Электронный документооборот в организации

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету)

Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков

связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков

стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

Элементы систем внешнего ЭДО

Клиент — организация или частное лицо, принимающая участие в ЭДО и имеющая электронную подпись. Оператор ЭДО предоставляет своим клиентам платформу для обмена документами.

Электронная подпись (ЭП) — специальным образом сформированный набор данных, позволяющий однозначно идентифицировать участника ЭДО. Этот набор присоединяется к электронному документу и свидетельствует его подлинность.

В РФ приняты три класса электронной подписи. Они различаются уровнем защиты и назначением.

• Простая подпись – удостоверяет, что документ отправлен конкретным лицом — владельцем этой подписи. Применяется для подтверждения личности отправителя e-mail в адрес официальных учреждений различного уровня или конкретных должностных лиц.
• Усиленная неквалифицированная подпись – удостоверяет как отправление электронного документа конкретным лицом, так и то, что в документ не вносились изменения с момента подписания. Применяется при удостоверении документов, для которых необязательна печать. Эта подпись формируется с применением средств шифрования, допускаются сертификаты, выпущенные и неаккредитованным удостоверяющим центром.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) – формируется с применением программных средств шифрования, сертифицированных ФСБ. КЭП использует сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, выступающего гарантом подлинности подписи. ЭД, подписанный КЭП, имеет равные права с документом на бумаге, заверенном личной подписью. Опротестовать КЭП можно только по решению суда. КЭП применяется для взаимодействия госорганов с использованием государственных информационных систем

Удостоверяющий центр (УЦ) — государственная или общественная организация, выдающая электронные подписи (сертификаты).

Репутация УЦ принимается неоспоримой всеми участниками оборота электронных документов. УЦ выпускает сертификаты для организаций и частных лиц — участников оборота. В ходе транзакций УЦ подтверждает подлинность той или иной электронной подписи.

Аккредитованный удостоверяющий центр находится в договорных отношениях с корневым УЦ и обязан выполнять все требования законодательства страны нахождения.

Оператор ЭДО — коммерческая организация, предоставляющая участникам технологическую платформу для осуществления ЭДО. Предоставление осуществляется на коммерческой основе с заключением договора. Оператор ЭДО проходит обязательную сертификацию в государственных органах

Электронная торговая площадка (ЭТП) — это комплекс коммуникационных каналов, программных и аппаратных средств, предназначенный для организации торговли между коммерческими и государственными организациями, а также частными лицами.

Электронная торговая площадка объединяет в единой информационной среде продавцов и покупателей различных продуктов и сервисов, предоставляя им ряд сопутствующих услуг. Множество ресурсов глобальной сети предлагают услуги по сведению вместе поставщиков и потребителей, помогают им заключить сделку и выступают в большей или меньшей степени гарантом такой сделки.

Чтобы минимизировать свои затраты, покупатели могут организовывать электронные торги в виде прямых и обратных аукционов, конкурсных закупок, запросы котировок и предложений, — оптимизируя затраты. Продавцы получают легкий, оперативный и удобный доступ к рынку и удобную площадку для продвижения своих продуктов.

• ЭТП для размещения государственного заказа— это ЭТП, отобранные Минэкономразвития РФ и ФАС РФ для открытых аукционов в электронной форме.
• ЭТП по продаже имущества должников (банкротов). Ими стали все электронные площадки, проводящие государственные закупки.
• ЭТП для размещения заказов по 223-ФЗ.
• ЭТП для коммерческих заказчиков — здесь осуществляют торги коммерческие предприятия по более гибким правилам.
• Коммерческие специализированные ЭТП, созданные для конкретной корпорации. Например: площадка Газпрома по продаже нефтепродуктов.
• Коммерческие многопрофильные электронные торговые площадки с универсальным набором продуктов и сервисов.

Широко известны такие ЭТП, как Aliexpress и E-bay.

На них права потребителя защищаются как правилами функционирования площадок, так и системой рейтинга — каждый покупатель оценивает продавца.

Признаки необходимой для работы СЭД

Итак, система электронного документооборота – это структура, позволяющая минимизировать сложности в работе и увеличить общую производительность. Среди большого количества существующих систем сложно выбрать наиболее подходящую, ведь она должна не только управлять всеми актуальными документами, но и качественно хранить устаревшие.

У каждой из ныне существующих систем имеется собственная задача. Те из них, что занимаются автоматизацией, не позволяют осуществлять качественную маршрутизацию большого количества потоков, отправляемых с помощью оборудования

Поэтому очень важно подобрать наиболее подходящую систему, которая бы целиком и полностью смогла обеспечить высокую работоспособность организации

Многие сотрудники, занимающиеся оборотом документации на территории отдельно взятого предприятия, не слишком-то хорошо разбираются в данных системах, поэтому часто совершают ошибки. Самая главная из них – покупка системы ERP в качестве панацеи, способной разрешить максимальное количество проблем. ERP обладает целым рядом несовершенств, поэтому лучше всего обзавестись такой системой, которая бы сочетала преимущества ERP и системы ДОУ.

Для выбора наиболее подходящей СЭД, можно придерживаться достаточно простых и в то же время актуальных правил:

1. Определить, что именно должна делать эта система, каков ее полный функционал.
2. Рассмотреть все системы, имеющиеся на данный момент на рынке, и выбрать наиболее оптимальную.
3. Желательно проконсультироваться со специалистом, который наверняка лучше знает, какие именно СЭД стоит брать в работу.
4. Выбрать систему, легко поддающуюся настройке, после чего проверить ее на работоспособность.
5. Связаться с производителем СЭД, которая пришлась вам по нраву, и попросить у него демонстрационный вариант программы. Компания пойдет навстречу, ведь вы – ее потенциальный клиент.

Не гонитесь за системой по принципу «чем дороже, тем лучше», некоторые системы электронного документооборота в экономике могут обладать высоким качеством и стоить намного дешевле.

Особенности внедрения

Многие считают, что перевести весь документооборот в электронный формат можно в считанные дни, но это далеко не так. Внедрение может быть произведено в кратчайшие сроки только в том случае, если им занимается целая команда профессионалов. Разумеется, также необходимо понимать, что специалисты за такую скорость потребуют больших денег.

Если вы хотите как можно быстрее начать работать в электронном формате, следует помнить о следующих факторах:

• сроки внедрения могут зависеть от видов систем;
• масштабы системы, которую необходимо внедрить, тоже могут повлиять на сроки проведения перевода на электронный документооборот;
• отдельное время необходимо выделить на обучение пользователей, для которых она и внедряется;
• если вы хотите, чтобы система работала как можно быстрее и была простой, нужно дополнительно адаптировать ее;
• адаптация программы занимает большое количество времени, и если вы на нее решились, будьте готовы к ожиданию.

Организовывать электронный документооборот следует, используя схему из шести основных этапов, к котором можно прибавлять дополнительные:

1. Необходимо провести полное исследование имеющейся структуры в предприятии и выяснить, в чем именно она нуждается больше всего.
2. Нужно сформировать все справочные материалы, которые могут быть использованы при внедрении новой системы.
3. Существующую систему понадобится адаптировать к новым потребностям предприятия.
4. Нужно внедрить новое программное оборудование и протестировать его работу.
5. Необходимо выявить все недостатки СЭД, затем устранить их и провести тестирование.
6. Только после этого можно обучать пользователей работать с программным оборудованием.

Все эти этапы могут быть проведены очень быстро. Систем электронного документооборота, обзор которых занимает длительное время, очень много, и все они позволяют проводить параллельное ведение операций. Основной этап здесь – обучение сотрудников компании, ведь от качества работы будет зависеть общая производительность всего предприятия.

Перейти на электронный документооборот можно примерно за полгода при условии того, что все сотрудники предприятия приложат к процессу перехода достаточные усилия. Если же речь идет о внедрении новых систем, это может занять до двух лет. Стоимость таких вариантов может напрямую зависеть от их функционала и других факторов.

Не ограничивайте использование системы отделом ДОУ

Один из самых
верных способов снизить эффективность системы — замкнуть ее использование
внутри отдела делопроизводства. Да, основная функция СЭД — автоматизировать
бумажный документооборот, но ведь с документами работают не только одни
делопроизводители — потоки документов только завершают свой путь на полках
архива.

Существующие СЭД
успешно автоматизируют контрольно-учетную функцию канцелярии, ускоряют
обработку документов — сканирование, регистрацию, поиск, передачу, печать и так
далее, уменьшают потерю документов, однако процессы создания самих документов
(создание, согласование, утверждение) останутся за кадром, если ограничить
область действия системы только отделом ДОУ.

Не охвачены
останутся и процессы, следующие по итогам утверждения документа — выставление
задач сотрудникам и контроль их исполнения. Между тем, современные СЭД содержат
функциональность, способствующую принятию управленческих решений и контролю за
их исполнением — эта функциональность входит в стандартный пакет любой СЭД, и
если ее не использовать, на нее окажутся зря потрачены средства.

Системы
документооборота уже давно вышли за границы автоматизации работы
делопроизводителя. Для максимально эффективного использования СЭД работать в
системе должны все участники электронного документооборота — от инициатора,
создающего первый черновик, до сотрудников архива.

Как организовать ЭДО поэтапно

Нормативных рекомендаций, как организовать документооборот в организации, какие программы использовать, не существует. На практике процесс перехода состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.

Этап 1. Принятие решения о внедрении ЭДО. Следует определить:

• цели и задачи «перехода в цифру»;
• существующие проблемы ДО и способы их решения при изменении формата.

Этап 2. Необходимы предпроектное самообследование и ревизия делопроизводственных процессов — перед внедрением изучите и дайте оценку:

• маршрутам информации между работниками и подразделениями;
• существующим регламентам движения внешних и внутренних документов;
• процессам их создания, согласования и утверждения;
• порядку регистрации и обработки исходящей и входящей корреспонденции;
• механизму формирования дел, их хранению и передачи в архив;
• бизнес-процессов, обслуживание которых вы планируете «оцифровать» в первую очередь.

Этап 3. Сделайте выводы:

• при необходимости измените форматы документов, используемых в электронном документообороте, оптимизируйте процессы их движения;
• пересмотрите зоны ответственности и инструкции исполнителей;
• внесите поправки в ЛНА, должностные инструкции;
• проведите ревизию систем безопасности и разграничения доступа.

ВАЖНО!

По результатам переписывают процессы управления, разрабатывают правила электронного документооборота, меняют маршруты, порядок и очередность, доступы. Создайте, при необходимости, регламенты работы СЭД.

Этап 4. Необходимо проанализировать имеющиеся на рынке СЭД и сформулировать, как учесть специфику вашей организации в конфигурации ЭДО. Это понадобится разработчикам ПО, они учитывают индивидуальные требования заказчиков.

Этап 5. Выберите оператора и определите подходящего. На основе проведенного анализа сформулируйте вместе с ним требования к СЭД. Выбирайте из двух технических решений — документооборот в электронной форме может осуществляться с применением:

• веб-версии — переход, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим трафиком и числом контрагентов — порядка 100 исходящих ежемесячно. Оплачиваются только отправленные;
• интеграции с учетной системой компании — вариант позволяет работать с электронными формами в режиме единого окна, в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело.

Этап 6. При любом выбранном варианте на этом этапе начнется обработка информационного массива. Для ответственных исполнителей получите ЭЦП.

Этап 7. Создавайте цифровой архив — начните оцифровывать ранние бумажные документы, подлежащие хранению.

Этап 8. Начните подготовку системы к запуску и интеграции с действующими системами учета и безопасности — кадровой, бухгалтерской, финансовой, производственной, охраны коммерческой тайны и личных данных.

Этап 9

Важной является разработка руководств пользователей и обучение сотрудников с учетом особенностей каждого рабочего места

Этап 10. Подготовьте приказ и оформите запуск СЭД.

Этап 11. Внедрите систему контроля за соблюдением регламентов работы, назначьте ответственных.

Этап 12. При подключении внешнего контура своевременно оповестите и подключите контрагентов, например об организации документооборота посредством электронной почты, используйте для этого:

• ваш сайт;
• уведомления по e-mail и корпоративную SRM;
• сайт оператора ЭДО;
• обзвон;
• «посадочные страницы».

Не отказывайте себе в кастомизации, если выбранная СЭД это позволяет

Этот пункт
достаточно спорный и является яблоком раздора между сторонниками различных
подходов к разработке СЭД — «коробочного» и платформенного. Разница между ними,
в сущности, заключается в том, что «коробочные» продукты адаптируются под
пользователя в основном за счет предоставленных разработчиком настроек и
конфигурационных файлов, а вторые — в основном за счет программирования. Первый
способ проще, но менее гибок, второй — более сложен, но открывает широкие
возможности для адаптации системы под нужды организации.

Эксперты отрасли
с «коробочной» стороны утверждают, что кастомизацией системы увлекаться не
стоит. В качестве аргументов приводится высокая стоимость внедрения и поддержки
конечного продукта, а также проблемы с обновлением системы — уникальная
функциональность может вызывать проблемы совместимости при переходе на новые
версии «коробочной» системы.

Мы, как
представители платформенного подхода, разумеется, считаем (и наблюдаем на
реальных примерах внедрений СЭД ТЕЗИС), что выгода от кастомизации превышает
стоимость ее проведения. Затраты на создание одного нового модуля для системы
окупаются за счет массы факторов — к примеру, ускорения работы компании за счет
оптимизации процесса работы с документами, или вывода из эксплуатации
устаревших систем, которые ранее исполняли функции, реализованные в новом
модуле.

Что касается
проблем с обновлением, то для современной платформы СЭД их практически не
существует — механизмы создания расширений платформы, на основе которых
создается новая функциональность, позволяют обновлять функциональность
платформы без потери совместимости с «дописанной» функциональностью. Этот
принцип является одним из фундаментальных в построении платформенной СЭД. Но
будьте внимательны при выборе системы, далеко не все платформы СЭД обладают
такими преимуществами.

Таким образом,
если выбранная СЭД изначально не рассчитана на гибкую кастомизацию, лучше ей не
увлекаться — можно действительно провалить проект. Однако, если продукт
позволяет кастомизировать себя по максимуму, странно этим не пользоваться.

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

• При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.
• Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.
• Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
• При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету)

Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям:

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

Не забывайте о мобильности

«Система требует
делать все через веб-браузер/десктоп-клиент, а я работаю со смартфона или
планшета», — еще одна распространенная жалоба сотрудника на неэффективно
внедренную СЭД.

Если у
сотрудника, привыкшего работать с собственного мобильного устройства, нет
доступа к общей информации в СЭД при помощи привычного гаджета, то ему
приходится пересаживаться за ПК, что превращает работу с системой в лишние
мучения. Бизнес-процессы начинают идти медленнее.

От
оперативности, с которой в работу попадают данные, например, заявки, договоры
или протоколы, между тем, зависит скорость выполнения задач. Кроме того, если у
каждого сотрудника будет постоянный доступ к данным, связанным с работой над
проектом, это сделает более эффективным его обсуждение с руководителями и
коллегами на собраниях.

Именно эти
показатели — скорость и эффективность работы — все и пытаются повысить, внедряя
электронный документооборот. Мобильность этому способствует, и ее не следует
игнорировать, подбирая технические и программные средства электронного
документооборота.

Не стоит недооценивать бюджет и сроки

Посчитать, сколько стоит система электронного документооборота, несложно. Любой уважающий себя вендор предложит вам калькулятор внедрения, на котором можно приблизительно прикинуть стоимость лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей и так далее.

На самом деле стоимость технических средств обеспечения электронного документооборота несопоставима со стоимостью человеческих и временных ресурсов, которые требуются для успешного внедрения. Кроме стоимости самих лицензий, в бюджет проекта входят планирование, консультирование, настройка, тестирование, установка, обучение и дальнейшая поддержка системы – подводная часть бюджетного айсберга, о которой не подозреваешь, пока не столкнешься лицом к лицу.

Как правило, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть:

• стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.);
• стоимость и время труда рабочей группы по внедрению СЭД;
• человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в СЭД;
• стоимость обучения пользователей и администраторов.

Лучше начать с небольшого проекта и корректно распланировать его по деньгам и жестко – по срокам, чем пытаться автоматизировать сразу все и в итоге выяснить, что на это не хватает либо средств, либо времени.