Приказ об утверждении путевого листа — образец 2021

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. и Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

• для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

• тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
• марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

• фамилию, имя, отчество водителя;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Нужен ли путевой лист, если учет ГСМ не ведется

Часто задают вопрос о необходимости оформления путевки водителям и ИП, чья деятельность не предусматривает учет расхода топлива. На налоговые вычеты данные п/л никак не влияет. Зачем же его оформлять, если вносимые сведения никому не нужны.

Это не так. Целевую правомерность управления транспортом нужно подтверждать документально. Согласно Законам РФ путевой документ обязаны иметь организации, юрлица и физлица (ИП, самозанятые), эксплуатирующие ТС для:

• перевозки пассажиров, включая собственных сотрудников (директора);
• перемещения грузов, как в коммерческих, так и в личных целях.

Путевка, кроме перечисленных данных, несет информацию о состоянии здоровья водителя, исправности автомобиля, служа обеспечению БДД. Первостепенное предназначение п/л — снижение уровня ДТП за счет контроля работы перевозчиков.

Примечание: При отсутствии путевки, в случае ДТП, откажут в страховом возмещении ущерба, так как, правовая обоснованность нахождения в рейсе не имеет подтверждения. Когда перевозка касается водителей такси, автомобиль могут забрать на штрафстоянку, лишив возможности зарабатывать.

Письмо Министерства транспорта РФ от 14 мая 2019 г. № ДЗ/10239-ис О заполнении путевых листов

13 июня 2019

Вопрос: Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Организации могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Должна ли отражаться (например, на оборотной стороне путевого листа) информация о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа), так как этих реквизитов нет в списке обязательных, поименованных в Приказе Минтранса от 18.09.2008 N 152.

Может ли путевой лист без указания детализированного маршрута (пункта назначения) являться документом, подтверждающим транспортные расходы (в частности, расходы на ГСМ) в целях налогообложения прибыли?

Ответ: В соответствии с письмом Федеральной налоговой службы Российской Федерации Департамент государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел письмо и сообщает.

Статьей 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Федеральный закон N 196-ФЗ) закреплены основные требования по обеспечению безопасности дорожного движения к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям при эксплуатации транспортных средств.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — приказ Минтранса России N 152).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

В соответствии с приказом Минтранса России N 152 обязательными реквизитами путевого листа являются:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

В соответствии с пунктом 10 приказа Минтранса России N 152 путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Таким образом, в соответствии с приказом Минтранса России N 152, даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов, дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Одновременно сообщаем, что на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Вместе с тем в письме Минфина от 16 июня 2011 г. N 03-03-06/1/354 указано, что организации могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения.

Дополнительно сообщаем, что приказом Минтранса России N 152 форма типового бланка путевого листа не установлена.

Вместе с тем, необходимо учитывать, что в самостоятельно разработанной форме путевого листа должны быть указаны обязательные реквизиты, которые приведены в приказе Минтранса России N 152.

Порядок формирования путевого листа

Приказом Минтранса России №152 определяются обязательные реквизиты и их заполнение на путевых листах, отраженные в типовых путевых листах. Так, если коммерческие организации или ИП самостоятельно разрабатывают форму документа, то в нем должны быть указаны такие реквизиты:

Для водителей, использующих собственные ТС в своей трудовой деятельности, также необходимо иметь путевой лист, который важную роль играет в его начислениях заработной платы, а также для организации для учета списания ГСМ на затраты и возмещения этих затрат водителю.

Если нет штатного медика

На практике далеко не каждая компания (особенно, если транспортные перевозки не являются ее основной деятельностью) имеет в штате медработника. Ведь есть еще одна трудность – если вы принимаете медицинского работника в штат, организация должна получить лицензию на медицинскую деятельность. А это дополнительные временные и денежные затраты. Как же поступить, если списывать ГСМ в расходы хочется, путевые листы оформлять готовы, но нанимать медика и получать лицензию – уже накладно?

Один из вариантов, которые советуют предприниматели, нанять медработника на неполную ставку по совместительству. Если вы заключаете договор на обслуживание с частным лицом, убедитесь, что данный человек имеет лицензию на врачебную деятельность (это не документ об образовании, не путайте). Такой способ подходит, если территориально рядом с вами есть государственные медицинские организации или частные компании со штатным медиком.

Второй правильный вариант – использовать аутсорсинг. Выбирая качественные услуги, вы выигрываете сразу в нескольких пунктах:

• Нет необходимости содержать штатную единицу (медработника).
• Не нужно оборудовать кабинет для осмотров.
• Избегаете сложностей и затрат с получением лицензии на медицинскую деятельность для юридического лица.
• Цену и качество обслуживания выбираете самостоятельно из многообразия предложенных вариантов, конкуренция работает на вас.
• Имеете право на лояльное отношение к себе как к клиенту.

Формирование рабочей формы путевого листа

Если организация использует стандартизированные формы этого документа, то они разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Но необходимо учитывать, что в типовых формах имеется специально отведенное место для печати (М.П.), но использование коммерческими организациями и ИП использование печатей на сегодняшний день не обязательно, т.е. если организация не использует печати, то внесение изменений в типовой документ должно быть.

При самостоятельной разработке формы необходимо придерживаться требований, отраженных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Эти требования разработаны на основе информации, которая требуется для подтверждения разрешения работы на ТС: состояние здоровья водителя, состояние ТС и т.д.

Если организация или ИП имеет какие-то специфические особенности работы, то их можно отразить при разработке формы.

Также путевой лист может быть упрощен: например, из типовой формы убрать расчет экономии и перерасхода ГСМ и т.д.

Как должен выглядеть путевой лист

Главной задачей путевого листа можно считать отражение информации о количестве используемого топлива и маршруте следования водителя для того, чтобы можно было рассчитать итоговую сумму расхода к принятию на учет.

Положительное упрощение в оформлении маршрутного документа произошло в 2013 году: компании теперь могут сами определять формат путевого листа (ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Раньше шаблон должен был создаваться строго по единому формату, определенному Госкомстатом РФ.

Однако путевой лист по-прежнему является первичным документом, поэтому существуют требования к содержанию данных в нем, которые перечислены в ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Обязательными реквизитами, согласно этой статье, являются:

• название документа;
• дата документа;
• название юридического лица;
• описание операции, на основании которой выписывается документ;
• стоимостное значение операции;
• перечень лиц, ответственных за операцию;
• подписи соответствующих лиц.

При этом приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 предусматривает, что в путевом листе также должны отражаться:

• название и номер документа;
• период действия документа;
• данные владельца автомобиля;
• техническая информация об автомобиле, пробег;
• данные водителя.

Таким образом, целесообразно подготовить корпоративный шаблон маршрутного листа с включением перечисленных требований к содержанию и с добавлением внутренних реквизитов. Для облегчения задачи обычно берут единый образец Госкомстата и изменяют его под свои нужды (не удаляя при этом обязательные реквизиты). Данный подход позволить избежать претензий налоговой инспекции при проверке обоснованности списания расходов.

Можно ли использовать данные GPS-навигаторов для списания топлива

Вопрос: Транспортная организация использует GPS-навигаторы, которые позволяют определить пробег автомобилей. При этом с 26 февраля 2021 г. согласно Декрету N 7 автомобильные перевозки осуществляются без оформления путевых листов. Можно ли информацию GPS-навигаторов использовать в целях дальнейшей организации работы по списанию топлива? Если да, то в каком документе ее отразить?

Ответ: Для организации работы по списанию топлива организация может использовать, в том числе, информацию GPS-навигаторов. Отразить эту информацию организация может в самостоятельно разработанном документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля.

Обоснование: Путевой лист являлся транспортным документом при выполнении автомобильных перевозок грузов .

Путевые листы не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись первичным учетным документом (ПУД) для списания топлива на затраты.

Декрет N 7 не изменял законодательство Республики Беларусь по бухгалтерскому учету в части порядка применения ПУД.

Как и ранее, согласно Закону N 57-З каждая хозяйственная операция подлежит оформлению ПУД.

Справочно

ПУД, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения :

— наименование документа, дату его составления;

— наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

— содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

ПУД могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Следовательно, факт использования автомобилей организации должен быть подтвержден документально.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка .

Таким образом, по прежнему для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять ПУД (накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона N 57-З.

Разработанные организацией для применения формы ПУД организации включают в учетную политику .

С 26 февраля 2021 г. субъекты хозяйствования при осуществлении экономической деятельности при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов .

Следовательно, с 26 февраля 2021 г. транспортная организация не оформляет такой транспортный документ. При этом, для целей бухгалтерского учета по прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием для составления ПУД для списания стоимости топлива на затраты. Таким документом может быть документ, определенный организацией. Форму, порядок его заполнения организация определяет самостоятельно (за основу может быть взята применявшаяся ранее форма путевого листа). Как показывает практика, многие организации по прежнему оформляют документы по этой форме.

Для организации работы по списанию топлива организация может использовать, в том числе, информацию GPS-навигаторов. При этом, данные GPS-навигаторов целесообразно использовать в целях контроля за работой автомобилей и водителей, для сверки данных о пробеге автомобиля, указываемых работниками на основании спидометра в установленном организацией документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля. Данные GPS-навигаторов также можно указывать в этом документе.

Кто заполняет бланк путевого листа

На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.

Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:

• ведет журнал учета (нумерации) п/л;
• оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
• расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
• прописывает задание для водителя;
• выдает заполненный документ работнику под роспись.

До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.

Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали

На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.

Какие документы должны быть у водителя

Выполняя поездку, водитель-перевозчик обязан иметь ряд документов, подтверждающих право управления транспортом, принадлежащим юридическому лицу или ИП. К таковым относятся:

1. Путевой лист, заполненный по Правилам Минтранса со всеми необходимыми реквизитами.
2. Товарно-транспортные накладные на груз.
3. В/у и бумаги на авто.
4. Полис ОСАГО.
5. Специальное разрешение на перевозку опасных грузов.

Примечание: В последнем пункте речь идет о прохождении водителем инструктажа об особенностях безопасной транспортировки огнеопасных, взрывоопасных, вредных для здоровья граждан и экологии химических веществ.

Где взять путевой лист самозанятым водителям

Перевозчики пассажиров обязаны иметь лицензию на право работы таксистом. Путевку должна выдавать организация, оформляющая разрешение. Но иногда она находится слишком далеко, даже в другом городе. В таком случае водитель обращается в транспортную компанию, от которой получает заказы.

Работая в Яндекс-такси, прежде всего необходимо поинтересоваться, где получать заполненный лист с проведением предрейсового (послерейсового) медосмотра и техконтроля. Самозанятый, работая на собственном или арендованном таксомоторе, заключает соглашение с автопредприятием (таксопарком), где получает заказы и путевые документы.

Путевой лист для ИП

Индивидуальный предприниматель приобретает бланки п/л сам, например, скачивая форму в интернете. Заполняет требуемые реквизиты. Для этого должен заключить договор с медорганизацией, имеющей госмедлицензию с правом оказания услуг предрейсового осмотра.

Чтобы проходить регулярный техконтроль, придется подписать соглашение с АТП, где есть автомеханик с квалификацией контролера техсостояния ТС. Можно получить необходимое профобразование и требуемую квалификацию лично, тогда техосмотр автотранспорта проводят самостоятельно.

Не помешает возить соответствующие копии договоров с собой. Они подтвердят подлинность отметки контролера или медика при встрече с особо придирчивым инспектором ГИБДД.

Приказ о назначении диспетчера по выдаче путевых листов школьного автобуса

В документе указывают общие сведения об автобусе, расходе топлива и о задании, которое было получено водителем.

Требования к КТП и его материально-технической базе2.1. КТП организуется при гаражах и других местах хранения техники.2.2.

Е. ответственным за выдачу путевых листов, а также за учет выданных путевых листов водителям ООО «Бета» является начальник транспортного отдела Уваров К.В. 3. Директору по персоналу Семеновой В.В. ознакомить диспетчера транспортного отдела Иванову М.Е. и начальника транспортного отдела Уварова К.В. с настоящим Приказом под подпись. 4.

Работа автотранспорта в утреннее и вечернее время планируется непосредственно начальником управления, а в дневное время (с 09.00 до 18.00 часов) использование автотранспорта осуществляется в разгонном режиме через диспетчерскую службу.

Е. ответственным за выдачу путевых листов, а также за учет выданных путевых листов водителям ООО «Бета» является начальник транспортного отдела Уваров К.В. 3. Директору по персоналу Семеновой В.В. ознакомить диспетчера транспортного отдела Иванову М.Е. и начальника транспортного отдела Уварова К.В. с настоящим Приказом под подпись. 4.

Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования.