Правила написания письма

Структура и содержание

Сколько вузов и компаний, столько и мотивационных писем, но, как правило, motivationletter, цель которого — стать пропуском в университет, обосновать получение гранта или открыть дорогу к стажировке, строится по стандартному плану.

Часть 1. Введение

Классический подход требует изложить в этом разделе информацию о том, на какую программу и кто подает письмо для рассмотрения

Но если учесть, что соискателей обычно много, необходимо подумать о том, как привлечь внимание к своей кандидатуре, и сделать начало таким, чтобы у комиссии не было шансов отложить письмо, не дочитав его до конца

Добиться этого можно, если использовать:

• короткую историю из жизни, яркое событие, связанные с выбором профессии или направленияобучения;
• цитаты известных людей;
• провокационные и нестандартные суждения, которые удивят комиссию своей оригинальностью, главное — знать меру.

Часть 2. Цели поступления

В этой части избитой отписки о получения новых знаний не хватит — об этом пишет практически каждый соискатель. Основная задача — показать здоровую амбициозность своих желаний, направленных не только на зарабатывание денег в будущем. Правильные с точки зрения большинства приемных комиссий варианты формулировок содержат информацию о том, как студент хотел бы, получив образование, изменить жизнь людей или страны к лучшему, какие новаторские идеи он планирует внедрить, освоив профессию.

Часть 3. Движение к цели

Теперь необходимо показать, что у вас есть план действий, и учеба — его неотъемлемая часть. В этот раздел можно включить информацию о том, как конкретно будет выполняться задуманное, и желательно еще в процессе получения образования, чтобы быстрее приблизиться к желаемому результату. Вариантов несколько: найти работу, создать бизнес-план, начать изучать вопросы инвестирования в свой проект, вступить в сообщество профессионалов или установить деловые контакты с будущими партнерами.

Часть 4. Доказательства возможностей

Эта часть — самопрезентация, демонстрирующая достижения, полученные знания, опыт, успехи. Предоставленная информация должна доказывать, что вы движетесь вперед согласно своему плану, уже сейчас получаете промежуточные результаты, уверенно приближаясь к своей цели.

При этом важно отметить, каких знаний и навыков вам не хватает, что планируете узнать, пройдя обучающий курс в колледже, или став стипендиатом программы. Раздел может содержать автобиографическиеданные

Часть 5. Обучение — средство развития

В этой части мотивационного письма необходимо установить прямую связь с предыдущим разделом, показав, как именно вуз и выбранный курс будут способствовать вашему прогрессу, пополнению багажа знаний. Для этого надо показывать осведомленность о том, какие модули входят в образовательную программу, включать в повествование названия дисциплин, фамилии преподавателей, написанные ими книги или научные труды. Изучив этот раздел, комиссия должна убедиться, что абитуриенту или соискателю интересно учебное учреждение, он знает о его достоинствах, достижениях, профессуре, высоких результатах обучения студентов.

Часть 6. Что я могу дать вузу, чем могу быть полезен

В этот раздел включается информация о личных качествах и талантах, чтобы показать, что помимо хороших результатов в учебе вам по плечу и другие достижения. Например,- можно рассказать о наличии определенных навыков, необходимых для участия в спортивной или культурной жизни университета, в студенческих волонтерских программах.

Часть 7. Заключение

Подводя итоги, можно еще раз кратко подчеркнуть свои достоинства, повторно обратив внимание на мотивацию и заинтересованность учиться в конкретном вузе или пройти стажировку именно в выбранной компании

Важно знать меру, и не скатываться до неприкрытой лести или безудержного самолюбования, стремясь представить себя как идеального студента/кандидата — мечту любого вуза/предприятия

При составлении текста важно учитывать лингвистические особенности языка, на котором он пишется. В английском, немецком или французском есть немало устойчивых выражений, особенных формулировок

Хорошо бы перед отправкой мотивационного письма показать его носителям языка, чтобы в случае необходимости внести изменения.

Эссе в университет

Не секрет, что на данное время многие ведущие вузы стран СНГ решили перенять опыт у коллег с Запада и нередко для поступления среди необходимых других документов требуется и мотивационное письмо, пример подачи которого описан ниже.

Эссе делиться на два типа:

1. Свободная форма.
2. Структурированная форма, где нужно дать ответы на несколько конкретных вопросов.

В структурированном эссе в обязательных пунктах можно встретить такие:

1. Чем вы обоснуете выбор именно этого вуза.
2. Научные интересы абитуриента.
3. Планы на реализацию обретенных знаний в дальнейшей своей профессии.
4. Какими достижениями и заслугами располагает поступающий.

Этот тип эссе более прост, так как предполагает определенную структуру в виде готового плана.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

• По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
• По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
• По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
• По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
• По форме. Могут быть электронными и обычными.
• По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
• По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Заявление в полицию

Согласно статистическим данным количество совершенных преступлений в 13 раз больше, чем поданных заявлений. Возможно – это из-за незнания как правильно оформляется заявление о преступлении.

Следует заметить, что согласно 141 статье Уголовно-процессуального кодекса заявление в полицию можно подать, как в письменной, так и в устной форме. В случае последнего, сотрудник полиции сам записывает все со слов потерпевшего.

Когда же заявление оформляется самостоятельно следует учитывать несколько факторов:

• Заявление пишется на имя первого руководителя подразделения полиции. По возможно следует указать полное ФИО и должность.
• Согласно статьям уголовно-процессуального кодекса, анонимные заявления о преступлении не принимаются. В соответствии с чем, необходимо указать всю контактную информацию заявителя. Полное ФИО, номер телефона, адрес прописки и проживания.
• Необходимо прописать мельчайшие подробности о совершении преступления. Место, время и по возможности описать предполагаемого преступника.
• В данном документе необходимо прописать что конкретно требуется- разыскать преступников, привлечь к уголовной ответственности и так далее.
• В оглавлении документа пишется «Заявление о преступлении»

Распространённые ошибки

Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме

При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
«Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их

«Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.

Определение делового письма и основные виды

Деловая переписка — один из способов общения между партнерами

Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.

Гарантийное

Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».

Коммерческое предложение

Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.

Коммерческое предложение — вид переписки, который предназначен для презентации услуг или товаров

Оферта

Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.

Извещение

Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.

Рекламация

Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.

Сопроводительное письмо

Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.

Подтверждение о получении

Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.

Напоминание

Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.

Как написать жалобу Собянину?

Существует несколько способов сообщить о проблеме главному должностному лицу города.

1. Позвонить по телефонам ответственных сотрудников Правительства Москвы,. Первый номер доступен с понедельника по четверг с 9 до 16 часов, в последний рабочий день до 15.45 часов, а второй номер работает постоянно, в том числе в ночное время, по выходным. К сожалению, отдельной горячей линии мэра Москвы Собянина для жалоб не существует.
2. Отправить сообщение на персональный пейджер по номеру (495) 620-27-00.
3. Написать мэру Москвы жалобу через сайт mos.ru или портал gorod.mos.ru.
4. СМС на номер 7877.
5. Направить письмо с жалобой обычной почтой:
6. Самостоятельно вручить корреспонденцию в здании.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

• как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
• так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как может быть отправлено письмо?

Почтовая служба дает возможность отправить послание разными способами. По этому фактору различают несколько разновидностей писем:

• Простое — вкладывается в конверт с маркой и отправляется по почте. Это самый обычный тип отправления, при котором отправитель не получается данных о том, когда было отправлено его письмо. Также обычно они идут дольше.
• Заказное — регистрируется в почтовом отделении. Отправитель получает квитанцию с указанием времени доставки.
• Заказное с вручением. К нему дополнительно крепится талон, на котором указаны данные получателя и описание содержимого. После доставки этого талон отсылается отправителю, подтверждая, что письмо вручили адресату в руки.
• Заказное с описью вложения — направляется  как два предыдущие вида, но к нему добавляется бланк с описью вложения. Один — отдается сотруднику почту, второй — остается на руках у отправителя.

Деловая переписка в наше время является отдельной наукой

Крайне важно правильно составить сообщение, так как это позволит добиться своей цели, придерживаясь норм деловой этики. Некорректно написанное послание может негативно повлиять на репутацию организации и сказаться на ее дальнейшей деятельности

Примеры и образцы написания разных видов писем смотрите в предложенном видео.

Структура делового письма

Важное значение в формате деловой переписки имеет структура документа. Внешний вид способен дать представление адресату об отправителе

План обращения должен включать в себя следующие пункты:

• реквизиты адресата и отправителя;
• вежливое обращение;
• основной текст, в котором указываются причины обращения, основания для отправки письма;
• в конце ставится подпись с расшифровкой, дата составления.

Если к основному письму прилагаются дополнительные документы, фото, они должны быть перечислены как приложение в основном тексте.

Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, и заверено подписью руководителя.

Перед тем как отправить корреспонденцию, нужно зарегистрировать ее в журнале исходящей документации.

Обращение должно иметь четкую структуру

Верстка адаптивных писем

Адаптивные письма составляются только в электронной почте, где нет достаточного количества инструментов для правки текста. Однако и здесь нужно, чтобы формат письма был соблюден для сохранения этики. Напишите адрес отправителя в левом верхнем углу. Если вы используете готовый бланк, вам не нужно указывать адрес отправителя. Подобные бланки имеются в арсеналах почтовых ящиков, где можно выбрать стилистику для соответствующего типа письма. Вместо типового формата запустите письмо с датой в верхнем левом углу:

1. Поместите дату непосредственно под адресом отправителя. Не оставляйте пустую строку между адресом и датой отправления. Это не единственный момент, который отличает заказное бумажное письмо от электронного.
2. В качестве адресата следует указать тот, который является личным (домашним) либо рабочим, если отправитель – компания.
3. Напишите адрес получателя на одну строку ниже даты. Таким образом, получатель или открывший письмо человек поймет, от кого и кому предназначено содержание письма.
4. Напишите тему письма во всех «темах». Это позволяет получателю знать, что будет в письме.
5. Далее заполняется пустое пространство текстом, где указываются причины и цели обращения. Здесь вы обсуждаете свой вопрос. Будьте лаконичны, но основательны в своем обсуждении темы.
6. Напишите свое имя под телом письма. Не делайте никаких заключительных замечаний, таких как «искренне».
7. Под вашим именем оставьте место для вашей подписи – она может быть в электронном виде в качестве фамилии или условного обозначения.
8. Под вашей подписью напишите название своей компании или должности, если вы не являетесь владельцем бизнеса.

Добавьте любые разделительные обозначения для ограждения текста. Дополните письмо некоторыми сносками, если это уместно и если вы прилагаете к нему дополнительные каталоги, документы или иные материалы. Напишите слово «Приложение», а затем перечислите названия прилагаемых материалов.

Как отправить письмо с телефона

Через приложение

Почтовое приложение – это отдельная программа для телефона. Она помогает работать с письмами: быстро их получать и отправлять.

У каждого почтового сайта есть свое официальное приложение. Установить его можно бесплатно через Play Market (Google Play) на Андроиде и App Store на Айфоне. После установки нужно открыть программу и ввести данные от ящика: его название (логин) и пароль.

Приложения для Андроида:

Приложения для Айфона:

Яндекс.Почта

1. Откройте приложение.

2. Нажмите на иконку карандаша в нижнем углу.

3. Заполните форму:

• В поле «Кому» напечатайте электронный адрес получателя.
• В поле «Тема» укажите, о чем или от кого письмо.
• В поле под темой напечатайте свое сообщение.

Программа добавляет подпись «Отправлено из мобильного приложения Яндекс.Почты». Ее можно удалить или изменить в настройках.

4. Нажмите «Отправить» вверху.

Почта Mail.ru

1. Откройте приложение.

2. В правом верхнем углу нажмите на иконку карандаша.

3. Откроется окошко для создания нового сообщения.

• В строку «Кому» введите адрес получателя.
• В строку «Копия» можно дополнительно добавить еще один или несколько адресов.
• В строку «Тема» введите тему сообщения.
• В самую большую область напечатайте основной текст.

Приложение автоматически добавляет цифровую подпись. Ее можно изменить в настройках.

4. Нажмите на перевернутый треугольник в правом верхнем углу для отправки сообщения.

Приложение Gmail

1. Откройте программу.

2. Нажмите на значок + в нижнем углу.

3. Заполните форму.

• Кому: адрес получателя.
• Тема: суть сообщения.
• Текст сообщения: содержание письма.

4. Для отправки нажмите на иконку вверху справа.

Через мобильный браузер

Яндекс

1. Перейдите по адресу mail.yandex.ru.

2. Напечатайте логин и нажмите «Войти».

3. Напечатайте пароль и нажмите «Войти».

4. Откроется ящик. Чтобы написать новое сообщение, нажмите на маленький значок карандаша в левом верхнем углу.

5. Откроется окошко:

• В поле «Кому» напечатайте адрес.
• В поле «Тема» придумайте тему.
• В нижнее большое поле напечатайте текст.

6. Для отправки нажмите на иконку конверта в правом углу.

Mail.ru

1. Перейдите в сервис Майл по адресу m.mail.ru.

2. Нажмите на кнопку «Почта».

3. Откроется форма авторизации. Заполните ее своими данными – напечатайте логин и пароль. Нажмите «Войти».

4. Откроется ящик. Нажмите кнопку «Написать».

5. Появится форма для создания нового сообщения:

• В поле «Кому» укажите адрес получателя.
• В поле «Тема» напечатайте тему.
• В следующее большое текстовое поле напечатайте сообщение.

6. Нажмите «Отправить».

Gmail.com

1. Перейдите на сайт gmail.com.

2. Нажмите на «Добавить аккаунт».

3. Напечатайте логин.

4. Напечатайте пароль.

5. Откроется электронный ящик. Нажмите на значок карандаша для создания нового сообщения.

6. Заполните форму:

• В поле «Кому» напечатайте адрес.
• Поле «Копия» оставьте пустым.
• В поле «Тема» придумайте тему.
• В текстовое поле под темой напишите основной текст.

7. Нажмите на кнопку «Отправить».

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств

Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу

В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Послание делового характера

Теперь рассмотрим, как оформить письмо на английском в более строгом стиле. Если Вам необходимо написать деловое письмо на английском, учитывайте требования, предъявляемые к оформлению любого формального письма (the formal letter).

Рассмотрим схему формального письма, предназначенного любому официальному лицу или людям, которых не знаем хорошо.

1. В первой строке записываем обращение “Dear Mr (Mrs) …, указывая фамилию. Если не знаем фамилию, тогда обращаемся как “Dear Sir\Madam”.
2. Выражение “I am writing to … about…” раскрывает причину написания письма на английском языке.
3. Клише “I would also be grateful if you could…” помогает выразить просьбу в уважительной форме.
4. Выражаем надежду на получения ответа официальной фразой “I look forward to hearing from you”.
5. Подписываемся “Yours sincerely, … ” or “Yours faithfully,”

Полезные рекомендации

1. Когда указываем адрес получателя в левом углу, перед ним пишем сначала фамилию получателя. Затем указываем его должность и адрес компании.
2. Главное правило – отсутствие сокращений, аббревиатур, фразовых глаголов, выражений разговорного стиля, идиом и междометий.
3. Любое деловое письмо на английском включает официальное обращение и подпись, рассмотренные ранее.
4. Официальному сообщению характерно использование согласованного наклонения в уважительной форме (If you could.).
5. Не забываем о сложноподчинённых и сложносочинённых предложениях.

Существуют разные виды деловых писем на английском языке. Во время их оформления помним о ранее перечисленных требований. Рассмотрим один из его вариантов.

Официальное письмо.

Образец делового письма-жалобы

39 Oxford Street

London

The UK

30th May, 2017

Mr Black

Director, Corporate Services

Lincoln Hotel

385 Green Road

Cambridge, Il 70870

Dear Mr Black,

I am writing to complain about my trip and the service which I received in your hotel last week.

Firstly, your advertisement states that accomodation is in a five-star hotel. The hotel where I stayed was clearly a three-star hotel. The best hotel has got a variety of facilities to the residents and guests. In your hotel there is not a swimming room, a jogging track, a bowling alley, a tennis court and a movie theаtre.

Secondly, your advertisement also states that the hotel is within two kilometres of Westminster. In fact, it is four kilometres away.

Moreover, I had been told that the meals would be included in my package. When I went down to have breakfast I was asked to pay for it. Besides that, your waiters were very impolite.

I was not at all happy with my rest in the hotel. It was noisy at night. I could not sleep at all. The hotel is situated near the night club.

According to the facts, I therefore request a refund for the cost of my hotel room and all the bills.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

John Baker

Перевод

39 Оксфорд Стрит

Лондон

Соединённое Королевство

30 мая 2017 года

Г-Н Блэк

Директор по корпоративным услугам

Отель Линкольн

385 Грин Роуд

Кембридж, Il 70870

Уважаемый господин Блэк,

Я пишу, чтобы пожаловаться по поводу своей поездки и обслуживания, которое я получил в Вашем отеле на прошлой неделе.

Во-первых, Ваша реклама утверждает, что размещение комнаты находится в пятизвёздочном отеле. Гостиница, в которой я остановился, явно соответствовала трёхзвездочной. Лучшая гостиница предоставляет много возможностей для проживающих в нём и гостей. В Вашем отеле отсутствует плавательный бассейн, беговая дорожка, боулинг, теннисный корт и кинотеатр.

Во-вторых, ваша реклама также гласит, что отель находится в двух километрах от Вестминстера. На самом деле, протяжённость – четыре километра.

Кроме этого, мне сказали, что приём пищи будет включён в мой пакет. Когда я спустился позавтракать, меня попросили заплатить. К тому же, Ваши официанты были очень невежливы.

Я совсем не доволен своим отдыхом в отеле. Ночью было шумно. Я не мог заснуть. Отель расположен рядом с ночным клубом.

Учитывая все факты, я прошу Вас вернуть деньги за стоимость моего номера в отеле и все счета.

Жду от Вас ответа.

Джон Бейкер.

В данном рассмотренном образце перечислялись факты с помощью фраз “Firstly,…Secondly,…Moreover,…Besides that…”, а также использовались сложноподчинённые предложения, придерживаясь официального стиля.

Личное письмо на английском языке

Основные правила написания письма

Почему люди пишут письма в газету

Во-первых, когда человек чем-то недоволен или зол, он хочет незамедлительно выразить свое недовольство или протест . Особенно это актуально для маленьких городков. Ведь с большой долей вероятности, информация дойдет до органов власти.

Еще одной причиной может послужить возможность таким образом повлиять на местных жителей. Убедить их поддержать какую-то идею, например, оказывать помощь малоимущим семьям или повлиять на загрязнение окружающей среды.

Также автор, возможно, в письме хочет выразить благодарность и признательность кому-то. А может быть нашел ошибку в статье и хочет сообщить об этом, и устранить дезинформацию. Как видите, мотивов для написания письма в редакцию существует много.