Пролонгация договора: оформление документа

Как оформить продление срока госконтракта

Опишем пошаговый порядок подготовки и оформления допсоглашения.

Шаг 1. Составьте проект (два экземпляра), в который включите:

• номер, дату и место составления;
• номер и дату контракта;
• сведения о сторонах (название организации, Ф.И.О. и должности);
• основание для изменения периода исполнения (например, претензионное письмо заказчику, реквизиты документа с описанием ситуации или реквизиты решения органа власти об изменении условий);
• новые даты исполнения и новую цену, если она изменилась.

При продлении сроков в зависимости от вида обеспечения контракта согласовывается:

• новой период банковской гарантии, если действие старой прекращается (Письмо Минэкономразвития России от 16.12.2016 № Д28и-3525);
• уточненную дату возврата денежного взноса.

Шаг 2. Направьте два экземпляра поставщику (подрядчику, исполнителю) заказным письмом с уведомлением о вручении или передайте его представителю. В письме укажите время подписания и возврата.

Шаг 3. После получения допсоглашения на продление от исполнителя проверьте его и подпишите. Один экземпляр верните контрагенту.

Шаг 4. Сведения опубликуйте в ЕИС в течение пяти рабочих дней с даты заключения соглашения (ч. 3 ст. 103 ФЗ-44, Постановления № 1084 от 28.11.2013 и № 1132 от 31.10.2014).

Дополнительное соглашение о продлении договора аренды

Чтобы избежать изложенных выше или иных неблагоприятных последствий, составляемое сторонами дополнительное соглашение о продлении договора аренды рекомендуется оформлять следующим образом:

1. Заключить допсоглашение о продлении договора аренды в той же форме, что и основной договор (ст. 452 ГК). То есть если первоначальное соглашение было заверено нотариусом и (или) прошло процедуру государственной регистрации, то и дополнительный документ необходимо заверить и (или) зарегистрировать.
2. Включить в текст соглашения о продлении договора аренды следующие пункты:
   • реквизиты документа: наименование, дата и место составления, номер (если это не первое допсоглашение);
   • реквизиты договора, действие которого продлевается;
   • данные о контрагентах: наименование, место нахождения, Ф.И.О. и должность уполномоченного представителя, на основании чего представителю предоставляются полномочия на заключение соглашения, если стороной выступает юридическое лицо; Ф.И.О., место жительства, если стороной является гражданин;
   • условие о продлении срока.

   Примите к сведению:

   Новый срок может касаться действия договора и (или) аренды. Рекомендуется использовать тот же способ определения срока, которым определялся первоначальный срок. Если в основном договоре срок действия договора и период аренды отличались, в допсоглашении следует конкретизировать, какой из сроков и на сколько продлевается.

   Возможно продление договора аренды на неопределенный срок или указание даты окончания действия договора и (или) аренды. Если устанавливается конкретная длительность сделки и (или) аренды, то для конкретизации момента ее окончания могут использоваться точная дата (при этом лучше использовать «наречие включительно»), истечение временного промежутка или наступление неизбежного события (ст. 190 ГК).

3. Оформить соглашение о продлении срока действия договора аренды в нескольких экземплярах, чтобы каждой из сторон достался свой документ. Бумаги должны иметь равную юридическую силу, т. е. не следует оформлять один оригинал и снимать с него копии для остальных сторон. Если допсоглашение необходимо зарегистрировать, то следует оформить дополнительный экземпляр для регистрирующего органа.
4. Заключить допсоглашение на продление договора аренды до истечения срока действия первоначальной сделки.

ВАЖНО! При продлении договора следует учитывать особенности отдельных видов аренды, например:

Подпишитесь на рассылку

• согласно ст. 642 ГК к договору аренды транспортного средства без экипажа не применяются нормы об автоматической пролонгации сделки на неопределенный срок, поэтому сторонам необходимо перезаключать договор или заранее оформить допсоглашение для его продления;
• в соответствии со ст. 452 и 651 ГК арендные правоотношения, объектом которых выступает здание или сооружение, оформляются единым письменным документом, т. е. нельзя заключить такую сделку путем обмена бумажными или электронными письмами, сообщениями и пр. Свои особенности имеет также аренда помещений. Они будут рассмотрены ниже.

Что значит пролонгация: когда можно, а когда нельзя

Пролонгация продлевает срок действия сделки. Увеличить срок действия большинства соглашений можно в общем порядке ( глава 29 ГК). Встречаются также и специальные правила увеличения периодов для отдельных сделок. Например, контракты, связанные с арендой, наймом жилья, доверительным управлением имуществом и энергоснабжением, продолжают работать автоматически, когда окончится их время и стороны (арендодатель и арендатор, наймодатель и наниматель, учредитель доверительного управления и доверительный управляющий, а также энергоснабжающая организация и потребитель-абонент соответственно) не возражают.

При этом нельзя продлить арендное соглашение, которое появилось по итогам торгов (иное может вытекать из закона).

Продление контракта можно несколькими способами:

• оформить дополнительное соглашение (составляется, пока действует объект пролонгации) — обязательно в той же форме, что и контракт ( ст. 452 ГК);
• заранее прописать в контракте соответствующее положение о его автоматическом продлении;
• обменяться письмами.

Как пролонгировать свой вклад

Мы подошли к основной части статьи, пришло время рассмотреть, как проходит сам процесс. Информация будет актуальна для тех, кому впервые предстоит заключать договор с последующим продлением его срока эксплуатации.

Все ключевые положения, тарифы, особенности продления и частные случаи должны быть прописаны в заключаемом с банком договоре. При первом открытии депозитного счета заранее поинтересуйтесь, подлежит ли счет дальнейшей пролонгации и на каких условиях;
В банке вы интересуетесь, на какой промежуток времени можно продлить действие соглашения. Это может быть ровно такой же отрезок, который предлагается при первом оформлении депозита, вам могут предложить увеличенный срок продления;
Продление депозита происходит согласно той процентной ставке, которая начислялась на первоначальный договор. Она остаётся неизменной, но иногда банки могут предложить несколько сниженную ставку по сравнению с первым этапом существования депозита;
Ещё одним важным вопросом, который сразу стоит обсудить в банке, в ходе заключения договора, является начисление процентов. Оптимальным вариантом станет тот случай, если клиент не снимал проценты по депозиту, и они в том же виде прибавлены к новому счету;
Далее вы рассматриваете вопрос об автоматической пролонгации

Она будет удобна обеим сторонам, но важно отслеживать все изменения, касающиеся деятельности банка и его предложений;
Если подключить автоматическую пролонгацию вклада невозможно, то необходимо подписать дополнительное соглашение к основному договору о неавтоматической опции.

Как видно из приведенного алгоритма, все вопросы относительно пролонгации решаются непосредственно в ходе заключения основного договора об открытии депозита. Так вы видите перспективу дальнейшего существования депозита и ограждаете себя от лишних проблем.

В том случае, если в договоре сразу не была прописана опция, вам необходимо посетить отделение банка, чтобы составить и подписать новый договор. Необходимо иметь при себе старый договор, а так же паспорт гражданина РФ. Помимо официального визита в отделение, сегодня существует возможность осуществить пролонгацию депозита через сайт банка.

Стоит
отметить, что существуют следующие условия пролонгации вклада:

1. Согласно действующему договору, пролонгацию можно повторять ограниченное и неограниченное количество раз;
2. Период, отведённый на пролонгацию, всегда будет равен тому сроку, который изначально был отведён действию договора. К примеру, если вы подписали договор сроком действия на год и подключили две дальнейшие пролонгации, можно говорить о том, что срок действия депозита будет равен трём годам;
3. Срок действия договора продлевается со следующего, после истечения соглашения, дня. Например, срок истекает 31 июля, а период действия нового контракта начинается с 1 августа;
4. Продление договора всегда осуществляется на тех условиях, что существуют сегодня. Таким образом, если была изменена ставка по вкладу, в продлённом периоде она будет начисляться согласно новой процентной ставке;
5. Если во время действия первого договора, вы не снимали проценты, начисленные по депозиту, то они автоматически в полном объёме приписываются к новому счету;
6. Возникают ситуации, когда срок действия депозита ещё не истёк, а то предложение, по которому оформлялся вклад, было упразднено, вклад переводится в состояние «до востребования» и далее переоформляется согласно пожеланиям клиента.

Возможна ли автоматическая пролонгация?

Пример формулировок

Рассмотрим, как происходит автоматическая пролонгация договора: формулировка будет дана ниже.

Возможны два варианта автоудлинения контрактов:

1. По закону.
2. По воле участников.

Второй вариант (по воле участников) работает, когда прямых указаний закона на автоудлинение нет. Тогда, например, поставщик и покупатель благодаря принципу свободы сделки включают в контракт пункты о его автопродлении, если они не противоречат закону.

Пример формулировок

Итак, мы рассмотрели, как происходит пролонгация договора: формулировка в договоре (образец ниже) позволяет оставлять условия документа прежними.

Автоматическая пролонгация допускается законом, но в определенных ситуациях власти относятся к ней с подозрением. Пример: производится продление договора аренды земельного участка, но уже после истечения срока действия. Однократная процедура продления периода аренды для полугодового контракта не вызывает подозрений. Но если контракт заключен на 11 месяцев, и продлевался 4 или 5 раз, представители властей начинают задавать вопросы.

Некоторые бизнесмены предпочитают заключать соглашения на период до 11 месяцев, для экономии на регистрации. Юристы в подобной ситуации рекомендуют использовать контракт с неограниченным периодом действия документа — бессрочный, или заключенный на неопределенное время. Это соглашение позволяет и сэкономить на выплатах, и использовать объект аренды в течение требуемого периода.

Соглашение о продлении всегда составляется в простой письменной форме. В законе отсутствуют строгие требования к данному документу. Но порядок оформления у данной официальной бумаги аналогичен продлеваемому контракту аренды.

Соглашение о продлении выглядит следующим образом:

• Название — «Соглашение о продлении договора аренды»;
• Место и дата составления документа;
• Перечисление сторон соглашения;
• Суть документа — изменение и дополнение базового договора аренды;
• Перечисление изменений основного контракта: сроки продления, изменение порядка оплаты и т. п.;
• Дата вступления в силу дополнительного соглашения;
• Число экземпляров документа, у кого хранятся;
• Реквизиты и подписи арендатора и арендодателя.

По умолчанию уведомление составляется в свободной форме, в виде письма. Необходимо учесть: в ряде случаев составление документа производится по требованиям, указанным в основном договоре аренды. Юридические лица обычно заполняют письмо на фирменном бланке.

Уведомление содержит следующие сведения:

• Название письма. Стандартный вариант: «Письмо о продлении периода аренды».
• Начало документа. Перечисляется: название основного соглашения, дата начала действия, номер соглашения.
• Указание сроков действия договора. Обязательно дается ссылка на конкретный пункт в документе, в котором имеется информация о дате отмены действия соглашения.
• Вежливая просьба о продлении сроков действия соглашения. Необходимо дать точную информацию о желаемом времени действия договора. Рекомендуемый вариант: «согласно 1 пункту статьи 621 ГК РФ прошу продлить период действия…», с указанием конкретного договора и желаемых сроков.
• В конце ставится дата составления документа. Для юридических лиц: ставится печать и порядковый номер письма, по которому его регистрируют в журнале учета исходящей документации.
• Заканчивается письмо подписью арендатора. Разрешается ставить подпись доверенного лица, при наличии в качестве приложения заверенной у нотариуса доверенности.

Форма уведомления о продлении договора аренды может быть установлена в самом соглашении между арендатором и арендодателем.

Возможно ли продление срока

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что продлить контракт по 44-ФЗ достаточно проблематично и возможно только при определенных обстоятельствах. Даже если возникают непредвиденные обстоятельства, делающие невозможным его исполнение, закон жестко ограничивает стороны и всячески вынуждает их расторгнуть контракт и начать процедуру новой закупки.

Это связано с тем, что базовым принципом закона 44-ФЗ является конкурентная закупка. Изменение условий отношений по контракту, в т.ч. его пролонгация, этому принципу противоречат. Если бы такого запрета не было, многие заказчики, вместо того, чтобы проводить новую закупку, продляли бы прежние контракты с устраивающими их поставщиками.

Но все же исключение из этого правила есть. В связи с распространением коронавирусной инфекции в апреле 2020 года был принят закон 124-ФЗ, которой изложил в новой редакции часть 65 ст. 112 44-ФЗ, и разрешил продлять срок контрактов в 2020 году. Рассмотрим при каких условиях и как это можно сделать.

Если ограничительные меры по предупреждению распространения коронавирусной инфекции привели к неисполнению обязательств по контракту, законодатель разрешил изменить сроки его исполнения

Условия продления срока контрактов в 2020 году

Внесенные поправки разрешают пролонгировать срок исполнения контракта по соглашению сторон при условии, что обязательства не были выполнены из-за распространения коронавирусной инфекции и / или ограничительных мер, введенных властями в связи с этим. Чтобы продлить контракт, необходимо предоставить:

• письменное обоснование переноса сроков контракта;
• решение Правительства РФ, правительства субъекта федерации, администрации муниципального образования;
• документ, подтверждающий перечисление на счет заказчика дополнительного обеспечения, если из-за продления сроков, изменяются условия обеспечения.

Перенос срока оформляется в виде дополнительного соглашения. В нем проставляются новые даты исполнения обязательств, уточненные условия обеспечения. Документ подписывается сторонами и публикуется в ЕИС в реестре контрактов.

Продление контрактов, заключенных с единственным поставщиком

Часто вопрос пролонгации контрактов возникает при закупках у единственного поставщика, в частности, если предметом закупки являются:

• товары / работы / услуги, относящиеся к сфере деятельности естественных монополий;
• коммунальные услуги по водо-, газо-, теплоснабжению и т. п.;
• услуги по управлению многоквартирным домом;
• услуги и работы по техобслуживанию зданий и оборудования;
• услуги по энергоснабжению и т. п.

В таких контрактах из года в год остается один и тот же поставщик, казалось бы, почему нельзя их продлевать? Минэкономразвития России разъясняет невозможность пролонгации тем, что согласно ч. 2 ст. 72 Бюджетного кодекса РФ контракты заключаются в соответствии с планом-графиком, который составляется после того, как заказчику были доведены лимиты бюджетных обязательств на текущий год.

Таким образом, контракты закупки, в том числе у единственного поставщика, заключаются, исходя из выделенных лимитов, на определенный срок и не могут продлеваться автоматически. После окончания срока действия контракта заказчик обязан осуществить новую закупку на следующий период – конкурентную или у единственного поставщика.

Исполнение контракта за пределами установленных сроков

В некоторых случаях закон разрешает выполнить поставщику (исполнителю, подрядчику) взятые на себя обязательства после того, как срок действия контракта закончился. При этом он не продлевается, а выполняется за пределами сроков.

Если просрочка возникла по вине поставщика, заказчик может принять товар / работы / услуги позже, при этом он обязан начислить пеню.

Если же поставщик докажет, что причиной просрочки стали действия самого заказчика или обстоятельства непреодолимой силы, это освободит его от наложения санкций (п. 9 ст. 34 44-ФЗ). К таким обстоятельствам относятся природные и техногенные катастрофы, войны, революции, стихийные бедствия. Подобный форс-мажор необходимо подкрепить документально, например справкой из МЧС, ТПП РФ.

Варианты формулировок

Пункт, в котором указана возможность пролонгации договора, а также конкретный её вариант, следует формулировать максимально точно. В дальнейшем, четкая формулировка позволит избежать споров и возможности трактовки условий в пользу одной из сторон. Также это может негативно отразиться на судебном разбирательстве, если оно произойдёт.

3.1. Продление договора аренды

Если речь идет об аренде нежилых помещений, зачастую арендодатель старается найти добросовестных съёмщиков, которые заключат соглашение на длительный срок. Но, поскольку таких людей найти достаточно сложно, договор часто заключают на срок менее 1 года. Но при этом, в нём указывают возможные срок продления.

Такой вариант иногда является более выгодным, так как из-за указанных в нем сроков, он не требует госрегистрации. Чтобы продлить договор, в одном из пунктов нужно указать информацию о том, что после окончания срока действия текущего соглашения аренды, он будет продлён еще на 1 год, но только в том случае, если до этого момента одна из сторон не изъявит письменного желания расторгнуть его.

Кроме этого, можно указать, что у сторон есть возможность продлять соглашение многократно. Ещё стоит учесть, что контролирующие органы неоднозначно относятся к краткосрочным договорам. Независимо от формулировки, после первого продления, он должен действовать больше года. Это говорит о том, что его нужно обязательно зарегистрировать.

Если стороны придерживаются другой точки зрения, её придется отстоять в суде. Здесь можно опереться на информационное письмо Президиума ВАС РФ №59, где указано, что регистрация является необязательной, так как по факту с момента пролонгации начинает действовать новое соглашение, заключённое на аналогичный срок.

3.2. Автоматическое продление

Существует 2 случая, в которых можно применить автоматическую пролонгацию, а именно:

1. обе стороны еще до заключения соглашения знают, что договорённости из-за ряда особенностей, могут быть не выполнены в срок. Поэтому в дальнейшем его, скорее всего, придется продлить. В большинстве случаев, такая ситуация возникает в сфере строительства;
2. лица, заключающие договор, сотрудничают регулярно и на протяжении длительного периода. Поэтому они уверены в надежности партнерства. Это может произойти в случае, когда один и тот же поставщик на протяжении нескольких лет поставляет запчасти в автомобильную мастерскую, которая в свою очередь всегда своевременно оплачивает поставки.

В пункте о продлении можно указать, что текущий договор перестанет действовать, например, 31.08.2021. После соглашение продлится автоматически ещё на 1 год, если одна из сторон не захочет в письменной форме расторгнуть его за 2 недели до окончания установленных ранее сроков.

3.3. Продление договора займа

Продлить срок действия соглашения о займе, это частая просьба клиентов банков и других финансовых учреждений. Причина этому, отсутствие возможности своевременно внести оплату. Если кредитор пойдет на этот шаг, он заключит с заемщиком еще одно соглашение, где будут прописаны новые сроки исполнения обязательств.

Иногда пролонгация предусмотрено в основном договоре, но в данном случае, должник должен будет внести комиссию. Формулировка может быть следующей: «В случае пролонгации сроков действия текущего договора, заемщик обязан внести комиссию размером 5% от образовавшейся суммы задолженности».

Пролонгация вклада;

3.4. Дополнительное соглашение

Заключить дополнительное соглашение, в котором будут прописаны условия продления сроков действующего договора ещё на один год, можно в любой момент, пока не окончились сроки действия текущего договора. Дополнительное соглашение для пролонгации следует заключить в аналогичной форме, то есть, как и основной договор.

Если сторонам удалось прийти к договоренности, документы необходимо заверить у нотариуса или отправить на государственную регистрацию. В таком же порядке следует заключать соглашение о продлении условий. Простая письменная форма будет считаться соблюденной в следующих случаях:

• договор оформлен как единый документ, подписанный с обеих сторон (допускается электронный вариант);
• стороны обменялись письмами, где указывается, что они хотят продлить соглашение.

Дополнительный договор о продлении должен включать в себя следующую информацию:

• формулировки касательно достигнутых соглашений;
• название подписавших документ сторон, Ф.И.О., а также уполномоченные лица;
• дата заключения договора и ссылка на номер;
• реквизиты.

Все формулировки должны быть четкими во избежание неоднозначных трактовок.

Почему выгодно воспользоваться ?

Грамотно составленный договор позволит Вам не только остаться в рамках правового поля, но и избежать неприятностей при уплате налогов.

Составление договора юристом, цена которого доступна, станет гарантией отсутствия ошибок, охвата всех данных и соответствия закону. Они своими знаниями компенсируют стоимость услуги: составление и оформление договоров будет качественным, с учетом всех нюансов.

Эксперты возьмут на себя разработку нового договора, пролонгацию «старого» договора, учитывая специфику вашего бизнеса, пожелания.

Наша компания оказывает услуги по составлению и разработке договоров в Москве и обеспечивает их стабильно высокое качество и доступную стоимость.

Мы поможем сократить все перспективные риски, получить от контрагентов желаемые результаты и избежать неоднозначных толкований и «белых пятен». Работы, которые входят в стоимость услуги, ‒ составление и разработка договоров различной направленности (купля-продажа, поставки, недвижимость и так далее), а также:

• разработка для компании типовых контрактов по повторяющимся сделкам;
• согласование, анализ и экспертиза документации;
• внесение изменений в имеющиеся договоры;
• участие наших сотрудников в переговорах и так далее.

Также среди элементов, из которых складывается цена на составление и разработку договоров ‒ юридические услуги, консультирование (предварительное и в процессе заключения сделок) и многое другое.

Возможно ли продление срока действия договора после его окончания

Если срок действия договора уже истек, то осуществить пролонгацию именно этого договора (равно как и изменение его условий) невозможно. В этом случае сторонам надлежит заключить новый договор, в т. ч. на аналогичных условиях, а не допсоглашение о продлении старого.

Если в период между окончанием старого договора и заключением нового стороны все же продолжали взаимодействие, то к правоотношениям, по факту возникшим до заключения нового договора, можно применить условия вновь заключенного договора (п. 2 ст. 425 ГК РФ). См., например, определение ВС РФ от 10.12.2015 по делу № 304-ЭС15-9172.

При этом распространение положений п. 2 ст. 425 ГК РФ на такие правоотношения возможно лишь в том случае, если они фактически существовали (см. постановление Президиума ВАС РФ от 23.08.2005 № 1928/05). Данный нюанс особенно актуален в тех случаях, когда возникают споры об оплате по договору услуг, результатов работы и т. д., расчет суммы которой непосредственно связан со сроком продолжительности правоотношений (например, оплата сервитута, см. решение АС Омской обл. от 09.12.2016 по делу № А46-16172/2016 и т. д.). 

Важно! Возможность заключения допсоглашения в период после окончания действия основного договора полностью не исключается судами, но только при условии, что вытекающие из такого договора обязательства не были прекращены в момент истечения срока его действия (например, постановление 14-го ААС от 22.12.2015 по делу № А52-2597/2015). 

Однако не все суды такой позиции придерживаются, т. к. в принципе не производят оценки факта продолжения обязательств по такому договору после истечения его срока и считают, что заключение допсоглашения за пределами установленных изначально сроков недопустимо (например, постановление 13-го ААС от 21.11.2014 по делу № А21-9078/2013).

***

Итак, в договоре стороны могут закрепить условия его пролонгации (если это допустимо законом в зависимости от вида договора или автопролонгация уже не предусмотрена законодателем). При формулировании условий об автопролонгации договора рекомендуется указать их максимально подробно, в т. ч. возможно ли многократное продление договора таким образом.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.