Как составить обязательство о неразглашении персональных данных

Образец составления обязательства

 Что должно быть указано в тексте обязательства, установлено в п. 6.6 Положения.

 Важно! Установленного законом бланка в данном случае не существует.  Обычно в тексте расписки подписант подтверждает следующее (см

приговор Заднепровского районного суда г. Смоленска от 06.02.2018 по делу № 1-173/2017):

 Обычно в тексте расписки подписант подтверждает следующее (см. приговор Заднепровского районного суда г. Смоленска от 06.02.2018 по делу № 1-173/2017):

• ему известно о получении им доступа к личным сведениям физических лиц в связи с исполнением трудовых обязанностей;
• он не имеет права разглашать защищаемую информацию и передавать ее третьим лицам;
• он незамедлительно уведомит руководителя, если ему станет известно о попытке получения или получении незаконным образом конфиденциальных сведений о сотрудниках.

 Обратите внимание! Условия обязательства должны соответствовать правилам положения о персональных данных, утвержденного в организации.  Подробнее об этом документе — в материале «Составляем положение о персональных данных работников — образец»

 Подробнее об этом документе — в материале «Составляем положение о персональных данных работников — образец».

Скачать максимально универсальный образец обязательства о неразглашении персональных данных работников можно у нас: Обязательство о неразглашении персональных данных работников.                 

Бланк и форма обязательства о неразглашении персональных данных работников

Право ответственных лиц получать конфиденциальные данные граждан необходимо оформить документально.

Приказом по предприятию ответственного сотрудника обязывают, например, обеспечивать сохранность информации на бумажных и электронных носителях, а также об осуществлении работниками их трудовых прав. Образец приказа о неразглашении персональных данных можно скачать в конце статьи.

Материалы по теме

Разработка положения о персональных данных работников

Данный вопрос может регулироваться трудовыми договорами, приказами, должностными инструкциями и внутренними положениями о порядке работы с такими данными. Работодателю необходимо получить от своих сотрудников, работающих с персональными данными, подтверждение согласия на получение доступа к этим данным, на соблюдение правил их обработки и хранения.

Для этого на предприятии разрабатывается образец обязательства о неразглашении персональных данных работников. Его текст составляют на основании п. 6 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687.

Типы информации, которые не подлежат распространению

Имеются различные виды информации, нуждающиеся в особой охране путем подписания расписки об их нераспространении и содержат материалы в виде:

• конфиденциальной информации (данных, содержащих сведения о событиях, относящихся к хозяйственной стороне деятельности предприятия);
• коммерческой тайны (сведений, содержащихся в финансовых документах
• предприятия, включая платежную документацию, интеллектуальных разработок и других материалов, распространение которых может причинить предприятию материальный ущерб);
• служебной тайны (материалов, доступных государственным служащим в силу выполнения ими служебных обязанностей, например, военной тайны, сведений об усыновлении, данных, полученных в ходе судопроизводства и следствия и прочее);
• профессиональной тайны (сведений, доступных сотрудникам определенных категорий вследствие выполнения ими должностных обязанностей, например, кадровых работников в отношении данных о персонале компании, сотрудников ломбардов по отношению, врачей, банковских служащих).

Объектами коммерческой тайны служат определенные материалы о деятельности организации (данные о различных новейших, новаторских идей компании, разработок, ноу-хау, стратегические планы развития, данные о финансовых показателях организации, сведения, содержащиеся в контрактах и договорах).

 Под распространением защищенной информации понимаются любые действия, осуществленные в следующих формах:  

• предоставления иным лицам;
• размещения в различных источниках средств массовой информации для общего доступа;
• применения данных в собственных интересах или интересах третьего лица;
• опубликования конфиденциальных материалов в виде аналитических статей, изданных на основе конфиденциальных данных.

Для установления режима коммерческой тайны, закрепленного на законодательном уровне, собственник информации должен осуществить следующие мероприятия:

• установить перечень материалов, относящихся к конфиденциальной информации;
• определить процедуру применения защищенной информации;
• осуществлять контроль за соблюдением установленной процедуры информационной защиты, включая учет лиц, имеющих доступ к конфиденциальным материалам, а также хранение конфиденциальной документации в закрытых помещениях, сейфах;
• упорядочить отношения, в которых используется конфиденциальная информация, путем заключения соответствующего документа о нераспространении сведений;
• проставить на имеющихся материальных носителях, содержащих особые материалы, отметку об их отношении к объектам коммерческой тайны.

Введение на предприятии системы защиты определенных сведений сопровождается, как правило, изданием внутреннего локального нормативного акта в виде положения либо правил, в которых устанавливается перечень материалов, подлежащих ограниченному доступу, определяется круг должностных лиц, имеющих право работы с данными сведениями и меры ответственности за нарушения использования материалов, относящихся к коммерческой тайне.

Структура документа

Обязательство о неразглашении сведений о гражданах, трудоустроенных на предприятии, составляется в произвольной форме. Конкретный бланк в законодательных регламентах отсутствует. Каждая организация имеет право по собственному усмотрению разработать типовой формуляр, включить в него определенный перечень информации для достижения максимальной степени защиты. Шаблон утверждается внутренним приказом, является составной частью документооборота компании.

Большинство письменных расписок о сохранности закрытых данных содержат следующие графы:

• Полностью фамилию, имя, отчество, паспортные данные лица, получившего сведения в обработку.
• Место работы гражданина (полное или сокращенное наименование организации).
• Указание занимаемой должности.
• Подтверждение принятия для работы персональных данных трудящихся.
• Краткое перечисление предмета обязательства.
• Резолюция на сбор, хранение, систематизацию документации, полученной от граждан.
• Подпись и дата.

Документ может быть оформлен в произвольном виде

К числу закрытой информации относится следующее:

• Адрес регистрации и фактического местожительства физического лица.
• Имя, фамилия, отчество.
• Паспортные данные.
• Выдержка из биографии физлица.
• Учебные заведения, где получено образование, повышена квалификация.
• Трудовая деятельность, причины расторжения соглашений с прежними работодателями.
• Численность детей, семейное положение.
• Воинская обязанность.
• Величина заработной платы и поощрительных выплат.
• Факт привлечения к ответственности по нормам уголовного, административного кодекса РФ.
• Сведения о членах семьи, близких родственниках.
• Условия трудового контракта.
• Структура декларированной информации по материальной ответственности.
• Содержание справок по исполнению обязательств налогоплательщика, агента.
• Страховые, бюджетные и внебюджетные взносы.
• Распорядительные документы по персоналу.
• Оригиналы трудовой книжки, медицинских справок трудящихся.
• Статистическая, налоговая, бухгалтерская отчетность.

В список информации, которая не подлежит разглашению, могут быть добавлены свои пункты на усмотрение

Данный список не является закрытым, может быть дополнен по усмотрению руководства предприятия. Если компания очень крупная, рекомендуется сформировать типовую форму и периодически осуществлять ее доработку, корректировку с учетом последних изменений российского законодательства.

Составить шаблон можно поручить любому квалифицированному работнику фирмы, но рекомендуется доверить эту работу юристу, чтобы исключить риски и ошибки. Заполнением бланка занимается исключительно ответственное лицо, представительство не допускается.

Принцип составления

Важно! Унифицированных требований к оформлению бланка обязательства и к его содержанию нет.

Однако все документы имеют схожий формат и составляются примерно одинаково. А именно: шапка документа, его основная часть (права и обязанности), раздел с ответственностью и штрафами, в конце документа ставим дату, подпись и расшифровку подписи.

Оформление

В шапке обязательства придерживаемся такого порядка:

• Сведения о работодателе (наименование, адрес компании).
• Сведения о работнике (должность, паспортные данные).
• Ссылка на основании чего составлен документ (приказ, положение о защите персональных данных).
• Дата, номер составления документа.

Раздел “Права”

В разделе права следует предусмотреть следующие пункты:

1. Работник имеет право использовать персональную информацию только по целевому назначению в соответствии со своими должностными обязанностями.
2. Соблюдать нормативные и правовые акты.
3. На усмотрение работодателя включить иные пункты, не нарушающие нормы трудового законодательства.

В обязательстве о неразглашении должен содержаться подробный перечень сведений, к которым сотрудник имеет доступ, но не должен разглашать, например: где родился, места работы и жительства, номера телефонов (кто, как и при каких обстоятельствах имеет право на разглашение ПД мы рассказывали тут).

Обязанности

1. Не передавать и не раскрывать третьим лицам полученные конфиденциальные сведения.
2. Сообщать руководителю организации о попытках получить конфиденциальную информацию сторонними лицами.
3. Не использовать для извлечения собственной выгоды.
4. При работе с персональными данными работников соответствовать нормативным правовым актам, которые регламентируют вопросы защиты таких сведений.

• Скачать форму обязательства о неразглашении персональных данных
• Скачать образец обязательства о неразглашении персональных данных

Граждане, составившие обязательство о неразглашении персональных данных, не имеют права в течение года после прекращения правом пользования конфиденциальной информацией передавать ее третьим лицам полученные сведения. Проще говоря, еще год никому нельзя ничего рассказывать, иначе грозит ответственность.

Ответственность

Следует указать размер штрафа, сослаться на статью 24 Федерального закона № 152, статья 13.14 Кодекса об Административных правонарушениях Российской Федерации.

Размер штрафа в случае нарушения правил обращения с личными сведениями:

1. Для граждан – от пятисот до тысячи рублей.
2. Для должностных лиц – от четырех до пяти тысяч рублей.

Кроме того, за оглашение личных данных может быть применена ответственность в виде увольнения (подп. «в» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Для увольнения по данной статье потребуется доказать, что работник каким-либо способом разгласил (рассказал по секрету, опубликовал и прочее) информацию.

Под текстом письменного обязательства о неразглашении персональных данных работнику и работодателю необходимо поставить дату и подпись с расшифровкой.

Век технологий шагает с большой скоростью. Наши персональные данные повсюду. В поликлинике, на работе, в банках, в сети интернет. За всеми этими организациями стоят люди, обычные люди. И вся информация о наших детях, близких, друзьях в любой момент может быть уничтожена, похищена, изменена.

И тогда возникнут проблемы с идентификацией личности. В других случаях кража или случайная потеря личных данных может привести к другим неприятным последствиям как: взятие кредита в банке на чужое имя, подделка документов и другие незаконные вещи.

Чтобы избежать подобных инцидентов следует не пренебрегать такими документами как обязательство о неразглашении личности. Даже самый не высокого ранга работник обязан выполнять свои трудовые обязанности качественно, соблюдать меры безопасности.

Обязательство о неразглашении (нераспространении) персональных данных работников. Образец.

Чтобы оформленный сотрудником документ имел юридическую силу, а работодатель смог снять с себя ответственность за разглашение сведений о работнике, произошедшее не по его вине, данный документ должен включать в себя следующие обязательные сведения:

• Сведения об ответственном должностном лице – сотруднике, подписывающем обязательство: Ф.И.О., адрес места регистрации, паспортные данные, а также должность и структурное подразделение;
• Сведения о работодателе: название организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, ИНН, ОГРН / ОГРНИП;
• Перечисление обязательств, которые данное должностное лицо на себя принимает (в том числе не разглашать третьим лицам конфиденциальные сведения, которые ему доверены или будут доверены в будущем и так далее);
• Подпись сотрудника с расшифровкой;
• Дата составления документа.

Обязательство о нераспространении данных граждан является односторонним документом, поэтому составляться оно должно в одном экземпляре и храниться у работодателя. При желании, должностное лицо, давшее такое обязательство может потребовать для себя заверенной копии этого документа.

Какую информацию относят к конфиденциальной

Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 законодательно утвержден перечень сведений конфиденциального характера, где отдельно выделена коммерческая тайна.

Коммерческая тайна — это режим работы с конфиденциальными данными. Она обеспечивает сохранность и ограничения таких данных в обороте. Правовое регулирование этого режима осуществляется Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ.

Информация, составляющая коммерческую тайну, — это сведения, имеющие коммерческую ценность в силу неизвестности третьим лицам. Такие данные должны:

• обладать экономической, технологической, производственной или иной другой ценностью;
• позволять получить экономическую выгоду от того, что она неизвестна третьим лицам.

Действующее законодательство предусматривает различные виды ответственности за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну. Среди них отдельно стоит отметить меры ответственности, применяемые к работнику.

Например, для компании, занимающейся внедрением инновационного продукта, соглашение о неразглашении с программистом является необходимой мерой по защите ее интересов и позволяет, в случае незаконного разглашения тайны, помимо увольнения работника, взыскать причиненные компании убытки и привлечь работника к уголовной ответственности.

Документальная защита секретных данных

Договор о конфиденциальности и неразглашении информации заключается между сторонами в письменной форме. Иногда при наименовании этого документа используют английскую аббревиатуру, которую не все понимают, поэтому часто задают вопрос: что такое NDA-соглашение? NDA (Non-disclosure agreement) — это письменная договоренность о конфиденциальности и неразглашении информации.

Закрепление в организации режима работы с секретными данными позволяет применять различные меры ответственности в зависимости от тяжести наступивших для организации последствий. В сфере трудовых отношений заключается соглашение с работником, в гражданско-правовых отношениях — договор о конфиденциальности между юридическими лицами.

Обязательство о неразглашении персональных данных

Персонал бюджетной организации, имеющий доступ к информации о сотрудниках, обязан подписать документ, который предусматривает неразглашение персональных данных. Это понятие включает в себя:

1. Свободу и защиту прав работников, что контролируется федеральным законодательством. Семейные тайны и личная жизнь сотрудников являются тайной и не должны разглашаться третьим лицам.
2. Бумажное закрепление в виде приказа данных прав, в котором прописывают число работников, имеющих право доступа к сведениям о сотрудниках предприятия.

В оформленном документе работники предоставляются и снимают с себя право:

• передавать такую информацию персонала третьим лицам;
• использовать контактные данные и любые сведения о работниках с целью извлечения выгоды;
• скрывать информацию о том, что кто-то пытается получить данные о персонале.

Что представляет собой коммерческая тайна

Коммерческой тайной на большинстве предприятий считаются сведения, касающиеся легальных методов увеличения доходов, путей возможного сокращения расходов при имеющихся обстоятельствах, сохранения своих позиций на рынках разного уровня или получения прибыли.

Помимо перечисленного, к ней могут относить другие данные, требующие обеспечения недоступности большому кругу лиц для противостояния недобросовестной рыночной конкуренции.

В зависимости от степени неразглашения, различают следующие виды информации:

• С высоким уровнем неразглашения (ключевые положения о коммерческом направлении предприятия; раскрытие может повлечь значительные убытки);
• Конфиденциальные сведения повышенной недоступности (все, что касается планирования, стратегических перспектив развития; утечка данных чревата негативным исходом, но не критическим);
• Средний уровень неразглашения (убытки от разглашения можно сопоставить с расходами предприятия на определенный момент деятельности);
• Данные для ограниченного круга лиц (особенности управления процессами, положения должностных инструкций; раскрытие не приводит к масштабным последствиям и не отразится на функционировании компании);
• Сведения свободного доступа (их публичное оглашение не представляет угрозы для компании).

Какими будут последствия за нарушение режима конфиденциальности?

Стороне, допустившей разглашение конфиденциальной информации, придется нести ответственность:

Если рассекречивание сведений произошло по неосторожности сотрудников – им будет грозить дисциплинарное взыскание, в том числе увольнение.
Умышленно допущенная утечка информации по корыстным или иным мотивам может повлечь за собой обязанность возместить все возникшие убытки.
Если злоумышленник намеренно собирал информацию, составляющую коммерческую или охраняемую законом тайну, с целью дальнейшего разглашения – ему придется отвечать по статье 183 УК РФ. Эта статья предусматривает в т.ч

лишение свободы сроком до 7 лет, если разглашение повлекло тяжкие последствия.
Статья 13.14 КоАП РФ предусматривает для нарушителей штрафные санкции в следующем размере: для граждан – от 500 до 1000 руб., для должностных лиц – от 4000 до 5000 руб.

Для защиты важной информации от утечки недостаточно просто признать ее секретной. Руководство организации должно предпринять комплекс мероприятий юридического характера

Основным из них должна стать разработка и утверждение Положения о конфиденциальной информации. Возможно потребуется создание отдельного подразделения, сотрудники которого будут заниматься охраной информации.

Что по закону грозит контрагенту за нарушение условий соглашения о неразглашении?

Нарушение контрагентом условий соглашения о неразглашении коммерческих секретов означает высокую вероятность негативных последствий для обеих сторон соглашения:

1. Для обладателя СКТИ:

• рост неоправданных затрат;
• лишение части доходов и прибыли;
• получение ущерба (материального и иного характера);
• потеря клиентов и иных конкурентных преимуществ.

2. Для контрагента-получателя СКТИ:

• возмещение нанесенного обладателю информации ущерба;
• наказание в соответствии с нормами законодательства или по условиям соглашения о неразглашении.

Что может грозить контрагенту, разгласившему чужие производственные секреты, смотрите в таблице ниже:

Как правильно оформить приказ о персональных данных

Хотя образец приказа о персональных данных работников 2021 года не имеет установленной формы, его необходимо оформить по общим требованиями к распорядительным документам.

В шапке документа содержится наименование организации, наименование и номер документа, место и дата составления.

Преамбула должна содержать обоснование его издания (обстоятельства, ставшие причиной для его создания) либо основание (прямая ссылка на конкретный документ или законодательный акт)

Основная часть приказа о персональных данных должна содержать:

• собственно распоряжение об утверждении положения о персональных сведениях, а также о перечне допущенных к их обработке лиц и степени их допуска;
• указание на лицо, ответственное за обеспечение процесса обработки данных, его должность и Ф.И.О.;
• указание ответственному лицу ознакомить работников с распорядительным документом;
• определить работника, который будет контролировать исполнение (может быть сам руководитель).

Руководитель должен подписать документ. Все работники учреждения, использующие в трудовой деятельности подобную информацию, должны быть ознакомлены с ним под подпись.

Обязательство о неразглашении коммерческой тайны: образец

Поскольку на федеральном уровне конкретных требований к форме обязательства нет, компания имеет право самостоятельно разрабатывать его содержание, прописывать вводную часть, а также вносить оперативные изменения в соответствии с имеющимися законными основаниями.

Классически образец документа включает следующие элементы:

• наименование бумаги;
• наименование организации полностью, адрес нахождения;
• Ф.И.О. сотрудника и его должность на текущий момент;
• срок исполнения обязанностей;
• перечень обязательств, накладываемых на должностного лица в связи с предоставлением доступа к секретной информации;
• Ф.И.О. и должность лица, которому работник обязуется сообщить о попытке несанкционированного получения данных сторонними лицами;
• Фамилию, инициалы и пост сотрудника, которому подписывающее документ лицо будет обязано передать все данные в случае увольнения;
• Последствия разглашения тайны (увольнение, привлечение к ответственности);
• Дату ознакомления и подпись сотрудника;
• Число рассмотрения формы администрацией предприятия.

Что говорят суды?

1. В Постановлении от 3 июля 2015 г. по делу № А56-72074/2014 Тринадцатый арбитражный апелляционный суд отметил, что если в отношении предмета договора установлена коммерческая тайна, то должны быть соблюдены требования ст. 10 Закона о коммерческой тайне. Из материалов дела следует, что стороны заключили NDA, но требования указанной статьи были проигнорированы полностью. Как следствие – неприменимость режима защиты конфиденциальной информации к предмету соглашения.

Аналогичная ситуация отражена в Постановлении Суда по интеллектуальным правам от 16 ноября 2017 г. № С01-922/2017 по делу № А33-28905/2016. СИП поддержал выводы судов первой и апелляционной инстанций о неприменимости к сведениям режима коммерческой тайны, поскольку не были приняты меры, установленные ст. 10 Закона о коммерческой тайне.

2

Отдельно стоит обратить внимание на Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 24 июня 2019 г. по делу № 33-26791/2019, которое посвящено трудовым отношениям

Согласно материалам дела, организация обратилась в суд с иском к работнику о взыскании денежных средств за нарушение NDA. Суд в удовлетворении требований отказал. Мотивировал это решение он тем, что ст. 238 ТК РФ содержит положения, устанавливающие материальную ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю, но эта норма не предусматривает ответственность за разглашение конфиденциальной информации в виде штрафа. Дополнительные условия трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, не допускаются. В связи с этим включение в трудовой договор условия о взыскании штрафа за нарушение NDA противоречит трудовому законодательству и применению не подлежит.

Таким образом, заключение NDA в рамках трудовых отношений ограничивается нормами трудового права в силу зависимого положения работника и принципа преимущества слабой стороны.

3. Далее рассмотрим спор о форме внутренних документов, посредством которых вводится режим коммерческой тайны, на примере Решения Тихвинского городского суда Ленинградской области от 15 августа 2019 г. по делу № 2-586/2019. Суд отклонил довод о том, что в организации не был установлен режим коммерческой тайны, поскольку отсутствовал единый локальный акт. По его мнению, указания на режим коммерческой тайны в отдельных локальных актах работодателя и включения условий о таком режиме в трудовой договор достаточно для возложения на работника ответственности за разглашение конфиденциальной информации. Иными словами, в наличии единого документа нет необходимости, поскольку закон такого требования не содержит.

4. Судами также был рассмотрен вопрос о том, как соотносится режим коммерческой тайны с возможностью реализации корпоративного контроля участниками обществ.

В Решении Арбитражного суда Ставропольского края от 6 марта 2018 г. по делу № А63-23435/2017 была дана правовая оценка следующей ситуации: общество при предоставлении документов потребовало от участника подписать NDA, но он отказался. Общество обратилось с иском в суд об обязании участника заключить соответствующее соглашение. Однако суд напомнил обществу о принципе свободы договора и отсутствии обязанности у участника подписывать NDA.

Решение Арбитражного суда Ростовской области от 25 июня 2020 г. по делу № А53-35232/2019 примечательно выводом о том, что даже установление порядка оборота информации, отнесенной обществом к конфиденциальной, не является препятствием для предоставления ее участнику в целях реализации корпоративного контроля над деятельностью общества, учитывая, что законом предусмотрена обязанность участника не разглашать конфиденциальную информацию (п. 2 ст. 67, п. 4 ст. 65.2 ГК РФ) и общество имеет право потребовать выдачи соответствующей расписки от участника (п. 15 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18 января 2011 г. № 14).

Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод о том, что процедура введения режима коммерческой тайны установлена законом, требования имеют императивный характер. Кроме того, существуют ограничения для трудовых и корпоративных отношений, сужающие сферу применения NDA. Тем не менее в крупных корпорациях, в том числе российских, принято подписывать NDA. Считается, что заключение такого соглашения оказывает дисциплинирующее воздействие на стороны. Наличие психологического фактора не исключено, однако ценность любого соглашения заключается в его юридической силе. А придать ее NDA удастся только в случае соблюдения всех законодательных требований.