Все о должностных обязанностях зам главного бухгалтера

Структура и содержание ДИ

По квалификационному справочнику, утвержденному Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37, данная должность относится к руководящим. Специальной формы у этого документа нет, рекомендована только общая структура.

Общие положения

В этом разделе указывается иерархия подчиненности, приводится перечень законодательных, нормативных, ведомственных документов и пр., которые досконально должен знать зам. главбуха и руководствоваться ими в своей работе.

Права

Права второго лица бухгалтерии состоят во представлении руководству идей, предложений по совершенствованию бух. учета, требовании от своих коллег, а также от представителей иных отделов документов и информации, без которых невозможно составить полную картину по анализу, отчетам и пр.

При выявлении проблем или недочетов этот руководитель наделен правами поставить в известность об обнаруженном недостатке начальство.

Обязанности

Круг обязанностей зависит от укомплектованности бухгалтерии специалистами, от распределения внутри отдела, но нецелесообразно привлекать высококвалифицированного работника к исполнению таких элементарных операций, как оприходование, списание, начисления зарплат и пр.

Функции зам. главбуха состоят обычно в следующем:

• контролирование состояния и своевременность расчетов с поставщиками ресурсов, материалов, с заказчиками, движения денежных потоков;
• учитывать поступление и расходование средств, владеть информацией об их наличии на счетах компании;
• следить за рациональностью использования финансов, принимать участие в составлении мероприятий по этому вопросу;
• вести переписку с заказчиками, клиентами, поставщиками, подрядчиками и пр., при одобрении руководства делиться информацией о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами;
• вести учет возвратных налогов;
• принимать участие в составлении баланса, квартальных и годовых отчетов, анализов деятельности предприятия;
• следить за правильностью хранения бухгалтерской документации, созданием баз данных, заниматься архивированием бумаг и пр.

Такой специалист обязан в совершенстве владеть специальными бухгалтерскими компьютерными программами, а также Word и Excel, чтобы быстро создать документ нужного формата, сделать таблицу и пр.

Особо нужно отметить, что должностная инструкция заместителя главного бухгалтера по налоговому учету не составляется, все обязанности, связанные с налоговым учетом вносятся в основную ДИ.

Что касается, должностной инструкции помощника главного бухгалтера, то это, чаще всего также отдельный документ, поскольку помощник главного бухгалтера не всегда его заместитель.

Ответственность

Зам. главбуха ответственен за все те обязанности, которые вменены ему данной инструкцией.

При нарушениях, допущенные в своей деятельности, в зависимости от характера правонарушений, работник подлежит наказанию по административному, гражданскому или уголовному законодательствам.

Если же своими действиями зам. главбуха нанесет предприятию материальный урон, то также будет отвечать за это в полной мере.

Выполняя обязанности главбуха, его зам в этот период несет полную ответственность уже на этой должности.

Заместитель главбуха – далеко не последний человек в фирме, это руководитель, на своем уровне решающий важные финансовые вопросы, владеющий всей информацией о состоянии финансового благополучия компании и имеющий доступ к банковским счетам.

Мера ответственности этого сотрудника достаточно высока и соответствует его возможностям. Прежде чем поставить под своей инструкцией подпись, удостоверяющую факт ознакомления, стоит вникнуть в каждый пункт, ведь придется по этому документу строить всю свою работу.

Опыт работы в резюме помощника

Наличие опыта работы ассистентом бухгалтера – это большой плюс. Однако его нужно уметь правильно описать:

1. Не перечисляйте все места работы. Выберите самые значимые, которые ярче всего охарактеризуют вашу компетенцию.
2. Перечисляйте места работы в приоритетной последовательности в обратном хронологическом порядке.
3. Обязательно укажите полное наименование компании, период работы.

Если выполняли обязанности помощника главного бухгалтера, резюме составляется именно с этим акцентом. Проиллюстрируйте ваш профессионализм при помощи личных достижений

Количественные показатели – отличный способ привлечь внимание и показать свой потенциал

Отсутствие камеральных проверок, штрафов, просрочек, увеличение прибыльных показателей, снижение задолженности, автоматизация документооборота являются ведущими характеристиками для заместителя главбуха.

Также при помощи количественных показателей вы можете продемонстрировать объём работы, который вам приходилось выполнять. Например, начисление заработной платы 100 сотрудникам, ежемесячное выставление 80 счетов, ведение почтовой переписки порядка 15 писем в день, обработка чеков ККТ в объёме 90 штук в день.

Пример оформления информации об опыте работы:

• Период: Январь 2021 – по настоящее время
• Организация:

  ООО «Техзащита».

• Должность:

  Бухгалтер.

• Обязанности:

  — Работа с дебиторской задолженностью; — Выставление счетов; — Оформление актов выполненных работ и счетов-фактур; — Проведение сверки дебиторской задолженности; — Работа с договорами (заключение, пролонгация). Достижения: — Оптимизировала документооборот с заказчиками. — Прошла встречную камеральную проверку без критических замечаний. — Вернула 40% просроченной дебиторской задолженности.

• Период: Март 2014 – Июль 2021 года
• Организация:

  ООО «Прогресс».

• Должность:

  Помощник бухгалтера.

• Обязанности:

  — Ведение первичной документации; — Работа с банковскими выписками; — Ежемесячное выставление счетов; — Внесение информации в 1С:8; — Работа с кредиторской задолженностью.

Что писать в резюме при отсутствии опыта работы

? В данном вопросе ключевое значение имеет образование по специальности. Студент вполне может устроиться на должность помощника бухгалтера, если правильно продемонстрирует свою заинтересованность в работе. Расскажите работодателю о приобретенных навыках в период учебной практики. Вобразец резюме помощника бухгалтера без опыта работы можно вписать тему вашей дипломной работы, что также станет определенным преимуществом.

IV. Права

Главный бухгалтер имеет право:

4.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия и другими организациями по финансово-хозяйственным и иным вопросам.

4.2. Устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников, с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение. Работники других отделов, занятые бухгалтерским учетом, по всем вопросам организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности подчиняются главному бухгалтеру.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию хозяйственно-финансовой деятельности.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.5. Своевременно получать от руководителей подразделений предприятия (специалистов) информацию и документы (приказы, распоряжения, договоры, сметы, отчеты, нормативы и др.), необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. (За несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность, содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы).

4.6. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников бухгалтерии, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

4.7. Привлекать специалистов подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями об отделах, если нет — с разрешения руководителя).

4.8. Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера

Portrait of a young happy businesswoman looking at camera while working in office Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера, как и любая другая делится на несколько частей: общие положения, обязанности, права и описание зоны ответственности.

Документ должен быть утвержден генеральным директором организации. Работник после ознакомления, поставивший подпись в конце инструкции, автоматически соглашается со всеми ее положениями, за несоблюдение которых может понести наказание.

В общих положениях оговаривается, что заместитель главбуха относится к категории руководителей; назначается и освобождается от должности ген.директором, во время отсутствия главбуха берет на себя его обязанности.

Сотрудник должен соответствовать всем требованиям, выдвигаемым руководством при приеме на работу.

Среди таких требований — высшее образование, стаж работы в других организациях и знание необходимых специальных программ для ведения учета.

А также обязательно указывается, чем руководствуется сотрудник в своей деятельности и какими навыками он должен обладать.

В разделе прав сотрудника размещается перечень его привилегий: возможность отдавать распоряжения своим подчиненным, контролировать их выполнение, требовать у руководства организации всю необходимую для работы документацию, представлять интересы организации и выдвигать рационализаторские предложения по улучшению рабочего процесса. В последнем разделе оговаривается зона ответственности работника: перечень всех возможных нарушений, за которыми последует наказание. Вид наказания за проступок решается по усмотрению руководства.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера по заработной плате

Должностная инструкция заместителя бухгалтера по заработной плате отличается более узкой сферой обязанностей.

В общих положениях прописано, что сотрудник обязан знать штатное расписание и структуру организации, гражданское право, технологии строительства и производства, условия налогообложения различных типов лиц, законодательство об охране труда Российской Федерации, налоговое и финансовое законодательство, основные правила расчета с кредиторами и дебиторами, правила проведения проверок, принцип организации труда, сроки и порядок составления отчетности, правила охраны труда.

Перечень обязанностей включает:

• контроль ведения табелей учета рабочего времени и их подготовку к обработке;
• проверку справок о нетрудоспособности сотрудников и другие виды документов, дающие право работнику на отсутствие на рабочем месте;
• начисление заработной платы сотрудникам организации и контроль за распределением средств из фонда охраны труда;
• ведение периодической отчетности, ведение ведомостей по заработной плате;
• подготовку данных для баланса и отчетов о доходах и расходах;
• оказание помощи сотрудникам в случае возникновения вопросов по распределению финансовых средств;
• выполнение поручений главного бухгалтера или генерального директора, периодическое повышение квалификации на дополнительных курсах по ведению бухгалтерского учета.

Права заместителя главного бухгалтера по заработной плате практически не отличаются от прав заместителя главного бухгалтера. В зону ответственности сотрудника входят исполнение своих должностных обязанностей, аккуратное обращение с доверенным оборудованием и соблюдение норм трудовой дисциплины.

За невыполнение своих непосредственных обязанностей или нанесение материального вреда сотрудник понесет наказание по административному, уголовному или гражданскому законодательству.Нарушение устава организации повлечет за собой дисциплинарное взыскание по усмотрению вышестоящего руководства.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера в образовании

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера в образовании практически не отличается от аналогичного документа для обычных сменщиков. Некоторые коррективы вносятся в соответствии со спецификой занимаемой должности по усмотрению руководства.

Должностная инструкция главного заместителя главного бухгалтера — 2018

Такой образец подойдет для всех перечисленных категорий, так как в нем есть графа для внесения особых требований.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 — Москва и обл.;
• +7 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 — все регионы РФ.

Составление должностной инструкции бухгалтера

Правая верхняя часть документа отведена для утверждения руководителем предприятия. Здесь следует вписать его должность, наименование организации, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи с обязательной расшифровкой. Затем по центру строки пишется название документа.

Основная часть инструкции

В первом разделе под названием «Общие положения» надо вписать к какой категории работников относится кладовщик (специалист, рабочий, технический персонал и т.д.), затем указывается, на основании какого распоряжения назначается бухгалтер, кому он подчиняется и кто его замещает, в случае необходимости (здесь не нужно писать конкретные фамилии, достаточно указывать должности уполномоченных сотрудников).
Следующим шагом в документ вносятся квалификационные требования, которым должен соответствовать бухгалтер (специализация, образование, дополнительная проф.подготовка), а также стаж и опыт работы, при наличии которого сотрудник может быть допущен к исполнению рабочих функций.

Далее в этом же разделе нужно перечислить все нормативные акты, правила, распоряжения, с которыми бухгалтер обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения счетов и корреспонденции, организацию бухгалтерского документооборота, правила по технике безопасности, охране труда и внутреннему распорядку и т.д.

Второй раздел

Второй раздел «Должностные обязанности бухгалтера» касается непосредственно функций, которые возлагаются на бухгалтера. Они могут быть различны на разных предприятиях, но описывать их нужно всегда максимально подробно. Если бухгалтеров на предприятии несколько и у них разных функционал, надо тщательно следить за тем, чтобы в должностных обязанностях он не дублировался.

Третий раздел

Раздел «Права» включает в себя полномочия, которыми наделяется бухгалтер с целью эффективного исполнения своей работы. Здесь можно отдельно указать его право на взаимодействие с руководством организации и другими работниками, а также представителями иных структур при возникновении такой потребности. Права должны быть расписаны так же, как и обязанности – точно и четко.

Четвёртый раздел

В разделе «Ответственность» устанавливаются конкретные нарушения бухгалтера, за которые предусмотрены внутренние санкции и взыскания. В одном из пунктов нужно обязательно указать, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Пятый раздел

В последний раздел должностной инструкции вписываются «Условия работы» — в частности, чем они определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности, если они есть.

В завершение документ должен быть согласован с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции бухгалтера (это может быть непосредственный руководитель, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь нужно вписать его должность, название организации, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись и обязательно ее расшифровать.

Ниже необходимо указать данные о бухгалтере:

• его фамилию, имя, отчество (полностью),
• название организации,
• паспортные данные,
• подпись,
• дату ознакомления с документом.

Печать на должностной инструкции ставить не надо.

В чем состоит назначение должностной инструкции?

При приеме нового сотрудника на работу или переводе на новую должность работника предприятия его необходимо ознакомить с обязанностями, которые он должен будет выполнять в новой для себя должности. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы установить один из главных предметов, ради которых заключается трудовой договор, — трудовую функцию работника.

Этой цели служит документ, называемый должностной инструкцией. По содержанию он оказывается шире простого перечня обязанностей, т. к. обычно включает в себя еще определение места сотрудника в иерархии соответствующего подразделения, перечисление требований к уровню его квалификации, а также определяет права, связанные с исполнением должностных функций, и ответственность.

Законодательно обязанность составления должностной инструкции не устанавливается, но в действительности этот документ нужен как для работодателя, так и для работника. Работодателю он позволяет:

• четко расписать обязанности, привязанные к определенной должности;
• снять проблему составления отдельных требований при поиске подходящего кандидата на должность;
• облегчить процесс знакомства нового сотрудника (или сотрудников) с его должностными функциями.
• проконтролировать, насколько справляется с работой конкретный человек;
• привлечь его к ответственности за невыполнение должностных обязанностей.

При этом работодатель заинтересован в максимально полном отражении в инструкции реальных функций, выполняемых работником, поскольку у последнего есть право отказаться от выполнения дополнительной работы и право требовать дополнительную оплату за ту работу, которая не входит в его обязанности.

Всё это при формальной необязательности делает должностную инструкцию весьма важным и нужным документом, к составлению которого следует подходить с особой тщательностью.

Что написать в разделе «о себе» помощнику бухгалтера

В этот блок вносится дополнительная информация, которая поможет полнее охарактеризовать вашу личность. Здесь вы можете указать ключевые личные качества, которые имеют отношение к профессиональной деятельности. Например, исполнительность, принципиальность, аккуратность станут отличным примером вашей организованности.

Бухгалтер должен быть требовательным не только к себе, но и к другим. Уметь работать с большими объёмами информации, аргументированно отстаивать свою позицию. Также в разделе «о себе» можно рассказать о возможности работать на удаленке

. Для многих работодателей, это отличная возможность сэкономить на организации рабочего места.

Пример рассказа о себе в резюме:

Хорошо знаю 1С:8.3, СБИС, Контур Экстерн, Консультант+, электронный документооборот. Имею высокую степень ответственности. Готова работать с большими объёмами документов. Главной чертой своего характера считаю исполнительность.

Если у вас есть рекомендации от предыдущих работодателей, то такую информацию также можно разместить в этом разделе или воспользоваться специальным блоком. Обязательно сообщите полные инициалы работодателя, название компании и контактный телефон. Само рекомендательное письмо можно продемонстрировать на собеседовании

или приложить к анкете в виде ссылки на документ.

Что такое должностная инструкция

Под должностной инструкцией (ДИ) подразумевают внутренний организационно-правовой документ, назначением которого является донесение до сотрудника, занимающего определенную позицию в компании, его основных прав, обязанностей и ответственности за неисполнение непосредственных задач.

Разработка ДИ учитывает:

• особенности деятельности компании,
• внутреннюю документацию фирмы (устав, положения об отделах),
• Трудовой кодекс,
• различные федеральные законы,
• единый классификационный справочник (ЕКС),
• единый тарифно-классификационный справочник (ЕТКС),
• профстандарты.

Обязательно ли иметь

Трудовое законодательство РФ не обязывает владельцев предприятий составлять ДИ. Тем не менее, фирма сама должна быть заинтересована в ее наличии, потому как должностная инструкция:

• точно определяет рабочие границы и функции каждого сотрудника, что позволяет избегать как между коллегами, так и в отношениях с начальником ненужных споров о том, кто и чем должен заниматься;
• повышает уровень самосознания конкретного работника, который знает, какую он ответственность понесет в случае невыполнения своих прямых обязанностей;
• помогает сотруднику верно уяснить, чего ожидает от него руководство;
• защищает обе стороны рабочего процесса, потому что служит доказательством трудовых взаимоотношений;
• обеспечивает функциональную преемственность и позволяет меньше тратить времени на обучение нового сотрудника.

Отличие должностной инструкции от трудового договора

Чем же ДИ отличается от трудового договора, если оба документа прописывают одинаковые положения и преследуют одни цели?

Трудовой договор (ТД) – узкоспециализированный документ, поэтому в нем нет возможности описать все должностные моменты для конкретной рабочей позиции. В то время как ДИ описывает полный перечень всех прав и обязанностей, свойственный для этой должности.

Нюансы составления должностной инструкции

Руководство может один раз подписать с работником ТД, а если в процессе деятельности фирмы должностные обязанности сотрудника претерпят какие-либо изменения (расширятся или сократятся), то оно сошлется на ДИ, которая всегда сохраняет свой первоначальный вид. Таким образом, компания избежит ненужной бумажной волокиты с переоформлением ТД.

Возложение обязанностей главного бухгалтера

Главный бухгалтер – тоже человек, поэтому время от времени он находится на больничном, уезжает в отпуск, уходит в декрет или увольняется. В подобных случаях нужно возложить обязанности главного бухгалтера на другого человека.

Согласно акту №403-ФЗ, бухгалтерскую отчетность на предприятии может вести:

• начальник,
• бухгалтер,
• сотрудник,
• третье лицо (приходящий специалист).

Закон не предусматривает каких-то отличительных требований для тех, кто исполняет роль главного бухгалтера в компании. Но есть два неотъемлемых условия, соблюдение которых гарантирует качественную работу и обезопасит владельца от возможных рисков:

• стаж (от 5 лет для обычного бухгалтера, от 1 года для главного),
• экономическое образование.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера

Возложить обязанности главного бухгалтера на главного бухгалтера или любое другое лицо имеет право только генеральный директор при помощи приказа.

В приказе о возложении обязанностей главбуха нужно указать:

• учредительные данные компании (название),
• номер операции из учетной книги фирмы,
• дата составления,
• краткое содержание обязанностей,
• причина отсутствия главбуха,
• ФИО главбуха и того, кто будет его замещать,
• точные даты замещения,
• подписи директора и назначаемого,
• печать.

Пример приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на другого сотрудника

Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора

Главный бухгалтер увольняется – что делать? То же, что и в ситуации его временного отсутствия – искать замену.

Если на предприятии наступает ситуация, когда главбух временно не может исполнять свои обязанности, владелец компании имеет право осуществить возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора. Данная опция доступна далеко не всем типам организаций, а только:

• малым и средним предпринимательствам (с годовым оборотом менее 800 млн руб. и штатом до 100 человек),
• некоммерческим компаниям,
• организациям-«сколковцам» (входящим в состав комплекса по разработке инновационных технологий «Сколково»).

К числу фирм, директора которых не может перенять на себя функционал главбуха, относятся:

• жилищные кооперативы,
• адвокатские конторы,
• организации, проходящие обязательный аудит,
• организации, директором которых является иностранец, не имеющий постоянного гражданства РФ.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на иные лица

В больших компаниях, содержащих целый бухотдел, есть возможность временно передать функции главбуха его заместителю или любому другому члену подразделения.

В таких случаях составляется ряд документов:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору с уточнением срока замещения, размера оплаты и причиной отсутствия главбуха. Если он носит бессрочных характер, то должна быть пометка «заменить на время отсутствия».
2. Приказ о замещении или совмещении должностей.
3. Новая карточка в банке с правом подписи заместителя отсутствующего бухгалтера.