Филиал и обособленные подразделения: основные отличия в москве

Содержание положения об обособленном подразделении

Гражданским законодательством Российской Федерации содержание такого положения не предусмотрено.

Однако указание в регулирующих нормативных правовых актах на то, что ОП действует на основании утвержденного обществом положения, определяет примерный перечень вопросов, которые надлежит сформулировать и урегулировать в этом документе.

По нашему мнению, к таким вопросам могут быть отнесены:

• общие положения (в т.ч. наименование, адрес и т.п.);
• цели и задачи ОП;
• правовой статус и пределы правоспособности;
• перечень имущества, которым ОП наделяется для достижения целей создания;
• виды и принципы хозяйственной деятельности;
• органы управления ОП и их полномочия;
• основные принципы регулирования трудовой деятельности в ОП (в т.ч. прием на работу, увольнение, дисциплина и т.п.);
• порядок контроля за деятельностью ОП со стороны ООО;
• порядок ликвидации ОП.

Кроме этого, в положении надлежит урегулировать финансовые и налоговые вопросы.

Например, положение об обособленном подразделении без отдельного баланса будет содержать одни принципы налогового регулирования, а при выделении на отдельный баланс – несколько иные (в т.ч. обязанность уплаты налога на имущество и др.)

Из пункта 2 Письма Финансового ведомства России от 02 июня 2005 года № 03-06-01-04/273 следует, что выделение филиала (представительства) на отдельный баланс отражается в соответствующем положении об обособленном подразделении.

Нелишним будет подробно отразить в положении и правовое положение обособленных подразделений общества.

Другими словами, в положении следует отразить, что:

• обособленные подразделения не являются юридическими лицами;
• обособленные подразделения осуществляют деятельность от имени общества;
• ответственность по обязательствам несут не обособленные подразделения, а создавшее их общество.

Пример Положения об обособленном подразделении

Постановка на учет в налоговой инспекции и фондах

Открытие ОП представляет собой создания рабочих мест и только потом постановку структурной единицы фирмы в налоговых органах.

В налоговой службе не учитываются ОП, которые находятся в населенном пункте, где расположена главная фирма.

Для создания ОП необходимо представить следующие документы:

• паспорт заявителя;
• нотариально оформленную доверенность – если с документами в налоговую службу обращается не генеральный директор компании;
• заявление.

Документы нужно подать в течение 1 месяца после начала работы ОП. Сведения подаются в налоговую инспекцию по месту регистрации фирмы. Датой оформления ОП считается день создания хотя бы одного места, где постоянно работают сотрудники. Постановка на учет в ФНС выполняется в течение 5 рабочих дней с момента подачи документов.

Если ОП создается в другом городе или населенном пункте, то ИФНС высылает документацию по месту нахождения структурной единицы организации.

Если ОП во время своей работы изменяет место положения или перемещается в иной населенный пункт, то нужно пройти стадию завершения работы одного подразделения и открытия другого.

Для обособленного подразделения ООО и других фирм используется та же система налогообложения, которая действует для головной организации. Допустимо также использование подразделением УСН, если она применяется основной организацией.

ОП платит за себя следующие налоги:

• налог на прибыль;
• имущественные и транспортные платежи;
• НДФЛ;
• Обязательные перечисления в фонды;

Налоговые декларации обязательны для предоставления в ФНС по месту создания подразделения.

Некоторые ОП необходимо ставить на учет во внебюджетных фондах: ПФР, ФСС. Подразделение юридического лица нужно ставить на учет, если у него есть свой баланс и счет, или если ОП оплачивает услуги граждан. Это должно подтверждаться соответствующей документацией – прежде всего, декларациями.

Постановка на учет в фондах выполняется в районе организации ОП. Процедура длится 5 рабочих дней. Заявление подается доверенным лицом фирмы, либо руководство занимается делами самостоятельно, если фирма небольшая и структурная единица расположена в пределах одного населенного пункта.

Для учета ОП в ПФР нужно подготовить следующие документы (нужно оформить нотариально подтвержденные копии):

• свидетельство о том, что компания зарегистрирована в налоговой службе;
• уведомления о регистрации фирмы в фондах;
• документы, свидетельствующие о создании и деятельности ОП: нормативное распоряжение, письмо об открытии банковского счета;
• заявление о постановке ОП на учет.

После постановки на учет в ПФР уведомление выдается в двух бланках. Один из экземпляров нужно самому привезти ПФР по месту регистрации головного юрлица. Сделать это нужно в течение 12 дней после получения уведомления.

Для учета ОП в соцстрахе необходимо представить следующие документы (копии надо сделать у нотариуса):

1. Документ, подтверждающий регистрацию фирмы.
2. Свидетельство ИНН и ЕГРЮЛ.
3. Документы о создании и работе ОП (приказы, распоряжения).
4. Извещение о том, что ОП регистрируется в качестве страхователя.

Руководители обособленных единиц компании часто действуют под собственную ответственность, нарушая предписания из коммерческого центра. Если такое происходит, то контрагенты ОП рискуют тем, что заключенные сделки будут отменены. Подобное может стать предметом разбирательства в арбитражной инстанции, особенно если сделка была заключена на крупную сумму, связана с передачей имущества. При заключении договоров нужно ориентироваться на компетенцию ОП, а не верить исключительно содержанию доверенности и, тем более, словам местного руководства.

При ликвидации фирмы одновременно упраздняется и ее обособленные подразделения. Их участие обязательно в процедуре банкротства. Их имущество подлежит обязательному учету конкурсными кредиторами. Головная компания выступает в арбитражном суде и иных инстанциях в качестве законного представителя ОП и отвечает по его долгам в полном объеме.

Территориальная обособленность.

Налоговым кодексом не определено, что понимается для целей применения законодательства о налогах и сборах под территориальной обособленностью подразделения организации. Вместе с тем арбитражная практика по рассматриваемому вопросу не однозначна. Так, в постановлениях ФАС СКО от 29.11.2006 по делу № Ф08-6161/2006-2552А, ФАС СЗО от 02.11.2007 по делу № А26-11293/2005 отмечено, что исходя из положений ст. 11 НК РФ был сделан вывод о том, что под территориальной обособленностью подразумевается расположение структурного подразделения организации географически отдельно от головной организации и за пределами административно-территориальной единицы ее регистрации, подконтрольной тому или иному налоговому органу. То есть подразделение является территориально обособленным от головной организации в том случае, если оно находится на территории, где налоговый учет и налоговый контроль осуществляет иной налоговый орган, нежели тот, в котором организация состоит на учете в качестве налогоплательщика (см. Письмо Минфина России от 21.04.2008 № 03-02-07/2-73).

Одним из идентифицирующих признаков обособленного подразделения организации, не являющегося филиалом или представительством, в правоприменительной практике также признается адрес, по которому это подразделение осуществляет деятельность, отличающийся от адреса (места нахождения) самой организации.

Такого же мнения придерживается и Минфин (см., например, письма от 05.05.2017 № 03-02-07/1/27605, от 25.04.2017 № 03-02-07/1/24969, от 25.10.2016 № 03-02-07/1/61934, от 17.06.2016 № 03-02-07/1/35414), из которых следует, что территориальная обособленность подразделений определяется самостоятельными адресами.

Учитывая изложенное, финансовое ведомство считает, что, например, по месту выполнения организацией дорожных работ, не являющемуся объектом адресации, при отсутствии признаков ОП, определенных п. 2 ст. 11 НК РФ, нет оснований для постановки этого общества на учет в налоговых органах (Письмо от 04.09.2015 № 03-02-07/1/51191).

Итак, согласно разъяснениям Минфина одним из идентифицирующих признаков ОП, не являющегося филиалом или представительством, признается адрес, по которому это ОП осуществляет деятельность, отличающийся от адреса (места нахождения) самой организации.

Вместе с тем, по мнению ФНС, осуществление деятельности организацией путем ведения единого технологического процесса с использованием комплекса зданий и сооружений, расположенного на земельном участке на территории, подведомственной налоговому органу, в котором указанная организация состоит на учете по месту нахождения, не приводит к созданию обособленных подразделений (Письмо от 07.03.2018 № ГД-4-14/4534).

На практике возможна следующая ситуация. Склад организации был поставлен на учет в налоговом органе в качестве обособленного подразделения, так как местонахождение склада и организации не совпадало. Организация сменила юридический адрес, в результате чего местонахождение обособленного подразделения (склада) и головной организации совпало. В связи с этим место нахождения склада организации стало территориально не обособленным от места нахождения организации, следовательно, в отношении этого склада отсутствуют признаки обособленного подразделения и его следует снять с налогового учета (Письмо Минфина России от 08.07.2013 № 03-02-07/1/26374).

* * *

Итак, обособленное подразделение может иметь статус филиала или представительства, а может и не являться таковым. Для целей налогового учета главное, чтобы имелись два признака – территориальная обособленность от головного предприятия и наличие оборудованных стационарных рабочих мест.

В случае возникновения у налогоплательщика затруднений с определением места постановки на учет он, в силу п. 9 ст. 83 НК РФ, вправе обратиться в налоговый орган. Решение будет принято на основе данных, представленных налогоплательщиком.

Договоры с контрагентами

При оформлении необходимо учесть тот факт, что права и обязанности данного подразделения определяются:

• уставом предприятия, где прописано, какие задачи возлагаются на эту структуру;
• внутренними приказами и распоряжениями предприятия.

При заключении сделок с контрагентами обязанности приобретает не обособленное подразделение, а головное предприятие.

С клиентами

Если директор подписывает соглашение, он должен указать в нём сторону, от которой он вёл переговоры. Здесь можно поступить двояким образом:

1. Указать, что стороной является та часть фирмы, которой он обязан руководить.
2. Написать, что он подписывает бумаги от имени всего предприятия.

Сделать это он вправе при условии, что существует оформленная доверенность, в которой ему даны полномочия заключать сделки.

Поэтому заключение сделки с клиентами будет происходить обычным образом. При этом подписант будет фигурировать в документах только формально. Подписание будет произведено между исполнительными органами двух хозяйствующих субъектов.

С поставщиками и обслуживающими организациями

Заключение сделки в данном случае происходит аналогично тому, как происходит подписание с контрагентами. Здесь заключаются соглашения с поставщиками головной организацией.

Разница состоит в том, что в контракте должен оговариваться адрес предоставления услуги или производства работ обслуживающими компаниями. Понятно, что договор может быть заключен только в отношении помещений или объектов, находящихся на балансе или переданными в пользования для нужд филиала. Заключать сделки в отношении других офисов незаконно.

Через какое подразделение лучше работать

Перед созданием и открытием подразделение, следует понимать какие функции будет выполняться. В особенности следует понимать цели создания и будущий результат. При понимании указанных факторов можно правильно решить вопрос, каким будет обособленное подразделение, филиалом, представительством или простым подразделением.

Первый фактор. Подразделение будет вести деятельность или представлять интересы.

В этом случае осуществляется выбор между филиалом и представительством.

1. Обособленное подразделение создается для осуществления любой деятельности. Это оказание услуг, производство продукции, другая деятельность;
2. Создается для представления интересов головной организации. Это может заключение договоров, представление организации или отстаивание интересов организации.

Если организация планирует осуществлять через подразделение все существующие функции, то лучше создать филиал.

Если необходимо предоставление или защиты интересов юридического лица, то лучше организовать представительство. Но тут существует нюанс. Согласно действующему законодательству организация не имеет права выполнять фактические действия через подразделение. Например, она не сможет производить и реализовывать мебель, оказывать медицинские услуги и многое другое. С другой стороны в законе отсутствуют какие-либо санкции за нарушение запрета. Поэтому довольно часто можно встретить ситуацию, когда через филиалы и представительства осуществляется производственная деятельность.

Хороший юрист должен предоставить руководителю полную информацию о разнице между представительством и филиалом и посоветовать вариант, подходящий для текущей ситуации. Свое мнение юрист должен основывать на законодательных нормах и требованиях.

Второй критерий. Изменения в учредительных документах или упрощенный способ создания.

При рассмотрении вопроса по выбору между филиалом (представительством) и простым подразделением следует учитывать, что создание и открытие филиала или представительства считаются сложным процессом. Для их реализации потребуется внесение изменений в документы. Это занимает больше времени и нет никаких гарантий, что все пройдет быстро и без осложнений

Для создания простого обособленного подразделения этого не требуется. Достаточно оформить письменное решение о создании и встать на налоговый учет.

Пример из практики

ООО «Компания» создало несколько простых подразделений. Были выполнены все требования о подаче документов для постановки на налоговый учет.

Сотрудники налоговой службы посчитали, что подразделения подходят под определение филиал и обратились в суд с требованием обязать ООО «Компания» внести изменения в документы и провести их регистрацию.

При рассмотрении дела, суд установил, что подразделения не могут считаться филиалами и не попадают под признаки, указанные в ст. 55 ГК РФ. У них отсутствует имущество, находящееся на отдельном балансе. Также не имеют собственного расчетного счёта.

Дополнительным фактором явилось положение, где указывалось, что они не являются филиалами.

Суд указал, что для внесения изменений нет оснований и ООО «Компания» не обязано вносить и регистрировать изменения. Дополнительно было указано, что налоговые службы не могут подавать иски в суд с требованием обязать юридическое лицо внести изменения. Больше информации о решении можно узнать в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа по делу No А53-22572/2008 от 16 сентября 2009 года.

При этом следует помнить, что законодательство не запрещает наделять подразделение функциями филиала или представительства. С учетом этого можно сделать предположение, что его создание наиболее выгодное решение.

Но это не всегда так. Создание филиала или представительства потребуется, если для работы подразделения потребует наличие собственного расчетного счёта.

Обоснование

Согласно п. 4.3 Инструкции Банка России No 153-И от 30 мая 2014 года простое подразделение не может открыть расчетный счет

Открытие филиала и представительства может потребоваться для выполнения следующих функций:

Надо – не надо: не гадайте на ромашке

Если сомневаетесь, нужно ли открывать ОП или нет, скорее всего, ответ – да, нужно

Обратите внимание, что ни НК, ни ГК не содержат каких-либо ограничений по количеству сотрудников обособленного подразделения, а также отсутствию во внутренних документах распоряжения на его создание

Существуют сложные ситуации, когда и правда непросто понять: возникает ОП или нет:

1. Нанимаем сотрудника в другом городе для оказания услуг или выполнения работ на территории клиентов (заказчиков). Допустим, компания оказывает клининговые услуги в другом городе, нанимает уборщиц. В этом случае не возникает обособленного подразделения, ведь нет стационарных рабочих мест. Аналогичный подход применяется к ситуации, когда рабочий (электрик, отделочник) выезжает к заказчику на объект. В зависимости от должности и рода занятий сотрудника оформляют как обычным трудовым договором, так и договором о надомной или дистанционной работе.

Обратите внимание! Надомники и дистанционные сотрудники однозначно не имеют подконтрольных работодателю рабочих мест. Пример №1: стройплощадка, куда направлены рабочие, оборудована бытовками, принадлежащими организации, инструменты рабочим выдает работодатель, он же контролирует ход работ – есть ОП

Производятся строительные работы. Здесь нужно рассматривать каждую конкретную ситуацию индивидуально.

Пример №1: стройплощадка, куда направлены рабочие, оборудована бытовками, принадлежащими организации, инструменты рабочим выдает работодатель, он же контролирует ход работ – есть ОП.

Пример №2: рабочие приезжают ежедневно на стройплощадку из дома, за безопасностью на объекте следит не работодатель (субподрядчик), а генподрядчик, он же контролирует ход строительства. Исходя из определения рабочих мест (ст. 209 ТК) их в данном случае нет, поскольку стройка неподконтрольна работодателю.

Надо отметить, что в большинстве случаев налоговые органы независимо от обстоятельств считают, что стройплощадка требует создания обособленного подразделения.

Выполняются дорожные работы. В данном случае ФНС считает, что ОП создавать не нужно. Работы ведутся «в поле», ни о каком стационарном месте речи не идет.
Арендуется или приобретается складское помещение. Это один из частых предметов споров. На складе присутствуют постоянные сотрудники: кладовщик, сторож, грузчики, значит, однозначно потребуется зарегистрировать ОП.

А если это просто помещение, куда привозят, сгружают товар или материалы, а забирают их при необходимости приезжающие водители и экспедиторы? Несмотря на то что сотрудники не находятся постоянно на складе, считается, что рабочие места есть, а время нахождения на них не имеет значение.

Кстати! Подобный подход справедлив в ситуации, если организация сняла или купила офис, но сотрудник использует его эпизодически.

Помещения в одном и том же здании. Компания снимает кабинет в бизнес-центре и решает открыть на другом этаже кафе. С одной стороны оба помещения находятся в одном здании и, естественно, относятся к одной налоговой, поэтому логично предположить, что в открытии ОП нет нужды. Судьи подтверждают эту точку зрения, поскольку считают одним из признаков территориальной обособленности отнесение к отличной от головного предприятия налоговой инспекции. С другой, налоговые органы не всегда согласны с арбитражной практикой. Их – даже если фактически юридический адрес организации и кафе отличается незначительно, например, номером помещения, то формально такое отличие уже причина для регистрации обособки. Вывод сделан из определения ОП в статье 11 НК, понятий, установленных статьей 55 ГК РФ и определения места нахождения юридического лица (по пункту 2 статьи 54 ГК это место государственной регистрации). Придется либо обращаться за разъяснениями в ФНС, либо действовать на свой страх и риск.
Сотрудник работает в режиме коворкинга. Популярный способ работы вне дома. Обычно к нему прибегают фрилансеры. Смысл в том, чтобы заниматься какой-то деятельностью в помещении, где собираются такие же «свободные художники», возможно, в процессе обмениваться мнениями, достижениями и опытом или просто работать в спокойной обстановке. Представим, что для работника арендуется место по договору коворкинга, равноценно ли это аренде офиса, требуется ли организовать ОП? На самом деле этот вариант подразумевает краткосрочную аренду, обычно на несколько часов в день, а работодатель не может контролировать такое рабочее место. Значит, признать его стационарным нельзя и создание обособленного подразделения не требуется.

После того как компания определилась с созданием ОП, нужно подготовить документы, регламентирующие его деятельность, и зарегистрировать в ИФНС.

Перемещение имущества: бухгалтерский учет

При перемещении ТМЦ, основных средств и денег между головным и остальными подразделениями способ ведения бухгалтерского учета зависит от того, есть ли у ОП выделенный баланс.

Важно! Все подразделения ведут бухгалтерский учет согласно учетной политике «головы»

Отдельного баланса нет

В этом случае при перемещении, например, оборудования (ОС) следует провести внутреннюю переброску в аналитике.

Пример №3: Фирма «А» передает подразделению «А-1» токарный станок, первоначальной стоимостью 150000 и начисленной на момент перемещения амортизацией в сумме 54000:

• Д 01 «А-1» К 01 «А» — 150000, проведено перемещение.
• Д 02 «А» Д 02 «А-1» – 54000, перенесена амортизация по переданному станку.

Аналогично следует поступить с другими ТМЦ. Денежными средствами, когда подразделение не имеет отдельного баланса, оперирует центральная бухгалтерия, расчеты с поставщиками и подрядчиками ведутся через нее. В этом случае выполняются обычные проводки.

Пример №4: Организация «Б» передает подразделению «Б-2» материалы, предназначенные для ремонта помещения, в котором расположено ОП, стоимостью 20000 рублей. Для их перевозки «Б» нанимает транспортную компанию (ТК), ее услуги обходятся в 3000 рублей:

• Д 10.8 материалы на складе в «Б-2» К 10.8 материалы на складе «Б» – 20000, переданы материалы в ОП «Б-2».
• Д 23 (23, 25, 20, 44) К 76 – 3000, отражены затраты на перевозку материалов для ремонта.
• Д 76 К 51 – 3000, оплачены услуги ТК.

Отдельный баланс есть

В этом случае используется счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты» для перемещения имущества и денежных средств.

При передаче основных средств в учете головного офиса необходимо провести следующие проводки (используем данные из примера № 3):

• Д 79-1 «А-1» К 01 «А» — 150000, отражена передача оборудования.
• Д 02 «А» Д 79-1 «А-1» – 54000, передана амортизация по станку.

Проводки при передаче ТМЦ и оплате расходов на их доставку (используем данные примера № 4): Д 79-1 «Б-2» К 10-8 – 20000, переданы материалы для ремонта. Далее проводки зависят от наличия у подразделения расчетного счета.

Счета нет (услуги заказаны и оплачены центральной бухгалтерией):

• Д 23 (…) К 76 – 3000, расходы на перевозку.
• Д 76 К 51 – 3000, оплата транспортной компании.

Счета нет (заказ услуг сделан ОП, а оплата головной организацией):

• Д 79-2 К 76 – подразделение передало задолженность перед ТК «голове». В учете самой обособки проводки будут такими: Д 23 (…) К 76 – 3000, затраты по транспортировке, Д 76 К 79-2 – передан долг ТК в головной офис.
• Д 76 К 51 – оплачены услуги ТК

Счета нет (ОП самостоятельно заказало и оплатило услуги):

• У подразделения «Б-2»: Д 23 (…) К 76 – 3000, отражены расходы на перевозку, Д 76 К 51 – перечислена оплата ТК.
• ОП может предварительно получить средства на расходы, тогда в проводках «Б-2» будет проводка Д 51 К 79-2 – поступили денежные средства от центральной бухгалтерии на расчеты. При этом в БУ «головы» отразится проводка Д 79-2 К 51.

В большинстве случае проводки выглядят зеркально, как вы, вероятно, заметили. Понесенные затраты передаются в центральный офис проводкой Д 79-2 К 20, 25, 23, 44. Обратная проводка, соответственно, у головной бухгалтерии.

Подробно о налогообложении в обособленном подразделении можно прочитать здесь.