Как оформить и оплатить однодневные командировки

Размеры возмещения командировочных расходов

В соответствии со ст. 167, ТК РФ, п. 11 Положения № 749 работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение следующих расходов, связанных со служебной командировкой:

• расходов на проезд;
• расходов на наем жилого помещения;
• дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются теперь строго в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ. Данной статьей предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) учреждениях, определяются:

• нормативными правовыми актами Правительства РФ в отношении работников федеральных государственных учреждений;
• нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ в отношении работников государственных учреждений субъектов РФ;
• нормативными правовыми актами органов местного самоуправления в отношении работников муниципальных учреждений.

Таким образом, теперь учреждения не вправе самостоятельно устанавливать размеры возмещения командировочных расходов в коллективных договорах или локальных нормативных актах.

Приведем в таблице размеры возмещения командировочных расходов, которыми необходимо руководствоваться федеральным государственным учреждениям при направлении своих работников в служебные командировки на территории РФ. Данные размеры установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (далее – Постановление № 729).

Командировочные расходы	Размер возмещения расходов
Суточные	100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке
Расходы на наем жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение)	В размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки
Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями)	В размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда; водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; воздушным транспортом – в салоне экономического класса; автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси); При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда: железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда; водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; автомобильным транспортом – в автобусе общего типа

Расходы, превышающие размеры, установленные Постановлением № 729, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения (п. 3 Постановления № 729).

При направлении работников в служебную командировку на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется в следующем порядке:

• суточные в иностранной валюте возмещаются в размерах, установленных в приложении 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 № 812;
• расходы на наем жилого помещения возмещаются с учетом предельных норм, установленных в приложении к Приказу Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

Что входит в суточные командировочные расходы

Понятие «суточные» подразумевает возмещение следующих производственных издержек:

• размещение в другом городе с арендой жилого помещения (квартиры, номера в хостеле);
• покупка продуктов питания либо затраты на питание в кафе, столовой, ресторане;
• использование общественного транспорта как наземного, так и самолета;
• посещение мероприятий, связанных с рабочей деятельностью.
• прочие расходы, необходимые для выполнения поставленных руководителем задач.

На практике, определение нормы суточных для командировки проблематично: работодатель затрудняется с определением потребностей подчиненного и подсчетом необходимой для проживания суммы.

Законодательная база

Что такое командировочные расходы?

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации является обязанностью работодателя, если сотрудником были выполнены все его обязательства.

Стоит отметить, что несколько лет назад для составления авансового отчета можно было использовать обыкновенные счета из гостиницы. Однако на основании 359 закона от 2008 года, все предприятия, занимающиеся гостиничным бизнесом, имеют все основания самостоятельно разрабатывать форму отчетности и предоставлять гостю.

Также закон включает в себя следующие аспекты:

1. Порядок прохождения процедуры денежной компенсации за расходы в командировке;
2. Установленные лимиты компенсации;
3. Разработка регламента обязанностей командированного сотрудника;
4. Пакет документов, который необходим для составления полного отчета;
5. Норма денежных затрат, которая установлена на предприятии.

Что покрывают командировочные?

Правила расчета и выплаты командировочных расходов учитывают следующие расходы:

• оплата проживания в гостинице или иной арендованной жилплощади;
• питание в заведениях общественного питания или же покупка продуктов в магазинах;
• оплата общественного транспорта или такси, необходимого для передвижения по городу или между разными субъектами РФ;
• затраты, связанные с проведением делового обеда с потенциальными или текущими партнерами и контрагентами;
• иные затраты, обусловленные производственной необходимостью.

Внимание! Специалист, отправляющийся в рабочую поездку от организации, обязан сохранять платежные документы и чеки, которые подтверждают расходы на проживание, питание или иные цели, так как эти бумаги используются в процессе расчета командировочных. На практике часто возникают проблемы при учете всех затрат наемного специалиста

При этом на государственном уровне установлены границы по максимальной выплате

На практике часто возникают проблемы при учете всех затрат наемного специалиста. При этом на государственном уровне установлены границы по максимальной выплате.

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

• суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

  После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

  В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

• оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Как оплачивается командировка новому работнику?

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку
Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно

Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период
Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период

После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке

При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2021 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Каков порядок документального подтверждения расходов работника на проезд до места командирования и обратно для возмещения их работодателем в целях уплаты НДФЛ?

Абзацем 10 п. 3 ст. 217 НК РФпредусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В Письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 Минфин уточнил, что с учетом изменений, внесенных Постановлением Правительства РФ № 1595 в некоторые акты Правительства РФ, обязанность оформления работодателем командировочного удостоверения для командированного работника отсутствует. При этом чиновники ведомства напомнили, что ранее командировочное удостоверение с отметками принимающей организации о прибытии в место командирования и убытии из него подтверждало факт нахождения работника в месте командирования, но не определяло факт несения им расходов на проезд и размер таких расходов.

Вывод, к которому пришел Минфин в письме, таков: при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, суммы возмещения организацией-работодателем таких расходов подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

Обложение НДФЛ зарплаты и суточных при загранкомандировках.

При направлении работника в служебную командировку, в том числе за границу, ему гарантируются сохранение среднего заработка по месту работы, а также возмещение связанных со служебной командировкой расходов на проезд, наем жилого помещения (ст. 167, ТК РФ). Кроме того, возмещению подлежат дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), производимые в целях обеспечения питания и бытового обслуживания командированного работника.

Вопрос об обложении НДФЛ зарплаты и суточных, выплачиваемых при загранкомандировках в страны ЕАЭС, был рассмотрен ФНС в Письме от 25.02.2015 № ОА-3-17/702@

В ответе контролеры обратили внимание на тот факт, что налоговый агент – работодатель должен определять ежемесячно статус физического лица с учетом положений, предусмотренных п. 2 ст

207 НК РФ. То есть налоговый агент устанавливает, находилось ли физическое лицо на территории РФ 183 календарных дня в течение последних 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода.

Таким образом, средняя заработная плата, ежемесячно выплачиваемая работнику за время исполнения им трудовых обязанностей за границей, может облагаться налогом в РФ по ставке 13 или 30% в зависимости от продолжительности такой командировки.

В то же время согласно положениям п. 3 ст. 217 НК РФ суточные в иностранной валюте в пределах сумм, эквивалентных 2 500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, не подлежат налогообложению независимо от налогового статуса их получа­теля.

01.01.2015 вступил в силу Договор о Евразийском экономическом союзе. Из положений ст. 73 этого договора следует, что с указанной даты доходы, выплачиваемые российскими работодателями гражданам Белоруссии, Казахстана и Армении по трудовым договорам, облагаются в РФ налогом по ставке 13% независимо от налогового статуса получателей этих доходов, если работа выполняется ими на территории РФ. Однако данная статья не затрагивает порядок налогообложения доходов, выплачиваемых российским работодателем гражданину РФ.

Если по итогам налогового периода (календарного года) физическое лицо признается налоговым резидентом РФ, оно имеет право на перерасчет сумм налога, удержанного российским налоговым агентом по ставке 30% с доходов, полученных в таком налоговом периоде. Порядок возврата излишне уплаченного налога в подобной ситуации установлен положениями п. 1.1 ст. 231 НК РФ.

Нормы суточных, необлагаемые налогом

Максимальная величина суточных законом для коммерческих структур не ограничена. Предприятие само устанавливает верхний лимит этого вида расходов.

Но существует норма, которая не облагается налогом при начислении суточных (ст. 217 НК РФ).

Скачать текст: НК РФ Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) (.docx)»

В 2019 году нормы в Москве, как и на всей территории России установлены в размере 700 рублей в день. Нормы за границей, свободные от налогообложения, составляют 2500 рублей ежедневно.

Та сумма суточных, которая превышает необлагаемую норму, подлежат удержанию НДФЛ и обложению страховыми взносами ФНС, кроме страхования несчастного случая и ПС.

При определении базы для расчета налога на прибыль суточные уменьшают ее и входят в состав прочих расходов в полном размере.

При выдаче аванса на поездку в командировку сотрудника госучреждения бухгалтер в 2019 году должен отнести суточные в подстатью КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Минимальная величина этого вида выплат в коммерческой организации не может быть меньше суточных для бюджетных организаций. А эта сумма равна 100 руб.

Коммерческая организация может взять за основу для определения суммы суточных в загранпоездках нормы для бюджетных учреждений, установленные в долларах США (Постановление № 812 от 26.12.05).

Скачать текст: ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26 декабря 2005 г. N 812 «О РАЗМЕРЕ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ И НАДБАВОК К СУТОЧНЫМ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ РАБОТНИКОВ, ЗАКЛЮЧИВШИХ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР О РАБОТЕ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, РАБОТНИКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ВНЕБЮДЖЕТНЫХ ФОНДОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ» (.docx)»

Расходы на наем жилого помещения.

Согласно п. 18 Порядка расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:

а) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», – не более стоимости двухкомнатного номера;

б) остальным гражданским служащим – не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

Контролирующие органы обращают пристальное внимание на документальное подтверждение соблюдения п. 18 Порядка и часто выявляют его нарушения. Например, Счетной палатой были выявлены случаи, когда государственным гражданским служащим были возмещены расходы:

• по найму помещения по документам, не содержащим указания на количество комнат (мест) в номере (п. 2.5 Представления от 24.05.2018 № ПР 14-123/14-02);

• по найму жилого помещения по документам, не содержащим указания на категорию номера или на количество комнат в жилом помещении (п. 2.6 Представления от 23.05.2018 № ПР 14-101/14-01);

• за проживание сверх установленных норм – по категории номеров («люкс») (п. 1.2 Представления от 01.06.2017 № ПР 12-124/12-03).

Если в населенном пункте отсутствует гостиница, то служащему предоставляется иное отдельное жилое помещение либо аналогичное жилое помещение в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно (п. 19 Порядка).

Питание.

В Письме Минтруда РФ от 08.10.2015 № 18-4/ООГ-1670 указано, что Порядком не предусматривается возмещение расходов на питание, поэтому в случае найма служащим жилого помещения, в котором предоставляется такая услуга, стоимость питания возмещению не подлежит.

На этот момент обратила внимание Счетная палата в п. 1.8 Представления от 24.05.2018 № ПР 14-123/14-02, обнаружив нарушение п. 11 Порядка вследствие оплата командировочных расходов на наем жилого помещения, в стоимость которых входили завтраки.

Отсутствие подтверждающих документов.

При отсутствии данных документов (в случае непредоставления места в гостинице) расходы на наем жилого помещения возмещаются в размере 30 % установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

Поскольку суточные в настоящее время равны 100 руб., то данные расходы составят 30 руб.

В Письме от 29.06.2007 № 42-8.1-09/267-759 Федеральное казначейство отметило, что в этом случае расходы на наем помещения возмещаются за время фактического пребывания в месте командирования, которое определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места командирования. При этом факт непредставления места в гостинице никакими документами подтверждаться не должен.

Учет командировочных расходов.

Согласно Указаниям № 65н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, следует производить в отношении:

• работников учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;

• персонала госорганов по КВР 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».

В бухгалтерском (бюджетном) учете плата командировки на один день отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

В случае если проездные билеты и наем жилых помещений (при надобности в однодневной командировке) оплачиваются по договорам (контрактам) самим учреждением, то применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

В зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии с инструкциями № 162н, № 174н, № 183н отражаются следующие корреспонденции счетов:

Казенные учреждения	Бюджетные учреждения	Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Выданы (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов…
…из кассы учреждения
1 208 12 560	1 201 34 610	0 208 12 560	0 201 34 610	0 208 12 000	0 201 34 000
…на зарплатную карту работника
1 208 12 560	1 304 05 212	0 208 12 560	0 201 11 610	0 208 12 000	0 201 11 000 0 201 21 000
…на расчетную (дебетовую) карту учреждения
1 210 03 560	1 304 05 212	0 210 03 560	0 201 11 610	0 210 03 000	0 201 11 000
1 208 12 560	1 210 03 660	0 208 12 560	0 210 03 660	0 208 12 000	0 210 03 000
Приняты к учету суммы произведенных командировочных расходов
1 109 xx 212 1 401 20 212	1 208 12 660	0 109 xx 212 0 401 20 212	0 208 12 660	0 109 xx 212 0 401 20 212	0 208 12 000
Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов…
…в кассу учреждения
1 201 34 510	1 208 12 660	0 201 34 510	0 208 12 660	0 201 34 000	0 208 12 000
…на расчетную (дебетовую) карту учреждения
1 201 23 510	1 208 12 660	0 201 23 510	0 208 12 660	0 201 23 000	0 208 12 000
1 304 05 212	1 201 23 610	0 201 11 510	0 201 23 610	0 201 11 000	0 201 23 000

При оплате командировочных расходов за один день в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров) в учете отражаются следующие бухгалтерские записи:

Казенные учреждения	Бюджетные учреждения	Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Произведена в рамках заключенных договоров (контрактов) оплата…
…проездных билетов
1 302 22 830	1 304 05 222	0 302 22 830	0 201 11 610	0 302 22 000	0 201 11 000 0 201 21 000
…найма жилого помещения
1 302 26 226	1 304 05 226	0 302 26 830	0 201 11 610	0 302 26 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения
1 201 35 510	1 302 22 730	0 201 35 510	0 302 22 730	0 201 35 000	0 302 22 000
Выданы оплаченные проездные билеты под отчет работнику из кассы учреждения
1 208 22 560	1 201 35 610	0 208 22 560	0 201 35 610	0 208 22 000	0 201 35 000
Приняты к учету расходы по оплате…
…проездных билетов
1 109 xx 222 1 401 20 222	1 208 22 660	0 109 xx 222 0 401 20 222	0 208 22 660	0 109 xx 222 0 401 20 222	0 208 22 000
…найма жилого помещения
1 109 xx 226 1 401 20 226	1 208 26 660	0 109 xx 226 0 401 20 226	0 208 26 660	0 109 xx 226 0 401 20 226	0 208 26 000

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен на зарплатную карту работника аванс на оплату проезда	4 208 12 560	4 201 11 610	6 000
Приняты к учету командировочные расходы	4 109 70 212	4 208 12 660	6 000

В этом случае в бухгалтерском учете учреждения отразятся следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Произведена оплата проездных билетов в командировку	4 302 22 830	4 201 11 610	6 000
Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения	4 201 35 510	4 302 22 730	6 000
Выданы из кассы учреждения железнодорожные билеты под отчет работнику	4 208 22 560	4 201 35 610	6 000
Приняты к учету командировочные расходы	4 109 70 222	4 208 22 660	6 000

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2021 г. № 243-ФЗ) .

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных?Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

• расстояния до места выполнения служебного поручения;
• реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
• объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ?Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки?
Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2020 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2019 г. время составила 7 826,09 руб. Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.Посмотреть ответ

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ)