Должностные инструкции

Что такое функциональные обязанности сотрудника

Каждый сотрудник на любом предприятии фактически выполняет какую-либо функцию — то есть, работает ради того, чтобы субъект хозяйствования мог получить определенный конкретный результат от деятельности такового работника. Таким образом, функциональные обязанности — это в первую очередь перечень задач, которые должен выполнить сотрудник, представленные в виде конкретных результатов, каковых следует добиваться ему в процессе выполнения своей работы.

Именно функциональные обязанности являются одним из основных аспектов взаимоотношений, на которые следует обращать внимание работодателю и сотруднику. Фактически они находят отражение во всех сферах взаимодействия сторон трудового договора

Так, в вопросах квалификации работодателя в первую очередь будет интересовать способность работника выполнять свои функциональные обязанности — то есть, приносить предприятию определенную экономическую или административную пользу своей деятельностью. С точки зрения получения работником зарплаты, и, соответственно, несения работодателем расходов, исполнение функциональных обязанностей может быть предусмотрено системой оплаты труда, положением о премировании и иными внутренними нормативными документами на предприятии.

Таким образом правильные определение и установка функциональных обязанностей сотрудника критически важны для каждого современного работодателя. Более того, именно функциональные обязанности работника в первую очередь интересуют соискателей, которые хотят понимать, с чем именно им придётся столкнуться в своей трудовой деятельности, и чего будет ожидать от них работодатель.

При этом сами по себе функциональные обязанности могут иметь вид как четко детализированного документа и быть отражены в локальных нормативных актах компании, так и просто в целом подразумеваться в рамках взаимоотношения работника и работодателя — формализация отношений может обеспечиваться использованием других документов, рассматривающих обязанности сотрудника в иных спектрах.

Четкое понимание и детализация именно функциональных обязанностей работника обеспечивает повышение эффективности управления персоналом на предприятии и облегчает работу руководителей и менеджеров по персоналу, позволяя повысить экономическую эффективность субъекта хозяйствования.

Нюансы подготовки

Конечно, в общем порядок создания инструкции не выглядит особо сложным, учитывая, что за основу достаточно взять:

• типовой образец;
• ЕТКС.

Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

Допускается ли уменьшение оклада по инициативе работодателя? Читайте в нашей статье. Как написать заявление на административный отпуск? Образец вы найдете тут.

Скачать записку-расчет о предоставлении работнику отпуска можно здесь.

У ИП

В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

При совмещении должностей

Как правило, инструкция создается не под сотрудника, а для определенной должности с учетом норм, закрепленных в ЕТКС.

При этом, если по решению руководства и с согласия труженика предстоит совмещение двух должностей возможно два варианта, в частности:

• оформление именной инструкции, действие которой будет распространяться только на одного сотрудника, а не на последующих, после его увольнения;
• ознакомление с обеими инструкциями по двум должностям с одновременным изданием приказа о совмещении и доплате.

Хранение

Согласно п.657 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 трудовые договоры, а также иные соглашения и инструкции относятся к документации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

То есть, если компания состоит из многих структурных подразделений, разрабатывается три экземпляра, один из них подкладывается под положение о них же, второй хранится в отделе кадров, а третий — уже у сотрудника.

Если же учреждение сравнительно невелико, работник кадров хранит только один экземпляр, а вот второй выдается труженику под роспись на руки.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

• Должность сотрудника.
• Наименование подразделения.
• Подчиненность сотрудника.
• Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
• Особенности замещения основного сотрудника временным.
• Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

• Соблюдение сроков подготовки документации.
• Следование правилам взаимодействия в коллективе.
• Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

• Принятие решений в установленных рамках полномочий.
• Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
• Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Важность функциональных обязанностей

Соискатели в большинстве случаев не имеют четкого представления о том, какая работа им предлагается. Знание всех главных функциональных обязанностей является ключевым элементом во время подбора персонала. Именно так претенденты смогут понять, что хотят от них работодатели.

Функциональные обязанности должен понимать каждый претендент на ту или иную вакансию. Во всех объявлениях указаны названия должности, но чтобы устроиться на работу, необходимо иметь представление о своих дальнейших обязанностях. При помощи небольшого перечня будущих задач работника можно быстро сформировать более четкое и подробное представление о вакансии.

Все работодатели должны максимально подробно описывать обязанности, изложив их на листе бумаги. Чтобы вакансии были составлены правильно и грамотно, необходимо прописать в них следующие пункты:

• Функциональные обязанности.
• Полномочия.
• Обозначить уровень ответственности.

Данное подробное описание позволит многим руководителям не сталкиваться с вероятными недоразумениями, а также не тратить свое время на неподходящие кандидатуры.

Должностная инструкция — что это такое простыми словами

«Должностная инструкция» — это такой документ, который регламентирует производственные права и обязанности сотрудника предприятия. Их обязан разработать руководитель подразделения в компании для своих непосредственных работников.

Предназначение 

Она предназначена для выполнения служебных задач:

• установить требования к необходимой квалификации, которые необходимы на данной должности по отношению к выполняемой работе (личный опыт, наличие спец.подготовки, имеющееся образование и пр.);
• определить круг всех должностных обязанностей сотрудника (объем работ, за какие участки будет отвечать рабочий, и т. п.);
• очертить пределы личной ответственности работника.

Главная цель — ознакомить сотрудника с тем, чем он будет заниматься и за что несёт ответственность. Обязательное условие — ознакомление под личную подпись.

Для каких целей её используют?

Используя её работодатель сможет:

• аргументировать отказ в приёме на работу. В том случае, если соискатель не соответствует квалификационным требованиям;
• распределять трудовые и правовые функции между своими работниками;
• провести принципиальную оценку качества работы претендентов на должности в период испытательного срока;
• аргументировано доказать неспособность человека к выполняемой работе;
• объяснить применения к рабочему дисциплинарного взыскания за невыполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, которые были возложены на него.

Можно смело утверждать, что это своего рода страховка на всякий случай. Всё будет соответствовать букве действующего законодательства.

Форма предоставления 

Она может быть изготовлена в 2-х вариантах:

1. По отношению к конкретной должности, т.е. универсальна для всех сотрудников.
2. Составленная отдельными документами (с указанием наиболее полного перечня обязанностей, вопросами личной подчиненности, взаимодействия с другими и т.д.). Её оформляют приложением к трудовым договорам.

Разные виды наиболее распространённых должностных инструкций:

Ссылка для скачивания «Должностная инструкция администратора», в формате «Ворд»:

Скачать себе бланк «Бухгалтера» Вы сможете пройдясь по этой ссылке:

Ссылка на скачивание шаблона «Водителя» в формате «Word»:

Образец типового бланка «Главного бухгалтера»:

Ссылку на скачивание документа «Директора» можно взять под этой картинкой:

Примерная форма шаблона «Заместителя директора» под этой ссылкой:

Типовой бланк «Должностная инструкция инженера» находится здесь:

Скачивайте образец «Инженера по охране труда» здесь:

Специально для тех из нас, кто кто трудится в магазинах, супермаркетах «Кассира»:

Для предприятий, связанных с производственными делами «Мастера»:

Для предприятий, у кого в штатном расписании имеется должность медсестры «Медсестры»:

А вот, пожалуй, одна из самых популярных в наше время профессий «Менеджера»:

Сугубо для производственных предприятий «Механика»:

Линк на скачивание типового образца «Начальника отдела»:

Линк на скачивание типового образца «Оператора»:

Скачивайте для себя шаблон бланка «Должностная инструкция руководителя» под этой надписью:

Одна из самых распространённых профессий «Секретаря»:

Предназначенная для работников в розничной торговле «Продавца»:

Будет полезна на любом предприятии, где есть такая должность «Слесаря»:

Редкая встречающаяся должность, но тем не менее вполне реальная «Техника»:

Весьма нужная профессия «Экономиста»:

Не везде есть штат юристов, но вполне может понадобиться «Должностная инструкция юрисконсульта» в формате «Word»:

Вот практически и все необходимые документы, что мы смогли подобрать для Вас в одном месте.

Права и ответственность

Инженер по качеству наделяется правами и несет ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей. В заключительной части содержится информация о реквизитах использованных НПА, регистрационные данные профессионального стандарта, порядок ознакомления сотрудника с ДИ.

4. Права Инженер по качеству имеет право: 4.1. Знакомиться с проектами решений директора организации, касающихся деятельности отдела. 4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам. 4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы. 4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений. 4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений. 4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4.9. … (другие права) 5. Ответственность 5.1. Инженер по качеству привлекается к ответственности: — за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете; — за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации; — за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. … (другие положения об ответственности) 6. Заключительные положения 6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по техническому контролю качества продукции», утвержденного , с учетом… (реквизиты локальных нормативных актов организации) 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей ДИ подтверждается… (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре ДИ, хранящемся у работодателя; иным способом) 6.3. … (другие заключительные положения)

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
   • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
   • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
   • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
   • принципов составления аналитических документов по документообороту;
   • должностной структуры компании;
   • действующих системы электронного оборота документов в компании;
   • ведения базы данных документов компании;
   • типовых сроков и принципов обращения с документами;
   • требований к сохранности и хранению документации;
   • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
   • норм архивирования документов;
   • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
   • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
   • действующими законами;
   • положениями данной инструкции;
   • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
8. Дает справки по документам компании.
9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Разделы ДИ

Чтобы эффективно написать инструкцию, важно иметь четкое видение искомой должности. Для этого необходимо провести анализ работы и собрать всю информацию о должности

Цель анализа работы – выявлять и описывать задачи и навыки, необходимые для выполнения определенной работы. Эффективный анализ позволяет улучшить основные показатели процесса найма, а именно время для найма и соответствие кандидатов.
Рис. 1. Структура должностной инструкцииКаждая ДИ обычно состоит из следующих разделов:

• Общие сведения
• Основной функционал
• Обязанности
• Права
• Ответственность
• Взаимосвязи

Остановимся на каждом пункте более детально.

Общие сведения

Первый раздел содержит общие данные о работе и должности в целом:

• Выдержки из штатного расписания компании, категория сотрудника (квалифицированный, руководитель, рабочий), структурное подразделение, к которому относится должность и т.д.;
• Список документов и положений предприятия, которые регулируют деятельность сотрудника – приказы директора или руководителя, ограничения отдела кадров и т.д.;
• Описание процедуры принятия обязанностей и их передачи другим лицам;
• Список лиц или должностей, которые могут заменять сотрудника во время его отсутствия на рабочем месте по причине болезни или любому другому поводу;
• Четкие описания профессиональных навыков сотрудника, которые могут быть подтверждены соответствующими свидетельствами, требования к образованию (техническое, высшее и т.д.) и опыту работы на аналогичной должности.

Основной функционал

Раздел “Основной функционал” предоставляет полную информацию относительно рабочего процесса, рабочего места. Здесь должны быть включены все возможные действия сотрудника в той или иной ситуации или их последовательность. Выступать за рамки ДИ нельзя (если это только не оговорено здесь же). Рассмотрим раздел на примере должности “операционист” (контроль над документооборотом предприятия):

• На первом этапе происходит получение данных (документов, таблиц) – здесь же необходимо указывать источник данных и обязанности, связанные с их обработкой и регистрацией;
• Внесение информации в базу данных предприятия (картотека, складские карточки, бухгалтерия и т.д.);
• Отслеживание движения документа, регистрация этапов обработки в картотеке или базе данных (например, “на подписи”);
• Получатель обработанных данных и каналов передачи информации (например, отчет по продажам за месяц для коммерческого директора, количество выполненных работ тем или иным подразделением и т.д.).

Рис. 2. Цели должностной инструкции

Обязанности

Раздел “Обязанности” обычно содержит все условия, которые должны соблюдаться сотрудником на должности, включая:

• Соблюдение внутренней дисциплины и корпоративной этики (дресс-код, субботники и т.д.);
• Соблюдение конфиденциальности и ответственность за разглашение секретной информации.

Ответственность

В разделе “Ответственность” прописываются уровни ответственности за те или иные действия. За нарушения предполагаются штрафы или взыскания.

Взаимосвязи

Раздел “Взаимосвязи” содержит всю иерархию подчиненности, которая касается должности или сотрудника – кому отчитываться, кому жаловаться, кому передавать данные и т.д.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы. Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

О профессии

Если обратиться к истории возникновения профессии, то стоит рассказать, что слово «техник» в переводе с греческого языка означает «искусство». То есть в те времена к этой профессии относились те, кто что -то творил своими собственными руками.

И лишь с расцветом различных технических средств и приспособлений техниками стали те, кто создаёт различные механизмы и технические узлы.

С развитием человечества, растёт спрос на профессиональных специалистов в технической сфере.

И не смотря на то, что каждый год в ряду техников прибавляется, спрос на рынке труда на таких сотрудников не снижается, а наоборот растёт. А если верить прогнозам, то востребованность этой профессии в ближайшее время будет стремительно увеличиваться.