Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск

— применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Важно!

В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск

регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения5 лет . например:

• О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
• О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
• Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
• О предоставлении учебного отпуска
• и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет

. регистрируются отдельно (например, вЖурнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
• и т.д.

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Регистрация

— это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Это важно знать: Увольнение в отпуске по беременности и родамРегистрация. – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе

Как вытекает из определения,регистрация прежде всегопридает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует

– подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения,регистрация прежде всегопридает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст

358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков

установлен срок хранения3 года . Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

В журнал включены дополнительные материалы:

• Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
• Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
• Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации приказов на отпуск

НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В компании со значительным количеством сотрудников издается множество распорядительных актов, регулирующих деятельность предприятия.

Чтобы обеспечить их учет, систематизировать, а также облегчить их поиск в случае необходимости, ведется журнал учета приказов по основной деятельности. Унифицированной формы данного журнала нет.

Как правило, его применяют, чтобы обеспечить надлежащий учет потоку распорядительных актов.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности

Распорядительные акты, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны. От приказов по личному составу их отличает то, что содержание касается большого количества работников или всех сотрудников.

Подробнее о регистрационных книгах и журналах читайте здесь:

Распорядительные акты, касающиеся личного состава, более относимы к конкретным сотрудникам (приказы о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о поощрении или дисциплинарном взыскании, например).

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

Справка

Распоряжения руководителя по основной деятельности могут регулировать, например:

1. вопросы рабочего времени (об изменении графика работы структурного подразделения);
2. введение внутренних локальных нормативных актов (об утверждении положения о порядке премирования, об утверждении штатного расписания, об утверждении положения об аттестации);
3. меры защитного характера (о мерах по обеспечению коммерческой тайны, о назначении комиссии);
4. проведение контрольных процедур (о создании комиссии для проведения инвентаризации, о проверке знаний);
5. вопросы руководства организацией (назначение генерального директора, заместителя).

Кроме того, в актах по основной деятельности содержатся вопросы планирования, отчетности, охраны, управления, стратегии, развития и так далее.

Как видим, весь этот пласт документации необходимо учесть, пронумеровать, обеспечить сохранность, систематизировать и иногда выдать срочно по запросу.

Для этого и применяют журнал приказов по основной деятельности (образец можно скачать здесь здесь), иное название данного документа – книга регистрации приказов по основной деятельности.

Скачайте документы по теме:

Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей в законе отсутствует обязанность обеспечить ведение данного документа. Однако большинство фирм все же оформляют журнал приказов по основной деятельности, образец которого может быть утвержден руководителем, а может быть составлен произвольно, исходя из задач такого документа. Напомним, что унифицированной обязательной формы нет.

Справка

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (бланк)

Бланк журнала разрабатывается организацией самостоятельно. Однако можно воспользоваться и готовыми формами, отпечатанными типографским способом, если предлагаемый в такой форме журнал удовлетворяет интересам организации.

В электронном виде журнал учета приказов по основной деятельности возможно вести в программе Excel или с помощью таблиц. Крупные фирмы могут использовать программное обеспечение, позволяющее вести документооборот полностью в электронном виде и формировать журналы нужной формы.

Книга регистрации приказов по основной деятельности (образец) представлена во многих справочных системах, а также на правовых ресурсах.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (образец)

После того, как информация, подлежащая внесению, определена, заполнение граф журнала не вызывает затруднений. Образец заполнения может быть таким:

№ п/п	Номер приказа	Датаприказа	приказа	Фамилия, имя, отчество, должность исполнителя	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	231-ОД	21.03.2013	О внесении изменений в структуру организации и штатное расписание	Громова Елена Эдуардовна, руководитель отдела кадров

Требование к оформлению регистрационного журнала

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Титульный лист содержит:

• наименование организации без указания реквизитов;
• продублированное с обложки название документа;
• даты начала и окончания журнала.

Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:

• должность и подразделение;
• фамилия;
• подпись работника;
• календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
• реквизиты приказа о назначении.

Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.

Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:

• дата окончания записей и передачи в архив;
• на каком основании журнал закрыт (должность, ФИО лица, отдавшего соответствующее распоряжение, дата и номер документа).

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

…и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Как правильно оформлять и вести документацию

Доступные способы регистрации:

• самый простой – в обычном журнале;
• более современный – картотека;
• самый простой – с применением ПК.

Организация сама выбирает для себя оптимальный способ с учетом текущих запросов. Учтите, что регистрация кадровой документации в компании предполагает обязательное использование специальных журналов. Если нет законной официальной отчетности, на случай возникновения трудовых споров (а это не редкость для организаций всех размеров, форм), суд с государственной трудовой инспекцией могут не признать электронные версии документов. То есть работать без журнала можно, но это не в интересах самой фирмы.

Как вести журнал регистрации приказов по командировкам, трудовым, ответственный сотрудник узнает из инструктажа. Пунктов, правил, требований много, все они обязательны для соблюдения. 

Например, нужно защитить вложения от изъятия

Все листы нумеруют ручкой (не карандашом – это важно), сам журнал прошивают и опечатывают, заверяют подписью руководителя компании либо лица, ответственного за хранение данных. Только в таком случае регистрационная книга может исполнять роль доказательства

Журналы отдела кадров обязательные и дополнительные нужны для решения следующих задач:

• регистрация бумаг, присвоение им порядковых номерных значений;
• организация учета перемещения документов, кадров;
• налаживание учета документации, которая выдаются ограниченному перечню лиц, строго под расписку, в том числе не хранится непосредственно в организации (это разные удостоверения, справки, пр.);
• облегчение поисков бумаг в будущем.

В электронном виде в теории вести журналы учета тоже можно, но тут существует ряд нюансов. Вы должны понимать, что, если в документах будут расхождения (а это не редкость – банальный человеческий фактор), предпочтение отдадут печатной версии. Если ее нет, или там указана не вполне корректная информация, что-то доказать уже будет сложно.

Электронный журнал не всегда пригоден для применения. Подвисания, вирусы, частые обновления – факторов масса. Недостатки обычно проявляются в самое неудачное время, так что на 100% доверять компьютерным технологиям пока что точно не стоит. Бумажная версия будет и подстраховкой, и настоящим спасением. В связи с этим напрашиваются выводы о том, что журнал лучше вести в стандартном формате в принципе и не рисковать.

Заполнение журнала регистрации трудовых договоров, трудовых книжек, пр. нужно вести постоянно. Любые недочеты в будущем будут обнаружены и могут стать причиной проблем. К примеру, когда после закрытия журнала в конце года на бланке останутся пустые строчки, их перечеркивают. В конце листа от руки указывают число заполненных в общей сложности в книге страниц (это обязательно).

Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.

Регистрация осуществляется в обязательном порядке. Пока журнал не зарегистрирован, он официально не существует. Нужно внести все сведения в основную регформу, присвоить номера с записями всех данных о бумаге. В итоге регистрация придаст юрсилу документу, зафиксирует факт его получения, оформления, создания.

Законом порядок осуществления нумерации официальных приказов, других актов никак не регламентируется. Главное, чтобы нумерация шла в правильном порядке в рамках рассматриваемого календарного года

Также обратите внимание, что приказы, прочие акты по основному типу деятельности, распоряжения, документы, касающиеся личного состава компаний, нумеруются отдельно

Приказы по основному составу

В журнале находят отображение приказа по личному составу — только те внутренние документы предприятия, которые служат для определения служебного положения принятых на работу сотрудников и одновременно являются основанием при внесении записей в документы учёта. Например:

• личные карточки;
• финансовые документы;
• трудовые книжки.

Журнал регистрации приказов о личном составе должен иметься на каждом предприятии независимо от его юридической формы (фирме, компании и так далее). В него вносится информация о приказах про приём, увольнение, переводе, назначения на новую должность, а также все иные приказы относительно сотрудников c сроком хранения 75 лет.

Поскольку нормативные акты Российской Федерации предусматривают требования ведения учёта персонала, фиксирования информации о внутренних кадровых перемещениях отдельно от документации, фиксирующей документооборот, относящийся к бухгалтерской, а также управленческой деятельности, регистрация кадровых приказов ведётся обособленно. Строгих законодательных правил оформления такого документооборота нет. В основу создания и оформления журнала закладываются нормы, которые определяются практикой делопроизводства.

В целом сам журнал, в котором производится регистрация информации о кадровых назначениях, a также перемещениях в правовом регулировании рассматривается как документ, создающийся на основе локального нормативного акта, то есть его форма может определяться руководителем предприятия самостоятельно. Однако, хотя стандартной формы не существует, сегодня в практике делопроизводства уже сложилась совершенно определённая форма такого документа и практика его ведения.

Журнал регистрации такого типа представляет собой подобие таблицы с несколькими строками и столбцами:

• столбец первый используется для внесения информации о номере фиксируемого приказа;
• второй столбец предназначен для фиксации даты издания приказа;
• столбец третий используется для занесения информации о номере приказа;
• столбец четвертый используется для записи про вид приказа – зачисление в штат на работу, внутреннем перемещении по должности, увольнении;
• в пятый столбец вносится информация о имени, отчества, фамилии сотрудника, относительно которого издавался приказ;
• в столбце номер шесть размещается о табельном номере работника, относительно которого был издан приказ;
• в столбце номер семь находится информация про основание подписания приказа, то есть о трудовом договоре, заявлении сотрудника, дополнительном соглашении и так далее c указанием номера, a также даты регистрации;
• столбец № 8 используется для внесения примечаний в случае необходимости.

Некоторые делопроизводители добавляют столбец для внесения информации о кратком содержании приказа, который регистрируется в журнале.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказы по личному составу — это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Срок хранения — 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

• О приеме работника (работников) на работу
• О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
• О переводе работника (работников) на другую работу
• О совмещении должностей / профессий
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
• Об изменении фамилии, имени, отчества работника
• О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
• и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

• О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
• О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
• О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
• О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
• О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст

358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет.

Основные параметры оформления

Журнал регистрации приказов по личному составу содержит большой объем информации

Конечно законодатель для нас не закрепил четких и жестких требований к оформлению журнала, но для того, чтобы его форма стала наиболее правильной и помогала вам вести делопроизводство постарайтесь придерживаться ряда правил.

• Титульный лист. Обязательно напишите реквизиты своего предприятия, его наименование, юридический статус, а также дату начала ведения журнала и пустую строчку для последующего указания окончательного периода. Кстати, по номенклатуре дел, проводимой внутри самой компании, ему присваивается порядковый номер, который тоже необходимо отметить. Чуть ниже пропишите Ф.И.О. работника, который будет нести ответственность за журнал и срок его хранения. Стоит понимать, что информация, вносимая в него, может быть рассчитана как на 5 лет, так и на 75 лет. Поэтому, укажите литеры, присваиваемые приказам. Если это «ЛС», то документы подлежат архивному хранению в 75 лет, а если «К», то это обычные кадровые записи.
• Порядковый номер. Каждая новая запись должна иметь свой уникальный номер, увеличивающийся с каждым разом.
• Дата. Здесь прописывается именно та дата, которой был создан приказ. Желательно регистрировать его своевременно.
• Номер приказа. Такая цифра имеет отношение только к приказам по личному составу.
• Вид приказа. Постарайтесь кратко, но очень емко описать суть самого приказа. Возможно это увольнение или прием на работу, перевод с одной должности на другую, отправление в командировку или поощрение сотрудника. Делая такую запись, необходимо понимать, что именно она станет основой вашего дальнейшего поиска.
• Ф.И.О. работника. Здесь обязательно указать инициалы и личные данные того человека, на которого создан приказ.
• Основание. Вносится наименование документа, которое послужило созданию данного приказа. Это может быть № трудового договора, соответствующее письмо или соглашение

Если такое решение вам будет удобно, то в конце каждой странички проставляйте подпись, чтобы видеть, кто и когда заполнял ее. Если вдруг обнаружилась случайная ошибка, то править ее нельзя, а тем более вырывать листы.

Таким образом собьется нумерация и нарушится шнуровка. Самым оптимальным выходом для этой ситуации считается заполнение последующей строчки с обязательным уточнением в столбце «Основание», почему было сделано исправление.