Как организовать хранение документов в доме или квартире

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Где хранить?

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах. В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.  Оценок 0 Прочитать позже

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке. В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Где хранить?

Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.

Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.

Архивное и текущее хранение

Ранее уже указывалось, что хранение делится на две ступени. Это текущее – когда документы расположены в кабинете сотрудника-исполнителя, бухгалтера или делопроизводителя. Когда речь идет о сведениях, не подлежащих хранению более 10 лет, они не направляются далее в архив, существование заканчивается на текущем хранении. Когда истекает срок давности, они утилизируются. Если же речь идет о документах с постоянным или продолжительным сроком, после текущего наступает архивное.

Архивное содержание бумаг – нахождение их в специализированном, обустроенном помещении – архиве, о чем достаточно подробно было рассказано выше.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

• Дата предоставления документа.
• Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
• Наименование структурного подразделения.
• Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

• однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
• составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Встречаются и экзотические варианты в виде картонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата

Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

• Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
• Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.

• Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
• Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.

• Доска-оганайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
• Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

https://youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

1. бумаги, подтверждающие право собственности;
2. личные печати;
3. большие суммы наличных средств.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

• На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
• Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
• Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
• Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
• Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
• Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
• Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
• Фотографии. Их надо поместить в конверт.
• Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
• Редко используемые документы.

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Перечень документов, которые необходимо хранить

Важно! КонсультантПлюс предупреждаетОтсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, установленной п. 1 или п

2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы вам грозит…Подробнее об ответственности читайте в К+. Пробный доступ можно оформить бесплатно.

• подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
• внутреннюю документацию хозобщества;
• документы по эмиссии ценных бумаг;
• иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.

• документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
• вся внутренняя документация;
• годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
• документы бухучета;
• другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.

Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Как рассортировать документы

Для начала нужно взять всю пухлую стопку или мешок с бумагами и вывалить все это посреди комнаты на пол. Для такого ответственного мероприятия лучше выбрать выходной день. Совет, желательно  детей и домашних животных  на это время отправить на прогулку или к бабушкам.

• Каждую бумажку нужно тщательно проверить на предмет нужности. Все документы, утратившие со временем актуальность, сложить в отдельную стопку. Позже все, на которых есть ваша фамилия, желательно сжечь где-нибудь на пустыре или на даче, а остальное выбросить или сдать в макулатуру.
• Все нужное рассортировать по папкам или коробкам. В папки с файлами удобно поместить бумаги размера А4. Первым в папку вложить файл с описью документов. Это поможет быстро находить каждый из них.
• Все папки и скоросшиватели с документами поставить вертикально в пластиковый органайзер, а его на полку шкафа.
• Для паспортов, свидетельств о рождении и браке, военных билетов, медицинских полисов, СНИЛС можно использовать небольшой пластиковый контейнер с крышкой. Сверху положить опись содержимого. Коробка не должна быть громоздкой, чтобы в чрезвычайной ситуации ее легко было взять одной рукой. Хорошо, если крышка плотно прилегает к контейнеру или защелкивается, а сверху у нее имеется ручка.

Все важные документы желательно отсканировать и разместить файлы на нескольких электронных носителях. Это поможет восстановить их, если документы будут утеряны. ругой вариант сортировки: документы каждого члена семьи положить в отдельную папку и подписать их яркими маркерами. Чеки об оплате коммунальных услуг и на крупные покупки больше года хранить бессмысленно. Столько же времени хранятся гарантийные талоны на бытовую технику. Чтобы они не копились, их нужно раз в год перебирать и выбрасывать то, что уже неактуально. Если в органайзеры с документами заглядывать хотя бы один раз в полгода и перебирать их, порядок будет всегда. А в магазинах каждый раз присматривайте новые гаджеты для хранения бумаг, которые существенно облегчают быт.

Раздел III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Посвящен вопросам учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.

Как установлено в п. 3.1 новых Правил, учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел, документов.

Основными единицами учета архивных документов являются:

• архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция);
• единица хранения (дело, электронное дело).

Каждой единице хранения присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Наш словарик

Архивный шифр – обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации – состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является частью метаописания (обязательным элементом описания) контейнера электронного документа.

Сведения об учетных единицах архива отражаются в учетных документах. Новым положением Правил в организации учета документов является положение о выделении двух групп учетных документов в архиве организации: основных (обязательных) и вспомогательных.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

• книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
• список фондов (приложение № 12);
• лист фонда (приложение № 13);
• опись дел, документов (приложения № 14–16);
• реестр описей (приложение № 19).

Формы описей электронных дел приведены в приложениях № 17, 18 новых Правил.

Состав вспомогательных учетных документов не регламентирован, каждый архив вправе применять в качестве вспомогательных те учетные формы, которые ему необходимы в связи со спецификой документов, находящихся на хранении, или по иным причинам.

Правилами также установлено, что архив организации может вести учет в автоматизированном режиме, используя учетные базы данных (БД) (см. п. 3.13). Учетные БД архива организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Как хранить квитанции, бумаги и документы: 3 шага к порядку

У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно – многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!

Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.

Итак, начнем.

Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте

Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.

Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги

Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного

Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного. А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото. А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото

А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото.

Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:

• Актуальные в настоящее время и требующие внимания (счета, подлежащие к оплате, формы для заполнения и т.д.);
• Необходимые в течение ограниченного периода времени (налоговые документы на текущий год, гарантии, счета за коммунальные услуги и т. д.);
• То, что нужно сохранить навсегда (паспорта, контракты, ипотечные документы, свидетельства о рождении и т.д.).

Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной

Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:

• Счета за коммунальные услуги – их нужно хранить 3 года. Всё, что хранится дольше, можно смело выбросить;
• Инструкции по эксплуатации от всей имеющейся техники (при необходимости их можно легко найти в интернете);
• Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы не усвоили полученные знания и не применили их на практике до сих пор, то, скорее всего, они вам и не нужны. Кстати, если дать себе установку выбрасывать тетрадки сразу после курсов, то знания усвоятся намного лучше. Впрочем, записи, которые действительно нуждаются в сохранении, можно сфотографировать или оцифровать и затем хранить в виртуальном хранилище. Но все же постарайтесь максимально критически подойти к ревизии этой категории бумаг);
• Визитки;
• Вырезки из журналов.

Шаг 3. Организуем хранение

Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам

Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно

• Лучше всего использовать пластиковые папки с файликами или обычные папки;
• Худшая идея для хранения бумаг – папки типа аккордеон;

• Папки стоит подписать, чтобы и ваши домочадцы всегда понимали, где что лежит;
• С хранением гарантий на электроприборы заморачиваться не нужно. Просто сложите их стопкой и вложите в папку. Они используются настолько редко, что при необходимости можно потратить 1-2 минуты на поиск нужного талона.

Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.

Поддержите проект – поделитесь материалом со своими друзьями в соцсетях:

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.  Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

• документы на жилье,
• налоговые,
• медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Как долго следует хранить бумаги?

Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.

• Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
• Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
• Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
• Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.

Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.

Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.