Деловая переписка, бланк письма

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Как получить сведения о работе

В зависимости от того, куда берется справка, подразделения могут отличаться. Если нужно подтверждение должности, то нужно обратиться в отдел кадров. Ну а справка о доходах выдается в бухгалтерии. Сделать это должны не позднее трех дней после обращения.

Требования, предъявляемые к форме справки одинаковые, вне зависимости от их содержания. Они не установлены законом, но указание о них содержится в различных ведомственных инструкциях и правилах. На практике сложились такие критерии, которым они соответствуют:

• обычно они выдаются на фирменных бланках предприятия. При отсутствии такового в верхней части они должны содержать указания на реквизиты фирмы, в левой верхней части – дата и исходящий номер;
• в середине текста пишется название документа и далее следует текст. При указании данных о работнике не следует допускать сокращений: при написании его имени, наименовании должностей, отделов;
• документ подписывается руководителем или лицом, его замещающим;
• в тексте не допускаются исправления, подчистки.
• указывается наименование органа, для которого сведения подготовлены или просто указывается, что это справка по месту требования;

Справка от работодателя ИП оформляется по таким же правилам. Если к ней приобщаются иные документы, то данные о них должны быть указаны в приложении. Выданная информация должна быть достоверной и актуальной.

Обычно на ее оформление требуется не более трех рабочих дней. Администрация не имеет права отказать сотруднику в выдаче сведений о его работе. Право работника на получение такой информации закреплено законом. Если работник уволился, то право на получение справки с последнего места работы (и не только) за ним сохраняется. Но предоставляемые ему сведения могут касаться только лично его : стажа работы, занимаемой им должности и размера заработной платы.

Несмотря на то, что в трудовом законодательстве этот документ не упоминается, работодатель все равно обязан выдать справку по требованию работника. Об этом говорит ст. 62 ТК РФ. Согласно ее положениям работник вправе обратиться к работодателю с заявлением в письменном виде о выдаче, в том числе, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя. Документ должен быть выдан работнику в течение трех дней безвозмездно с надлежащим заверением.

Как лучше написать

Можно написать письмо-просьбу о содействии в решении любой проблемы, но окажут ли содействие или же письмо будет отложено в архив, зависит только от адресанта. Чтобы увеличить шанс на успешный исход дела, лучше затронуть положительные личные качества адресата. Необходимо, чтобы человек понял, почему обращаются именно к нему.

Несколько вставок с комплиментами будут уместны. В письме стоит дать понять человеку, что только он сможет помочь с решением изложенного в бумаге вопроса. К примеру, если адресант пишет письмо о содействии в решении вопроса жилищно-коммунальных услуг, можно показать, что такая проблема важна и губернатор, как никто другой, сможет помочь не только конкретному гражданину, написавшему обращение, но и всем горожанам в решении данной проблемы.

Обязательно следует аргументировать свою точку зрения. Желательно выбрать несколько обоснований, почему надо отреагировать на просьбу. Лучше строить эти обоснования по схеме: средней убедительности, слабый, самый убедительный – это стандартный психологический прием убеждения в сфере делового общения.

Нужно заинтересовать адресата в выполнении просьбы. Следует тщательно продумать этот аспект. Возможно, предложение как-то будет связано и с выгодой адресата? Если существует важная проблема, можно показать, каким образом изложенная просьба поможет решить либо данный вопрос полностью, либо его часть.

Если же предложить совсем нечего, не стоит отчаиваться, такое тоже случается

Нужно показать важность просьбы. Так будет оказано давление на эмоции

Суть нужно изложить максимально ясно и понятно, чтобы, читая письмо, человек захотел помочь в решении именно этого конкретного вопроса.

Как правильно написать деловое письмо поэтапно

Разберем по пунктам:

1. Запишите данные адресата. В правом верхнем углу документы укажите Ф.И.О. и должность получателя. Если общение идет с компанией, тогда нужно указать юридический адрес.
2. Напишите к кому обращается письмо.На середине бланка напишите к кому вы обращаетесь в уважительной форме. Не используйте сокращений. «Уважаемая, Нина Петровна!». Также можно указать должность получателя. Рекомендуем обращаться только по имени и отчеству, это лучше предрасполагает к общению.
3. Изложите цель обращения. Распишите причину составления обращения, его суть. Пишите кратко и соблюдайте официальный стиль изложения.
4. Предложите решение. Адресат должен не только прочитать письмо, но и определенным образом среагировать на него. Для этого предложите свои способы разрешения ситуации. Если ваша цель – рассказать о жалобе, претензии, то попросите принятия конкретных мер. Если предлагаете сотрудничество, расскажите о возможных вариантах.

Основные правила деловой переписки

Правильная деловая переписка должна отвечать всем необходимым требованиям в оформлении и обращении к адресату

Это важно не только для сохранения имиджа компании, но и для поддержания стабильных отношений между партнерами

Для делового письменного общения рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Не употреблять в тексте слова, значение которых отправитель не знает.
• Избегать специальных терминов, так как может быть риск, что получатель письма их значение не знает. В результате они могут быть неправильно истолкованы. Этикет деловой переписки предполагает обязательную расшифровку терминов.
• Информация должна быть представлена короткими предложениями, не рекомендуется использование длинных речевых конструкций.
• Категорически не допустимы орфографические и грамматические ошибки.

Текст деловой переписки должен быть четким и лаконичным

Оформление деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию оформляют согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30 2003:

• форматы листов (как бумажных, так и электронных): стандарт A4, при необходимости допустим A5;
• обязательные поля: левое — 20—30 мм; верхнее, нижнее — по 20 мм; правое — 10 мм;
• обязательная нумерация всех страниц официального письма (кроме первой);
• отдельная нумерация каждого из приложений;
• разделение текста на абзацы — интервал «после» — 6 типографских пунктов (пт);
• стандартный шрифт для деловой корреспонденции — Times New Roman;
• размер шрифта в заголовке — № 14 или № 16;
• размер шрифта в преамбуле — № 12 или № 14;
• размер шрифта для основного текста — № 12;
• междустрочные интервалы — 1,2 пт или 1,5 пт.

Формат и виды писем

Если раньше письма существовали только в традиционном понимании этого слова — созданные на бумаге, то в последние десятилетия они все чаще стали отправляться в электронной форме. Несмотря на изменение формы передачи, суть писем осталась неизменной. На сегодняшний день существует огромное разнообразие видов писем в зависимости от целей, формы, мотивов и других критериев оценки. Все письма можно разделить на личные и официальные (деловые). Если к личной переписке нет никаких установленных норм и они создаются в свободной форме, то официальные — строго регламентируются рядом правил.
Рис. 1. Виды писем

Правила электронной деловой переписки

Правила составления бумажной и электронной деловой корреспонденции мало чем отличаются.

Правила электронной переписки:

• В строке «Кому» указывают email основного получателя.
• Если требуется отправить деловое письмо еще нескольким адресатам, используют опцию «Копия».
• Тему вписывают в специально предусмотренную для этого строку. Формулировать тему делового электронного отправления желательно кратко, четко и содержательно. Так адресату легче будет определиться с сутью и приоритетностью рассмотрения письма.
• Реквизиты компании, преамбулу, основную и заключительную части электронного делового письма печатают в текстовом поле.
• Структура и оформление электронного письма — такие же, как для обычной деловой корреспонденции, которую печатают на бумаге.
• Для написания официальных электронных писем, как правило, используют шаблон фирменного бланка компании.
• Дополнения к электронному отравлению: документы, отчеты, рекламные материалы и т. п. — отправляют в виде вложений. Их перечень размещают после заключительной части текста.
• Отвечать на электронные деловые письма принято сразу или не позднее 2—3 дней после из получения.

Особенности оформления электронного письма: требования

Современные интернет-технологии позволяют вести электронный документооборот. С точки зрения правил оформления он мало отличается от привычного бумажного.

Адрес

Если у организации есть шаблон фирменного бланка, то адрес отправителя уже внесен в документ. Адрес получателя электронного письма указывается при отправлении в специальном поле, нет необходимости дублировать его в самом тексте.

Тема письменного обращения

В почтовых программах и приложениях есть специальное поле для внесения темы письма. Она должна быть краткой и передавать в нескольких словах смысл всего текста.

Приветствие

Традиционно приветствие нейтрально по стилю. Не стоит стремиться к оригинальности. «Здравствуйте» или «Добрый день» прекрасно подойдет.

Обращение

В нашей стране к адресату обращаются по имени и отчеству, добавляя слова уважения. Если сообщение адресовано коллективу, то обращение ставится во множественном числе. Размещается по центру.

Первое предложение — суть письма

В первом предложении обозначается главная мысль, тогда читатель сразу сможет оценить, стоит ли читать дальше

Первое предложение привлекает внимание, оно — основа коммуникации. В нем кратко обозначаются тезисы, которые будут раскрыты в следующих абзацах

Первое предложение — основа обращения.

Содержание и объем текста

Содержание относится к заявленной теме. Текст разбивают на абзацы в соответствии с тезисами. Оптимальным объемом считается письмо, чтение которого не занимает более нескольких минут.

Подпись автора

В электронной почте подпись настраивается и добавляется автоматически в конце письма. Здесь помещают и контактные данные, чаще телефон, и короткий дополнительный текст типа «С уважением» или что-то творческое в зависимости от ситуации.

Особенности деловой переписки, основы и принципы

Как жанр речи деловая переписка имеет специфические особенности и принципы. Соблюдая основы, автор письма однозначно передает идеи и мысли, следует правилам этикета и демонстрирует себя с наилучшей стороны.

Преимущества

В сравнении с личным общением или встречей корреспонденция имеет ряд преимуществ:

• информация не будет потеряна или забыта, к ней можно вернуться;
• автор имеет время на то, чтобы точно и грамотно сформулировать мысли, отредактировать их;
• электронная почта позволяет отправить 1 сообщение сразу нескольким адресатам;
• качественная деловая переписка положительно сказывается на имидже как отдельных сотрудников, так и всей компании.

Вежливый тон

О том, что нужно быть вежливым, мы знаем со школы. Но порой ситуации доводят до точек кипения и нам трудно сдержать эмоции. Выдохните. Прежде, чем отправить эмоционально сообщения, подумайте о последствиях. Стоит ли письмо вашей карьеры? Можно ли разрушить отношения, которые выстраивались годами, одним несдержанным обращением?

Вот примеры, как можно заменить негативные высказывания:

— «Александр, я считаю, что надежные подрядчики так не поступают!»

+ «Александр, вы предлагаете …. Мне хочется, что бы вы сделали…»

— «Мария, мы оплатили поставку еще 4 дня назад! Неужели нельзя все привезти вовремя? Выясните, почему ТАК ДОЛГО????»

+«Мария, мы считаем вас надежным партнером, и уверены, что поставка задерживается из-за внешних обстоятельств. Не могли бы вы уточнить, возможно, есть другие причины?»

— «Елизавета, ваше предложение – совсем не то, что мы просили! Переделайте под наше ТЗ!»

+«Елизавета, ваше предложение пока не дотягивает до наших потребностей, но если проработать п.1, п.2., то мы приблизимся к желаемому результату»

Несколько основных лайфхаков в смягчении негативных писем: подчеркните осознанность ситуации (пример п.1), не используйте повелительное наклонение (пример п.2), используйте слово «пока» (пример п.3). Психолог Кэрол Двэк отметил, что добавление этого слова ориентирует собеседника на будущие успехи, а не заставляет чувствовать неудачу. И не пишите КАПСЛОКОМ, если только речь не об аббревиатурах или названиях (пример в п.1).

Корпоративная документация

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (ст. 1 Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).

Каждая организация имеет документы, которые являются учредительными, то есть, документы на основании которых учреждается компания, устанавливается организационно правовая форма, определяются цели и др..

Образцы корпоративных документов: скачать

• Акт инвентаризации резервов
• Акт передачи учредителем имущества в уставный капитал общества
• Доверенность на право представления интересов на общем собрании СНТ
• Доверенность на продажу доли в уставном капитале ООО
• Договор дарения доли в уставном капитале ООО
• Договор доверительного управления долей в уставном капитале ООО
• Дополнительное соглашение к трудовому договору с генеральным директором об изменении условий трудового договора
• Заявление Генерального директора ООО о досрочном расторжении трудового договора по собственному желанию
• Заявление о вступлении в члены садоводческого (огороднического, дачного) некоммерческого товарищества
• Заявление о государственной регистрации ООО в связи с его ликвидацией. Форма №Р16001
• Заявление о государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации форма №Р12001
• Исковое заявление о возмещении убытков, причиненных обществу с ограниченной ответственностью бывшим руководителем
• Ликвидационный баланс юридического лица (Форма по ОКУД №0710001)
• Лист записи ЕГРЮЛ. Форма №Р50007
• Образец заполнения Заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ
• Образец заполнения. Ликвидационный баланс ООО (Форма по ОКУД №0710001)
• Передаточный акт (при реорганизации общества с ограниченной ответственностью в форме слияния)
• Передаточный акт при реорганизации ООО в форме выделения
• Приказ об увольнении дистанционного работника (образец заполнения)
• Приказ об утверждении результатов инвентаризации
• Приказ, постановление, распоряжение об утверждении состава инвентаризационной комиссии
• Решение единственного участника ООО
• Решение о проведении внеочередного общего собрания участников ООО
• Решение об отказе в проведении внеочередного общего собрания участников ООО
• Система и размер оплаты труда председателя и членов совета директоров общества
• Соглашение о полной материальной ответственности руководителя организации
• Соглашение о разделе доли в уставном капитале ООО между супругами
• Требование ревизионной комиссии о проведении внеочередного общего собрания участников ООО
• Требование совета директоров о проведении внеочередного общего собрания участников ООО
• Уведомление генерального директора ООО о расторжении трудового договора в связи с истечением его срока
• Уведомление руководителя об истечении срока действия его трудового договора
• Уведомление ФНС о ликвидации юридического лица. Форма №Р15001
• Уведомление ФНС о ликвидации юрлица в связи с формированием ликвидационной комиссии. Форма №Р15002
• Уведомление членов СНТ о проведении общего собрания СНТ

Зачем нужны единые правила электронной переписки

Деловое взаимодействие практически полностью перешло в интернет-пространство. Грамотно составленные и правильно оформленные письма подчеркивают репутацию компании, становятся ее визитной карточкой и позволяют сотрудникам точно понимать изложенную информацию.

Основные правила делового электронного общения сводятся к следующему:

• точность и пунктуальность в процессе обмена информацией;
• уважительное отношение к оппоненту и его деловой позиции;
• соблюдение принципов конфиденциальности.

Сетикет с его общепринятыми стандартами также предполагает установленные формат и шаблон писем, правильное оформление и отсутствие креатива. Но при этом допускается собственный корпоративный стиль компании.

Единые нормы написания электронного обращения учитывают возможность корректного отображения на различном оборудовании — стационарных ПК или мобильных устройствах.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

• В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

• Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • готовы предоставить информацию;
  • до встречи/связи;

  • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Пять советов по созданию фирменного бланка

Главное правило при оформлении — руководствоваться характером вашей организации. Подобрали полезные советы — выбирайте, что подойдет именно вам.

Учитывайте специфику бизнеса

Аудиторской компании не подойдет разноцветная заготовка с яркими рисунками, а стилисту — минималистичный дизайн в спокойных тонах. Визуальное оформление должно отвечать стилю бренда и ожиданиям целевой аудитории.

Source: by Paula Rusu

У творческих бизнесменов в арсенале больше инструментов, чтобы выразить характер: вдохновляйтесь готовыми примерами по ваше тематике. Например, барбершоп заменил стандартную шапку листа на стилизованный гребешок, а сомелье «пролил» на бумагу каплю вина.

Раскрасьте

Добавьте немного цвета в деловое общение, чтобы задать тон содержанию.

Предлагаем несколько идей на выбор:

• подумайте, что вы хотите выделить цветом: всю шапку, название бренда или лого;
• используйте яркие контрастные сочетания, если это уместно;
• сделайте контур по периметру страницы: рамка может быть тонкой или жирной, сплошной или пунктирной, яркой или приглушенной, с прямыми или закругленными углами;
• добавьте цвет в футер (нижний колонтитул или «подвал»);
• примените цветовой градиент в шапке или по всему листу;
• подберите цветной фон: он может быть даже темным, главное — чтобы текст на нем легко читался.

Source: by Fusun Cetin Oztan

Добавьте фото или графику

Фотографии больше подойдут творческим брендам, а вот графика — любым видам бизнеса. Возьмите на вооружение такие идеи:

• замените фотографиями верхний или нижний колонтитул;
• разместите зеркальные рисунки или узоры в противоположных углах листа;
• подберите иконки, соответствующие вашему стилю;
• используйте водяной знак: этот прием не «съедает» пространство на странице и придает тексту официальный вид.

Source: by Shwetha A

Работайте с геометрией

Этот экспрессивный прием сразу задает характер, отражает минимализм и лаконичность. Вот как его можно применять:

• создайте наклонную или асимметричную шапку;
• используйте геометрию, дублирующую дизайн вашего сайта;
• «разбросайте» по листу простые геометрические фигуры, связанные с вашей компанией.

Source: by Md Obai Dulla

Не переусердствуйте

Дизайн в первую очередь должен быть функциональным, чтобы не отвлекать внимание от содержания. Помните, что главная цель документа — передать сообщение, а задача визуальных инструментов — ненавязчиво дополнить его

Source: by Sofia Kousar