Журналы регистрации

Что необходимо регистрировать в журнале

Согласно c Перечнем типовой документации, которая образуется во время работы организаций c указанием времени постоянного хранения устанавливается 2 разных срока, предусмотренных для хранения журналов, в которых фиксируется распорядительная документация, к которой относятся приказы про назначение, увольнение и о внутреннем должностном перемещении сотрудников.

Отдельные виды приказов относительно личного состава оформляются соответственно правилам документа «Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров» .B 2004 году 5-го января Госкомстат России издал постановление номер 1, в котором унифицировал формы приказов:

• про приём на работу (Форма Т-1, а также форма Т-1а)
• про перевод работающего на другую работу (Форма Т-5, а также форма Т-5а);
• про расторжение (Прекращение) действия Трудового договора c сотрудником (или увольнение) (Форма Т-8, а также форма Т-8а);
• приказы про направление работающего в командировку (Форма Т-9, а также Форма Т-9а);
• приказы про поощрение работающего (Форма Т-11, а также форма Т-11а).

Первый – срок хранения в пять лет (краткосрочный). В нём фиксируются:

• отпуска, предоставляемые для учёбы;
• отпуска, предоставляемые ежегодно в соответствии c положениями трудового Договора;
• взыскания дисциплинарные;
• дежурства;
• краткосрочные командировочные поездки.

Второй – сроком хранения 75 лет (длительный). В нем фиксируются:

• приказы про зачисление на работу, увольнение, служебные перемещения;
• информация об оплате труда, a также премировании;
• информация о поощрениях, награждениях;
• информация по вопросам повышения квалификации, аттестации, о присвоении чинов, разрядов и так далее;
• о дежурствах, которые связаны c основной деятельностью;
• приказы про длительные командировки;
• приказы про предоставлении отпусков без содержания.

Поэтому рекомендуется ведение одновременно двух видов журналов, включая журнал регистрации кадровых приказов про личный состав.

Опытные кадровики рекомендуют те приказы o личном составе, которые можно отнести к документообороту о внешнем движении работающих, отделять от приказов, относящихся к внутренним перемещениям сотрудников. Такое разделение данных в последующем может значительно облегчить получение данных, необходимых при анализе:

• общей текучести кадров;
• частотности и количественных показателей поступлений на работу;
• статистике увольнений;
• статистике переводов, которые в ходе анализа рассматриваются как поступление на новую работу после увольнения со старой.

Для такого же облегчения приказы по отпускам, по регистрации больничных, приказы о командировках могут учитываться также в других журналах.

Ведение журнала регистрации приказов ЛС в электронном виде

Правовые и нормативные акты относительно делопроизводства и документооборота допускают ведение журнала ЛС как в бумажном, традиционном виде, так и в электронном. Компьютерный файл по сути представляющий собой регистрационную таблицу, должен быть защищен от несанкционированных правок и в целом – доступа. Правила ведения такого электронного журнала аналогичны правилам, по которым ведется бумажный журнал.

Существующий в электронном виде журнал, или же его отдельный бланк, можно в случае необходимости распечатать, соблюдая при этом все необходимые требования к внешнему оформлению:

• обложка;
• нумерация;
• титульный лист.

Затем отпечатанные листы сшиваются в соответствии c требованиями о нумерации страниц, прошива листов и сшивания, заверения подписью и опломбирования.

Защита информации внесённой в журнал

От неправомерных изменений записи в журнале защищают в соответствии c требованиями, предъявляемыми к архивным документам.

Предусматривается защита от:

• вложения листов;
• изъятия листов;
• незаконных корректировок;
• неправомерных исправлений.

Для этого применяются:

• прошнуровка журнала насквозь, включая все листы;
• нумерация всех страниц;
• концы шнура прошивки журнала на последнем листе фиксируются наклеиваемым стикером c печатью организации, a также подписью должностного лица, или же с использованием сургучной печати;
• на последней странице перед сдачей в архив делается запись о количестве листов, эта запись заверяется подписью начальника отдела, а также печати организации.

В промышленно выпускаемых, изготовленных типографским способом журналах все эти охранные условия уже соблюдены, а в качестве пломбы предлагается стикер с нанесённой голограммой – надписью «Опломбировано». При вскрытии она изменяется автоматически на надпись «Вскрыто».

От несанкционированных исправлений, а также корректировок записей устанавливаются правила исправлений, вносимых в записи журнала, например, в случаях внесения ошибочных сведений.

Для правомерных исправлений устанавливается правило внесения изменений в таком порядке:

• запись, требующая исправления, зачеркивается линией. Затем вносится новая запись и делается удостоверяющая запись про сделанное исправление c указанием даты проведённого действия с подписью лица, который ответственен за совершённое исправление;
• любые подчистки, использование корректировочных средств, зачеркивание, в результате которого становится невозможно прочитать исправляемую запись, запрещается.

Бумажный учет кадровых документов

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Выдача дубликата аттестата или приложения осуществляется на основании письменного заявления, подаваемого в образовательное учреждение, выдавшее аттестат: — при утрате аттестата или приложения — с изложением обстоятельств утраты аттестата или приложения, а также приложением документов, подтверждающих факт утраты (справки из органов внутренних дел, пожарной охраны, объявления в газете и других);

— при порче аттестата или приложения, при обнаружении ошибки, допущенной при заполнении, — с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением поврежденного (испорченного) аттестата или приложения, которые уничтожаются в установленном порядке. О выдаче дубликата аттестата или дубликата приложения образовательным учреждением издается приказ.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В компании со значительным количеством сотрудников издается множество распорядительных актов, регулирующих деятельность предприятия.

Чтобы обеспечить их учет, систематизировать, а также облегчить их поиск в случае необходимости, ведется журнал учета приказов по основной деятельности. Унифицированной формы данного журнала нет.

Как правило, его применяют, чтобы обеспечить надлежащий учет потоку распорядительных актов.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности

Распорядительные акты, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны. От приказов по личному составу их отличает то, что содержание касается большого количества работников или всех сотрудников.

Подробнее о регистрационных книгах и журналах читайте здесь:

Распорядительные акты, касающиеся личного состава, более относимы к конкретным сотрудникам (приказы о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о поощрении или дисциплинарном взыскании, например).

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

Справка

Распоряжения руководителя по основной деятельности могут регулировать, например:

1. вопросы рабочего времени (об изменении графика работы структурного подразделения);
2. введение внутренних локальных нормативных актов (об утверждении положения о порядке премирования, об утверждении штатного расписания, об утверждении положения об аттестации);
3. меры защитного характера (о мерах по обеспечению коммерческой тайны, о назначении комиссии);
4. проведение контрольных процедур (о создании комиссии для проведения инвентаризации, о проверке знаний);
5. вопросы руководства организацией (назначение генерального директора, заместителя).

Кроме того, в актах по основной деятельности содержатся вопросы планирования, отчетности, охраны, управления, стратегии, развития и так далее.

Как видим, весь этот пласт документации необходимо учесть, пронумеровать, обеспечить сохранность, систематизировать и иногда выдать срочно по запросу.

Для этого и применяют журнал приказов по основной деятельности (образец можно скачать здесь здесь), иное название данного документа – книга регистрации приказов по основной деятельности.

Скачайте документы по теме:

Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей в законе отсутствует обязанность обеспечить ведение данного документа. Однако большинство фирм все же оформляют журнал приказов по основной деятельности, образец которого может быть утвержден руководителем, а может быть составлен произвольно, исходя из задач такого документа. Напомним, что унифицированной обязательной формы нет.

Справка

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (бланк)

Бланк журнала разрабатывается организацией самостоятельно. Однако можно воспользоваться и готовыми формами, отпечатанными типографским способом, если предлагаемый в такой форме журнал удовлетворяет интересам организации.

В электронном виде журнал учета приказов по основной деятельности возможно вести в программе Excel или с помощью таблиц. Крупные фирмы могут использовать программное обеспечение, позволяющее вести документооборот полностью в электронном виде и формировать журналы нужной формы.

Книга регистрации приказов по основной деятельности (образец) представлена во многих справочных системах, а также на правовых ресурсах.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (образец)

После того, как информация, подлежащая внесению, определена, заполнение граф журнала не вызывает затруднений. Образец заполнения может быть таким:

№ п/п	Номер приказа	Датаприказа	приказа	Фамилия, имя, отчество, должность исполнителя	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	231-ОД	21.03.2013	О внесении изменений в структуру организации и штатное расписание	Громова Елена Эдуардовна, руководитель отдела кадров

Понятие книги приказов

Книга приказов – это учредительный документ организации, который предназначен для того чтобы ввести документооборот. Книга приказов, или как ее еще называют журнал регистрации приказов, является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важные функции.

Цель ведения:

1. Собрать в одно целое все документы и распорядительные акты;
2. Облегчить поиск документов;
3. Предать срочность и обязательность документу.

При проверке налоговой, либо других уполномоченных органов, может быть истребована книга приказов. Уменьшается вероятность проблем с налоговой и другими уполномоченными органами (ПФР, МВД), в случае качественного ведения книги.

Законодательное регулирование

Книга приказов регламентируется приказом Минкультуры России № 558. Данный законодательный акт перечислил перечень обязательств, которых должны придерживаться организации. Законодательный акт был принят 25 августа 2010 года.

Важные особенности документооборота:

• оформление;
• нумерация;
• сроки.

Как правильно прошивать книгу приказов? Смотрите видео:

https://www.youtube.com/watch?v=ZUaSxsL_Vr0

Приказ Росархива № 68, регламентирует особенности документооборота. В данном распорядительном документе указывается, что отчетность ведется в течение 1 года, а после сдается в архив.

Состав

Каждая организация имеет полное право на разработку самостоятельного образца. Однако нужно не расходиться с типовым образцом. Для таких отчётов существует рекомендательный перечень особенностей.

Основные пункты:

1. Титульный лист;
2. Указание должностного лица, на которое возлагается ответственность;
3. Полный перечень приказов.

Как подключиться к базе электронного документооборота? Смотрите здесь.

Титульный лист состоит из названия организации, даты начала и окончания учетной операции, целевое предназначение документа. В графе, должностного лица, на которое возлагается обязанность по ведению, нужно написать имя, должность, его подпись.

Главное условия оформления заключается в составлении надлежащей информации и достоверности данных. В таких книгах нельзя допускать исправления, корректирование перечеркивание.

Уполномоченное лицо по ведению книги приказов

В каждой организации есть ответственный по ведению документации того, или иного характера.

Инспектор по кадрам компетентен по вопросам ведения книги распоряжений.Он является ведущим специалистом предприятия по организационным вопросам, касающихся отчетности.

Он должен быть осведомлен об изменениях шаблонов заполнения журнала, и четко знать законодательную базу, которая возникает в данных правоотношениях.

Пример заполнения книги приказов.

Помимо законодательства, важным аспектом успешной деятельности должностного лица, является изучение всей структуры организации, что позволит полностью контролировать внутренние процессы.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск

— применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Важно!

В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск

регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения5 лет . например:

• О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
• О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
• Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
• О предоставлении учебного отпуска
• и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет

. регистрируются отдельно (например, вЖурнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
• и т.д.

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Регистрация

— это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Это важно знать: Увольнение в отпуске по беременности и родамРегистрация. – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе

Как вытекает из определения,регистрация прежде всегопридает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует

– подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения,регистрация прежде всегопридает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст

358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков

установлен срок хранения3 года . Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

В журнал включены дополнительные материалы:

• Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
• Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
• Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации приказов на отпуск

НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Ведение журнала

Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.

Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.

Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.

Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.

В журнале присутствуют 9 граф:

1. Порядковая нумерация приказа.
2. Дата выхода.
3. Нумерация приказа.
4. Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
5. Данные сотрудника.
6. Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
7. Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
8. Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
9. Подпись ответственного исполнителя.