Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса: как его правильно составить в 2019 году

Условия регистрации ООО по домашнему адресу учредителя или директора

Законодательство не запрещает регистрировать общество с ограниченной ответственностью по домашнему адресу учредителя или директора, но и однозначного разрешения не дает. ГК РФ указывает, что регистрация общества проводится по адресу расположения исполнительного органа, которым является руководитель, а в отсутствие директора, по месту нахождения представителя, который может действовать от имени общества без доверенности. Под эту формулировку попадает регистрация ООО по месту проживания учредителя или руководителя.

Жилищный кодекс также разрешает заниматься бизнесом в жилом помещении, при условии, что собственники не против.

Однако некоторые ИФНС, со ссылкой на ст. 288 ГК РФ, запрещают использовать жилое помещение в качестве юридического адреса. Рекомендуем задать этот вопрос в вашей ИФНС до момента подачи документов.

Регистрация ООО самостоятельно в 2021 году

С какой целью предоставляется

Хотя правовые нормы не предусматривают обязательного предоставления гарантийного письма, в логике контролирующих органов есть весомые аргументы в пользу документа.

Гарантийное письмо подтверждает:

• серьезность намерения и проделанной работы для организации фирмы;
• страхуют от предоставления ложных и несуществующих адресов;
• дают возможность проконтролировать месторасположения фирмы;
• вносятся предварительные данные о месте регистрации.

Органы регистрации и налоговая служба могут позвонить или проверить существование данного адреса. Такой контроль необходим, чтобы предотвратить регистрацию «фирм однодневок» для совершения незаконных операций.

Не может считаться достоверной регистрация в следующих случаях:

• аварийное, недостроенное здание;
• офисы, где уже зарегистрированы юридические лица;
• адреса с государственной регистрацией, запрещенные для коммерческого пользования;
• отказ собственника в регистрации.

Таким образом, гарантийное письмо — важный элемент правового диалога при регистрации предприятия.

При регистрации ООО

В силу того, что фирма находится в состоянии оформления правоустанавливающих документов, заключить договор аренды на данном этапе нельзя. Поэтому оптимальным вариантом станет предварительный договор о намерениях. После того как нашлось подходящее помещение, необходимо, чтобы собственник представил все документы, удостоверяющие право сдавать его в аренду.

Предоставлять помещение может:

• юридическое лицо;
• физическое лицо;
• частное лицо.

Объект может находиться:

• в аренде, соответственно сдается в субаренду;
• принадлежать физическому лицу, то есть частному предпринимателю;
• находится в частной собственности, без оформления ИП.

Для регистрации юридического лица помещение должно быть выведено из состава жилого фонда, для коммерческого использования. В отдельных случаях допускается оформление адреса по месту прописки директора, но регистрирующие организации не приветствуют такого рода практику.

От юридического лица

Предварительное согласие юридического лица на регистрацию адреса фиксируется в гарантийном письме. Письмо рекомендуют составлять по определенному образцу, хотя официальной, закрепленной законодательно формы нет. К письму прилагается пакет документов, которые устанавливают право распоряжаться помещением, его соответствие нормам юридического адреса и технические характеристики.

Данные, указанные в гарантийном письме от юрлица:

• все реквизиты фирмы, предоставляющей аренду;
• налоговая инспекция, которая проводит регистрацию;
• технические данные помещения, площадь;
• регистрация, где находится здание;
• предварительное согласие на аренду;
• данные фирмы и руководителя, которая проходит регистрацию.

К гарантийному письму прилагается пакет документов, которые дают исчерпывающие данные о будущем офисе.

Налоговая служба принимает документы, оформленные соответствующим образом. Это могут быть прошитые страницы, заверенные у нотариуса, либо скрепленные листы, с проставленными печатями на каждой странице, организацией, которая предоставляет аренду.

Может ли фирма отказать в аренде, после того как было оформлено гарантийное письмо? Предварительный договор и письмо носят характер намерения и не несут юридических обязательств. Если по каким-либо причинам соглашение была расторгнуто, то в течение трехдневного срока нужно известить налоговую службу (формы Р13001, Р14001).

В случае, когда помещение принадлежит физическому лицу (частному предпринимателю), процедура оформления идентичная. Только не требуется согласие владельца, так как предприниматель сам является собственником.

От собственника помещения

Когда помещение находится в частной собственности, выведенной из жилого фонда, ФМС требует подтверждение согласия собственника. По предварительной договоренности будущий арендатор обязан предупредить владельца, что по указанному адресу могут звонить.

Подтверждается согласие на аренду, регистрация и телефон. В отдельных случаях могут посетить помещение службы ФМС.

В письме указываются:

• паспортные данные;
• адрес;
• телефон.

В обязательном порядке представляются документы: на право владения собственностью и техдокументация помещения.

Владелец должен расписаться в гарантийном письме. Чтобы удостоверить подлинность документа, его заверяют у нотариуса. Если владелец не будет отвечать на телефонные звонки, то могут возникнуть подозрение о неправдивости документа и отказе в регистрации.

Куда и когда подавать?

Желающий прописаться человек отправляется в территориальное подразделение миграционной службы и подает туда следующие бумаги:

• заявление на регистрацию;
• согласие владельца квартиры и всех, кто там прописан;
• общегражданский паспорт.

Обычно на процедуру требуется от 3 до 10 дней, после чего человек будет считаться полноценным обитателем квартиры.

Для того, чтобы прописать нового проживающего, сложного ничего нет. И, как становится ясно, это вовсе не отдача жильцу в собственность «куска» своей квартиры. Лучше всего, конечно, когда между людьми устанавливается взаимопонимание — это позволит избежать юридических разбирательств в дальнейшем.

Необходимость гарантийного письма в 2019 году

Имущество новой фирмы формируется за счет вкладов ее собственников. Однако, в самом начале деятельности крупных объектов таких, как помещение, у предприятия может не быть.

Поэтому при регистрации ООО, как правило, приходится заключать договора аренды с третьими лицами. Но оформить подобное соглашение компания до регистрации не может, так как не обладает соответствующими правами и обязанностями в качестве юрлица. Их предприятие получит только после постановки на учет в налоговом органе.

Если собственники компании избегают использования в качестве юрадреса своих адресов, то они могут воспользоваться возможностью, которую предоставляет им законодательство.

Согласно нормативным актам учредители могут в пакет на регистрацию в ИФНС включить письмо с гарантией от владельца, который будет в последствии выступать арендодателем, что он заключит с новой организацией соглашение на аренду помещения.

В этой ситуации данное гарантийное письмо будет являться подтверждением юридического адреса при регистрации, когда в создаваемой компании отсутствует собственный адрес

Этот документ не включается в список обязательных бланков при регистрации фирмы, но имеет важное значение. Связано это с тем, что ИФНС сможет из-за недостоверности адреса в представленных сведениях, при отсутствии такого письма отказать в постановке на учет новой фирмы

Важно! При этом очень важно понимать, что предоставление юридического адреса должно происходить от реально существующих собственников помещения, располагающихся в здании по нему. Данная информация проверяется со стороны представителей налоговой, которые могут позвонить или прийти посмотреть, что действительно там находится.. Предоставление письма с гарантией необходима также и в случае, когда происходит аренда юридического адреса

То есть фактически фирма будет располагаться в другом месте, но по данному адресу будет приниматься звонки и письма от имени регистрируемой компании

Предоставление письма с гарантией необходима также и в случае, когда происходит аренда юридического адреса. То есть фактически фирма будет располагаться в другом месте, но по данному адресу будет приниматься звонки и письма от имени регистрируемой компании.

Договор аренды рабочего места с предоставлением юридического адреса

Для функционирования отдельных юридических лиц, например, оказывающих парикмахерские, косметические и иные подобные услуги, не требуется целое помещение — достаточно арендовать рабочее место в салоне или парикмахерской.

Подпишитесь на рассылку

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законодательство не запрещает аренду части нежилого помещения. Более подробно данный вопрос освещен в п. 9 Постановления Пленума ВС РФ «Об отдельных…» от 17.11.2011 № 73, который указывает, что к подобным договорам применяются общие правила ГК РФ об аренде нежилых помещений

Аналогичным образом на аренду части помещения для рабочего места распространяются правила о необходимости регистрации обременения прав собственника в Росреестре, если период действия договора превышает 12 месяцев (п. 2 ст. 651 ГК РФ).

Условия договора аренды рабочего места

Помимо существенных условий, предусмотренных ГК РФ для договора аренды (необходимость согласования предмета договора и размера арендных платежей), в сделке по временному использованию рабочего места следует урегулировать:

• порядок аренды требующихся для предпринимательской деятельности принадлежностей, если помимо площади также арендуется и собственно рабочее место;
• порядок доступа арендатора в помещение;
• вопросы взаимодействия с другими арендаторами и сотрудниками арендодателя (если таковые имеются);
• порядок определения размера и оплаты коммунальных услуг.

Аренда рабочего места под адрес — специфика

При аренде площади под рабочее место следует помнить о требованиях п. 3 ст. 607 ГК РФ, который указывает, что в договоре аренды объект соглашения должен быть четко обозначен. В противном случае условие о предмете договора будет считаться несогласованным, а сам договор незаключенным.

Поэтому к договору лучше приложить схему с четко обозначенной арендуемой площадью, ее границами, а также с привязка к объектам, обозначенным в технических или кадастровых документах на помещение.

Подробное описание объекта аренды позволит избежать трудностей с регистрацией договора в Росреестре, что ускорит оформление юридического адреса.

Еще один момент при заключении договора —получение согласия собственника на указание арендованного рабочего места в качестве юридического адреса. Необходимость данной формальности вытекает из п. 5 постановления Пленума ВАС РФ № 61, который указывает, что собственник имеет право в любое время подать заявление в Росреестр о запрете использования адреса принадлежащего ему объекта в качестве юридического адреса организации-арендатора (если только ранее он не дал соответствующего согласия).

***

Итак, в качестве юридического адреса организации могут быть приняты координаты здания или помещения, которое организация арендует. В связи с тем, что достоверность и полнота адреса юридического лица имеют значение при установлении факта получения юридически значимых сообщений, реорганизации компании, участии в государственных закупках и т. д., при заключении договора аренды  адрес арендуемого объекта следует указывать точно и безошибочно.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Договор».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оформление письма

Письмо можно писать на простом обычном листе бумаге или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Второй вариант является более предпочтительным, поскольку он придает посланию солидность и значимость. Кроме того, письмо можно написать от руки или напечатать (с обязательной дальнейшей распечаткой). Рукописное послание будет свидетельствовать о более теплом, дружеском отношении отправителя к адресату.

Письмо пишется в одном оригинальном экземпляре, информация о нем обязательно должна быть занесена в отдельный журнал учета исходящей корреспонденции (здесь следует поставить отметку о дате и номере послания).

2 точка зрения — регистрация ООО на домашний адрес невозможна

Данной позиции придерживаются некоторые инспекции, отказывая в регистрации по следующим основаниям. Согласно статье 288 ГК РФ жилые помещения предназначены для проживания граждан. Размещение в них предприятий, учреждений, организаций допускается только после перевода такого помещения в нежилое.

Учитывая изложенное, однозначно сказать, откажет ли налоговый орган в регистрации ООО по месту прописки директора или учредителя, нельзя. Рекомендуем заранее уточнить точку зрения конкретной инспекции и в случае потенциального отказа ознакомить налоговый орган с позицией ФНС.

Оформление письма

Письмо можно писать на простом обычном листе бумаге или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Второй вариант является более предпочтительным, поскольку он придает посланию солидность и значимость. Кроме того, письмо можно написать от руки или напечатать (с обязательной дальнейшей распечаткой). Рукописное послание будет свидетельствовать о более теплом, дружеском отношении отправителя к адресату.

Письмо пишется в одном оригинальном экземпляре, информация о нем обязательно должна быть занесена в отдельный журнал учета исходящей корреспонденции (здесь следует поставить отметку о дате и номере послания).

Просьба

В идеале договориться с арендодателем о предоставлении юридического адреса можно и лично. Однако многие из них желают оформить просьбу в письменном виде на случай потенциальных неприятностей.

Заключенный договор аренды помещения и письмо с просьбой о предоставлении адреса смогут в дальнейшем уберечь от потенциальных сложностей с налоговиками и судебными приставами.

Письмо-просьба оформляется предельно просто, всего из нескольких структурных элементов:

• «шапки письма», в которую входит наименование арендодателя и ФИО, паспортные данные и домашний адрес будущего предпринимателя;
• просьбы о предоставлении гарантии;
• даты вручения письма и подписи автора.

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

• номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
• название организации-адресата;
• ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
• тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
• основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
• данные отправителя;
• должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

Задолженности

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

В налоговую

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение

На оплату арендуемого помещения

Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам

Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке

На выполнение работ

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Гарантийное письмо в ФСС о выплате пособия

Адресантом выступает управляющий местного отделения Фонда социального страхования. В начале обязательно приводятся данные ООО или ИП: название, номера регистрационный и ИНН, юридический адрес. В бумаге указывают делопроизводственный номер с датой написания.

В основной части гарантируется полностью выплатить начисленные за определенный срок пособия в законные сроки. Заявляется также готовность принять предусмотренную законом ответственность в случае нарушения обязательств.

Подписывают текст ответственные за социальное страхование – руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Приобретенного товара

Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств

В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства

На кого возложить формирование письма-согласия

Обычно подобные письма пишутся в секретариате, по поручению директора организации. Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист. Но вне зависимости от того, кто именно занят в создании письма-согласия о сотрудничестве, этот человек должен обладать навыками деловой переписки, хорошо владеть правилами русского языка по части лексики, грамматики, орфографии, стилистики и культуры речи. При этом к составлению письма следует относиться щепетильно и крайне внимательно, не нарушая не только своих интересов, но и интересов потенциального контрагента.

Регистрация ООО в нежилом помещении

Зарегистрировать организацию в нежилом помещении учредители имеют право также только с согласия его законного собственника. Отличие от жилого помещения заключается в том, что такое согласие называется гарантийным письмом.
Такое письмо является только документом, ставящим собственника в известность того, что в его в здании планируется регистрация организации, и он с этим согласен. Выдавать гарантийное письмо имеет право любой владелец здания, причем как физическое, так и юридическое лицо.
Данное письмо не обязательно при регистрации ООО, но инспектор налогового органа может его попросить для подтверждения достоверности юридического адреса. Чтобы избежать возможных трудностей, рекомендуется заранее его составить и при подаче документов на регистрацию ООО иметь при себе.

Для юридического лица такой документ желательно составлять на фирменном бланке. Официальная форма гарантийного письма отсутствует, поэтому писать его необходимо в свободной форме, указав следующие данные:

На кого возложить формирование письма-согласия

Обычно подобные письма пишутся в секретариате, по поручению директора организации. Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист. Но вне зависимости от того, кто именно занят в создании письма-согласия о сотрудничестве, этот человек должен обладать навыками деловой переписки, хорошо владеть правилами русского языка по части лексики, грамматики, орфографии, стилистики и культуры речи. При этом к составлению письма следует относиться щепетильно и крайне внимательно, не нарушая не только своих интересов, но и интересов потенциального контрагента.