Оптимизация персонала

Описание (схема) бизнес-процесса

Прежде чем что-то улучшать, надо понять, как это вообще работает. Чтобы было наглядно и понятно, механику бизнес-процесса обычно представляют в виде схемы. Нарисовать ее можно в графическом редакторе, майнд-карте, системе BPMN, а можно и рукой на бумаге набросать.

Как это сделать:

1. Обозначьте начало и конец процесса. Если взять наш пример, то обработка заказа начинается в момент регистрации заявки на сайте и заканчивается передачей заказа на кухню. 
2. Постройте цепочку из ключевых действий. «Снятие» заявки -> Обратный звонок клиенту -> Проверка наличия продуктов на складе -> Передача заказа на кухню.
3. Добавьте переменные действия (которых выполняются не всегда). Если на складе нет какого-то из пунктов заказа (например, закончился напиток), менеджер снова звонит клиенту, чтобы изменить позицию в заказе или отменить заявку полностью.
4. Прописать роли всех участников. Именно роли, а не должности. Например, если менеджер консультирует клиента, то его роль — консультант.
5. Прописать всю необходимую документацию. То есть вообще все: приказы, инструкции, техническую документацию, схемы сборки и т.д.
6. Вписать в схему используемые ресурсы. Это ПО, инструменты, сырье и т.д.
7. Дополнить цифрами эффективности, производительности.
8. Обозначить связь с другими бизнес-процессами.

Внутренняя оптимизация сайта: что это?

Мы говорили, что оптимизация бывает двух видов. Сейчас выясним, что такое внутренняя оптимизация сайта. По названию не сложно догадаться, что имеется ввиду, но всё-таки, уточним. Внутренняя оптимизация – это работы именно сайтом. То есть, совершение работ таким образом, чтобы и код и содержимое страниц, то есть контент, ссылки и т.д. соответствовали требованиям поисковых машин.

В рамках внутренней аналитики производятся такие работы, как повышение кликабельности (CTR), наполнение сайта контентом, анализ сайта и его конкурентоспособности. Кроме анализа собственного сайта, как правило, проводится ещё и анализ рынка и непосредственно веб-страницы конкурентов. Возможно придётся столкнуться с совершенной конкуренцией, поэтому нужно быть во все оружия.

Одним из главных этапов во внутренней оптимизации – это сбор семантического ядра. Для каждого сайта это будет ключом к продвижению по позициям. В зависимости от специфики сайта подбирается сегмент из огромного количества запросов. К примеру, компания занимается продажей товаров для животных. Соответственно, в запросах должны присутствовать слова, относящиеся к этой тематике.

На самом деле, это довольно сложная процедура, которая требуется от специалиста не только усидчивости, но и логического мышления. Потому что, если сделать это некорректно, запросы частично или полностью не удовлетворят потребность клиента.

Следствием чего будет нерелевантность страниц, а значит, большой процент отказов. Именно для сбора семантики, лучше не экспериментировать, а нанять специалиста по SEO, чтобы тот поработал и конкретно отсортировал все запросы.

Дальше предстоит работа с контентом. После устранения всех технических моментов, нужно сделать всё, что заинтересовать пользователя. Это не только красивый и яркий дизайн, но ещё и продающий и привлекательный текст. Каждая страница сайта, даже если это Лендинг Пейдж, должна быть с текстом, картинками и другими видами контента. Например, анимация, видео, ссылки и т.д.

Чтобы повысить юзабилити сайта и намекнуть пользователю о том, что ему стоит что-то купить у компании, нужно разместить форму заявки. К примеру, юзер зашёл на сайт продаёт кондитерские изделия. Пользователь заходит на сайт, пролистывает каталог и видит рекламный баннер об акции. Содержание его следующее: «при покупке торта от 2 кг, набор копейков 6 шт. в подарок». Заманчиво, правда.

Конечно, мало у кого после такого предложения не возникнет желание полакомиться сладким да ещё и подарок получить. И вот, пользователь «загорелся» желанием, сделать заказ, а Вы ему раз и форму для заявки. Мол, оставьте контакты и оформите заказ.

Главное, не переборщить с данными. Достаточно, номер телефона имя и адрес доставки. Таким образом, подобный маркетинговый ход будет не только увеличивать юзабилити сайта, но и привлечёт массу клиентов.

Программы тотальной оптимизации производства

Тотальная оптимизация производства – проект, направленный на повышение эффективности производства «снизу-вверх», т.е. на предприятии создается управленческий механизм, который позволяет выдвигать, оценивать и реализовывать рационализаторские предложения «снизу», минуя административные препоны. Возможные направления программы: сокращение затрат, повышение надежности поставок, повышение качества (брак и время простоев), утилизация отходов, устранение «узких мест» в производстве. На первом этапе проекта определяются цеха или участки, в которых будет реализовываться проект, создается проектная структура, состоящая из рабочих групп на уровне производственных отделов и цехов, а также управляющего совета, который принимает решения по внедрению того или иного улучшения. Также производится анализ затрат: они разделяются на сокращаемые и не сокращаемые. На основе анализа затрат определяются цели по их сокращению. Так как рационализаторские предложения, по сути, являются внутренними инвестиционными проектами, то для них устанавливаются критерии с точки зрения эффективности, максимального срока окупаемости и размера инвестиций. После завершения подготовительной стадии проекта рабочие группы в режиме «мозгового штурма» анализируют пути оптимизации деятельности своих производственных единиц, генерируют идеи и отбирают наиболее реалистичные. Затем предложения оформляются в виде проектов. Оценивается сумма необходимых инвестиций, рассчитывается экономический эффект от внедрения, подготавливается предварительный план внедрения. Далее, предложения выносятся на управляющий совет, который принимает или отвергает тот или иной проект. Во время реализации проекта управляющий совет или специально выделенная группа внутренних контролеров осуществляют мониторинг хода внедрения, расходования выделенных средств и графика выполнения работ. Окончательную оценку результативности рацпредложения можно сделать на основании анализа эффекта, который оно принесло, например, путем анализа соответствующих показателей в системе управленческого учета затрат до и после внедрения. В целом реализацию программы тотальной оптимизации производства можно разбить на две фазы. Первая – когда на предприятии создаются необходимые управленческие механизмы, в результате начальных мозговых штурмов находятся существенные резервы сокращения затрат и внедряются соответствующие улучшения. Второй этап – когда программа начинает работать на постоянной основе. Для успешной реализации проекта ТОП необходимо придерживаться следующих принципов:

1. Никто лучше сотрудников предприятия не разбирается в собственном производстве, а значит, не может определить направления повышения его эффективности. Работа внешних консультантов при этом заключается в стартовом направлении инновационного процесса, формировании и передаче методологии анализа затрат и материальных потоков, организации процесса (функции и порядок взаимодействия внутри предприятия), а также в выполнении сопутствующих работ, обеспечивающих успешную реализацию проекта ТОП (например, разработка механизмов дополнительной мотивации персонала).
2. При обсуждении проектов на рабочих группах следует рассматривать даже самые смелые и фантастические идеи.
3. За принятые и реализованные рацпредложения сотрудники должны быть вознаграждены материально, что будет служить значительной мотивацией персоналу, участвующему в проекте.
4. Программа по оптимизации должна поддерживаться высшим руководством предприятия и находиться под его постоянным контролем.

В настоящий момент масштабные программы тотальной оптимизации производства реализуются на нескольких металлургических предприятиях России. Например, в рамках реализации программы на Выскунском металлургическом заводе было внедрено 270 рацпредложений, суммарный эффект от которых за два года составил $30 млн. В заключение стоит отметить, что оба подхода – Бережливое производство и Тотальная оптимизация производства основываются на раскрытии творческого потенциала сотрудников предприятия. В отличие от других управленческих технологий, ориентированных на жесткую регламентацию деятельности и усиление контроля «сверху-вниз», данные подходы позволяют вовлечь в процесс оптимизации работников всех уровней. При этом достигается комплексный эффект: предприятие работает более эффективно, сотрудники вовлечены в процесс реализации проекта и имеют возможность улучшить свои условия труда и материальную компенсацию.

Пример оптимизации бизнес-процесса

Давайте пофантазируем. Что можно улучшить в бизнес-процессах из нашего примера?

1. В работе менеджера. Обратный звонок можно заменить на смс-подтверждение заказа. Если заказов слишком много и менеджер не справляется, можно внедрить оформление заявки, например, через телеграмм-бота. Который проверит наличие продуктов на складе, отправит заявку на кухню, а адрес и время доставки — в службу доставки. 
2. На кухне. Держать заготовки для пиццы, салатов и запас напитков (опираясь на спрос).
3. В работе службы доставки. Автоматизировать построение маршрутов. 

Плюсом после доставки заказа можно добавить автоматический смс-запрос на обратную связь, чтобы клиент оценил качество обслуживания, вкус блюда или написал претензию.

Что получим:

• сокращается время обработки заявки;
• исключаются ошибки из-за человеческого фактора;
• ускоряется приготовление блюд;
• заказ доставляют еще горячим;
• обратная связь позволяет выявить и оперативно исправить слабые места в бизнес-процессах.

Оптимизация — производственный процесс

Оптимизация производственного процесса производится с помощью математических машин. Рассмотрим методы, с помощью которых формализованная схема производственного процесса может быть представлена в виде, удобном для программирования с целью решения задачи на математических машинах.
 

Оптимизация производственных процессов в сочетании с оптимизацией систем промышленного электроснабжения может и должна дать стране дополнительные средства за счет сокращения непроизводительных расходов.
 

Оптимизация производственных процессов в сочетании с оптимизацией систем промышленного электроснабжения дает стране значительную экономию народнохозяйственных средств.
 

Алгоритмы оптимизации производственного процесса системы управления Каскад-22 помимо задач, решаемых системой Каскад, осуществляют поддержание определенного соотношения азот — водород и оптимального состава газа на выходе из цеха конверсии метана.
 

Алгоритмы оптимизации производственного процесса системы управления Каскад-22 помимо задач, решаемых системой Каскад-осуществляют поддержание определенного соотношения азот — водород и оптимального состава газа на выходе из цеха конверсии метана.
 

При этом оптимизация производственных процессов во времени, являющаяся сановной предпосылкой поточного производства, может быть определена как технически и технологически обоснованное установление продолжительности работы отдельных ремонтно-строительных машин и механизмов, установление затрат рабочего времени на выполнение отдельных видов работ и отдельных операций при постоянно изменяющихся условиях ремонта.
 

Высшей стадией оптимизации производственных процессов является, как известно, управление процессом. Управление проводится на основе определенных математических зависимостей между качественными показателями деталей ( продукции) и влияющими на них факторами. Пока известны немногие примеры управления технологией, связанной с изготовлением деталей из термореактивных пластмасс.
 

Эта система предназначена для оптимизации производственных процессов, планирования и учета.
 

В режимных задачах производится оптимизация производственных процессов при ( как правило) заданном наборе производственного оборудования. Их содержанием является нахождение за данный отрезок времени ( сутки, месяц, год) экономического оптимума в пределах ограничений, задаваемых количеством ( и качеством) производимой энергии и особенностями используемых энергетических установок и ресурсов.
 

В режимных задачах производится оптимизация производственных процессов при, как правило, заданном наборе производственного оборудования. Их содержанием является нахождение за данный отрезок времени ( сутки, месяц, год) экономического оптимума в пределах ограничений, задаваемых количеством ( и качеством) производимой энергии и особенностями используемых энергетических установок и ресурсов.
 

В режимных задачах производится оптимизация производственных процессов при ( как правило) заданном выборе производственного оборудования. Их содержанием является нахождение за данный отрезок времени ( сутки, месяц, год) экономического оптимума в пределах, ограничений, задаваемых количеством ( и качеством) производимой энергии и особенностями используемых энергетических установок и ресурсов.
 

Итак, всем работам по оптимизации производственного процесса должно предшествовать его изучение.
 

Большие перспективы имеет применение УВМ для оптимизации производственных процессов методом опережающего анализа, который основан на использовании высокого быстродействия аналоговых и цифровых УВМ.
 

На третьем уровне управления решают задачи оптимизации производственного процесса по заданным критериям на основе информации о ходе процесса и состоянии внешней среды.
 

Процесс оптимизации

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

1. Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
2. Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
3. Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников

Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.
После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

Подсчет ключевых показателей эффективности

Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг
Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
Выявление избыточных узлов
В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их

Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации;
Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Методы оптимизации бизнес процессов

Выбор методов оптимизирования процессов, происходящих в компании, достаточно широк. Среди основных можно выделить следующие:

Этапы оптимизации

Работа по оптимизации бизнес-процессов делится на пять этапов. Поговорим подробнее о каждом из них:

1. Описание процессов организации. Анализ и оптимизация бизнес-процессов неразрывно связаны между собой. Без определения функций каждого отдела и сотрудника невозможно начать эффективную оптимизацию. Вроде шаг кажется само собой разумеющимся, но на деле большинство компаний об этом забывают, и это большая ошибка. Лучше начать изучение процессов через цепочку добавленной стоимости. Есть компании, которые поставляют в вашу организацию ресурсы или товары или выполняют дополнительные функции, в которых нуждается ваш клиент. Поймите, на какой стадии и каким образом осуществляется формирование добавленной стоимости итоговой продукции. Применение такой стратегии позволяет быстро вычислить точки выхода и входа в компанию. Таким образом, вы сможете изучить рабочий процесс предприятия целиком, разъяснить персоналу, кто и чем занимается, отделить рабочие процессы, нуждающиеся в первоочередной оптимизации, определиться со способами улучшения качества услуги или товаров. Во время проведения исследований вы поймете, что кроме ключевых процессов,есть еще и поддерживающие. Как правило, их не нужно финансировать, ведь они формируют инфраструктуру предприятия и помогают непрерывному функционированию главных процессов. Существуют еще процессы развития, отвечающие за будущую прибыль.
2. Назначение ответственных лиц. Система оптимизации бизнес-процессов построена таким образом, что не может функционировать без контроля. А потому назначается ответственный за ее проведение. Причем один человек должен осуществлять общее руководство, а другие — контролировать каждый этап. Управляющий должен быть не только обязательным, но и уметь координировать работу подчиненных. Таких руководителей можно сравнить с вечной батарейкой, потому что они должны постоянно работать и оптимизировать производство. По этой причине должностные обязанности должны быть четко изложены, для этого достаточно прописать обязанности во внутреннем регламенте предприятия.
3. Осуществление оптимизации. Вот мы и подошли к оптимизации бизнес-процессов предприятия. Для нее отведен только третий этап, потому что сначала нужно подготовиться. Не стоит думать, что в каждой организации полный порядок. На любом предприятии можно обнаружить несколько десятков проблем. А после обнаружения надо действовать в соответствии с планом. Сперва нужно дать оценку всем процессам компании, а также исключить повторение должностных обязанностей. Следующим шагом станет вычисление времени на каждый из бизнес-процессов, проведение сравнительного анализа со средними показателями, подгонка под реальные показатели. Дальше надо организовать эксплуатационный анализ по ресурсам производства. Нужно проследить перемещение ценностей и сведений в компании и искоренить участки, на которых есть потери и того, и другого. Завершающим этапом станет анализ эффективности использования ресурсов на каждом процессе.
4. Автоматизация основных процессов предприятия. Не зря этот шаг прописан в четвертом пункте, ведь прежде чем приступать к нему, необходимо четко понимать, как будет проходить оптимизация. Если на предприятии царит полная неразбериха, то как не оптимизируй процесс, толку от этого будет ноль. Единственное, чего получится добиться, — больших финансовых трат и потери времени.
5. Оценка итогов. Оптимизация управления бизнес-процессами преодолена, как и сама реорганизация. Самое время подвести итоги. Если операция была правильно проведена, то результатом станет ликвидация повторяющихся должностей и обязанностей сотрудников, курирование выполнения работы трудящимися, уменьшение количества ошибок и снижение влияния человеческого фактора в производстве, внедрение системы коэффициентов полезного использования, которая мотивирует сотрудников, сформировавшаяся база знаний о процессах организации, уменьшение нарушений на производстве из-за нехватки кадров или отсутствия ресурсов, нахождение финансов, не участвующих в обороте, и их ликвидация, минимизация закупок ненужной продукции.

Нужные вопросы. Много вопросов не бывает. Понимаю, а сказать не могу

ШАГ 1. Определения текущего состояния.

Для того, чтобы решить проблемы в бизнесе, нужно сначала понять

• Что происходит?
• Когда возникла проблема?
• Где она существует?
• Размер (масштаб) проблем?

Иногда, заказчики описывают ситуацию общими словами. Мол, бывает, что понимаю, в чем суть, а выразить не могу…

Для того чтобы поставить достижимую цель, надо по максимуму оцифровать ситуацию. И, конечно,  задаем вопросы:

• Как отразилось падение продаж на бизнесе?
• Стало меньше клиентов? На сколько?
• Упала прибыль? На сколько?

Голос бизнеса

Отвечая на это великое множество вопросов, Вы получаете голос бизнеса.

Данный этап очень важен, именно здесь «на берегу» до начала работы с проектом (улучшением, изменением) необходимо детализировать цель как можно точнее

Именно сейчас важно мнение руководителя/владельца бизнеса

Обратите внимание на конкурентов, как работают они. По теме бенчмаркинг — отдельная статья

Голос клиента

В зависимости от деятельности/направленности, кроме мнения заказчика, рассматривается пожелания клиента.

Кто Ваш клиент? Портрет клиента – возраст, пол, занятия, профессия. Какие продукты использует/покупает клиент у конкурентов?

Что он хочет? И ПОЧЕМУ? – это главный вопрос, который дает идеи для улучшений, рекламных акций, и как результат, увеличение клиентской базы.

Какое качество он предпочитает и почему? А вы спрашивали клиента о его пожеланиях  напрямую? Проводились ли опросы, анкеты? Или косвенно?

После предварительного сбора информации формулируем цель:

Повысить к 01.09.2020г. (тут может быть конкретная дата*) прибыль/продажи/заявки/клиентопоток

*Сроки на внедрение изменения даем в зависимости от величины бизнеса, если это небольшая компания, то минимальный срок – 1,5 месяца. Если это большая компания – то 6 месяцев – не более. Как показывает опыт, для полномасштабных изменений и получения результата – достаточно 3 месяцев.

Лучшее понимание бизнес-процесса, возможно, даст Вам отдельная статья.

Отсрочка уплаты НДС

Для сокращения выплат по налогам вполне реально использовать схему с задержкой отгрузки продукции. Здесь главное заключить договор с предприятием, работающим на ЕВНД, причем следует заранее договориться с контрагентом о желании применять данную схему. Заинтересовать контрагента подобным предложением можно пообещав ему скидку. Для осуществления данной схемы в договор о поставке включается пункт о штрафных санкциях за нарушение сроков поставки, хотя реально этот момент уже обговорен с партнером и он закрывает на это глаза. В соответствии с законодательством неустойка не облагается НДС. Контрагент не платит НДС, поэтому рассмотренная схема оптимизации налогообложения не вызывает у него беспокойства.

Отсрочить уплату НДС возможно при отгрузке товаров частями, а не одной поставкой. Тогда налог будет уплачиваться при отгрузке последней партии товара.

В этом случае заплатить налог необходимо в день отгрузки последней партии. Например, если есть договоренность с покупателем, что компания отгрузит в I квартале только основную часть продукции, а оставшуюся отправит во II квартале, то бухгалтерия должна будет заплатить НДС лишь во II квартале. Здесь главное, чтобы в договоре было прописано, что поставка осуществляется по частям, по причине большого веса или объема товаров.

Как видно из рассмотренных примеров, оптимизация системы налогов это не игра, а сложная работа, требующая тщательного анализа каждой ситуации не только бухгалтеров, но и юристов.