Должностная инструкция помощника руководителя

Шестой принцип: будьте профессиональны

Потратьте немного времени и усилий, чтобы быть готовыми к любой ситуации. Например, вы летите в командировку, вроде бы все в порядке. Но вы могли бы на всякий случай посмотреть, какие самолеты, кроме вашего, летят в нужный вам город. Вдруг так сложится, что вы попадете в пробку и опоздаете на рейс? Отменить поездку никак нельзя, так как у руководителя выступление, его ждут люди. Заглянув на сайт с расписанием самолетов, вы будете знать, что через пару часов из другого терминала летит следующий рейс. Так, потратив одну минуту, вы, в случае чего, спасете весь визит.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Долой мобилизационное управление: да здравствует стабильная работа и доход!

Например, еду однажды на своей машине по делам, до самолета еще пять часов. Погода снежная, мы договорились выехать заранее, с запасом. Регистрацию я оформил по Интернету, чтобы не терять времени на очереди в аэропорту. Слушаю радио, вещающее о пробках, и понимаю, что к Ирине я уже не успеваю. Разворачиваюсь в аэропорт. И снова все встало.

По радио сообщают, что впереди пробка 9 км, до самой кольцевой дороги. Получается, что и она не сможет проехать в аэропорт на машине. Я звоню Ирине и безапелляционно заявляю, что остается только один вариант — электропоезд «Аэроэкспресс». Бросаю машину, прыгаю в метро, звоню помощнице, прошу купить по Интернету два билета бизнес-класса на этот поезд и скинуть мне их на мобильник в электронном виде (чтобы опять же не стоять в очереди в кассу). Все успели, но минута в минуту!

Эта история — только один из множества примеров, но он показателен. Ведь самолет ждать не стал бы, а у нас была намечена напряженная программа в нескольких городах. Масштабы бедствия в случае, если бы мы опоздали, можете оценить сами: три массовых выступления в трех городах по 500 человек, купивших билеты, в каждом. Все это было бы отменено с большими убытками для организаторов и с имиджевыми потерями.

Все эти детали, которые помогли нам успеть (варианты проезда, как избежать очередей в аэропорту, как купить или зарегистрировать билет с помощью современных технологий и т.д.), нужно изучать и брать на вооружение, чтобы в экстренной ситуации вы могли бы легко ими оперировать.

Итак:

1. Потратьте минуту — спасите проект!
2. Окружите себя потоками информации.
3. Иногда полезно представить, что вы руководите страной: это вас как следует испугает.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

• помощь руководителю в его повседневной деятельности;
• максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
• в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
• отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
• позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
• позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
• позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Должностная инструкция заместителя директора — основные положения и образец

У заместителя такая же функциональная обязанность в оказании помощи непосредственному руководителю, как и у помощника генерального. Но добавляется еще замещение своего начальника, если его не будет на месте работы, также в это входит заключение договоров и сбор совещаний для решения организационных вопросов. Также он отличается от помощника тем, что является руководителем.

Кстати, читателям может пригодится также должностная инструкция технического директора.

Основные положения заместителя директора:

• 1. Является руководящим звеном.
• 2. Назначение и отстранение производится только вышестоящим руководителем, а именно гендиректором. Также заменяющий полностью подчиняется своему непосредственному руководству.
• 3. Замещать сотрудника может гражданин высшее образование в экономической и юридической сфере, опыт работы не менее пяти лет на данной должности.
• 4. Сотрудник обязан знать законодательную базу РФ.

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам и по правовым

Помимо должностных обязанностей, прав и ответственности, в документе закреплены цели, требования, которым должен соответствовать сотрудник, где находится место заместителя директора в структурном подразделении организации.

А также условия трудовой деятельности и вся необходимая документация для решения общих и правовых вопросов. Документация оформлена в виде таблицы.

Дополнительно стоит ознакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя.

Должностная инструкция заместителя директора по экономике и финансам — скачать

Такой сотрудник обязан выполнять поручения и приказы директора по экономике и финансам. Подчиненными заместителя являются работники бухгалтерии, финансисты и экономисты. Целью сотрудника считается руководить финансами и экономикой в организации.

Работник обязан выполнять задачи, связанные с руководством в области финансов и экономики, проводить организацию по поднятию навыков у коллектива, а также обеспечивать все необходимые условия для труда.

Данным работником может быть только лицо, имеющее высшее экономическое образование со стажем работы не менее 5 лет.

К слову, образец должностной инструкции коммерческого директора ООО (на 2018 год) имеется в следующей статье.

Должностная инструкция заместителя директора по продажам

Сотрудник по продажам обязан разбираться в правовых и нормативных документах, а также в законодательстве РФ. Должен знать структуру и механизм работы рыночной системы, обладать знаниями в области управления и продаж. Также важным моментов принято считать коммуникабельность и умение вести переговоры для заключения сделок.

Как и другие должности, сотрудник по продажам обладает обязанностями и правами, несет ответственность за ведение своей деятельности.

К слову, еще можно порекомендовать статью о том, чем является должностная инструкция администратора кафе.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем

Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:

— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов

— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовка информационно-аналитических материалов

— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

— Определение круга библиографических источников

— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:

— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовка презентаций по указанию руководителя

— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя

— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

4. Организация исполнения решений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Контроль исполнения решений руководителя

— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Должностные обязанности

Заместитель руководителя образовательной организации:

2.1. Организует текущее и перспективное планирование деятельности образовательной организации.

2.2. Координирует работу преподавателей, воспитателей, мастеров производственного обучения, других педагогических и иных работников, а также разработку учебно-методической и иной документации, необходимой для деятельности образовательной организации.

2.3. Обеспечивает использование и совершенствование методов организации образовательного процесса и современных образовательных технологий, в том числе дистанционных.

2.4. Осуществляет контроль за качеством образовательного (учебно-воспитательного) процесса, объективностью оценки результатов образовательной деятельности обучающихся, работой кружков и факультативов, обеспечением уровня подготовки обучающихся, соответствующего требованиям федерального государственного образовательного стандарта, федеральных государственных требований.

2.5. Организует работу по подготовке и проведению экзаменов.

2.6. Координирует взаимодействие между представителями педагогической науки и практики.

2.7. Организует просветительскую работу для родителей (лиц, их заменяющих).

2.8. Оказывает помощь педагогическим работникам в освоении и разработке инновационных программ и технологий.

2.9. Организует учебно-воспитательную, методическую, культурно-массовую, внеклассную работу.

2.10. Осуществляет контроль за учебной нагрузкой обучающихся, воспитанников.

2.11. Составляет расписание учебных занятий и других видов учебной и воспитательной (в том числе культурно-досуговой) деятельности.

2.12. Обеспечивает своевременное составление, утверждение, представление отчетной документации.

2.13. Оказывает помощь обучающимся (воспитанникам, детям) в проведении культурно-просветительских и оздоровительных мероприятий.

2.14. Осуществляет комплектование и принимает меры по сохранению контингента обучающихся (воспитанников, детей) в кружках.

2.15. Участвует в подборе и расстановке педагогических кадров, организует повышение их квалификации и профессионального мастерства.

2.16. Вносит предложения по совершенствованию образовательного процесса и управления образовательной организацией.

2.17. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации педагогических и других работников образовательной организации.

2.18. Принимает меры по оснащению мастерских, учебных лабораторий и кабинетов современным оборудованием, наглядными пособиями и техническими средствами обучения, пополнению библиотек и методических кабинетов учебно-методической, художественной и периодической литературой.

2.19. Осуществляет контроль за состоянием медицинского обслуживания обучающихся (воспитанников, детей), жилищно-бытовых условий в общежитиях.

2.20. При выполнении обязанностей заместителя руководителя образовательной организации по административно-хозяйственной работе (части) осуществляет руководство хозяйственной деятельностью образовательной организации.

2.21. Осуществляет контроль за хозяйственным обслуживанием и надлежащим состоянием образовательной организации.

2.22. Организует контроль за рациональным расходованием материалов и финансовых средств образовательной организации.

2.23. Принимает меры по расширению хозяйственной самостоятельности образовательной организации, своевременному заключению необходимых договоров, привлечению для осуществления деятельности, предусмотренной уставом образовательной организации, дополнительных источников финансовых и материальных средств.

2.24. Организует работу по проведению анализа и оценки финансовых результатов деятельности образовательной организации, разработке и реализации мероприятий по повышению эффективности использования бюджетных средств.

2.25. Обеспечивает контроль за своевременным и полным выполнением договорных обязательств, порядка оформления финансово-хозяйственных операций.

2.26. Принимает меры по обеспечению необходимых социально-бытовых условий для обучающихся, воспитанников и работников образовательной организации.

2.27. Готовит отчет учредителю о поступлении и расходовании финансовых и материальных средств.

2.28. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории образовательной организации.

2.29. Координирует работу подчиненных ему служб и структурных подразделений.

2.30. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

2.31. .

Общие положения

Основные положения:

• помощник — специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
• назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
• в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
• на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
• помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю — минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

• выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства; 
• планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
• сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
• вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
• обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
• подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
• вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
• координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
• доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
• вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
• готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
• обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
• осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
• получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
• готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
• организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
• получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
• общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Помощника руководителя должностная инструкция — основные положения

В общих положения должностной инструкции помощника и заместителя директора значится следующее:

1. Ассистент руководителя является специалистом.

2. Генеральный назначает и увольняет с должности сотрудника.

3. Подчинение отдается генеральному начальнику.

4. Если ассистента не будет на рабочем месте, то его должность назначается исполнять другой работник.

5. Помощником и заменающим начальника может стать лицо с высшим или неполным высшим образованием, со стажем работе не менее одного года, а также требуется знание офисного оборудования и знания компьютерных программ для ведения делопроизводства.

6. Деятельность помощника должна строго регламентироваться законодательством РФ и внутренним порядком организации.

Кстати, здесь имеется информация о должностной инструкции для системного администратора в 2018 году.

Помощника руководителя должностная инструкция образец 2018

Должностная инструкция помощника руководителя оформляется согласно законодательству РФ с соблюдением всех норм и правил, регламентирующих в соответствии с законом.

Утверждается непосредственно генеральным директором с указанием его фамилии, а также даты создания документа.

Должностная инструкция ассистента начальника включает в себя 4 основных пункта. В первом говорится об общих положениях помощника руководителя. Далее раскрываются все особенности трудовых обязанностей ассистента и прав. Также указывается за что должен быть ответственным данный сотрудник.

I. Общие положения

1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)

или

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации

4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципы и методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

4.6. Правила формирования и использования баз данных

4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4.10. Современные информационные технологии

4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13. Формы предоставления управленческой информации

4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17. Основы написания речей и докладов руководителя

4.18. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

4.21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25. Правила работы с внешними носителями информации

4.26. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания

4.27. Справочные правовые системы

4.28. Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.29. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.30. Этикет и основы международного прокола

4.31. Правила составления и оформления документов

4.32. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.33. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.34. Системы электронного документооборота, базы данных

4.35. Требования охраны труда

4.36. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________