Новый гост по оформлению документов 2021: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

…и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Какие реквизиты добавили в соответствии с ГОСТ делопроизводство 2020

1. Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу

Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну. Место расположения – в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.

1. Наименование структурного подразделения-разработчика документа

Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

1. Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.

Составные перечни

Такие перечни содержат два и больше уровней.

Составной перечень (здесь ставим двоеточие):

1. Первая часть перечня (и снова двоеточие, потому что дальше следует перечисление):
— первая строка,
— вторая строка.

2. Вторая часть перечня (двоеточие):
— первая строка,
— вторая строка,
— третья строка.

Если части списка состоят из простых словосочетаний или одного слова, их надо отделять друг от друга запятыми, а не точкой с запятой.

Если части перечня — это отдельные ­предложения, то в конце каждой части перечня следует поставить точку.

Все знаки в конце частей перечня должны быть одинаковыми, завершается весь перечень точкой.

Выбор символов в списках

Символы, которые нужно поставить перед новым абзацем, и регистр букв в составных перечнях зависят от глубины перечня.

Прописные буквы и римские цифры используются для обозначения высшего уровня членения, арабские цифры — для обозначения среднего уровня членения, а строчными буквами со скобкой и арабскими цифрами со скобкой принято обозначать низший уровень членения.

Пример: http://www. delo-press. ru

С такими сложными составными списками мы сталкиваемся в основном в учебной литературе, а в текстах часто прибегаем к простым спискам или составным с двумя уровнями членения.

1. Если вы пронумеровали пункт перечня цифрой с точкой (или буквой с точкой), то следующее слово надо написать с заглавной буквы.

Перечень с многоуровневой структурой и точками после символов

2. Если вы решили пометить строки списка цифрой со скобкой (или буквой со скобкой), то после скобки слово следует писать со строчной буквы.

Перечень со скобками после символов

3. Если список завершается «и др.», «и т. д.», «и т. п.», то эти сокращения нельзя писать отдельно, их следует оставить на последней строке.

Перечень с сокращениями

4. Части перечня должны быть согласованы в роде, числе и падеже с предваряющим перечень предложением.

Перечень с согласованием

Оформление журналов – примеры

При оформлении журналов, использованных при написании проектной работы, необходимо учитывать особенности изданий, во многом оформление журналов схоже с оформлением материалов и сборников, но для лучшего понимания разберем их оформление детально.

Пример правильно оформленной статьи из журнала:

Кравцова Н.А. Актуальные проблемы современной психосоматики // Человек и современный мир. – 2018. – № 11 (24). – С. 3-10.

При оформлении статьи из журнала также, как и при оформлении книги и статьи в сборнике существует определенная последовательность расположения выходных данных источника:

• Фамилия, имя, отчество автора (авторов) – перечисляются через запятую.
• Название статьи – записывается с заглавной буквы без кавычек.
• Две косых черты (//) являются разделителем между заголовком статьи и названием журнала (Название статьи // Название журнала).
• Название журнала – указывается полностью, с заглавной буквы, в кавычки не берется.
• Год издания – после названия журнала ставится точка и тире, далее указывается год, когда был издан журнал, из которого был взят материал.
• Номер журнала – после года издания ставится точка, затем тире, после которого указывается номер журнала (номер необходимо указывать знаком «№»).
• Страницы, на которых расположена статья в журнале – после указания номера ставится точка, затем – тире, далее следует указание страниц. Страница, как и в сборнике, обозначается заглавной буквой «С», после которой ставится точка и указываются страницы, на которых расположена статья, номера страниц записываются через тире.

Старые, да по-новому

Корректировок достаточно много, они коснулись сразу нескольких реквизитов. Расскажем о наиболее значимых из них.

Дата (п. 5.10). Общий порядок написания даты не изменился — день, месяц год. Как и прежде, указывать дату можно разными способами: арабскими цифрами через точку (03.07.2017) или словесно-цифровым способом (3 июля 2021 г.)

Обратите внимание, старый стандарт обязывал день обозначать двумя цифрами, новый — допускает в словесно-цифровом варианте не ставить начальную цифру «0»

Адресат (п. 5.15). Тут сразу несколько изменений. Во-первых, унифицирован порядок написания ФИО. Если раньше при обращении к физическому лицу сначала надо было ставить фамилию и затем инициалы, а к должностному — наоборот, то сейчас в любом случае сначала ставьте фамилию, затем инициалы. Должность адресата и фамилия ставятся в дательном падеже. Этот порядок написания ФИО относится и к упоминанию сотрудника в тексте документа.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» или «г-же».

Если вы отправляете письмо электронной почтой, в нижней части реквизита, после ФИО, можете указать электронный адрес адресата.

Грифы утверждения и согласования (п. 5.16 и 5.20). Если документ утвержден коллегиальным органом, в реквизите «Гриф утверждения» / «Гриф согласования» укажите название органа, который утвердил документ, дату и номер протокола в скобках. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа, а гриф согласования теперь может проставляться в нескольких местах:

• на первом листе документа в левом верхнем углу;
• на последнем листе документа под текстом;
• на листе согласования.

Отметка о приложении (п. 5.19). Первое упоминание приложения должно появиться в распорядительном документе (приказ, распоряжение, решение и пр.) в самом тексте. Укажите в скобочках — «(приложение)» или «(приложение 1)». И на первом листе приложения укажите, что оно относится к определенному документу.

Разработчики нового ГОСТа добавили возможность указывать в качестве приложения электронный носитель (CD, usb-флеш-накопитель и пр.), при этом перечень содержащихся файлов должен быть размещен на чехле/конверте носителя.

Отметка об исполнителе (п. 5.25). Кроме ФИО исполнителя и номера его телефона, в реквизите можно указать название должности и структурного подразделения, а также электронный адрес сотрудника. Он проставляется внизу последнего листа документа и может быть оформлен как колонтитул.

Печать (п. 5.24). Это отдельный реквизит документа. Новый ГОСТ требует ставить печать таким образом, чтобы она не накладывалась на собственноручную подпись, или в месте, специально обозначенном «МП» («Место печати»).

Отметка о заверении копии

Еще одно изменение, важное для специалистов по кадрам. С 1 июля 2021 года на каждой заверяемой копии документа надо проставить реквизиты дела, которое содержит подлинник

Наиболее часто работники просят заверить копию трудовой книжки. Для этого со всех заполненных страниц, включая первый разворот, надо снять копии. Чтобы заверить их, напишите слово «Верно», название своей должности и ФИО. Рядом поставьте свою подпись и текущую дату. Поскольку трудовая книжка хранится не в личном деле, то в отметке о заверении надо лишь указать, что оригинал документа хранится в вашей организации.

Как писать даты

1. Британский (европейский) вариант

На письме британцы оформляют даты, как мы с вами: число ставят впереди, а за ним месяц (с заглавной буквы) и год. К примеру, 29 ноября 2020 года можно записать как:

1. 29 November
2. 29 Nov 2020
3. 29 November 2020
4. 29th November 2020
5. The 29th of November 2020
6. The 29th of November, 2020
7. The twenty-ninth of November, 2020

Чем длиннее формат даты, тем более формально она звучит. Третий и четвертый варианты наиболее вежливые и общеупотребимые формы. Варианты 5-7 звучат официально, их используют в документах для печати, например, в свадебных приглашениях. Британцы редко отделяют год запятой.

Сокращать месяцы на письме можно до первых трех букв названия. Исключения составляют май, May, и июнь, June (у них отсутствуют сокращенные формы), а также сентябрь, September (сокращается как Sept).

2. Американский вариант

В отличие от британцев, американцы сперва указывают месяц, а вслед за ним число и год:

1. November 29
2. Nov 29, 2020
3. November 29, 2020
4. November 29th, 2020
5. November the 29th, 2020
6. November the twenty-ninth, 2020

Последние три варианта, с порядковыми числительными, не распространены в США. Еще отличие от британской традиции в том, что американцы обязательно ставят запятую после числа и перед годом.

Исторические причины «самобытного» американского формата дат остаются туманными. По одной из версий, американские колонисты позаимствовали подобный формат у британцев, которые до начала XX века ставили месяц впереди числа. США переняли старинный английский вариант, а Британская Империя склонилась в сторону европейского стиля написания дат. Так это или нет, сейчас доказать сложно. Однако не забываете об особенностях американского тайм-колорита, когда поедете в Штаты.

3. Числовой формат

Для разделения чисел в английском языке используется знак слэша (/), точки или дефис:

	Британский вариант	Американский вариант
1	25 July 2018	July 25, 2018
2	25/7/2018	7/25/2018
3	25/7/18	7/25/18
4	25/07/2018	07/25/2018
5	25.07.2018	07.25.2018
6	25-07-2018	07-25-2018

Во втором и третьем вариантах номер месяца написан сокращенно, без ноля, поэтому эти форматы подходят для неформальных писем, например, между друзьями или коллегами. Четвертый, пятый и шестой варианты более формальные, их используют в официальных документах, например, счет-фактурах.

Кто разрабатывает инструкцию?

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы
документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ,
разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию
работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с
документами в организации, включая документирование деятельности, ведение
документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.
Инструкция является нормативным документом организации, утверждается
руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации
(филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы
она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это
позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем
облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и
иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации.
Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами,
характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные
органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию
по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №
536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в
той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в
данной организации.

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для
служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с
документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько
этапов:

●     сбор
и анализ материала;

●     разработка
проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

●     внедрение
инструкции в организации.

Общие требования к шрифтам в документации компании

Особенности визуального оформления документации компании напрямую зависит от её руководителя. Он выбирает визуальный стиль документации в соответствии со сложившейся в компании практикой, или отталкивается от брендбука, разработанного профессиональными дизайнерами для данного предприятия.

Используемые в документации шрифты являются частью имиджа данной компании и могут быть выбраны не по ГОСТ. Они должны быть лёгкими, читабельными, удобными для восприятия, без излишней вычурности и импозантности.

Общим правилом является использования шрифтов без засечек (Arial) для чтения с экрана ПК. Фонты с засечками (к примеру, известный Times New Roman) рекомендуется использовать для распечатки текста на листе бумаге, так как таким образом они воспринимаются лучше.

Приказ, указание, распоряжение, как документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

Приказ, указание, распоряжение – организационно-распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Приказ содержит обязательные для исполнения предписания. Назовем основные виды приказов:

• приказы по общим вопросам, которые в свою очередь делятся на приказы по организационным вопросам (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений) и приказы по основной деятельности (при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и др.);
• приказы по кадрам и личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров при назначении, освобождении, перемещении работников на должность, при уходе сотрудников в очередной отпуск и др. ).

Здесь представлены образцы оформления приказов.

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» приказы выполняются набланках организации. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа. Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей:

• Констатирующая часть – в ней излагаются цели и причины издания приказа (могут быть перечислены факты, события, дана им оценка). Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках. В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.
• Распорядительная часть – начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. Распорядительная часть излагается в повелительном наклонении, может состоять из пунктов. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой, оформляется с «красной» строки.

Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст. Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Приказы по кадрам и личному составу хранятся в отделе кадров, остальные приказы хранятся в канцелярии.Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (ключевые слова: «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»). Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Указание и Распоряжение во многом выполняются и оформляются по аналогии с приказами.

Как структурировать источники в списке литературы проектной работы

Если в списке присутствуют нормативные акты, они располагаются в начале списка литературы в следующей последовательности:

• международные акты, действующие на территории Российской Федерации;
• Конституция Российской Федерации;
• кодексы;
• федеральные законы;
• указы президента;
• постановления правительства;
• нормативные акты министерств и ведомств;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации;
• нормативные акты зарубежных государств;
• нормативные акты, утратившие силу (недействующие).

Все нормативные акты располагаются в хронологическом порядке (от старого к новому), при этом необходимо ориентироваться на дату принятия документа, а не на дату последней редакции, например, если в проекте приведена информация из Уголовного кодекса (принят в 1996 г.) и Семейного кодекса (принят в 1995 г.), первым в списке литературы должен находиться Семейный кодекс, затем Уголовный кодекс.

После нормативных актов (при их наличии) располагаются остальные источники информации, использованные при подготовке проектной работы, располагать их следует в алфавитном порядке (по фамилии автора или названию работы).

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Оформление книг (учебные пособия, учебники, монографии)

При оформлении книг, таких как учебники, монографии, учебные пособия, необходимо указывать набор определенных характеристик книги, по которым, при необходимости, можно найти указанную книгу:

Фамилия имя и отчество автора (авторов), при этом фамилия указывается полностью, имя и отчество – инициалами, авторы перечисляются через запятую. Если авторов более 3-х, то отмечают первых 3-х, затем пишется «и др.».
Название книги – пишется полностью, с первой прописной, без кавычек.
Тип книги – после названия книги ставится двоеточие (:) и указывается тип книги:

• учебник;
• монография;
• учебное пособие (в списке литературы сокращается: учеб. пособие).

Место издания (город), перед которым ставится тире (–), некоторые города необходимо сокращать:

• Москва (М.);
• Ленинград (Л.);
• Санкт-Петербург (СПб.);
• Нижний Новгород (Н. Новгород);
• Ростов-на-Дону (Ростов н/Д.).

Более никакие города не сокращаются, их необходимо писать полностью.

Издательство – после города, в котором была издана книга, ставится двоеточие и указывается издательство, оно пишется с большой буквы, по возможности, название издательства сокращается до аббревиатуры, например:

• Кубанский государственный университет (КубГУ);
• Агентство международных исследований (АМИ).

Год издания – после издательства ставится запятая, указывается год, когда была издана книга.
Количество страниц – после года ставится точка, затем тире и указывается общее количество страниц в книге, затем ставится буква «с.», обозначающая количество страниц.

Основные элементы при оформлении книг в проектной работы

Дополнительными элементами при оформлении книги могут быть:

• том (указывается после названия книги, если есть переводчик или книга издана под редакцией, то после данных элементов);
• переводчик (указывается после названия книги, например, / Пер. с англ. О.П. Бокова, инициалы переводчика указываются перед фамилией);
• под редакцией (указывается после названия книги, например, / Под ред. И.В. Светловой, инициалы переводчика указываются перед фамилией).

Как произносить даты

1. Число и месяц

Чтобы правильно прочитать дату, прежде всего надо определить, в какой традиции она была написана – британской или американской. К примеру, 04/07/2021 для британцев будет означать 4 июля 2021 года, а для американцев – 7 апреля 2021 года. 

Произносятся они тоже по-разному (но и в том, и в другом случае число надо читать как порядковое числительное):

• 30 March (британский вариант): the thirtieth of March
• March 30 (американский вариант): March the thirtieth

В британском варианте порядковое числительное числа идет на первом месте и согласуется с названием месяца с помощью of. В американском варианте первым произносят название месяца и никак не согласовывают с числом (определенный артикль перед ним не опускается).

2. Года

Это только кажется, что любой год сложно прочитать. Правило чтения годов очень простое: четырехзначное число надо разложить на две части. Например:

• 1392: thirteen (13) ninety-two (92)
• 1684: sixteen (16) eighty-four (84)
• 1845: eighteen (18) forty-five (45)

Если в числе встречаются ноли, носители языка произносят их как oh или hundred. Если нолей два, тогда только hundred: 

• 1200: twelve hundred
• 1401: fourteen hundred and one / fourteen oh one
• 1708: seventeen hundred and eight / seventeen oh eight

Для того, чтобы произнести на английском года первого десятилетия XXI века, в ход идет конструкция «two thousand…»:

• 2000: two thousand
• 2004: two thousand and four / twenty oh four

Для того, чтобы прочитать уже 2010-х года, числа можно либо разложить на две части, либо использовать конструкцию «two thousand…»:

• 2011: two thousand and eleven / twenty eleven
• 2014: two thousand and fourteen / twenty fourteen

Как писать и произносить дни, месяцы и годы в Великобритании и США:

Британский вариант	Американский вариант
03 May 1974	May 03, 1974
03/05/1974	05/03/1974
the third of May, nineteen seventy-four	May the third, nineteen seventy-four

3. Десятилетия и века

Есть два способа, чтобы правильно прочитать век на английском: 1) использовать порядковые числительные до 21 или 2) поделить четырехзначное число на две части, как в случае с годами. Не забывайте про отличительную особенность подсчета веков: для того, чтобы определить, о каком веке (century) идет речь, нужно прибавить единицу к числу, которое стоит перед сотнями (hundreds). Например:

• 700-799: the seven hundreds / the eighth century (7+1 =8)
• 1800-1899: the eighteen hundreds / the nineteenth century (18+1 = 19)
• 1900-1999: the nineteen hundreds / the twentieth century (19+1=20)

Века состоят из десятилетий (decades), которые записывают и произносят во множественном числе с окончанием -s (так как десятилетия описывают несколько лет):

• the 1790s: the seventeen nineties
• the 1920s: the nineteen twenties
• the 2020s: the twenties (можно сократить, когда подразумевается недавнее десятилетие)

В Великобритании 2000-2009 года принято называть «the noughties» , в США «the aughts» . А вот ушедшую эпоху 2010-х до сих пор затрудняются назвать одним словом. Так, можно встретить варианты «the twenty-tens», «the teens», BBC News предлагало формы «tensies» и «teensies». Какое название укрепится в современном английском, остается под вопросом.

Через колонтитулы

Иногда возникает необходимость сделать шапку на каждой странице. Чтобы постоянно не копировать данные из первого случая, можно воспользоваться колонтитулами.

Чтобы вызвать меню настроек дважды щелкаете в верхней части документа или используете вкладку Вставка на Панели управления.

Внутри нового поля вписываете необходимые данные, будь то информация об организации или образец заявления. И получаете шапку на каждом листе документа.

Как видите, Microsoft Office Word имеет много вариантов создания шапки. Быстрее всего это делается при помощи ползунков на линейке. Если же стоит задача создания фирменного бланка организации, то рекомендуем использовать таблицу, которая позволяет симметрично расположить данные.

Как правильно писать даты в документах

Применяется два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2006 года — 01.09.2006 .

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2006 года , или 01 сентября 2006 г. Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год .

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре-ноябре 2001 г.; в I квартале 2002 г.; в III-IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г. Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992—1993 гг. ; в период 1985 г.—1990-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002 учебном году, отчетный 2000/2001 год . В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001—2002 гг .

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2002 г. ; во втором полугодии 2002 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале ).

В тексте всех видов изданий, кроме изданий научно-технических документов, время дня обозначается в последовательности: часы, минуты, секунды . Например: Было 7 часов 45 минут 30 секунд; На часах было 12 часов пополудни . Следует различать число единиц времени, когда применяется сокращенное обозначение единиц ( Прошло 6 ч 30 мин 45 с ), от обозначения времени дня, когда чаще всего слова часы, минуты, секунды употребляются в развернутом виде (см. пример выше).

Заключение

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит нововведения, касающиеся работы с электронной документацией, электронной цифровой подписью и грифом ограничения доступа к конфиденциальной информации организации. Данный нормативный акт носит рекомендательный характер, следовать его положениям или нет, решает руководство фирмы. Однако документ, составленный по ГОСТу, всегда грамотно структурирован, что делает работу с ним более комфортной. Поскольку следование единому стандарту свойственно обычаям делового оборота, оформленная в соответствии с ним бумага выглядит убедительней и вызывает больше доверия.

★ ★ ★