Советы эксперта по составлению правильного образца уведомления

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один.  Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

• канала отправки сообщения;
• получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и  оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Исключение
Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Частые ошибки при деловой переписке

Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!

1. Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра – самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
2. Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее – никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит – вежливость и уважение).
3. Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

Основные правила составления писем-уведомлений

Помимо общих для всех информационных писем правил для каждого их подвида существуют свои собственные нюансы.

В частности, для писем-уведомлений эти нюансы состоят в следующем:

• в письме пишется обязательно его название – «Уведомление»;
• основной текст письма делится на две части. В первой части указывается причина составления письма, а во второй части – готовые решения, выводы, предложения;
• к письму-уведомлению часто оформляются приложения, о которых может идти ссылка и внутри документа и с общим указанием их количества в конце текста. В этом случае пишется слово «Приложения», после него ставится двоеточие и идет перечисление прилагаемых документов с указанием количества их экземпляров и листов. Например, «Приложение: трудовой договор №1 от 12.12.12 с Ивановым И.И. на 5 л., 2 экз.»;
• обязательно проставляется отметка об исполнителе. Она делается после подписей, в левом нижнем углу, с указанием фамилии, имени и отчества исполнителя, его телефона и даже названия структурного подразделения, где данное лицо работает.

Что касается основного текста письма-уведомления, то его содержание зависит от сути рассматриваемого вопроса.

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Уведомительное письмо о расторжении договора

Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.

Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.

Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:

Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:

• если такая возможность прописана в соглашении
• обстоятельства сделки серьезно изменились
• другая сторона нарушила условия сделки

Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.

Виды и основные правила составления

Информационные письма составляются в произвольной форме, но по общим для всех правилам:

• оформляются обязательно на бланке организации;
• к самому письму в качестве пояснений прикладывают различные приложения;
• как правило, письмо подписывает руководитель компании-отправителя.

Кроме того, информационное письмо должно содержать ряд обязательных реквизитов:

• наименование Адресата и его данные – адрес, телефон;
• наименование и справочные сведения (адрес, ИНН, телефон, электронная почта) отправителя письма;
• дата и номер документа (для регистрации корреспонденции и для последующей переписки);
• заголовок, расшифровывающий содержание письма;
• сам текст документа;
• указание на наличие приложений;
• отметка об исполнителе операции, о которой идет в письме речь, или о составителе документа, с которым можно связаться по указанным тут же телефонам;
• подпись ответственного лица или руководителя компании.

Это общие правила, которые распространяются на все виды информационных писем.

Однако содержание основного текста писем будет значительно отличаться в зависимости от цели и вида письма:

1. письма-сообщения. С их помощью автор информирует о фактах, которые интересны автору и адресату. Как правило, оформляется на 1 листе и начинается со слов: «Сообщаем вам…», «Доводим до Вашего сведения…». Являются ответом на другое письмо или оформляют чью-то инициативу;
2. письма-извещения. Основная цель таких писем – сообщение о проведении какого-либо публичного мероприятия, в частности, конференции, совещания, и т.д., с указанием места проведения, программы и прочих аналогичных сведений. Данные письма рассылаются широкому кругу лиц, а потому реквизит «Адресат» обычно не заполняется или заполняется общими фразами без ссылки на конкретное лицо. Например, «участнику конференции». Подписывается руководителем фирмы-устроителя мероприятия, либо уполномоченным лицом;
3. письма-уведомления. Такие письма содержат в себе информацию, которая представляет ценность только для адресата. Поэтому их содержание может уместиться на одном листе либо растянуться на несколько, и быть дополненным приложениями.

Эти информационные письма – основные виды. И самым распространенным из них считается письмо-уведомление, поскольку оно составляется на любые события, о которых необходимо уведомить другую сторону. Поэтому стоит более подробно остановиться на их оформлении.

Последствия несоблюдения закона

Обязательность уведомлений регламентирована Гражданским и Трудовым кодексами РФ. Соответственно, несоблюдение положений закона влечет за собой негативные последствия.

Помимо того, что изменение договорных условий без своевременного извещения об этом контрагента влечет за собой применение штрафных санкций в силу самого договора, это может стать основанием для расторжения договора и выплаты неустойки по решению суда.

Например, отсутствие своевременного уведомления о сокращении работника будет основанием для его восстановления на работе и выплаты заработной платы за время вынужденного прогула.

Нюансы составления в зависимости от ситуации

Если письмо оформляется с цель оповещения о наличии задолженности, то:

• составляется на имя руководителя компании-должника;
• вручается лично для проставления отметки о получении, либо отправляется по почте с уведомлением. Но всегда дублируется по электронной почте;
• отправляется письмо на следующий день после окончания срока, предусмотренного договором для погашения долга;
• одновременно отправляется и акт сверки.

Первая часть – основание может оформляться следующими словами: «Уведомляем, что у Вас возникла задолженность перед ООО «Компания» по договору № от Числа по поставкам алкогольной продукции в адрес Вашей компании, осуществленных по накладным: №… от …….. на сумму (в т.ч. НДС 18%). Общая сумма Вашей задолженности на «Дату» перед ООО «Компания» составляет…. (в т.ч. НДС 18%).» А далее обычно указывается срок, в течение которого дается возможность для погашения долга, и то, что последует за нарушением этого срока. Например, ставится дежурная фраза «В случае неисполнения указанных в данном письме требований мы будет вынуждены воспользоваться санкциями, предусмотренными в договоре № от Числа, в его пункте №».

Если уведомление оформляется на расторжение договора с поставщиком или покупателем, то:

• в первой части документа указывается информация о расторжении договора, реквизиты этого договора (наименование, №, дата и место составления), пункт, дающий право на расторжение;
• далее указывается основание для расторжения договора. Например, нарушения условий договора (и каких), и иные причины;
• указывается срок, с которого расторжение договора вступает в силу;
• и (или) предусматриваются условия для сохранения отношений.

Начинают письмо обычно так: «Согласно п.№ Договора № от Числа наша организация вправе расторгнуть с Вами указанный договор в одностороннем порядке в связи с …)».

Особенности составления данных видов писем рассмотрены в следующем видеоматериале:

При составлении письма-уведомления по поводу увольнения сотрудника это письмо должно быть обязательно вручено увольняемому под роспись. Если он отказывается принимать документ, то об этом составляют акт, который, в свою очередь, подписывают свидетели данного отказа. Это будет считаться вручением уведомления. В самом письме обязательно прописывается основание увольнения. Например, «Сообщаем Вам, что заключенный между Вами и ООО «Компания» Договор № от Числа подлежит расторжению на основании статьи…. Трудового Кодекса РФ». И далее указывается частная причина увольнения – прогул, сокращение, и т.д.

Письмо-уведомление о перепланировке помещения, не требующей получения специального разрешения на работы:

• носит обязательный характер;
• служит основанием для проверки на соответствие указанных в нем работ возможности реализовывать их без разрешения;
• пишется в произвольной форме, но с указанием проведенных работ, адреса их проведения, и со ссылкой на документ о праве собственности на объект, где проводилась перепланировка (или указывается договор социального найма).

Составляется данное письмо с целью внесения изменений в техпаспорт квартиры.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — это новый, но временный документ в кадровом делопроизводстве. Когда и для чего его следует применять, как оформить и кто является его получателем, расскажем в нашем материале.

• Законодательные требования по выдаче уведомления
• Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
• Итоги 

Законодательные требования по выдаче уведомления

В течение 2020 года работодателю необходимо провести ряд мероприятий в связи с изменениями трудового законодательства (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Одно из таких мероприятий — уведомление работников:

• о введении нового порядка формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• праве выбора каждым работником способа фиксации информации о трудовой деятельности — на бумаге (как сейчас) с одновременным отражением данных в электронном виде (в ресурсах ПФР) или исключительно в электронном виде (подп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Указанным законом определены два основных ограничения по оформлению таких уведомлений:

• по сроку — уведомить работников необходимо не позднее 30.06.2020;
• по форме — уведомление должно оформляться в письменном виде.

Как оформить такое уведомление? Составить персональную бумагу в адрес каждого сотрудника или создать единый документ и ознакомить с ним всех работников под подпись? В законе такие нюансы не регламентированы. Работодателю придется решать этот вопрос самостоятельно.

Далее покажем, как может выглядеть уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.

Обращаем ваше внимание, что уведомление — это только первый из обязательных этапов введения электронных трудовых книжек. Чтобы узнать, что еще вы должны сделать, чтобы выполнить все требования закона, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и смотрите типовую ситуацию «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 г.»

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Содержание уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентировано. Работодатель самостоятельно определяет степень детализации приводимой информации.

Главное при разработке текста не забывать об основных целях уведомления:

• информировать о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве в части трудовых книжек;
• довести законодательно установленный срок (не позднее 31.12.2020), в течение которого нужно передать работодателю заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки;
• сообщить сотрудникам иную важную информацию: о последствиях неподачи указанного заявления, действиях работодателя по выдаче на руки бумажной трудовой книжки при выборе сотрудником электронного способа ее ведения и т. д.

1. Образец уведомления работников об электронных трудовых книжках представлен ниже:
2. Скачать образец уведомления
3. Образцы разнообразных уведомлений вы можете найти на нашем сайте:

Итоги

Уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки — обязательный для всех работодателей документ, с помощью которого необходимо не позднее 30.06.2020 проинформировать работников об изменениях в трудовом законодательстве в части ведения трудовых книжек. Содержание такого уведомления определяется каждым работодателем самостоятельно с учетом требований закона № 439-ФЗ.

Подписаться

Новый сервис

В первую очередь, нужно сказать о том, что авторизация на сервисе происходит через ЕСИА. Это необходимо для установления личности отправителя. Следовательно, запись на Госуслугах подойдёт лишь подтверждённая. В личном кабинете сервиса можно зарегистрировать либо себя, либо организацию. К «себя» относится и индивидуальный предприниматель.

Настройки

Сразу после авторизации, система предложит изменить настройки. Среди них адрес почтовый и электронной почты, а также мобильный телефон. Все эти данные берутся из Госуслуг и, по заверению системы, никому и никогда не будут переданы.

Почтовых адресов можно указать сколь угодно много, например, адреса прошлых мест жительства. Для чего это нужно, пока не очень понятно, но, наверное нужно. По завершению настройки можно нажать копку далее и перейти в личный кабинет.

Личный кабинет для отправки и получения заказных писем

ЛК пользователя состоит из четырёх вкладок : «Входящие«, «Черновики«, «Исходящие» и «Архив«. Тут, в целом, всё интуитивно и понятно. В каждой из указанных вкладок есть кнопка «Новое письмо«, а также ссылка на текущего пользователя. Об этой ссылке немного подробнее. При нажатии на неё появляется выпадающее меню, из которого можно перейти в уже упомянутые настройки, зарегистрировать организацию, обратиться к создателям сервиса и выйти из ЛК. О регистрации организации ниже.

Что делать, если письмо заполнено неправильно?

Результативность управленческого воздействия служебной записки будет зависеть от того, насколько точно соблюдены нормы закона и стандарта когда составляли документ. Несоблюдение правил не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации.

Деловая бумага выполнит свое назначение, если содержание написанного тщательно осмыслено, а языковые требования будут соответствовать принятым нормам. В противном случае адресат проигнорирует послание, даже не уведомив работника. Рабочее время будет потеряно непродуктивно, согласованность между структурными подразделениями компании нарушена.

Служебная записка, используемая внутри компании, организации в качестве средства коммуникации, широко применяется в том случае, когда решение проблемы зависит от руководителя другого подразделения. Намного облегчит составление документа разработанная на предприятии инструкция с ее оформления.

Уведомление о вручении заказного письма, как правильно заполнить бланк ф 119 | Инструкции от Вовчика

09.02.2018

Уведомление о вручении заказного письма – специальный документ, который информирует отправителя о том, что его почтовое отправление доставлено и получено конечным адресатом. Уведомление о вручении представляет собой специальный почтовый бланк формы 119 (ф 119). Данный бланк заполняется отправителем заказного письма и пересылается вместе с ним.

Помимо заказного письма с уведомлением ф 119 можно также отправить: ценное письмо, в том числе ценное и заказное письмо 1 класса, заказную и ценную бандероль, а также посылки. В каждом случае бланк следует вместе с почтовым отправлением в место вручения.

Заказное письмо, как и любой другой вид почтового отправления с уведомлением о вручении, передается адресату (получателю) лично в руки под роспись.

Далее бланк уведомления пересылается обратно отправителю письма.

Получить письмо, бандероль или посылку, отправленные с бланком ф 119, может как сам адресат, так и его законный представитель на основе доверенности. И первому, и второму при получении необходимо предъявить паспорт.

Законный представитель помимо документа, удостоверяющего личность, должен будет показать также доверенность. Если письмо получает иной человек по доверенности, то этот момент в бланке уведомления также указывается.

Уведомление о вручении может быть простое и заказное. В данном случае простое уведомление представляет собой тоже самое, что и простое письмо – то есть почтальон его просто опустит в почтовый ящик отправителя; заказное – будет вручено лично в руки.

Уведомление о вручении заказного письма является дополнительной услугой Почты России, которую оплачивает отправитель. С 1 января 2020 года тариф следующий:

• стоимость простого уведомления – 28,50 рублей;
• стоимость заказного уведомления – 72 рублей.

По сравнению с предыдущим годом цена выросла на 1-4 рубля соответственно виду уведомления. Оплачивать уведомление о вручении марками с 2019 года нельзя. Поэтому сэкономить 20% за НДС не получится.

Сроки на доставку уведомления отправителю точно такие же как и у простой или заказной открытки.

Внимание: на сегодняшний день помимо услуги «уведомление о вручении» Почта России предлагает услугу СМС-уведомления о прибытии отправления в отделение и вручении адресату. Стоимость: 10 рублей за каждое сообщение

Как правильно заполнить бланк уведомления о вручении заказного письма ф 119

Бланк ф 119  выдается бесплатно в отделениях почтовой связи. Тем, у кого заключен договор с Почтой России, разрешено самостоятельно изготавливать и распечатывать бланки с соблюдением всех стандартов.

Правда, подобные «самодельные» бланки очень часто принимаются и от рядовых граждан.

Заполнить бланк уведомления о вручении Онлайн и в дальнейшем распечатать его можно с помощью различных сервисов, которые можно найти в интернете.

• Ниже представлен образец заполнения бланка уведомления о вручении заказного письма:
• Заполнить бланк нужно с двух сторон. На лицевой стороне отправитель должен указать следующее:

• вид уведомления (простое или заказное);
• вид почтового отправления (письмо, бандероль и т.д.);
• свой адрес, индекс и ФИО.

На оборотной стороне указывается:

• вид почтового отправления;
• адрес и индекс получателя (в конце следует написать еще и ФИО).

Внимание: на лицевой стороне указывает данные именно отправитель почтового отправления. То есть если вы отправляете заказное письмо с уведомлением о вручении, то указываете свои данные, так как получателем данного документа будете именно вы

На оборотной стороне указываются данные, кому предназначено отправление. При этом оборотная сторона бланка, как уже было сказано выше, будет дополнена сотрудником почты в момент вручения письма и подписана получателем.