи расчетного листка — это отправка по электронной почте. Данный способ до недавнего времени считался неправомерным, однако ситуация изменилась. Причем отправку расчетных листков по электронной почте можно предусмотреть для всех работников, а не только для отсутствующих или дистанционных. Это небольшая, но все-таки экономия.

Обратите внимание, что просто так отказаться от выдачи бумажных расчетных листков в пользу электронных нельзя. Необходимо такое решение закрепить в коллективном договоре, трудовом договоре с сотрудником либо в отдельном локальном нормативном акте по организации

Такое мнение выразил Минтруд России в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, определив, что отправка расчетных листков по электронной почте не противоречит положениям закона (ст. 136 ТК РФ).

Также не стоит забывать о том, что расчетный листок содержит персональные данные о заработной плате. И передавать документ через третьих лиц недопустимо. Помимо нарушения действующего законодательства, такой проступок может спровоцировать конфликт внутри коллектива организации. Именно поэтому нужно назначить ответственного за соблюдение порядка выдачи расчетных листков.

Основные правила выдачи расчетных листков

 Найти примерную форму и образец расчетного листка несложно, этот документ должен содержать стандартный набор данных 

  • Завести на предприятии журнал учета, в котором фиксируется выдача листка каждому сотруднику.
  • Организовать раздачу отрывных листов под роспись. И в том, и в другом случае, исключается пропажа листков, каждый документ выдается непосредственно в руки получателю.
  • Организовать рассылку по электронной почте. Этот новый способ выдачи листков был подтвержден письмом Минтруда № 14-1/ООГ-1560 – в нем ясно говорится, что выдачи электронной версии листка вместо бумажной не является нарушением прав сотрудников.

Введение электронных версий упрощает и ускоряет документооборот на предприятии, а также позволяет гарантированно отправить документ адресату.

 Хотя зарплату по требованиям ТК РФ положено выдавать два раза в месяц, расчетный листок выдается только единожды, после того, как будут окончательно посчитаны все выплаты, надбавки и доплаты, причитающиеся сотруднику. 

Форма оформления

В соответствии с письмом Минтруда от 21 февраля 2017 г. равнозначными считается листок и в бумажной, и в электронной форме. Порядок и правила выдачи.

Порядок использования электронного вида документа (к примеру, отправка на корпоративный почтовый ящик) обязательно закрепляется в трудовом соглашении или локальном акте компании.

Типового бланка расчетного листка не разработано, строгих требований к его внешнему виду не предъявляется, поэтому работодатель самостоятельно разрабатывает удобный для себя документ.

Главное, чтобы в листе были отражены все необходимые данные о составляющих заработной платы.

Заполнение бланка листа по зарплате

Еще с 2013 года единая форма расчетного листка отменена, тем самым предоставляется возможность организациям самостоятельной разработки бланка документа с учетом специфики их деятельности.

Индивидуальная форма бланка обозначается в учетной политике компании или отдельным распоряжением директора.

Но при этом, в бланке должны присутствовать обязательные сведения:

  • наименование юридического лица;
  • период, за который выдается расчетный листок (обычно календарный месяц);
  • сведения о работнике: должность в соответствии со штатным расписанием, ФИО трудящегося, отдел (подразделение) и табельный номер.

Затем заполняются данные о расчетах по зарплате, разделенные на части и оформленные в виде таблицы:

  • доходы (окладная часть, премии, стимулирующие и компенсационные выплаты, пособия, отпускные, различные надбавки, совмещения);
  • удержания: НДФЛ, удержание по исполнительным документам, профсоюзные взносы, алименты, добровольные взносы на накопительную часть в ПФР;
  • выплаты: указывается день и денежные средства, перечисленные в данном месяце (аванс, компенсации обедов, сотовой связи, оплата листка нетрудоспособности, отпускных в межрасчетный период);
  • задолженность по заработной платы или к выплате: финальная часть таблицы, где выводится разница между начисленными доходами и осуществленными выплатами.

Самостоятельно разработанная форма листка по зарплате позволяет добавить также иные сведения (суммы налоговых вычетов по иждивенцам).

Получают расчетный документ все категории сотрудников:

  • основные;
  • работники, выполняющие трудовые обязанности дистанционно;
  • совместители;
  • трудящие, выполняющие работу на дому.

Разработка бланка расчетного листа входит в обязанность работодателя, использовать можно форму, представленную в бухгалтерской программе.

Электронный формат

Письмом Министерства труда РФ №14-1/ООГ-1560 от 21 февраля 2017 года разъясняется возможность уведомления работодателем подчиненных о составляющих его заработной платы при помощи электронной почты.

Данный формат донесения информации до трудящегося не противоречит законодательству, но этот факт должен быть прописан в локальных актах фирмы.

Также выдачу расчетных листков в электронном виде можно обозначить в коллективном трудовом договоре, в дополнительном соглашении к действующему контракту.

Электронную форму документа можно отправить на электронную почту, открыть ее в специализированном программном комплексе, выложить в личном кабинете сотрудника.

Сначала следует разобраться с программными комплексами.

Организация может предоставить специалистам возможность просмотра расчетного листка в электронном виде в сети Интернет, а также распечатать его на бумаге.

Для этого работодателем предоставляется каждому подчиненному персональный пароль для осуществления доступа в программу по формированию «расчеток». Каждая штатная единица получает доступ лишь к своим персональным данным.

Допускается изменение ранее утвержденного в организации положения о форме расчетного листка. Поправки закрепляются приказом, с текстом которого знакомят каждого сотрудника под роспись.

Эти перемены не ухудшают положение трудящихся, а, значит, не требуют направления им уведомления за 2 месяца до вступления поправок в силу (статья 74 ТК РФ).

Введение электронных версий расчетного листка приводит к ускорению документооборота в компании и гарантирует отправку бланка адресату.

Форма расчетного листка

Порядок утверждения формы расчетного листка прописан в статье 372 ТК Российской Федерации.

Работодатель обязан разработать проект формы документа и направить его для принятия на рассмотрение в профсоюзный комитет, а тот, в свою очередь, имеет 5 рабочих дней с того момента, как проект был получен, утвердить предложенную форму или отклонить ее.

Свое согласие профсоюзный комитет отражает вместе с работодателем в соответствующем нормативном акте.

В правой части выписки бухгалтерия указывает размер и наименование отчислений, а в левой части – размер и наименование начислений.

Хотя форму предприятие может устанавливать индивидуально, есть обязательные пункты:

  • ФИО сотрудника и его табельный номер;
  • период, которому соответствуют начисления и отчисления;
  • время, которое отработал сотрудник за месяц – дни или часы;
  • из чего состоит зарплата;
  • на каком основании и в какой сумме были сделаны отчисления;
  • сумма, которая подлежит к выдаче.

Печать организации и подпись руководителя предприятия на документе не обязательны, однако по требованию сотрудника они могут быть проставлены.

По закону совокупность всех удержаний из зарплаты сотрудника не может превышать 20% от заработной платы. Есть исключения, зафиксированные законодательно: согласно им размер отчислений может составить и 50%.

К законным отчислениям относятся:

  • подоходный налог или НДФЛ;
  • страховые взносы;
  • профсоюзные взносы;
  • аванс – только если он не был отработан;
  • ошибочно сделанные начисления, произошедшие из-за сбоев в программе;
  • сумма алиментов по решению суда.

Помимо основных начислений, сделанных сотруднику за прошедший месяц, в расчетный листок должны быть включены все начисленные премии, оплата сверхурочных, дополнительная оплата и оплата за работу в выходные и праздничные дни – отдельными пунктами.

Как разобраться в документе?

В любом расчетном листке имеются следующие обязательные разделы:

Предлагаем ознакомиться Расчет среднемесячной заработной платы. Формула

Вводный или общий. В нем указываются:

  1. Наименование организации, отдел, либо подразделение, либо филиал.
  2. ФИО работника, а также его должность в данной организации и табельный номер.
  3. Период, за который выдается расчетный лист. Чаще всего это месяц, но если сотрудник отработал меньший срок, то обозначаются границы последнего.
  4. Оклад, если от него рассчитывается заработная плата работника. При этом указывается тарифная ставка.

Начисления. Здесь считается все обработанное время, которое впоследствии умножается на тарифную ставку для расчета итогового оклада. Сюда же вносятся:

  1. Премии.
  2. Начисления на период больничного.
  3. Отпускные.
  4. Любые другие дополнительные начисления.

Для всех пунктов указывается период, за который были проведены начисления, а также их характер и особенности, такие как работа в ночные часы, надбавка за вредность и т.д.

Вычеты. В этом разделе перечисляются все причины, по которым производились те или иные отчисления из зарплаты. К ним относятся:

  1. НДФЛ.
  2. Пенсионные отчисления.
  3. При необходимости вычитается сумма для выплаты алиментов.
  4. Выплаты в пользу профсоюза.
  5. Штрафы.

Обязательно потребуется указать, за что были произведены те или иные удержания из зарплаты.

Если в процессе работы подразумевается выплата натуральным продуктом, например, всем известное молоко за вредность, этот тип «начислений» потребуется также указать в расчетном листке.

Подведение общих итогов. Отражается информация о сумме, которая будет получена сотрудником в кассе или переведена на банковскую карточку.

Чтобы не прописывать название и причину каждого типа начислений или удержаний, бухгалтерии многих компаний пользуются заранее определенными шифрами или кодами, состоящими из того или иного набора цифр. Наличие таких цифровых комбинаций позволяет работникам бухгалтерии быстрее и легче рассчитать зарплату сотруднику.

Каким образом можно сформировать расчетные листки сразу по нескольким сотрудникам?

Для формирования данного листка по нескольким сотрудникам, следует использовать прием группового выделения объектов
Для этого требуется использовать следующие кнопки:

  • Shift — позволяет выделить сотрудников от самого первого до указанного;
  • Ctrl — выделение сотрудников выборочно;
  • Shift+↓, Sift+↑ — возможность добавить к выделенной группе сотрудников по одному из списка вниз или вверх;
  • Shift+PgDn, Shift+PgUp — выделение сразу группы сотрудников от конкретной сроки и далее вниз или же вверх до конца видимой области.

Подобные способы выделения сотрудников могут использоваться с любыми объектами в 1С. Давайте рассмотрим все это на примере.

Клавиша Shift. Нажмите и выделите группу строк используя данную клавишу. Необходимо указать первого сотрудника нажать на Shift и выбрать последнего сотрудника. Таким образом, станет выделена группа объектов. Она окрасится в другой цвет. Далее нажав на кнопку «Расчетный листок», можно сформировать расчетные листки по выделенным сотрудникам.

Клавиша Ctrl. Удерживая Ctrl, можно указать выборочно сотрудников, по которым следует сделать расчетные листки. Нажав на «Расчетные листки», по выбранным сотрудникам произойдет формирование данных листков.

Клавиши Shift+PgDn, Shift+PgUp. Указав определенного сотрудника и нажав сочетание Shift+PgDn, произойдет выделение видимых в списке строк внизу. Если же нажать Shift+PgUp, то выделятся видимые строки сверху.

При групповом выделении расчетные листки по сотрудника будут располагаться подряд списком.

Настроим 1C под ваши нужды прямо сейчас!

  • Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
  • Выезд специалиста на следующий день
  • 24/7 принимаем ваши заявки

Получить консультацию

Создание расчетного листка в разделе «Отчеты по зарплате»

Еще один способ создания расчетного листка, который требует перехода в меню «Зарплата» и выбора раздела «Отчеты по зарплате».

В общем списке отчетов выберете «Расчетный листок»

Произойдет открытие отчета. В нем можно детально изменить настройки, тем самым указав определенный период, совершить отбор по компании, ее подразделению и сотрудникам.

Чтобы выбрать период отчета нажмите на иконку с тремя рядом стоящими точками, которая располагается возле поля «Период». При формирование расчетных листков период можно задать используя календарь или произвольным способом.

Среди стандартных периодов, как и во всех других отчетах в 1С, доступны: год, квартал, месяц, прошлый месяц, следующий месяц, этот месяц и т.д.

Для более широких настроек отчета имеется кнопка «Настройки»

В настройках можно установить дополнительные параметры, которые будут применятся при создании отчета.

Как только все необходимые настройки будут выбраны, требуется нажать на кнопку «Сформировать».

Таким образом, отчет окажется сформированным.

Теперь рассмотрим перечень действий, которые можно совершить с данными листками.

Как в 1С:ЗУП произвести печать расчетных листков?

После формирования отчета, в 1С:ЗУП расчетные листки можно распечатать, сохранить на компьютере или отправить по электронной почте.

В шапке отчета будут располагаться следующие кнопки:

  • Печать;
  • Сохранение на диске;
  • Оправка на электронную почту.

Нажав кнопку «Печать» листки выведутся на принтер. По клавише «Еще» можно открыть предварительный просмотр документа и если требуется, то настроить параметры страницы.

Сохранить отчет можно нажав на кнопку «Сохранить на диск». Помимо имени, пользователь в процессе сохранения может указать и тип файла. Среди доступных форматов сохранения файла доступен *.mxl, PDF, документ Word и Excel.

Как толь будет указано необходимое имя и формат, остается лишь нажать кнопку «Ок» и листки сохранятся.

Программа также запросит путь, куда следует произвести сохранение, а если работа ведется в облаке, то сохранение произойдет в загрузки.

С сохраненным отчетом можно осуществлять любые действия. Например, можно совершить копирование файла на флешку и распечатать его на другом компьютере.

Отправляя отчет по электронной почте, пользователь также сможет выбрать один из доступных форматов создания отчета. Указав необходимый формат, следует нажать на кнопку «Выбрать» и перейти к отправке сообщения.

Таким образом, мы подробно рассмотрели, что из себя представляет расчетный листок, как его создать в 1С и распечатать

Важно отметить, что 1С:ЗУП следует регулярно обновлять для соответствия возможностей программы действующему в стране законодательству. Эту процедуру могут сделать специалисты в рамках оказания услуги по сопровождению 1С.

Остались вопросы по формированию расчётного листка в 1С:ЗУП? Закажите консультацию наших специалистов!

Корректирующие сведения о стаже в 1С:ЗУП 8 редакции 3
Справка 182н в 1С 8.3

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector