Схема документооборота в организации

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

Перейти на ЭДО слишком сложно

После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется: работать можно даже в браузере. Например, веб-сервис Диадока похож на электронную почту. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы. 

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. С внедрением помогут специалисты Контура: они подробнее расскажут о каждом интеграционном решении, наладят работу  и научат обмениваться электронными документами в вашей учетной системе. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину. 

На ЭДО нужно переводить контрагентов 

Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает ее с помощью:

— сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас; 

— бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов. 

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они напишут приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организуют рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, проведут обучающие вебинары. По данным экспертов, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после знакомства с сервисом и его возможностями. Подробнее о том, как можно привлечь контрагентов, мы рассказали на сайте Диадока. 

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи. Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном 

Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. 

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются. 

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ кладовщика

2. Должностные обязанности:

— принимает материальные ценности;

— проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

— ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

— участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

— находиться на рабочем месте в специальной одежде;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Главными преимуществами системы обмена электронными бланками по сравнению с бумажными является следующее:

• Возможность упорядочить систему делопроизводства — каждый документ в системе ЭДО имеет уникальный номер, поэтому присвоить повторно его другому документы нельзя.
• Возможность постоянного отслеживания каждого этапа прохождения пути электронного бланка — это можно делать в любой удобное время. Документ нельзя потерять, испортить, удалить. Так как любой документ в системе можно восстановить после удаления.
• Скорость передачи документа — бумажный документ необходимо либо лично, либо через посредников передавать его получателю, что требует затрат денег, времени и т. д. Электронный документ поступает его получателю мгновенно.
• Возможность различных версий — система периодически обновляется, но при этом сохраняется каждая конфигурация, которая позволяет использовать при необходимости различные версии.
• В системе возможно работать удаленно круглые сутки — данная система позволяет работать с документами удаленно из любой части земли в любое время.
• Возможность организации планирования в системе — так как каждый документ создается, поступает, обрабатывается в определенные даты и сроки, то их можно планировать.
• Удобный поиск необходимых документов — так как система упорядочена, то в ней легко можно организовать поиск по определенным словам и фразам.
• Возможность экономии бумаги — электронный формат документа исключает использование бумаги, а это позволяет ее экономить.

Основные недостатки

Несмотря на то, что электронный документооборот программы предоставляют огромные возможности по работе с документами, им также присущи и некоторые недостатки:

• Существенные затраты на приобретение и внедрение программного комплекса, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять 100 т. руб и выше;
• После покупки системы длительное время проходит ее настройка и внедрение;
• Нужно обязательно обучить всех пользователей, которые будут далее работать с системой.
• Обеспечить безопасность системы — определить права пользователей на доступ к документам, внедрить защиту от проникновения извне.
• В штате компании нужно иметь администратора, который будет следить за функционированием системы и вовремя решать возникающие проблемы;
• Для сохранности данных обязательно нужно регулярно выполнять резервное копирование всей базы данных;
• Если партнеры не используют ЭДО, придется совмещать электронный оборот и бумажный.

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

В-четвертых, необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании (подробнее про аутсорсинг можно почитать в этой статье).

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

• Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
• Исходящие. Они составляются для следующих целей:
  • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  • в виде запроса для последующего получения ответа.

  Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

С чего начать разработку регламента

Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.

Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.

Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Хранение

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно — до 10 лет.

2. Временно — от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Правила организации документооборота

• минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно;
• сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации;
• единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.

Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства — оперативности и эффективности.

Если говорить кратко, что такое документооборот, то это прохождение документами определенного пути.

К тому же это важное звено в организации делопроизводства. Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой

Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.

Технологическая база BPM

Основные требования заказчиков к поставщикам BPM — четкое описание
процессов, рост их прозрачности, предсказуемости и эффективности при
одновременном снижении затрат, возможность обмена данными между различными
системами. При этом бизнес хочет иметь возможность моментально вносить
изменения в бизнес-процессы в соответствии с меняющимися требованиями.

В списке ключевых технологических трендов ВРМ-рынка осознание
важности создания единой цифровой процессной платформы для централизации и
структуризации бизнес-процессов. «Лоскутная» автоматизация бизнес-процессов показала
неспособность решить задачи быстрой адаптации бизнеса к изменениям

Эксперты также говорят о развитии Low Code/No Code платформ,
не требующих глубоких навыков в программировании и позволяющих вовлечь в
процесс разработки и поддержки большое количество пользователей (внутренние
центры компетенций по процессной автоматизации).

BPM системы все чаще применяются для автоматизации новых
прикладных процессных задач. К ним можно отнести, например, кадровые процессы.
В этом году стартовал эксперимент по использованию цифровых трудовых книжек и
цифровых трудовых соглашений, что позволило организовать эффективное
взаимоотношение с удаленными сотрудниками. Другие задачи: системы управления
ИТ-сервисами на основе ITSM, продажи и маркетинг, поддержка клиентов и пр.

Несомненный тренд — интеграция с системами управления
бизнес-процессами различных механизмов искусственного интеллекта, позволяющих
осуществить переход к так называемым smart business process, позволяющим
системе автоматически перенастраивать элементы бизнес-процесса или
бизнес-процесс полностью в зависимости от изменений внешних или внутренних
условий. Одновременно происходит расширение областей и форм применения
программных роботов в ВРМ за счет решений в части обработки естественного
языка, создания интеллектуальных чат-ботов и бизнес-помощников.

И, конечно, нельзя не отметить формирование публичных и
частных облачных ВРМ-сервисов в SaaS-модели с доступом к услугам автоматизации
процессов, поддержка платформами распределенных информационных систем и
удаленных рабочих мест.

«Мы наблюдаем движение российских заказчиков в сторону
гиперавтоматизации. Gartner включил это понятие в топ-10 стратегических и
технологических трендов 2020 года, — резюмирует Игорь Потоцкий,
генеральный директор компании «Ланит – Би Пи Эм» (группа компаний «Ланит»). —
Если автоматизация использует технологии, автоматизирующие задачи, которые
требовалось выполнять людям, то гиперавтоматизация — это более глубокая
автоматизация процессов с применением технологий iBPM, искусственного
интеллекта, машинного обучения, RPA. Как результат, речь идет о полном
выведении человека из типовых процессов».

Антон Ермаков уверен, что сам по себе рынок BPM, по сути,
исчезает и становится частью более глобального рынка интеллектуальной
автоматизации. «BPM — это общий подход и концепция, которая «обогащается» за
счет различных прикладных технологий в области интеллектуальной автоматизации:
машинное обучение, RPA, искусственного интеллекта и так далее», — говорит он.

Эксперты отмечают рост интереса к продукции российских
разработчиков за счет того, что к доминирующему ранее политическому фактору
добавился и все усиливается экономический. «Сегодня условия ведения бизнеса для
многих отраслей опять близки к экстремальным, сокращение бюджетов оставляет в портфеле
лишь те проекты, эффективность которых имеет двухзначные цифры, — говорит Андрей
Коптелов, вице-президент ABPMP Russia. — В этом смысле системы управления
задачами и BPM–системы будут востребованы для обеспечения контроля удаленной
работы, однако основной фокус интереса будет направлен на «легкие» российские
решения и Open Source системы, ведь команду
на импортозамещение пока никто не отменял».

Наталья Рудычева

Виды документопотоков

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

• К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой. Документы внутри организации
• После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
• В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
• Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

2011 год

Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137

Действующий

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Федеральный закон РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ

Действующий

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

ПИСЬМО Минфина РФ от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@

Об отдельных вопросах применения электронных документов

ПИСЬМО Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП)…

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/25

Разъяснения по вопросу об аккредитации операторов электронного документооборота.

Федеральный закон РФ от 19.07.2011 № 245-ФЗ

Действующий

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

ПИСЬМО Минфина РФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409

Ответ на вопросы об юридической значимости электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, и о возможности представления по требованию налогового органа по ТКС документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль.

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н

Утративший силу

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Действующий

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. С 01.07.2012 полностью заменит ФЗ РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@

Действующий

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)»

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.02.2011 № 03-03-06/1/47

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (КИС)…

ПИСЬМО Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3

Разъяснения по вопросу об юридической значимости первичных электронных документов (в частности, акта о приеме-передаче объекта основных средств (типовая форма ОС-1), служебного задания для направления в командировку и отчете о его выполнении (типовая форма Т-10а), авансового отчета (типовая форма АО-1)).

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика», п. 22 СГС «Концептуальные основы»).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).