Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии?

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций, а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов. Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

Условия

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах. Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах

К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

• расстояние между рядами — не менее 120 см;
• проход между стеллажами — не менее 75 см;
• между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
• между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
• между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:

Какие требования к зданиям, где располагается архив

Для того чтобы документы хранились правильно, обязательно подбирается соответствующее здание. Оно должно соответствовать таким нормативам:

Архив должен располагаться в отдельном помещении, которое проходит проверку специальной экспертной комиссией. В эту комиссию входят все представители архива, представители пожарной и охранной служб. По окончании проверки составляется акт, в котором указано, принимается помещение или нет.
Учет и обеспечение сохранности архивных документов не могут производиться в здании, которое не было принято в эксплуатацию из-за нарушения режима хранения документов.
В архиве должны быть охранная сигнализация, решетки на окнах, если он располагается на нижнем этаже.
Архив должен включать в себя несколько помещений, среди них выделяют помещения для отдельных видов документов, например, это могут быть бумаги, которые требуют временного хранения, читальный зал, комната для сотрудников

Если это государственный архив, то комнат там будет намного больше.
Система мер по обеспечению сохранности архивных документов, которые несут особую важность, включает в себя отдельные изолированные помещения с железными дверями и распашными решетками на окнах.
В архиве ни в коем случае не должны прокладываться трубы водоснабжения и канализации
Обязательно должен отсутствовать газопровод или открытая система электропроводки.
Хранилище оборудуется таким образом, чтобы не было большого скопления пыли и само по себе помещение хорошо проветривалось.
Как правило, окна здания, где хранятся бумаги, должны выходить на север, это необходимо для того, чтобы защитить бумаги от прямых попаданий солнечных лучей.
Особое внимание уделяется именно пожарной безопасности, поэтому в здании предусматривается не только внутренняя сигнализация, но и запасной выход.
Вне рабочее время двери хранилища и окна подлежат опечатыванию. Обеспечение сохранности архивных документов подразумевает то, что ключи находятся у одного ответственного за это лица.
В помещении с бумагами курение строго запрещается
Нельзя использовать также водонагревательные и взрывоопасные предметы, хранить продукты.

Надо учитывать и тот факт, что попасть в хранилище может далеко не каждый человек. Доступ имеют сотрудники, которые там работают, а посторонние лица туда не допускаются.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Каковы сроки хранения документов организаций?

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

• Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
• Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
• Опись оформляется в двух экземплярах.
• Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
• В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
• Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
• Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
• Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
• Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
• Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Преимущества

Депозитарное

хранение документов можно назвать отличной альтернативой организации архива собственными силами. Специализированные компании обеспечат полную сохранность переданной документации в соответствии со всеми нормами действующего законодательства при оперативном доступе к ним по заявке клиента. Также обеспечивается и доставка затребованных заказчиком материалов.
Стоимость внеофисного хранения не будет превышать расходов на самостоятельную организацию архива и его содержание, а также затрат на заработную плату архивных работников. Это приведет к высвобождению средств, которые пойдут на развитие бизнеса или модернизацию производства. То есть наблюдается прямая выгода.
Особенным аспектом являются оперативность и отсутствие путаницы. Документация в архив поступает после тщательной сортировки с изъятием материалов, требующих уничтожения (дубликаты, копии и т. п.). Каждый документ зафиксирован в описи и электронном списке, по которым он оперативно может быть найден в архиве.
Запрошенный материал заказчик получает либо в день заявки, либо на следующий день после ее подачи. Скан-копии предоставляются в тот же день на оговоренную ранее электронную почту.
Чаще всего подобного порядка и оперативности невозможно достичь при нахождении и циркуляции документации между отделами и «самодельным» архивом предприятия. В результате чего депозитарное хранение архивных документов предстает в весьма выгодном свете.
Архивные работники аутсорсинговой компании оперативно проводят экспертизу хранимых материалов на соответствие срокам хранения согласно требованиям законодательства и в случае их истечения производят уничтожение документов с составлением всех необходимых актов.

Почему стоит отдавать документы на хранение в «РАЙСВОЛФ»

Мы ценим доверие и создали для своих клиентов удобные условия сдачи документов в архив на постоянное хранение или короткий срок

Нам важно, чтобы вы оставались спокойны и не волновались за важную документацию. Поэтому команда «REISSWOLF» делает все, чтобы надежно хранить вверенные документы и спокойствие их владельцев.

Преимущества нашей работы:

1. Компетентный штат. Собрали и обучили проверенный персонал с ответственным подходом к своей работе. На таких людей можно положиться в любом вопросе.
2. Техническая уверенность. Оснастили здание системами безопасности, пожаротушения, видеонаблюдения. Лучшие технические средства, сигнализация и датчики помогают держать ситуацию под контролем.
3. Транспортная безопасность. Автомобили для доставки документов находятся под круглосуточным спутниковым наблюдением, а доступ к машинам имеют только сотрудники компании. Транспортировка документации также под нашей ответственностью.
4. Конфиденциальность клиентов. Ведем строгий контроль посетителей. Подготовили аудит-комнату для работы с документами на нашей территории. Пересечение клиентов и их документов сведено к нулю.

Инновационные технические внедрения и ответственность команды «РАЙСВОЛФ» обеспечат вашим материалам высокую надежность по приемлемой стоимости.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

• архивы временного хранения данных;
• архивы с документами, которые используются очень часто;
• архивы долгого хранения документов;
• помещения, где работают архивные сотрудники.

Влияние температуры

Обеспечение сохранности архивных документов обязательно подразумевает соблюдение определенного температурно-влажностного режима:

Важные документы не могут храниться в местах, где нет регулируемого климата. Как правило, в архиве температура воздуха должна быть 17-19 градусов

Также особое внимание уделяется и влажности воздуха, она не может превышать 60 %. Если в помещении регулировать климат нет возможности, тогда поддерживается температура 20 градусов и влажность 60 %.
Для важных документов могут быть опасными резкие колебания температуры влажности воздуха.
Помещения, которые имеют нерегулируемый климат, должны иметь установленные приборы для осушения или, наоборот, увлажнения воздуха.
Организация обеспечения сохранности архивных документов включает в себя установку в таких помещениях градусников, психрометров, гигрометров

Эти меры необходимы для того, чтобы фиксировать температуру и влажность воздуха.
В архиве происходит постоянный контроль, поэтому там, где климат можно регулировать, проверка осуществляется раз в неделю, там, где не регулируется, – два раза. В случае если фиксируется нарушение температурного режима, контроль должен осуществляться ежедневно.

Стоит отметить, что любой архив, где хранятся важные документы, имеет специальный журнал, в который заносятся все данные о температурном режиме.

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений ().

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике ( и п. 4 ПБУ 1/2008 «» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

Согласно  юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов ().

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (, ).

Согласно в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается ().

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел ().

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Санитарные нормы

Технология сохранности архивных документов осуществляется с учетом санитарно-гигиенических норм, которые стоит рассмотреть подробнее:

1. Хранилища, где размещается архив, в обязательном порядке содержатся в чистоте и порядке. Ни в коем случае нельзя, чтобы завелись насекомые, грызуны, плесень или было много пыли.
2. Каждую неделю проводится влажная уборка и обеспыливание, для этого допускается использование водных растворов с определенным количеством антисептиков.
3. В хранилище никто не имеет право заходить в верхней одежде, также не допускается, чтобы вещи были мокрыми, а обувь — грязной.
4. Обеспечение сохранности документов архивного фонда осуществляется за счет циркуляции воздуха, поэтому непроветриваемых зон не должно быть.
5. Запрещается располагать документы на полу, подоконниках и в кипах.
6. В теплое время года на окна надеваются специальные сетки, при этом вентиляция может осуществляться путем проветривания.

Каждый год дополнительно создается специальная комиссия, которая в самом начале и конце отопительного сезона проверяет хранилище на выявление насекомых, плесени. Если обнаруживают отклонения, то принимаются специальные меры по дезинфекции и дезинсекции.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

• С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
• Поиск нужного документа не требует много времени.
• Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
• Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

• Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
• Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
• Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

• Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
• Налоговые декларации;
• Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
• Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Быстрый и открытый доступ для вас

Мы понимает все нюансы работы с документацией и знаем, что даже архивные документы могут понадобиться в любой момент. Поэтому разработали удобную систему доступа к переданным на хранение материалам:

• доставляем папки или короба к вам в офис по запросу;
• загружаем архив в персональный веб-кабинет, к которому предоставляем вам доступ;
• отправляем скан-копии документов по электронной почте;
• предоставляем доступ для работы с документами в помещении нашего центра хранения.

Хранение документов в Москве у нас – это удобно, надежно и комфортно. Вы всегда можете посетить нашу компанию, получить доступ к нужным материалам, поработать с ними в индивидуальном кабинете, оснащенным всем необходимым – интернет, телефонная связь, комфортная мебель.

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

1. Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
2. Прием документов от любых организаций.
3. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
4. Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
5. Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
6. Постоянный контроль по заполнению документов.
7. Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.