Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование

Найденые документы по теме «протокол образец»

1. Образец. Форма краткого протокола Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма краткого протокола форма краткого протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. производственного совещания председатель — се…
2. Образец. Форма протокола Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма протокола

   форма протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. председатель — секретарь — присутство…

3. Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса

   протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса протокол nо. от «» 20 г. заседания правления (пол…

4. Образец. Протокол допроса свидетеля Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол допроса свидетеля

   протокол допроса свидетеля число, месяц, год словами, город области (республики). я, (фамилия, имя, отчество), государственный нот…

5. Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества

   протокол no. заседания комиссии по ликвидации (открытого/закрытого) акционерного общества (наименование) г. «» 20 …

6. Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии

   протокол n заседания комиссии по ликвидации акционерного общества* (открытого/закрытого) (наименование) г. «»20г. присутс…

7. Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао Документы делопроизводства предприятия → Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао

   из протокола общего собрания акционеров (полное наименование ао) повестка дня: 1. об изменении устава ао. по п. 1 выступил…

8. Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации

   протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации протокол учредительного собрания некоммерческой…

9. Образец протокола общего собрания работников Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола общего собрания работников

   общество с ограниченной ответственностью «баромир» протокол № общего собрания работников г. «» 20г. всего работников организации – человек …

10. Образец протокола собрания трудового коллектива Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола собрания трудового коллектива

    протокол № общего собрания работников город «» 20года списочный состав: чел. штатные: чел….

11. Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью

    образец протокол n 1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью «название общества» москва «»1995г. присутствова…

12. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд…

13. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд…

14. Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда

    протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда п р о т о к о л собрания учредителей некоммерческой ор…

15. Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда

    П Р О Т О К О Л собрания учредителей некоммерческой организации гуманитарного фонда «» г. «» 20 г. Присут

Как организовать

Такое мероприятие может быть организовано советом дома, управдомом, Управляющей Компанией или просто инициативной группой, решившей вынести на обсуждение соседей значимые вопросы и проблемы.

При недостаточном соблюдении порядка проведения и организации ОС его решения могут считаться недействительными:

• Собственники квартир и просто жильцы должны быть уведомлены о мероприятии за 10 дней до него.
• Проведение ОС, если оно очное, должно быть запланировано в помещении, которое может разместить всех присутствующих.
• Для уведомления используется несколько способов – можно разместить объявление возле подъездов, в проходных местах двора, разослать заказные письма или сделать рассылку информации электронной почтой.
• В уведомлении указывается место, дата проведения, порядок дня.
• Если собственники квартир не могут все присутствовать на собрании, возможно его проведение в заочной форме или очно-заочной.

Решение собрания будет законным, если за него проголосует не менее 51% собственников. Поэтому нужно выбирать форму ОС, при которой все смогут высказать мнение и проголосовать по поставленным вопросам:

1. Рекомендуется выбирать время для мероприятия, когда на работе или занятиях находится меньше всего людей, проживающих в доме. Но такое время найти сложно, поэтому проще раздать бланки для голосования и собрать их потом.
2. Для собрания выбирается комиссия, которая сможет грамотно составить его протокол.
3. В протоколе указываются списки присутствующих и списки только собственников квартир. Также иногда нужна и информация о площади жилья, поэтому инициативная группа, собирающая людей на данное мероприятие, должна собрать заранее и некоторую техническую информацию по каждому адресу.

Составление протокола

Порядок ведения протокола целесообразно рассматривать применительно к трем этапам
:

1. Подготовительные действия;
2. Составление протокола;
3. Ознакомление с протоколом заинтересованных лиц.

Во время собрания секретарь осуществляет полную и подробную запись хода обсуждений
, после чего он в максимально сжатые сроки обязан составить протокол и представить его для ознакомления и утверждения председателю.

Помимо секретаря и председателя, протокол должен быть подписан всеми участниками.

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
• данные по председателю совещания и секретаря;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко,  если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Чтобы рассчитать продолжительность совещания:

• Уточните у председателя регламент каждого выступления.

• Запланируйте перерывы, если это необходимо.

• Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

20 %.

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

Особенности заполнения протокола проверки знаний по охране труда

На основании протокола проверки знаний по охране труда заполняются и выдаются удостоверения на право выполнять работы по соответствующему профилю. Поэтому к его оформлению предъявляются такие же строгие требования, как и к ведению журналов инструктажей.

• Формировать документ протокола нужно так, чтобы хотя бы одна-две подписи располагались на той же странице, что и таблица. Размещать подписи на отдельном листе нельзя, поскольку такой лист теоретически можно подложить под любой документ.
• Протоколы проверки знаний заполняются обязательно нестираемой ручкой. Карандашом этого делать нельзя.
• В протоколах запрещены исправления, подтирания лезвием, зачеркивания (например, нельзя зачеркивать «не» в «не сдал» или «не знает»), закрашивание корректором.
• Если в заполнении таблицы произошла ошибка, нужно сделать новый экземпляр протокола. Вариант вычеркнуть полностью строку и внести соответствующую запись ниже таблицы является спорным. Теоретически это возможно сделать уже после окончания экзамена по каким-то неправильным соображениям, поэтому такая запись может быть расценена как недействительная.
• Перед началом экзамена целесообразно дать испытуемым бланк протокола, чтобы они проверили правильность указания своих Ф. И. О, должностей, названий предприятий. Это поможет избежать технических ошибок, которые, если их выявить позже, принесут массу неудобств.
• Нельзя оставлять в таблице пустые строчки, даже если после того, как все экзаменуемые сдадут экзамен, их планируется «погасить» латинским Z.
• Если работник отсутствовал на экзамене, напротив его фамилии в графе «Результат проверки знаний» пишется «отсутствовал» или другая фраза, которая однозначно характеризует событие. Протокол при этом переделывать не нужно.

Как составлять протокол общего собрания собственников многоквартирного дома

Как правильно составить протокол общего собрания собственником многоквартирного дома интересует не только председателя ТСЖ или руководителя управляющей организации, но и любого собственника, который может захотеть быть инициатором собрания. Чтобы оформить протокол общего собрания не обязательно обращаться к юристам или юридическим организациям, а возможно сделать это и самому, внимательно изучив Жилищный Кодекс РФ, а также приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства от 25 декабря 2015 года № 937/пр, который вступил 29 апреля 2021 года. Этот приказ упорядочил формат составления протокола общего собрания, а также порядок передачи копий протокол в уполномоченные органы. Вот такого алгоритма необходимо придерживаться для составления правильного протокола общего собрания собственников. Итак, данный протокол составляется в течении 10 дней после проведения собрания. Ведется он секретарем собрания, который также избирается большинством голосов. Обязательно в протоколе должны быть указаны следующие реквизиты:

Название документа – здесь всё просто, он так и называется — протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

Номер и дата протокола – датой является дата подсчета голосов общего собрания, а номером, порядковый номер проведения собрания в данном году.

Дата и место проведения общего собрания. Если собрание проходит в очной форме, то указывается адрес его проведения, если же собрание проводится в очно-заочной форме или заочной, то указывается адрес, по которому передавались оформленные решения собственников. Если собрание проводится в системе ГИС ЖКХ, то просто указывается адрес многоквартирного дома. Если собрание продолжается несколько дней, то указывается как дата начала собрания, так и дата его окончания. Будьте внимательны, даты в уведомлении о собрании и в протоколе должны совпадать.

Содержательная часть протокола общего собрания. В начале содержательной части должен быть адрес многоквартирного дома, вид общего собрания (годовое, внеочередное) и форма его проведения (очное, заочное, очно-заочное голосование). Сама содержательная часть состоит из двух частей. В содержательной части должны быть указаны следующие сведения: об инициаторе собрания, председателе и секретаре собрания, об общем количестве голосов собственников в доме, количестве голосов, принявших участие в собрании, об общей площади жилых и нежилых помещений, о повестке дня и наличии кворума. Если на собрании присутствуют менее 15 человек до дальше указываются присутствующие на нём собственники, если больше, то эта информация указывается в приложении. Также обязательно указываются и приглашенные лица.

Дальше в основной части указываются вопросы, которые рассматриваются на повестке дня. Включать в повестку пункт разное нельзя, все вопросы должны излагаться конкретно и по делу.

В тексте протокола должны быть указаны следующие разделы: СЛУШАЛИ – это кого заслушивали на собрании по каждому вопросу повестки дня, ПРЕДЛОЖЕНО – это какие предложения поступили во время собрания и РЕШИЛИ – здесь указывается количество голосов за, против, воздержались по каждому вопросу повестки дня.

Указывается место хранение протоколов общих собраний и решений собственников.

Самое главное, что касается новых изменений так это, что следующий перечень приложений является обязательным:

Реестр всех собственников в доме с указанием полных данных о них, уведомление о проведении общего собрания, список собственников присутствующих на собрании, решения собственников в случае очно-заочного или заочного проведения собрания и любые документы, которые имеют отношение к собранию.

Все приложения к протоколу подлежат нумерации и являются его неотъемлемой частью протокола.

Протокол обязательно подписывается председателем и секретарем собрания с расшифровкой фамилий и инициалов.

Приложение №2 к приказу Минстроя России указывает порядок передачи копий протоколов общих собраний в надзорный орган. Теперь в течении пяти дней инициатор собрания после подведения итогов обязан передать в орган государственного жилищного контроля копию решения общего собрания.

Протокол собрания учредителей о создании ООО

Этот документ однозначно подтверждает выражение воли учредителей о создании ООО, поэтому протокол собрания учредителей должен содержать следующие сведения:

1. Место, дату и время проведения общего собрания.

2. Сведения об учредителях, участвующих в общем собрании. Для учредителей — физических лиц указывают паспортные данные. Для учредителей, являющихся юридическим лицом, указывают полное наименование организации, юридический адрес, коды ОГРН, ИНН, КПП, сведения о лице (лицах) организации, принимающих участие в собрании, и подтверждение их полномочий. Здесь же указывают, кто из учредителей будет председателем общего собрания и его секретарем.

3. В повестку дня вносят вопросы, которые должны быть рассмотрены на общем собрании учредителей:

• Учреждение Общества и утверждение его организационно-правовой формы.
• Утверждение наименования и места нахождения Общества.
• Утверждение размера уставного капитала, размера и номинальной стоимости долей учредителей Общества, порядка и срока оплаты долей учредителей Общества в уставном капитале.
• Утверждение Устава Общества.
• Назначение Генерального директора Общества.
• Утверждение порядка совместной деятельности учредителей по созданию юридического лица.

4. Результаты голосования по каждому вопросу

Обратите внимание, что на первом собрании учредителей об учреждении ООО голосование по каждому вопросу может быть только единогласным

5. Итоги собрания в виде «Постановили…»

6. Подписи учредителей, участвующих в общем собрании. Хотя закон требует подписей только тех, кто присутствовал на собрании, рекомендуем ставить под протоколом подписи всех учредителей.

Бесплатно создайте протокол собрания учредителей в нашем сервисе.

Протокол общего собрания участников ООО

Общее собрание участников – это высший орган управления обществом, поэтому в его компетенции находятся все важные вопросы деятельности ООО. Перечень таких вопросов приведен в статье 32 закона «Об ООО». Приниматься решения общего собрания могут единогласно, простым большинством или 2/3 голосов от общего числа участников. Информацию о том, какие вопросы требуют определенного количества голосов, вы найдете в законе «Об ООО».

Если вы создаете ООО с равными долями 50/50, то имейте в виду, что в случае разногласий участники могут не прийти к единому мнению ни по одному вопросу, т.к. при этом не соблюдается даже правило простого большинства. Во избежание конфликтов рекомендуется устанавливать пропорцию долей хотя бы 51/49.

По правилу статьи 34 закона «Об ООО», очередные (запланированные) общие собрания участников проводятся в сроки, определенные уставом, но не реже одного раза в год. В случаях, прописанных в уставе, а также во всех других ситуациях, когда затронуты интересы общества и его участников, проводятся внеочередные общие собрания. Порядок проведения внеочередных собраний приводится в статье 35 закона «Об ООО».

Возвращаемся к статье 181.2 ГК РФ, в которой указаны обязательные требования к содержанию протокола:

• дата, время и место проведения собрания;
• сведения о лицах, участвующих в собрании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
• сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Если же участники общества не могут провести собрание очно, например, по причине нахождения в разных городах, то ГК РФ предусматривает вариант заочного голосования, кроме вопросов по утверждению годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов. Чтобы провести заочное голосование, участники заполняют бюллетень для заочного голосования и высылают директору общества, на основании чего он составляет протокол общего собрания.

Обращаем внимание пользователей на то, что с 1 сентября 2014 года протокол общего собрания (в том числе, и протокол собрания учредителей ООО) должен быть заверен нотариально. Если же в протоколе или уставе указан другой способ фиксации голосования (как вариант, видеосъемка и аудиозапись), то без нотариального заверения можно обойтись

Протокол родительского собрания — образец 2020

Шаблон протокола родительского собрания в школе — образец составления документа, без которого все разработанные и принятые решения будут не руководством к действию, а простыми словами, не обязательными к исполнению.

Воспитание ребенка — это зона ответственности родителей. Когда он пошел в школу, к этому процессу подключаются педагоги. В процессе этой работы педагоги и родители взаимодействуют между собой, принимают и воплощают в жизнь какие-то совместные решения.

Основной формой этого взаимодействия является родительское собрание. Это мероприятие — главный способ коммуникации между педагогами и родителями. Собрание — и обязанность, и прерогатива классного руководителя. Родительское собрание сопровождают те же атрибуты, что и любое другое совместное мероприятие: повестка и протокол.

В него заносятся все решения, которые приняты в ходе совместной работы учителей и родителей. Если они пришли к мнению, что ученики, например, должны поочередно дежурить по классу или столовой, если решили проводить внеклассные мероприятия с участием родителей, то все выступления присутствующих, все вопросы, которые они задают, все выводы, к которым они пришли, вносятся в протокол.

Как составляется протокол

Протокол оформляется по тем же правилам делопроизводства, что и любой другой официальный документ, который обычно составляется секретарем. Но на родительском собрании секретарем является сам классный руководитель.

Но заполнять протокол ему некогда, ведь, по сути, он является модератором этого мероприятия: ведет собрание, фиксирует выступления и так далее. И протокол целесообразно приготовить заранее. Для этого возьмите обычный бланк учебного заведения и внесите следующую информацию:

• название школы. Обозначается полное наименование учебного учреждения: «МБОУ СОШ №…»;
• название документа: «Протокол»;
• дата проведения собрания;
• список присутствующих. Каждый родитель впишет себя от руки в специально оставленных полях или приложите уже готовый список, оставив место для подписи родителей. Кроме того, в список необходимо включить других педагогов или представителей организаций, которые присутствуют на собрании;
• следующий обязательный пункт — повестка родительского собрания в школе, она фиксирует вопросы и темы, которые классный руководитель хотел бы обсудить с родителями;
• выступления участников. Кратко указывается, кто выступал и о чем говорил;
• решения по каждому вопросу;
• список ознакомления. В нем каждый присутствующий ставит свою подпись, соглашаясь с тем, что с документом он ознакомлен.

На собраниях выступают и представители других организаций, чтобы ознакомить родителей с важной информацией. Полиция проводит профилактику подростковых преступлений, инспектор ГИБДД рассказывает о необходимости соблюдения правил дорожного движения, врач напоминает о важности вакцинации против гриппа

В этом случае к протоколу прикладывается еще один лист ознакомления, в котором оставляют автограф все присутствующие.

Зачем нужно оформлять протокол

Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения. Бумага должна быть составлена во время:

• встреч с представителями других учреждений;
• решения проблем, вынесенных на комиссию;
• проведения переговоров.

Главная цель документа – документальная фиксация договоренностей, которые были приняты совместно.

Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Все решения, которые были вынесены в ходе мероприятия, протоколируются.

Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:

коррекции перечня лиц, являющихся учредителями;
реорганизации компании;
ликвидации предприятия;
иных вопросов, оказывающих важное влияние на деятельность фирмы.

Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Скачать протокол

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными.

Требования

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

• времени проведения встречи;
• адресе проведения мероприятия;
• количестве голосов, которыми обладают участники;
• общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
• ФИО лица, которое является председателем собрания;
• лицах, входящих в состав президиума;
• списке проблем, которые выносятся на повестку дня.

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Особенности

Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:

• определяет повестку дня;
• начинает сбор нужных бумаг;
• оповещает все участников, которые имеют право принимать участие в мероприятии, о месте проведения собрания;
• рассылает данные, которые позволяют составить представление о вопросах повестки дня, участникам.

Перед началом совещательных процессов, секретарь обязан внести в протокол информацию об участниках мероприятия.

Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании. Число голосов, зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме.

Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно. Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи.

Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия. Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список.

Фиксации подлежат следующие документы:

• сообщения выступающих;
• проекты, которые предлагают реализовать для решения вопроса;
• иная документация, которая оказала влияние на принятие решения.

Если часть бумаг останется не внесенной в список, протокол может потерять юридическую силу.

Описание разделов

Протоколировать вопросы и бланк переговоров нужно по следующей схеме:

• предложения слушали;
• во время заседания выступали следующие участники;
• постановление и решение было принято (список сотрудников, заключение).

Нужно ознакомиться с правилами оформления согласно ГОСТу:

Раздел «Слушали». Если протокол составляется по краткому содержанию, тогда здесь указывается только фамилия выступающего. В полном документе дополнительно обозначаются инициалы и подробное содержание доклада. Секретарь должен написать сообщение, всю информацию и отчёт. Когда докладчик представляет на всеобщее обозрение вопросы в письменном виде, тогда в поле темы выступления нужно сделать пометку, что текст прилагается. Вместе с протоколом подшивается копия с содержанием.
Раздел «Выступили». В кратком документе указываются только фамилии людей, которые предложили свои варианты решения спорных вопросов и конфликтов на предприятии. В полном протоколе отображают всю информацию, которая прозвучала на конференции. Это могут быть даже встречные вопросы, дискуссии и обсуждения.
Раздел «Постановили». Здесь фиксируют общее решение, которое было принято с помощью голосования. Его формулируют кратко, лаконично и без лишних подробностей

Важно детально отобразить информацию, чтобы она не имела другого толкования и была осмыслена правильно. В этом разделе указывают фамилии людей, которые принимали участие в голосовании, поддержали идею, выступили против или воздержались от дискуссии

Решение может содержать неограниченное количество пунктов. Они должны нумероваться и располагаться в порядке значимости.