Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2021 года

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.
2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.
4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация – запись с устраненной ошибкой;
4. вносится дата именно исправления;
5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем. Алгоритм действий в таком случае следующий:

• неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
• на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
• вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
• ставят подпись руководителя, штамп.

Как используют электронный документ работник и работодатель

Условия работы с ЭТК для двух сторон трудового договора различаются: для сотрудника переход является добровольным, тогда как работодатель обязан начать формирование соответствующей электронной базы уже в 2020 году.

По завершении подготовительного этапа, с начала 2021 года, работодатель:

• ведет электронные трудовые книжки для вновь принятых сотрудников;
• ведет ЭТК «старых» сотрудников согласно их заявлениям;
• освобожден от ведения бумажных трудовых книжек сотрудников, не подавших соответствующее заявление;
• не подавшим заявление бумажные трудовые книжки выдает на руки и за их хранение больше ответственности не несет;
• независимо от ведения бумажной трудовой, передает электронные сведения о работе сотрудников в ПФР.

С 1.01.20 компании сдают новый отчет в Пенсионный Фонд (пост Правления №730п ПФ РФ от 25/12/19), связанный с введением ЭТК – форму СЗВ-ТД. Он сдается на каждого работника, помесячно, не позднее 15 числа следующего месяца.

В документе отражаются: прием на работу, увольнение, перевод на другую работу постоянного характера, изменения, касающиеся профессии, квалификации, решение суда о запрете занимать должность, заявление о форме трудовой книжки, а также изменение наименования фирмы.

Со следующего года правила меняются. Если работник принят или уволен, сведения на него подаются на следующий день или в тот же день, когда издан приказ. Для остальных событий законодатель оставил прежний срок (п. 1.8 постановления).

Работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности сотруднику по его заявлению (ст. 66.1 ТК РФ) на бумаге или электронно:

• в 3-дневный срок, если гражданин работает;
• при увольнении – в тот же день, когда гражданин увольняется.

Если гражданин обнаружил ошибку в сведениях, по заявлению администрация обязана внести исправления и передать корректные данные в ПФР.

Работник может получить сведения о трудовой деятельности (абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ):

• непосредственно в фирме, где он работал, за весь период работы в ней – на бумаге или электронно, в виде файла;
• в МФЦ, на бумаге;
• через портал госуслуг, электронно;
• обращением в ПФР, на бумаге или электронно.

Обратите внимание: если работник пожелал сохранить трудовую старого формата, это право сохраняется за ним на каждом рабочем месте и в дальнейшем. Однако если он передумает и решит использовать электронный вариант, сможет сделать это в любое время

Работнику нельзя выбрасывать бумажную трудовую книжку даже при наличии электронной, ведь сведения в электронном формате начнут накапливаться только с 2020 года.

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

• кадровые работники;
• делопроизводители;
• непосредственно работодатель;
• бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

• с шариковым стержнем;
• обычные гелевые;
• перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

• пишется номер с учетом требований хронологии;
• в графе 2 надо поставить дату увольнения – только цифрами;
• в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание – статья, пункт, часть Трудового кодекса;
• само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
• в последней графе пишут распорядительный акт;
• далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
• ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется – так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

Порядок перехода на новый формат

Вопрос этот встает в текущем году прежде всего перед работниками кадровой службы, административными сотрудниками, бухгалтерами, которым поручен кадровый учет. Период до конца года является переходным. Он должен быть использован для полного внедрения ЭТК. Рекомендуется с учетом требований законодательства следующий далее порядок действий.

Пакет локальных нормативов, касающихся трудовых отношений, может быть достаточно объемным. Необходимо проанализировать положения каждого из них и внести информацию об электронных трудовых книжках, если это необходимо. К примеру, в правилах внутреннего распорядка может быть прописано, как собираются, как и кому предоставляются сведения о работе. По новому регламенту, кроме бумажной трудовой книжки, гражданин, поступающий на работу, может предъявить кадровику сведения о трудовой деятельности, оформленные предыдущим нанимателем, в пенсионном фонде на основе электронных данных. Необходимо пересмотреть содержание колдоговора, трудовых договоров, иных ЛНА. Они должны содержать положения, согласующиеся друг с другом.

Предстоит оперативный обмен информацией с ПФР, сдача отчетности по срокам, за нарушение которых могут применяться санкции. Электронный обмен должен быть обеспечен специальным ПО. Значительная часть компаний уже пользуется услугами электронной бухгалтерии, отправляет отчетность по интернету. Для них ничего нового не произойдет – привычные инструменты ТКС будут использоваться для взаимодействия с ПФР.

Важные формальности! Всех сотрудников персонально необходимо уведомить о новых правилах ведения трудовых книжек.

Форма письма должна содержать основную информацию в сжатом виде о том, что:

• в текущем году трудовая книжка приобретает новый формат – электронный, который является основным;
• до 1 января будущего года необходимо подать соответствующее заявление, если сотрудник хочет, чтобы книжку вели по старым правилам – на бумаге;
• если заявления нет, документ выдадут в начале будущего года на руки работнику.

Согласно пост. Правительства №887 от 19/06/20, уведомить нужно до 31/10/20. Ранее срок был ограничен 30 июня.

Уведомление целесообразно вручать под роспись, а если такой возможности нет (например, для сотрудницы в декрете), документ отправляют письмом с уведомлением. Формулировка ФЗ-439 от 16/12/19 (ст. 2 п. 1 п.п. 4) указывает на то, что работники должны быть уведомлены персонально, а не общим документом с подписями под ним.

До конца года от каждого работника нужно получить одно из заявлений:

• о согласии на использование ЭТК;
• о сохранении старой бумажной формы.

Важно! Если работник не подал заявление до 31.12.20 по причине болезни, иным уважительным причинам (ФЗ-439 от 16/12/19, ст. 2-6), он может оформить документ позже

Ведение журнала с отметками о вручении уведомлений, получении заявлений работников, касающихся выбора формы трудовой книжки, значительно облегчит жизнь кадровику в этот период.

Кроме того, при изменениях ЛНА также необходимо ознакомить с ними сотрудников под роспись.

Если бумажная трудовая книжка на работника уже не ведется (либо будет принят новый работник в следующем году), он имеет право на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При желании заявление об этом может быть направлено на электронную почту фирмы

Необходимо обратить внимание на надежность почтового адреса, принять меры для защиты его от взлома, своевременно реагировать на обращения

Электронная трудовая книжка

Для заведения ЭТК достаточно обратиться к работодателю, а для просмотра — завести личный кабинет на сайте ПФР или запрашивать из нее выписку иными разрешенными способами. Такая выписка подойдет при запросе множества услуг: социальное обслуживание, кредитование и пр.

Что это такое?

О введении в оборот подобного сервиса шли разговоры несколько последних лет. И по итогу возможность пользоваться таким сервисом открылась с начала 2020 года.

Такие сведения отсылает в ПФР работодатель по заявлению работника. Значит пользование услугой пока имеет добровольный характер. Заведение электронной книжки не означает обязательного отказа от обычной. Пользоваться последней разрешается в привычном режиме. А отказавшись от бумажной трудовой, человек получить ее на руки. Даже после этого она будет служить официальным документом об опыте и стаже человека.

Преимущества

Список преимуществ широкий. И пока что их разрешается оценить, имея одновременно с ЭТК и бумажный экземпляр книжки. Если человеку просто интересно уточнить информацию по датам трудоустройства, точного наименования должности, своего структурного подразделения и т.д., разрешено обратиться к электронной версии книжки.

Другие важные преимущества:

• возможность дистанционного оформления пенсии без сбора большого числа документов;
• упрощенное оформление социальных выплат, т.к. госучреждения могут сами запрашивать трудовые сведения у ПФР;
• возможность трудоустройства на дистанционную работу, отправив потенциальному работодателю выписку из ЭТК для подтверждения опыта;
• минимизация ошибок благодаря заполнению и отправке работодателями в ПФР унифицированных форм с данными по сотрудникам.

Недостатки

Информация о трудоустройстве до 2020 года здесь отсутствует и это основной минус для россиян с большим трудовым опытом

Но для молодых специалистов, поступивших работу впервые в этот период, это не столь важно. Но именно из-за первой категории работников электронная книжка пока является добровольным для пользования сервисом

В последующем будет возможно полностью перейти на такой формат фиксации сведений о рабочей деятельности граждан.

Работники старой закалки подтверждали такими записями свое желание получить статус ветерана труда. Здесь кроме выработки по годам нужно также предоставлять сведения о наградах.

Заявление об отсутствии трудовой книжки: образец

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Заявление на оформление трудовой при первичном трудоустройстве пишется в свободной форме. В него нужно включить следующие реквизиты и сведения:

• ФИО и должность руководителя компании.
• ФИО трудоустраивающегося человека.
• Текст заявления должен содержать указание, что человек впервые поступает на работу.
• Дата и подпись.

В случае, когда трудовая книжка заводится вновь по причине того, что старая утеряна, заявление пишется в такой же форме, как и предыдущее, за исключением того, что указывается факт утери трудовой.

Работодатель не вправе отказать работнику в заведении новой трудовой, при этом человек не должен доказывать, что она действительно утеряна.

Какие бывают серии у вкладышей

Вкладыши к трудовой книжке впервые появились в 1974 г. Они были введены Постановлением ВЦСПС, Совмина СССР № 656 от 1973 г. У трудовых книжек того времени была серия «АТ». К ним выпустили 4 серии вкладышей. В частности, использовались следующие их серии: «АТ-I» (1974-1980 гг.), «АТ-II» (1981-1987 гг.), «АТ-III» (1988-1994 гг.), «АТ- IV» (1995-2003).

Начиная с 2004 г., вместе с разработкой и утверждением новых образцов трудовых, стали применяться вкладыши серии «ВТ» черного цвета. Она тоже дифференцирована в зависимости от г.в., а именно:

1. Серия «ВТ» применялась с 2004 по 2012 гг.
2. Серия «ВТ-I» – с 2013 и по 2021 г.

Следовательно, в 2021 г. бланки трудовых имеют серию «ТК-V», а вкладыши к ним – «ВТ-I». К серии вкладыша тоже добавляется порядковый №. Он напечатан красным цветом. Т. е. принцип оформления его такой же, как и бланка трудовой.

Например, серия с номером «ВТ-I № 5487655» вкладыша соответствует образцу трудовой, который применяется в текущем 2021 г. Что характерно, у него тоже серия выполнена в черном цвете, а присвоенный ей номер – в красном. Стандартно при его оформлении на трудовой проставляется штамп с о.

Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

А получить выписку отсюда — по разным каналам. В том числе через Госуслуги. Нужно только не перепутать две разные услуги, предлагаемые этим порталом: заказ извещения о состоянии лицевого счета ПФР и выписка из ЭТК. Первая предлагалась к формированию задолго до появления электронных книжек. В ней представлены сведения об отчислениях в ПФР от работодателей.

Сайт ПФР

На сайте ПФ для просмотра электронной трудовой придется зарегистрировать личный кабинет пользователя.

В кабинете разрешается просматривать не только информацию о трудоустройстве и стаже, но также информацию о пенсии, назначенных социальных льготах (если они проходят и выдаются через систему ПФ, а не другие государственные и муниципальные службы).

У работодателя

Несмотря на наличие электронных книжек, не запрещается обращаться к работодателю для получения отсюда выписки. Представитель работодателя или сам руководитель не будет предоставлять на компьютере доступа в личный кабинет ПФР (за исключением личной инициативы). Сделать это можно на своем персональном компьютере. Но запросить бумажную выписку электронной версии книжки разрешается у кадровика. Она будет точно такой же, как и на сайте ПФ. Достаточно подойти к специалисту и сказать, что вам нужна справка формата СТД-Р.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Плюсы и минусы новой системы

Важно отметить, что некоторые эксперты опасаются, что даже попытки перевести систему трудовых книжек в электронный формат может повлечь за собой неразбериху и полнейший хаос. Это может произойти из-за неумения некоторых организаций и государственных ведомств работать слаженно, обмениваться необходимыми данными, а не разобщенно двигаться каждый в своем направлении

У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы. Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта.

Из положительных моментов можно отметить:

• Удобство в быстром и полностью автоматизированном заполнении формуляров;
• Удобная интеграция государственных служб и системы трудовых книжек;
• Вся информация о сотруднике логично упорядочена и надежно сохранена в базе данных;
• Сводится на нет риск возможной ошибки, опечатки или потери данных;
• При увольнении не возникает проблем с возвратом трудовой книжки.

При том, что новая система очень удобна и практична, существуют и минусы в ее работе. К примеру, такой нюанс как положенная двухнедельная отработка, после увольнения по собственному желанию. Недобросовестный работник может не выполнить этого условия, так как его уже не будет удерживать на старом рабочем месте то, что трудовая все еще находится в отделе кадров. Все-таки классический вариант трудовой дисциплинирует работника в этом плане. Из основных минусов новой системы можно отметить:

• Сложно предположить, с учетом наших реалий, сколько времени понадобиться для перехода на данную систему;
• Также есть опасения ошибок в расчете пенсии на первых этапах работы законопроекта;
• При начале работы с программой возможны ее ошибки, которые в дальнейшем будут исключены, но на первых этапах принесут немалые проблемы;
• На первых этапах не будет механизма четкого руководства и контроля со стороны самих работников за внесением сведений в электронную базу;
• Нет продуманного и четкого плана занесения изменений в базу на основании заявлений от работников и жалоб;
• Значительные финансовые затраты со стороны государственного бюджета;
• Низкая защищённость базы данных на первых этапах работы, пока будут выявлены все слабые места системы, может быть нанесен непоправимый урон;
• Длительный процесс переноса информации с бумажных носителей в базу;
• Возможный сбой системы и потеря всех данных.

Именно эти причины не дают прийти к единогласному решению по принятию законопроекта о том, чтобы электронные трудовые книжки появились у каждого уже в 2020 году. И хотя полная ликвидация формуляра старого образца приведет к решению всех связанных с ним проблем, переход к новой системе буде крайне дорогостоящим предприятием для государственного бюджета. Если же попытаться снизить расходы, связанные с законопроектом, то это повлечет за собой атаки хакеров и потерю данных и как следствие крах системы хранения информации о трудовой деятельности граждан РФ.

Полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве, возможен только при полном переходе всей системы документооборот, а затем должна будет пройти интеграция новой программы в систему с Пенсионным фондом и ФНС. А после этого самым важным и ресурсозатратным станет вопрос об информационной защите всей этой системы.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.