Служебная записка на командировку

Как сформировать цель поездки сотрудника

Отправляя сотрудника в служебную поездку, необходимо сформировать ее цель. Служебное задание на командировку является целью поездки. Отмена обязательного оформления не только командировочных удостоверений, но и служебных заданий, а также формирования отчетов сотрудников, вернувшихся из командировок, регламентируют:

• новая редакция Положения об особенностях направления в командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).
• указ Президента РФ от 12.12.2014 №765 (утвержден Указом Президента РФ от 18.07.2005 №813).

С учетом этого на сегодняшний день командировочное удостоверение, а также служебное задание на командировку не относятся к обязательным первичным документам. Раньше без них организации не могли принять и зафиксировать все произведенные сотрудником затраты в составе расходов при исчислении налогов на прибыль. Сейчас цель поездки работодатель вправе сформировать устно.

Несмотря на такие нововведения, служебное задание на командировку по-прежнему выдают, если нужно четко сформировать цель поездки, разграничить обязательства, установить перечень и объем работ в период работы сотрудника вдали от основной организации. Задания помогут и при проведении отчетности, когда потребуется оправдать списание произведенных расходов в бухгалтерском учете.

После отмены командировочных удостоверений и заданий основными документами в данной сфере стали положение и распоряжение о направлении работника в командировку. Цель и срок поездки отражают в приказе, а фактическую длительность поездки фиксируют по проездным документам.

Распоряжение о направлении сотрудника в командировку с комментариями эксперта

Смотреть образец

Служебное задание на командировку: обязательно или нет оформлять

Несмотря на то, что обязательное оформление служебного задания на командировки отменили, многие организации по-прежнему продолжают оформлять цель поездки письменно. Ориентируются кадровики на образец служебного задания для направления в командировку.

Такой подход позволяет не только оптимизировать документооборот в целом, но и систематизировать документы и оформлять их в едином формате. Порядок действий при проведении оформления и общем ведении документов рационально прописать во внутреннем локальном нормативном акте компании.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

• используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
• документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

• сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
• если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
• появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил

Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

1. Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
2. Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере «к» означает документацию по командировкам.
3. Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
4. Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
5. Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором — его должность.
6. Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
7. Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
8. Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
9. Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
10. Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
11. После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

• Приказ руководства — основание для поездки;
• Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

• Цели;
• Сроки отбытия/прибытии;
• Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Как написать служебную записку на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены.

Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации.

Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

• письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
• авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

https://www.youtube.com/watch?v=j5D6v4ZcT7s

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет.

Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом.

Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

• руководитель фирмы;
• руководитель структурного подразделения;
• сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Служебная командировка и служебная записка

Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании статьи 166 ТК РФ поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:

• За работником сохраняется основное рабочее место;
• Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно Постановлению Правительства под номером 922, изданное в 2007 году;
• Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в статье 168 ТК РФ.

Служебная записка об отмене командировки — образец

Иногда в связи с производственными или иными причинами необходимо отменить поездку сотрудника. Причины бывают разные:

• Не удалось своевременно решить поставленную задачу в результате тяжелого заболевания сотрудника;
• Погодные условия не позволили продолжать работу;
• Иные значимые причины.

Подобные случаи должны быть предварительно внесены в локальные Положения о командировках. Если она отменяется, то денежные средства должны быть возвращены обратно в кассу. В бухгалтерии существуют основные сроки, в течение которых гражданин должен вернуть обратно деньги. То есть трудоустроенный гражданин компании, который должен быть отправлен в поездку, обязан предоставить денежные средства не позднее трехдневного периода

Обратите внимание на ряд особенностей. Если денежные средства были израсходованы частично, к примеру, на билет, которого не удалось вернуть, то сотрудник не сможет положить остаточные денежные средства в кассу

Дополнительно за ним числятся эти убытки. В таком случае нужно создать приказ, согласно которому денежные средства за невозвратные билеты будут возвращены сотруднику в полном объеме. Нужно обратить внимание, что эти расходы можно внести в бумагу отчета для снижения ставок по налогообложению прибыли. Должны быть соблюдены два условия:

• В документе должно быть указано, что поездка к принимающей стороне была связана непосредственно с получением прибыли;
• Причина отмены служебного задания подтверждается официальными документами, которые никак не относятся к просьбам самой компании.

Служебная записка на командировочные расходы — образец

Служебная записка является официальным документом, без которого сотрудник не сможет отправиться в поездку. Помимо этого, она служит подтверждением текущих расходов, которые были понесены за все время командировки. Чтобы передать компенсационные расходы и оплату, необходимо написать документ согласно общепринятым правилам. Для начала проанализируйте принципы и нюансы записи расходов, которые были понесены гражданином в период осуществления поездки. Они должны быть представлены непосредственно в бухгалтерии. Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь образцом.

Служебная записка на командировку на личном авто — образец

Если гражданин решил отправиться в поездку в 2020 году на собственном транспортном средстве, нужно учесть Положения об особенностях направления сотрудников в поездки, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации под номером 749. Как гласит пункт 7 этого Положения, срок пребывания к принимающей стороне подтверждается проездными официальными бумагами. Однако если работник отправляется на собственном транспортном средстве, этот срок должен быть представлен в записке. Она предоставляется бухгалтерии по возвращении сотрудника из командировки.

Служебная записка на продление командировки

Независимо от причины отъезда или продления командировки работнику, закон требует правильного оформления всех предоставленных документов. Эти правила учитываются в локальных нормативных актах компании. Чтобы продлить служебную записку, необходимо сделать запрос в письменном формате. Речь идет о продлении срока в случае отсутствия противопоказаний по состоянию здоровья и только после согласия работника

Важно соблюдать подобные условия и гражданам, которые воспитывают детей младше трехлетнего возраста. В эту категорию входят и одинокий родитель, который ухаживает за ребенком с ограниченными возможностями и так далее

Чтобы продлить поездку, необходимо оформить документ об этом. При этом сотрудник самостоятельно сможет отказаться от продления командировки. Если работодатель начнет препятствовать, то он будет привлечен к административной ответственности. Стоит отметить, что в записке должны быть веские причины, которые повлекут за собой отсрочки срока поездки.

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

• на проезд;
• по найму жилья;
• суточные;
• иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.

При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).

Что касается суточных, то их при однодневной командировке по России не выплачивают (Положение о командировках, п. 11 абз. 4). Можно прописать для однодневных рабочих поездок особую выплату в локальном акте фирмы, не прибегая к термину «суточные». Такую выплату можно назвать «компенсацией», однако следует иметь в виду, что по ст. 217 НК РФ сумма выше 700 руб. в день может быть признана доходом работника и на нее налоговики обяжут начислить НДФЛ, взносы, доначислить прибыль на сумму не принятых затрат по командировке.

В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

При однодневных зарубежных поездках нужно платить суточные, но в половинном размере от установленной организацией ежедневной нормы (Положение о командировках, п. 20). Эти нормы могут быть фиксированными для всех зарубежных поездок, а могут устанавливаться фирмой в зависимости от страны пребывания. Ежедневный лимит, позволяющий не удерживать НДФЛ и не начислять взносы, — 2500 рублей (выплачивается в валюте соответствующего государства).

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Ее составление требуется, если:

1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

• Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.
• Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.
• Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.
• Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

Читайте так же:   Составление отчета о командировке согласно ТК РФ

1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
2. По центру листа вписывается название.
3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

1. Уважаемый Олег Олегович!
2. В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
3. Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

• 6000 рублей для проживания в гостинице;
• 6000 рублей в качестве суточных;
• 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

• цель поездки;
• дата отбытия и прибытия;
• данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Форма и структура

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
2. По центру листа вписывается название.
3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Дата и подпись сотрудника.

Нюансы составления служебной записки на деловую поездку

Направление сотрудников в деловые поездки может осуществляться как по территории России, так и за границу. При составлении служебной документации данный факт не учитывается, различия будут лишь в размере служебных издержек, понесенных работником в нашей стране и за рубежом. Поэтому при передаче гражданином отчетности, работодатель и бухгалтер должны учитывать местность, откуда он вернулся и высчитывать суточные и авансовые выплаты по тарифам той страны.

Некоторым трудящимся комфортнее отправляться в командировки на личном автотранспорте, особенно в том случае, когда предполагаются многократные переезды. На такое решение гражданина законодатель не устанавливают никаких ограничений, а работодатель не может этому препятствовать. В случае выезда на служебном или личном авто, по приезду командируемый должен приложить к служебной записке путевой лист, а также предъявить начальнику оправдательные документы о понесенных расходах на бензин, которые должны быть лицу компенсированы.

Процедура направления в командировку руководителя организации, не имеет значимых отличий от командирования штатного сотрудника, все положения законодательства распространяются на него аналогичным образом, соответственно, от начальника также требуется составление соответствующих служебных записок. Однако мнение представителей Роструда гласит о том, что руководство должно быть освобождено от оформления подобной документации, так как в его обязанности и так входит подписание распорядительной документации о направлении в командировку. Для того чтобы избежать каких-либо противоречий, рекомендуется в локальных актах организации прописать положение, согласно которому представители руководящего состава будут освобождены от составления служебных записок.

Ещё нет оценки