Как пользоваться онлайн-кассой

Как работать с кассовым аппаратом: нюансы установки

Работа с ККМ доступна даже для неопытных пользователей, с основными правилами эксплуатации можно ознакомиться в инструкции от производителя. Кассу можно применять только на месте осуществления расчетов с покупателем, за исключением следующих случаев:

• торговля в интернете;
• городской транспорт;
• разъездная и разносная торговля;
• доставка на дом;
• услуги и работы, выполняемые вне основного офиса;
• плата за жилье и коммуналку;
• торгоматы, принимающие платежи за автоматизированные услуги (автомойки и др.);
• организации, выдающие внутриотраслевые документы вместо чеков: туристические агентства, ломбарды и др.

В каждом из этих случаев разрешается применять один аппарат — поставить физический в офисе или арендовать облачную кассу у интегратора. В этом случае вместо выдачи бумажного чека можно использовать другие способы:

• представление бланка строгой отчетности (БСО) с QR-кодом;
• представление талона со ссылкой на сайт налоговой или ОФД, где можно получить электронную копию чека;
• демонстрация QR-кода на экране мобильного устройства (клиент самостоятельно сканирует его с помощью приложения на своем смартфоне);
• отправка электронного чека или ссылки, где его можно скачать, на номер телефона или e-mail покупателя.

Таким образом, компании с курьерской доставкой и службы, оказывающие услуги с выездом на дом, не обязаны снабжать кассами каждого сотрудника — достаточно поставить в головном офисе один аппарат и на нем пробивать все чеки.

Нужно ли подключать онлайн-кассу к интернету

Чтобы отправлять чеки в ФНС в режиме онлайн, ККМ должна быть подключена к сети одним из доступных способов:

1. Ethernet. Полноценный проводной интернет целесообразно применять в кафе, ресторанах и других заведениях общепита, где посетители активно пользуются Wi-Fi. Также этот способ актуален для организаций, где в одном помещении размещена торговая точка и офис с бухгалтерией. Всем сотрудникам нужен стабильный сигнал для отправки отчетов и обмена сообщениями по электронной почте, поэтому рекомендуется протянуть интернет-кабель.
2. Wi-Fi. Этот способ подходит для мелких розничных точек с одним кассовым аппаратом, где нецелесообразно прокладывать отдельный интернет-кабель, а также для павильонов в торговых центрах, где есть возможность подключиться к общей Wi-Fi-сети.
3. Мобильный интернет (2G/3G/4G). Современные портативные кассы оснащаются модулем Wi-Fi и слотом для СИМ-карты, поэтому если поблизости не ни одной точки доступа, пользователь сможет подключиться к мобильному интернету.

Последний способ подойдет и для стационарных точек, где нет возможности проложить провод и подключиться по Wi-Fi. Большинство крупных операторов предлагает предпринимателям выгодные тарифы специально для кассовых аппаратов.

Штрафы и санкции

Предусмотрены штрафы за продажу товаров без онлайн кассы. Если правонарушение совершено впервые, то штраф накладывается на должностное лицо и составляет до 50% от вырученной суммы, но не менее 10 000 рублей. Для ООО санкции крупнее: до 100% выручки.

При повторных правонарушениях возможно наложение запрета на занимаемую должность для должностных лиц или временная остановка деятельности организации на срок до 3 месяцев. Такие строгие меры будут применять только к тем, кто выручил за период работы без онлайн классы более 1 млн. рублей. Что касается остальных, то четких правил штрафования при повторных нарушениях пока не разработано.

Также административное наказание накладывается на организации, не зарегистрировавшие онлайн кассы, организации, использующие кассы без фискального накопителя и совершающие другие аналогичные нарушения.

Принцип работы

По сравнению со старым образцом, новый кассовый аппарат имеет ряд преимуществ

Модернизированная кассовая техника, в которой используется фискальный накопитель и данные напрямую отправляются в налоговую службу, называются онлайн-кассами. Использовать другие виды подобных приборов учёта запрещено, поэтому они применяются во всех магазинах, кафе, ресторанах и прочих местах.

Этапы работы такого ККТ состоят из следующего алгоритма:

• покупатель вносит оплату за товар;
• данные об осуществлённой операции передаются в фискальную службу;
• оператор присылает подтверждение о принятии — без него необходимый документ не будет сформирован;
• чеку присваивается фискальный признак;
• от ФС данные передаются в налоговую, где система их накапливает в хранилище.

Онлайн-касса работает по аналогичному со старым образцом принципу и почти не имеет с ним отличий — только дополнительные возможности:

• отправление чека клиенту в электронном виде;
• обновлённое программное обеспечение;
• фискальный накопитель работает практически автономно.

Эти устройства упростили проверки налогов, сделали процесс торговли более прозрачным, а их разнообразие на рынке позволяет предпринимателю выбрать аппарат, соответствующий специфике его работы.

Что такое онлайн-касса?

Кассовый аппарат знают все, даже те, кто никогда не вставал и не встанет на путь предпринимательства. Это такая штуковина, которая печатает чеки на бумажной ленте. Этот чек отдают покупателю, а в памяти устройства остается информация о покупке. В конце смены кассир или старший продавец заносят данные в специальный Z-отчет. Помните выражение «снять кассу»? Оно как раз об этом.В конце отчетного периода данные передаются в Федеральную налоговую службу — ФНС. Таким образом государство контролирует прибыль продавцов. Исходя из данных рассчитываются налоги. Выражение «мимо кассы» значит в обход всех налогов. Так было раньше, до эпохи повсеместного распространения интернета и появления онлайн-касс. Новые правила исключают это явление в принципе. При использовании онлайн-касс информация о каждой совершенной покупке автоматически «улетает» в ФНС по сети. Мгновенно, без какого-либо участия сторон. Правда, это происходит через посредника — оператора фискальных данных. Его еще называют ОФД.В этом и состоит первое и самое главное отличие кассы нового образца от всего, что было прежде. Помимо этого, умная касса умеет:Немного об операторе фискальных данных. Он занимается не только передачей информации в налоговую инспекцию, но и за ее хранение. И электронный чек покупателю отправляет именно ОФД. Все чеки сохраняются на серверах оператора и доступны в течение пяти лет.Есть одна тонкость, о которой обязательно нужно знать всем предпринимателям — работать можно только с аккредитованным ФНС оператором данных. Список их всех есть на официальном сайте налоговой. Выбираете свой регион и смотрите. Опять же для Москвы он выглядит так.

Кассовый аппарат знают все, даже те, кто никогда не вставал и не встанет на путь предпринимательства

Кому нужна онлайн-касса

Всем предпринимателям и организациям, продающим товары и оказывающим услуги населению. Проще назвать исключения — их и рассмотрим ниже.

• С июля 2017 года обязаны применять онлайн-ККТ все торговые предприятия.
• С июля 2018 года — необходимость распространилась на юрлиц, занимающихся продажей товаров, работающих по патентам и вменённым налогам.
  <liС 1 июля 2019 года обязанность использования онлайн-касс распространилась на владельцев торговых автоматов и многих других, в том числе и ИП, ранее выдававшие БСО, а также ИП на ЕНВД и ПСН без работников, которые продают чужие товары, ИП на ПСН и ЕНВД, которые имеют работников и оказывают услуги населению.

На особом положении пока остаются юрлица, работающие в удалённых и труднодоступных районах (перечень определяется в каждом отдельно взятом регионе), а также физлица, работающие по экспериментальной системе налогообложения для самозанятых (пока только в нескольких регионах).

Но, к примеру, применение новых ККТ для расчётов между юрлицом и гражданами, реализующими товары/услуги по налоговому режиму «налог на профессиональный доход», является обязательным.

Каждому бизнесу – свою кассу

В зависимости от особенностей вида предпринимательской деятельности и ее объема имеет смысл приобрести ту или иную модель онлайн-кассы, которая сделает работу удобнее, а учет – точнее. Рассмотрим нюансы выбора ККТ для разных сфер бизнеса.

Мелкорозничные компании

Если в день компания регистрирует всего 3-4 продажи, а касса им нужна исключительно для чеков, ККТ – это всего лишь следования букве закона, необходимая формальность. Такие предприниматели могут приобрести самый бюджетный вариант: автономную кассу, которую нельзя перемещать и которая не имеет встроенного модема (интернет кабельный или по Wi-Fi). По внешнему виду она похожа на большой калькулятор. С такой моделью удобно работать на открытом воздухе, поэтому она применима для рынков, палаток, открытых павильонов: нет сенсорного экрана, который мог бы разбиться, продавец может взаимодействовать с ней даже в перчатках.

Цены на такую кассу находятся в диапазоне 12 000 – 25 000 руб.

Небольшие магазины

В день в таких торговых точках совершают покупки от 5 до 50 клиентов, кассиры пробивают товар по штрих-коду. Очередей в таких магазинах обычно нет, поэтому скорость обслуживания не слишком принципиальна.

В этих случаях целесообразнее приобрести онлайн-кассу, оснащенную прибором по считыванию штрих-кодов. Удобнее, если в ней будет встроенный модем: при отсутствии в магазинчике Wi-Fi всегда можно использовать мобильный интернет от сим-карты телефона. Дополнительные функции таких касс: просмотр отчетов по продажам, анализ спроса на товары (какие продаются больше, какие меньше). Можно интегрировать такую ККТ с программами «1С» и «Мой склад».

Мобильная онлайн-касса со считывателем штрих-кодов и встроенным модемом стоит от 25 000 до 45 000 руб.

Кафе, предприятия быстрого питания

В таких торговых точках большой поток клиентуры, и каждый хочет, чтобы его обслужили побыстрее. Касса должна быстро выбить от 50 до 200 чеков в день. Таким предприятиям лучше выбрать технику, имеющую следующие полезные функции:

• большой экран – на нем поместится больше информации, так что кассир сможет быстрее нажать на нужный вид товара и без задержки выбить чек;
• совместимость с платежным терминалом – если касса несовместима, то расчет карточкой будет долгим и неприятным для ожидающих своей очереди клиентов (сумму и пин-код нужно вводить вручную);
• учет остатков (кассир легко может увидеть, что пользующийся спросом товар заканчивается, и может быстро уведомить о необходимости пополнения);
• возможность отложить чек (кассир не закрывает заказ, пока человек не ушел, ведь клиент может дозаказать что-то еще, и тогда расчет произойдет сразу одним документом).

Эти функции значительно упрощают и ускоряют работу кассира в подобных заведениях.

Цена вопроса от 25 000 до 55 000 руб.

Кассы, на которых можно одновременно работать в интернет-продажах и розничной торговле, стоят 30 000–40 000 руб.

Сколько касс должно быть в интернет-магазине?

По мнению налоговиков, одну ККТ можно использовать при расчетах в офлайн-точке и для расчета в интернете. Адрес или адрес сайта нужно указать в заявлении при перерегистрации ККТ.

Есть два варианта по количеству касс:

Есть мудрая поговорка: “Не клади все яйца в одну корзину”, которая напоминает, что при замене или поломке одной кассы все точки продаж окажутся без фискализации и должны будут остановить торговлю до решения проблемы, а на деле терять покупателей.

1. Установить несколько касс, тем самым распределить потоки трафика. Для обработки онлайн-продаж нужно будет настроить: распределение входящих запросов на оплату через Интернет, интеграцию сайта с платежным сервисом, обеспечить функционирование кассы в режиме 24 часа и сервисное обслуживание. Можно дополнительно арендовать кассу для расчетов за покупку с помощью электронных средств платежа в Интернете и приобрести стационарную кассу для расчетов в физическом магазине.

Если у вас собственная курьерская служба и оплату вы принимаете в момент передачи, то у каждого курьера должна быть касса.

Закон, изменяющий принципы работы с контрольно-кассовой техникой, действует уже с 1 июля 2018 года для всех. Вообще государство сильно закручивает гайки, но эти гайки меняться не будут ближайшие пятилетки. Поэтому торговля адаптируется под новые условия.

Помните основные правила:

1. Касса должна работать бесперебойно.
2. Чек пробивается всегда в момент оплаты.
3. Все данные передаются в ФСН.
4. Любой покупатель может проверить свой чек и запросить удобный способ его получения.

Что требует ФЗ №54

Федеральный закон, согласно которому торговать без онлайн-касс уже нельзя, вступил в действие в 2017 году, в нем предусмотрены отсрочки по переходу на новые модели ККТ для некоторых категорий предпринимателей до 2018 года.

Наименование «онлайн-касса» не является официальным, так назвали новую ККТ потому, что она будет подключена к Интернету, благодаря чему:

• информация о сделке (кассовый чек) будет моментально передана через оператора в налоговую службу;
• покупатель сможет получить копию чека на свою электронную почту.

ВАЖНО! Даже в случаях перебоев с сетью интернет работа онлайн-кассы не останавливается: все данные пробитых в этот период чеков сохраняются в фискальном накопителе и при возобновлении работы сети передаются по назначению. Последняя редакция закона о ККТ требует, чтобы это устройство отвечало одновременно всем требованиям:

Последняя редакция закона о ККТ требует, чтобы это устройство отвечало одновременно всем требованиям:

• записывает и сохраняет данные для налоговой;
• у него есть фискальный накопитель;
• формирует бланки строгой отчетности (кассовые чеки);
• обеспечивает их поступление через оператора ОФД в налоговую;
• при необходимости может их распечатать в бумажном виде.

Продавцам придется купить новую кассу или модернизировать старую (это не во всех случаях возможно и целесообразно).

Какие чеки формирует онлайн-касса

Онлайн-чеки можно формировать как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный формат чеков обязательный. Выдавайте их клиенту при любой покупке. По желанию покупателя формируйте электронный чек. Его нужно отправить на телефон или электронную почту клиента. Рассмотрим порядок заполнения трех видов чеков: на продажу, на возврат и чека коррекции.

Отдельно стоит отметить такой реквизит как QR-код. Сейчас организации указывают этот реквизит по собственному усмотрению. Но скоро выбора у компаний не будет. Законопроект № 344028-7, который должен внести изменения в 54-ФЗ и сделать QR-код обязательным реквизитом онлайн-чека, уже находится на рассмотрении Государственной Думы.

QR-код помогает проверить подлинность чека и сведений о покупке. Есть два способа проверки:

Пример онлайн-чека смотрите ниже.

Чек «возврат прихода». Оформите такой чек в двух случаях:

1. Покупатель возвращает товар в магазин. Пробейте такой чек независимо от того, когда происходит возврат — в день покупки или через несколько дней. Кассир делает возврат на основании кассового чека и заявления клиента в произвольной форме. Обязательно оформите РКО на сумму возвращенного товара.
2. Кассир ошибся в сумме платежа. Если ошибку обнаружили до окончания смены, оформите чек «возврат прихода» и сделайте правильный фискальный документ. Выявили неточность в платеже позже — запросите объяснительную записку у кассира и оприходуйте в кассу реальную сумму покупки.

Чек коррекции. Оформите такой чек, если не применили онлайн-ККТ при расчете с покупателем. Укажите в документе как обязательные реквизиты (п. 1 ст. 4.7 от 22.05.2003 54-ФЗ), так и дополнительные:

• признак расчета (коррекция прихода или коррекция расхода);
• тип коррекции (самостоятельно);
• основания для коррекции (реквизиты объяснительной записки кассира);
• название документа «Чек коррекции».

После составления корректировочного чека, обязательно сообщите об этом в свой налоговый орган. Если сделать это своевременно, штрафа можно избежать.

Кому НЕ нужно использовать онлайн-кассы

• ремонтируете обувь. Можете спокойно менять подошвы у туфель и ставить набойки на босоножки — онлайн-касса для этого не обязательна;
• разливаете лимонад, квас или другие безалкогольные напитки на улице из цистерн и бочек;
• продаете мороженое в рамках уличной торговли;
• сдаете в аренду личную квартиру, комнату или койко-место;
• занимаетесь торговлей на стихийных необустроенных рынках. Таких остается все меньше, но кое-где еще попадаются;
• работаете на рынке ценных бумаг или выдаете кредиты населению;
• являетесь религиозной организацией. Ну тут все понятно — зачем государству контролировать того, кто не платит налоги?
• содержите комбинат питания в школе, детском саду или лицее;
• занимаетесь перевозкой пассажиров. Кондукторы в маршрутках тоже освобождаются от использования ККТ нового образца;
• работаете в труднодоступных или удаленных районах нашей необъятной родины. Тут нужно пояснить, что даже если вы работаете за Уральским горным хребтом, это не освобождает от использования новых касс. Перечень удаленных районов внесен в реестр правительства, если вы нашли свою область в этом списке — можете спать спокойно. Онлайн-кассы вам будут только сниться. Например, для Московской области этот список выглядит так.

Остальным предпринимателям применение контрольно-кассовой техники нового образца обязательно, и мы продолжаем. Но сначала напомним, кого правительство обязало применять новые аппараты кассового учета.

Кому не нужно использовать онлайн-кассы

Кто должен применять новые кассовые аппараты

Что нужно предусмотреть?

1. Покупка новой кассы и подключение потребуют затрат. Онлайн-касса и налоговая инспекция будут взаимодействовать благодаря ОФД.
2. Потребуется научить персонал работать на новой кассе с учетом требований 54-ФЗ.
3. Покупатель при заказе услуг или покупке товара всегда имеет право потребовать от продавца бумажный БСО или чек, даже если у предпринимателя нет кассовой техники.
4. Есть лица, которых 54-ФЗ не коснулся. Кассы им не нужны. К ним относятся те, кто торгует:
   • бахчевыми, овощами и фруктами вразвал, а также живой рыбой;
   • мороженым и прохладительными напитками в киосках и лотках;
   • вразнос и на розничных рынках и ярмарках (кроме торговли в отдельных крытых павильонах или магазинах);
   • молоком, маслом или керосином в разлив;
   • газетами и журналами;
   • изделиями художественных народных промыслов.

Кассы могут не применять те, кто:

• пилит дрова и пашет огороды;
• ремонтирует обувь;
• делает ключи и ремонтирует ювелирные изделия и очки.

Без касс могут работать няни, сиделки, носильщики на вокзалах, владельцы пунктов приема утильсырья и стекла, аптечные и фельдшерские пункты в сельской местности и прочие медицинские учреждения. В населённых пунктах без интернета касса нужна, но отправлять данные не нужно — они будут храниться на фискальном накопителе. Предоставлять чек или БСО покупателю все равно необходимо.

До июля 2019 года некоторым лицам предоставлена отсрочка. Онлайн-кассу могут не использовать:

• ИП на ЕНВД, которые ведут бизнес в сферах, определенных пп. 6-9 п.2 статьи 346.26 НК, без наемных работников.
• ИП на ЕНВД, которые ведут бизнес в сферах, определенных пп. 1-5, 10-14 п.2 статьи 346.26 НК.
• ИП на ПСН, которые ведут бизнес в сферах, определенных пп. 45-48 п.2 статьи 346.43 НК, без наемных работников.
• ИП на ПСН, которые ведут бизнес в сферах, определенных пп. 1-15, 18-28, 49-58, 30-44, 60-63 п.2 статьи 346.43 НК.

Самозанятый ИП может приобрести кассу, чтобы упростить ведение бизнеса. Если ИП имеет право на отсрочку лишь при отсутствии работников, то при приеме на работу сотрудника нужно купить и зарегистрировать кассу в течение 30 дней с момента заключения трудового договора.

Почти все организации и ИП будут обязаны использовать ККТ после июля 2019 года. Онлайн-касса приносит больше пользы, чем проблем. Не стоит затягивать с покупкой онлайн-кассы.

В чем особенность онлайн-касс?

Онлайн-касса представляет собой тот же аппарат, который работает по принципу своих предшественников. Он формирует и печатает чеки, пересылает отчеты о совершении денежных операций. Основное отличие от касс старого образца состоит в том, что фискальный накопитель, установленный в системе, фиксирует информацию и автоматически передает данные ОФД. Принцип работы онлайн-кассы заключается в следующем:

• покупатель оплачивает товар и услугу наличными или по безналичному расчету;
• фискальный накопитель формирует чек с необходимыми реквизитами, который автоматически передается ОФД;
• оператор фискальных данных проверяет информацию и пересылает ее в ФНС.

Кто и когда обязан начать работать по новым правилам

Сейчас завершается последний этап перехода на онлайн-кассы. До 30 июня 2018 года начать работать с новой ККТ должны все, кто использует систему ЕНВД и ПСН. После этой даты все должны будут работать по новому закону. Напомним, во сколько этапов совершался переход.Все, кто вновь покупал и регистрировал новую ККТ с февраля 2017 года, сразу начинали с онлайн-касс. Именно с этого момента поставить на учет аппарат старого типа стало невозможно.С 31 марта того же года на применение касс перешли продавцы спиртного.С 1 июля 17-го оснастить свой бизнес новой ККТ должны ИП и ООО, и раньше применявшие кассовую технику.

Кто освобождён

На текущий момент освобождение есть, например, у таких категорий предпринимателей и организаций, оказывающих услуги (ст.2 54-ФЗ):

• продажи сельхозпродукции и ряда непродовольственных товаров на рынках, ярмарках и с транспорта (напитки в розлив, молоко, керосин, рыба и т.п.), а также продуктов народного творчества и художественного промысла;
• распила дров, вспашки участков;
• ухода за инвалидами, детьми и престарелыми;
• изготовления ключей от замков, ремонта одежды и обуви;
• организации питания в школьных заведениях;
• сдачи жилья в наём (касается только ИП, если квартира или дом в его собственности);
• продажи газет/журналов;
• приёма различного утилсырья (кроме драгметаллов, камней и металлолома).

Детально список представлен здесь.

Если вы всё ещё сомневаетесь в необходимости применения новой ККТ — пройдите специальный тест на сайте налоговой — https://kkt-online.nalog.ru/

Применение чека коррекции

От обычного чека чек коррекции имеет следующие отличия:

• В чеке коррекции не представляется возможным указать перечень приобретенного товара. Все из-за того, что невозможно в сформированном фискальном документе определить, какой именно товар был куплен. Например, такой чек может быть создан в случае выявления недостачи на момент конца рабочей смены.
• В чеке коррекции может присутствовать только один из двух реквизитов – «Приход» (при излишках) и «Расход» (при недостаче).

По сути, чек коррекции является отложенной фискализацией сумм, принятых от клиентов и покупателей. Они могут быть сформированы в том случае, если по окончании смены кассир обнаружил недостачу или непробитые суммы, а также если на момент осуществления покупателем расчета касса не могла быть использована (к примеру, по причине отсутствие электричества).

При обнаружении ошибки в фискальных данных кассир необходимо сформировать чек, в котором присутствует реквизит «Возврат прихода», а также сумму, которая указана в неправильном чеке (таким образом сотрудник аннулирует его). После этого формируется чек, в котором присутствует реквизит «Приход» и правильная сумма.

Доступен и более простой способ исправить расчет, если сумма ненамного больше, чем нужно. Для этого достаточно создать чек «Возврат прихода» именно на сумму превышения и выдать ее покупателю в деньгах.

При совершении указанных операций покупатель обязательно присутствует

Для этого кассир должен успеть привлечь внимание клиента, пока он не ушел или дождаться, пока он придет снова

К чеку коррекции прилагают пояснительную записку, в которой описывается причина выполнения корректировки

Она особенно нужна для налоговой проверки, так как работники ФНС акцентируют внимание на чеках коррекции

Какую кассу выбрать, что подойдет предпринимателям

Большой ассортимент кассовых решений и современного, мобильного оборудования предлагает банк «ВТБ». Модели бывают нескольких видов. Перед выбором кассы нужно определиться с такими вопросами:

• Будет она стационарной или мобильной. Последняя нужна работникам рынка, курьерам, первая больше подойдет кассирам.
• Применение дополнительных установок. Например, супермаркету нужны сканеры штрихкодов, весы, мониторы.
• Разнообразие ассортимента. Большим магазинам понадобится техника, делающая выгрузку из Excel, облака.
• Ведется ли продажа алкоголя. Тогда потребуется установка программы, передающей Росалкоголю номера поступающих и продаваемых бутылок для предотвращения распространения контрафакта.

Выбор зависит от потребностей конкретного бизнеса.

Зачем нужна облачная онлайн-касса

Услуга аренды облачной онлайн-кассы подходит тем, кому не по карману приобрести и установить на рабочем месте собственный аппарат. Расходы не ограничиваются только покупкой контрольно-кассовой техники. Кроме нее требуется фискальный накопитель, кассовое ПО для учета товаров и работы с маркированной продукцией, услуги оператора фискальных данных, в некоторых случаях — квалифицированная электронная подпись.

К тому же не все готовы столкнуться с бюрократией при регистрации онлайн-кассы. Практика показывает, что на процедуру уходит от 3 до 7 дней. То есть на этот срок вам придется «вырвать» себя из бизнеса и потратить драгоценное время на посещение налоговой. Но это еще не конец мытарств. Далее кассу необходимо интегрировать с сайтом и настроить для правильной работы. На этом этапе некоторым предпринимателям приходиться привлекать IT-инженеров.

Старые и новые кассы

Новые кассы отличаются от аппаратов старого образца тем, что в них устанавливается фискальный накопитель, который в онлайн-режиме передает данные о транзакциях в Федеральную налоговую службу. Посредником при этом выступает оператор фискальных данных (ОФД). В итоге ФНС получает информацию обо всех операциях на российском розничном рынке.

Нужно было заполнять журнал кассира-операциониста и другие бумажные отчеты по кассе. Так фиксировали выручку и контролировали кассу.

Теперь это все делается автоматически. Кроме того, некоторые кассы обзавелись дополнительным функционалом и превратились из простой машинки, пробивающей чеки, в настоящих бизнес-помощников.

Как предпринимателю понять, нужна ли ему онлайн-касса и в какой срок, и какие еще нужно сделать шаги, чтобы соответствовать закону?

Преимущества для организаций и ИП

1. Регистрировать кассу можно через интернет, без посещения налоговой. Раньше для регистрации нужно было приходить в инспекцию. Требовалось участие специалиста ЦТО. С онлайн-кассой можно не заключать договор с технической компанией. Это не обязательно, а добровольно.
2. У ОФД можно получать статистику по кассам и собирать данные для управления бизнесом.
3. Документооборот стал проще, потому что фискальные документы автоматически передаются в ФНС. Не нужно хранить документы на бумаге. Отчеты создаются автоматически. Не нужны кассовая и бухгалтерская книги учетов, в которые ежедневно вносятся отчеты. Форм КМ-1 – КМ-9 больше нет.
4. Учет товаров стал проще. Раньше нужно было вводить данные вручную, теперь можно отправить заявление в ОФД, чтобы получить протокол обмена данными API. Протокол открывает доступ к серверу оператора, где можно проверять баланс за любой период. Это позволяет избежать ошибок. Контролировать продажи можно даже со смартфона.
5. Клиентам с новыми кассами проще покупать. Покупатель может сканировать QR-код, проверить чек и если нужно, сообщить о нарушении в ФНС. Покупатель может получать электронный чек, который приравнивается к бумажному. Все сведения будут сохранены в фискальном накопителе, откуда их невозможно удалить или изменить.
6. Раньше в кассах стоял модуль ЭКЛЗ, который надо было менять каждый год. Для этого нужно было посещать ФНС и привлекать специалиста технического обслуживания. Фискальный накопитель в новых кассах служит 3 года. С 2019 года НДС начисляют по ставке 20%. Для работы с онлайн-кассой нужно обновить ПО кассы под новую ставку и изменить формат фискальных данных на ФФД 1.05. Перейти на ФФД 1.05 можно без фискального накопителя.
7. Налоговых проверок стало меньше. Сведения о наличном обороте инспекция получает в онлайн режиме.