Что такое электронный документооборот? полное определение понятия, функции, плюсы и минусы электронного документооборота

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

Производственный документооборот;

Управленческий документооборот;

Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);

Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);

Бухгалтерский документооборот;

Складской документооборот;

Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;

Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Как пригласить контрагента к ЭДО

В Диадоке обмен документами возможен только после того, как обе стороны добавили друг друга в список контрагентов. Для этого нужно обменяться приглашениями.

Как принять приглашение

1. Перейдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Если есть новые запросы от контрагентов, то напротив него будет какое-то число.

2. Наведите курсор на строку с нужной организацией и нажмите на кнопку «Принять приглашение». Организация будет добавлена в список ваших контрагентов.

3. Если вы не планируете обмениваться документами с этой организацией, нажмите на кнопку «Отказать». Контрагенту будет отправлен отказ в запросе, организация попадет в список «Заблокированные». Чтобы убрать контрагента из этого списка, ему нужно будет отправить новое приглашение.

Как отправить приглашение

1. На вкладке «Контрагенты» нажмите на «Поиск и приглашение». В строке поиска введите название или ИНН организации. Наведите курсор на нужную организацию и нажмите кнопку «Отправить приглашение».

2. Вы можете проверить сразу всех своих контрагентов, загрузив xls-файл со списком ИНН. Таблицу можно выгрузить из 1С или подготовить вручную. В сервисе есть подсказки, следуйте им.

3. На открывшейся странице с результатами проверки организации будут сгруппированы по признаку работы в сервисе: работают в Диадоке, есть доступ, не подключены. Приглашения можно отправить сразу всем организациям, нажав на кнопку «Пригласить все», либо выбрать нужные. После того как организации примут приглашения, они появятся в разделе «Ваши контрагенты».

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

Перейти на ЭДО слишком сложно

После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется: работать можно даже в браузере. Например, веб-сервис Диадока похож на электронную почту. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы. 

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. С внедрением помогут специалисты Контура: они подробнее расскажут о каждом интеграционном решении, наладят работу  и научат обмениваться электронными документами в вашей учетной системе. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину. 

На ЭДО нужно переводить контрагентов 

Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает ее с помощью:

— сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас; 

— бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов. 

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они напишут приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организуют рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, проведут обучающие вебинары. По данным экспертов, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после знакомства с сервисом и его возможностями. Подробнее о том, как можно привлечь контрагентов, мы рассказали на сайте Диадока. 

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи. Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном 

Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. 

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются. 

Функции поиска

Directum

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Docsvision

В Docsvision поддерживается создание сложных поисковых запросов с помощью XML, а также распределение прав доступа к поискам.

Недостаток – медленное действие панели просмотра.

ELMA

В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Optima WorkFlow

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

1С: Документооборот 8

Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа. Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и классифицируемым. По результатам поиска производится построение отчетов.

В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации.

Элементы систем внешнего ЭДО

Клиент — организация или частное лицо, принимающая участие в ЭДО и имеющая электронную подпись. Оператор ЭДО предоставляет своим клиентам платформу для обмена документами.

Электронная подпись (ЭП) — специальным образом сформированный набор данных, позволяющий однозначно идентифицировать участника ЭДО. Этот набор присоединяется к электронному документу и свидетельствует его подлинность.

В РФ приняты три класса электронной подписи. Они различаются уровнем защиты и назначением.

• Простая подпись – удостоверяет, что документ отправлен конкретным лицом — владельцем этой подписи. Применяется для подтверждения личности отправителя e-mail в адрес официальных учреждений различного уровня или конкретных должностных лиц.
• Усиленная неквалифицированная подпись – удостоверяет как отправление электронного документа конкретным лицом, так и то, что в документ не вносились изменения с момента подписания. Применяется при удостоверении документов, для которых необязательна печать. Эта подпись формируется с применением средств шифрования, допускаются сертификаты, выпущенные и неаккредитованным удостоверяющим центром.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) – формируется с применением программных средств шифрования, сертифицированных ФСБ. КЭП использует сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, выступающего гарантом подлинности подписи. ЭД, подписанный КЭП, имеет равные права с документом на бумаге, заверенном личной подписью. Опротестовать КЭП можно только по решению суда. КЭП применяется для взаимодействия госорганов с использованием государственных информационных систем

Удостоверяющий центр (УЦ) — государственная или общественная организация, выдающая электронные подписи (сертификаты).

Репутация УЦ принимается неоспоримой всеми участниками оборота электронных документов. УЦ выпускает сертификаты для организаций и частных лиц — участников оборота. В ходе транзакций УЦ подтверждает подлинность той или иной электронной подписи.

Аккредитованный удостоверяющий центр находится в договорных отношениях с корневым УЦ и обязан выполнять все требования законодательства страны нахождения.

Оператор ЭДО — коммерческая организация, предоставляющая участникам технологическую платформу для осуществления ЭДО. Предоставление осуществляется на коммерческой основе с заключением договора. Оператор ЭДО проходит обязательную сертификацию в государственных органах

Электронная торговая площадка (ЭТП) — это комплекс коммуникационных каналов, программных и аппаратных средств, предназначенный для организации торговли между коммерческими и государственными организациями, а также частными лицами.

Электронная торговая площадка объединяет в единой информационной среде продавцов и покупателей различных продуктов и сервисов, предоставляя им ряд сопутствующих услуг. Множество ресурсов глобальной сети предлагают услуги по сведению вместе поставщиков и потребителей, помогают им заключить сделку и выступают в большей или меньшей степени гарантом такой сделки.

Чтобы минимизировать свои затраты, покупатели могут организовывать электронные торги в виде прямых и обратных аукционов, конкурсных закупок, запросы котировок и предложений, — оптимизируя затраты. Продавцы получают легкий, оперативный и удобный доступ к рынку и удобную площадку для продвижения своих продуктов.

• ЭТП для размещения государственного заказа— это ЭТП, отобранные Минэкономразвития РФ и ФАС РФ для открытых аукционов в электронной форме.
• ЭТП по продаже имущества должников (банкротов). Ими стали все электронные площадки, проводящие государственные закупки.
• ЭТП для размещения заказов по 223-ФЗ.
• ЭТП для коммерческих заказчиков — здесь осуществляют торги коммерческие предприятия по более гибким правилам.
• Коммерческие специализированные ЭТП, созданные для конкретной корпорации. Например: площадка Газпрома по продаже нефтепродуктов.
• Коммерческие многопрофильные электронные торговые площадки с универсальным набором продуктов и сервисов.

Широко известны такие ЭТП, как Aliexpress и E-bay.

На них права потребителя защищаются как правилами функционирования площадок, так и системой рейтинга — каждый покупатель оценивает продавца.

КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований. Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.

■ Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.

■ Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.

■ Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.

■ Первичные документы бухгалтерского учета создаются в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.05.2016), и законодательство уже давно допускает возможность использования электронных документов. Однако именно из-за многоукладности российского делопроизводства большинство организаций вынуждено использовать смешанный документооборот.

■ Договорная документация создается в процессе осуществления деятельности при оформлении взаимоотношений с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения оформляются документами, созданными на основе положений Гражданского Кодекса РФ.

■ Научно-техническая документация создается при проектировании, изготовлении и использовании каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения. В настоящее время ее разработка и использование, как правило, ведется в электронном виде. Необходимо отметить, что нормативные и методические документы, регламентирующие порядок работы с нею, в основном созданы еще в доэлектронную эру, что создает для электронных документов в составе этого комплекса серьезные риски.

В настоящее время как внутренний, так и внешний документооборот по всем видам документации все чаще и чаще ведется в электронном виде, но бумажные документы пока ни в одной из систем документации полностью не ликвидированы и по-прежнему достаточно активно используются.

За 20 лет такая страна-лидер в этом вопросе, как США, сумела лишь стабилизировать их производство.

Данные нашего ВНИИДАД также показывают, что, несмотря на все успехи электронного правительства, объемы вновь создаваемых бумажных документов по-прежнему растут на примерно 15 % в год. Другое дело, что параллельно идет стремительный рост объемов электронных документов, которых у ряда организаций в разы больше, чем бумажных.

Как организовать ЭДО поэтапно

Нормативных рекомендаций, как организовать документооборот в организации, какие программы использовать, не существует. На практике процесс перехода состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.

Этап 1. Принятие решения о внедрении ЭДО. Следует определить:

• цели и задачи «перехода в цифру»;
• существующие проблемы ДО и способы их решения при изменении формата.

Этап 2. Необходимы предпроектное самообследование и ревизия делопроизводственных процессов — перед внедрением изучите и дайте оценку:

• маршрутам информации между работниками и подразделениями;
• существующим регламентам движения внешних и внутренних документов;
• процессам их создания, согласования и утверждения;
• порядку регистрации и обработки исходящей и входящей корреспонденции;
• механизму формирования дел, их хранению и передачи в архив;
• бизнес-процессов, обслуживание которых вы планируете «оцифровать» в первую очередь.

Этап 3. Сделайте выводы:

• при необходимости измените форматы документов, используемых в электронном документообороте, оптимизируйте процессы их движения;
• пересмотрите зоны ответственности и инструкции исполнителей;
• внесите поправки в ЛНА, должностные инструкции;
• проведите ревизию систем безопасности и разграничения доступа.

ВАЖНО!

По результатам переписывают процессы управления, разрабатывают правила электронного документооборота, меняют маршруты, порядок и очередность, доступы. Создайте, при необходимости, регламенты работы СЭД.

Этап 4. Необходимо проанализировать имеющиеся на рынке СЭД и сформулировать, как учесть специфику вашей организации в конфигурации ЭДО. Это понадобится разработчикам ПО, они учитывают индивидуальные требования заказчиков.

Этап 5. Выберите оператора и определите подходящего. На основе проведенного анализа сформулируйте вместе с ним требования к СЭД. Выбирайте из двух технических решений — документооборот в электронной форме может осуществляться с применением:

• веб-версии — переход, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим трафиком и числом контрагентов — порядка 100 исходящих ежемесячно. Оплачиваются только отправленные;
• интеграции с учетной системой компании — вариант позволяет работать с электронными формами в режиме единого окна, в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело.

Этап 6. При любом выбранном варианте на этом этапе начнется обработка информационного массива. Для ответственных исполнителей получите ЭЦП.

Этап 7. Создавайте цифровой архив — начните оцифровывать ранние бумажные документы, подлежащие хранению.

Этап 8. Начните подготовку системы к запуску и интеграции с действующими системами учета и безопасности — кадровой, бухгалтерской, финансовой, производственной, охраны коммерческой тайны и личных данных.

Этап 9

Важной является разработка руководств пользователей и обучение сотрудников с учетом особенностей каждого рабочего места

Этап 10. Подготовьте приказ и оформите запуск СЭД.

Этап 11. Внедрите систему контроля за соблюдением регламентов работы, назначьте ответственных.

Этап 12. При подключении внешнего контура своевременно оповестите и подключите контрагентов, например об организации документооборота посредством электронной почты, используйте для этого:

• ваш сайт;
• уведомления по e-mail и корпоративную SRM;
• сайт оператора ЭДО;
• обзвон;
• «посадочные страницы».

Какие есть виды электронного документооборота

Электронный документооборот можно классифицировать по разным основаниям. Например:

1. По сфере правоотношений с участием субъекта ЭДО (предприятия):

• на внутрикорпоративный (затрагивающий, прежде всего, трудовые правоотношения между руководством и работниками);
• на межкорпоративный (отражающий правоотношения предприятия с другими хозяйствующими субъектами — заказчиками, поставщиками);
• на документооборот в рамках электронной отчетности предприятия и выполнения им иных обязательств по закону (отражающий правоотношения предприятия с государственными органами).

Можно отметить, что указанные виды электронного документооборота достаточно четко разграничиваются между собой, и это наблюдается, к примеру, на уровне нормативного регулирования тех сфер правоотношений, в рамках которых осуществляется информационный обмен. ЭДО по отчетным документам осуществляется в соответствии с одними правилами, а по тем документам, что задействуются в рамках межкорпоративных соглашений — в соответствии с совершенно другими.

При этом, указанные категории ЭДО  — привязанные к сфере правоотношений субъекта документооборота, можно классифицировать по различным дополнительным основаниям. Например, межкорпоративный электронный документооборот может быть подразделен на:

• осуществляемый при взаимодействии двух и более предприятий в рамках одного холдинга (или дочерними);
• осуществляемый между двумя и более независимыми российскими предприятиями;
• осуществляемый между российским предприятием и иностранной организацией (ее российским филиалом).

Документооборот отчетных документов на практике и вовсе представлен большим количеством разнотипных правоотношений. Налоговая отчетность подчиняется одним правилам и принципам (закрепленным в НК РФ и связанных с ним нормативных актах), статистическая — другим (как и другим законам).

Таким образом, несмотря на общность категории ЭДО — классифицированного исходя из сферы правоотношений предприятия, есть много подвидов ЭДО в рамках одной и той же категории, которые будут несхожи между собой. Однако — соответствующие категории, безусловно, следует принципиально разграничивать друг от друга.

1. По назначению используемых документов (типу объектов ЭДО).

Есть, таким образом, электронный документооборот:

• бухгалтерский (примеры объектов ЭДО — различные виды первичной документации, счета учета, справки, выписки);
• управленческий (объекты ЭДО — распорядительные документы, локальные нормативы, регламенты);
• кадровый (объекты ЭДО — личные дела работников, приказы об отпусках);
• складской (объекты ЭДО — накладные, акты);
• производственный (объекты ЭДО — наряды, отчеты, инструкции);
• архивный (объекты ЭДО — каталоги и иные классификаторы документов в рамках архивного делопроизводства).

В свою очередь, совершенно очевидно, что четкой границы между указанными категориями ЭДО, обособляемыми друг от друга по назначению документации, во многих случаях проведено быть не может. Многие складские документы имеют статус бухгалтерских (поскольку являются первичными). Между кадровыми и управленческими документами во многих случаях в принципе невозможно провести границу.

Указанные два критерия классификации ЭДО, безусловно, могут различным образом сочетаться между собой. Так, например, бухгалтерский документооборот может отражать как внутрикорпоративные правоотношения, так и быть частью правоотношений, связанных с обязательствами фирмы по предоставлению отчетности. Складской — осуществляться одновременно и в рамках внутренних правоотношений на предприятии, и как важнейшая часть правоотношений с контрагентами.

Так или иначе, при всей условности указанных категорий ЭДО каждая из них имеет ряд особенностей — которые предприятию полезно учесть при организации электронного документооборота. Ознакомимся с ними подробнее — условившись придерживаться классификации первого типа (при которой документация делится на внутреннюю, межкорпоративную и отчетную либо иную обязательственную), которая все же предполагает обособление различных категорий ЭДО по правовым признакам (и во многих случаях — по признакам типологии документов).

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

• оформлению;
• передаче;
• хранению.

Невыполнение влечет убытки, штрафы и неустойки. Понятие документа как материального носителя определено в ФЗ 77 от 29.12.1994. Электронный введен ФЗ 149 от 27.07.2006. Фактически в СЭД используются документы:

• материальные, переведенные в электронные образы;
• изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

• «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
• электронным — нужна усиленная.

ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

• кто может пользоваться электронным документооборотом;
• каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
• что понимать под ЭД и электронными подписями;
• надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
• какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

• при подписании и обмене цифровыми документами — ФЗ 149 от 27.07.2006;
• при взаимодействии с органами исполнительной власти и государственными внебюджетными фондами — ПП 1494 от 25.12.2014.

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

• внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
• внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
• внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

• приказы ФНС России № 7-10/, № 7-10/ в отношении № ММВ-7-15/;
• приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 и др.

Особый случай — заключение договоров в дистанционном режиме. Вариант предусмотрен законодательством — п. 2 ст. 434 и абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК. Оцифрованная форма приравнивается к письменной, если выполняются следующие условия:

• сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
• вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

Использование квалифицированной ЭЦП в договоре фиксировать не обязательно (п. 1 ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011). В подписанном собственноручно соглашении сторон регламентируется:

• обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
• способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

ВАЖНО!

На настоящий момент при дистанционной форме оформления соглашений не до конца урегулирован вопрос о составлении и обмене закрывающих сделку актов, пока используется любой вид ЭЦП (ФЗ 83).

Какие ошибки совершают компании при внедрении СЭД

Создатели СЭД-систем указывают, что основные ошибки их заказчиков связаны с планированием инфраструктуры, описанием автоматизируемых процессов, планированием обучения и поддержки пользователей, разработке и введением в действие необходимых регламентов. Важный вопрос не технологического уровня — как сделать так, чтобы сотрудники действительно использовали внедренную информационную систему в своей повседневной работе.

«Нужно сразу уходить в «цифру» от начала до конца, чтобы проект стартовал и заканчивался в электронном виде и не прерывался на бумажный формат. А чтобы все работало стабильно и удобно, как было с бумагой, нужно хорошо продумывать интерфейсы и инфраструктуру для разных классов пользователей. Кроме того, придется преодолевать сопротивление пользователей. Чаще всего — это юристы, бухгалтеры и руководители высшего звена», — говорит Елена Истомина.

Успешное внедрение ECM приводит к повышению управляемости компании

Другая частая ошибка — отсутствие ответственного за внедрение СЭД. Если в проекте заинтересованы несколько подразделений, то нужно убедиться, что их видение системы совпадает. Договариваться и решать спорные вопросы необходимо на этапе предпроекта

Также важно правильно рассчитать бюджет внедрения и учитывать не только стоимость самой системы, но и обновление оборудования при необходимости. В большинстве случаев нужно очень внимательно подойти к подготовке ИТ-экосистемы, так как многие системы заточены под различное ПО

Возможно, лучший выбор — обратить внимание на кросплатформенные продукты

«Одна из самых распространенных ошибок при внедрении — воспроизведение в СЭД текущих практик работы с документами вместо того, чтобы подумать, как организовать их более эффективно

Поэтому так важно тщательно проанализировать бизнес-процессы на начальном этапе. Еще одна ошибка — это обособленность СЭД от других информационных систем компании», — считает Илья Зайчиков