Составляем заявление о приеме на работу

Каким числом пишется

Решающим фактором проставленная дата не является. Есть несколько кадровых нюансов:

• число не должно быть позже момента издания приказа работодателем;
• дата оформления заявления о приёме не важна, если соискатель в этот же день начинает вести трудовую деятельность;
• срок «разрыва» между приказом и письменной просьбой не установлен действующим законодательством;
• когда работник принимается согласно окладной системе, датирование документа допускается в выходные и праздничные дни.

Заявление подлежит строгой отчётности в двух случаях: при устройстве на государственную службу и при начале трудовой деятельности в рамках муниципальной организации. Соискателям, желающим работать на частных предприятиях, писать заявление не обязательно.

Единой формы документа не существует, но правила оформления соблюдать стоит. Требования касаются грамотности и разборчивости, если человек пишет заявление от руки.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТ ДВИЖЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЙ

Поступившие заявления желательно регистрировать, чтобы избежать их утери и недоразумений с работником.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (п. 84).

В соответствии с п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

При регистрации входящему документу присваивается регистрационный номер, а на заявлении в левом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляется отметка о поступлении документа в организацию – с помощью специального регистрационного штампа или от руки (см. рисунок).

Регистрационный штамп содержит следующие реквизиты: наименование организации – получателя документа, дату поступления, регистрационный номер.

Если такого штампа нет, от руки пишутся только регистрационный номер и дата поступления документа (см. Пример 1).

Заявления, поступающие от работников организации, как правило, регистрируются в день их подписания работником и передаются уполномоченному представителю работодателя.

Обычно заявления регистрируют в журнале учета заявлений работников (Пример 2) или в журнале регистрации входящих документов.

Кто именно регистрирует заявления работников (кадровик или секретарь), каждая организация решает самостоятельно. Если заявления регистрирует кадровик, он, как правило, заводит отдельный журнал. Если регистрацией заявлений занимается секретарь, чаще используется журнал регистрации входящих документов.

После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, которая содержит принятое им решение.

После визирования заявление поступает кадровому работнику для оформления соответствующих документов. Если в просьбе отказано, об этом необходимо сообщить работнику (при необходимости письменно). Однако само заявление работнику не возвращается, а остается на хранении в организации. Заявления, как и другие исполненные документы, оформляются для последующего хранения.

Сроки хранения заявлений. Согласно п. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017) документы по личному составу должны хранить все организации:

•75 лет со дня создания – если документы, в том числе заявления работников, созданы до 2003 года;

•50 лет со дня создания – если документы созданы начиная с 2003 года.

Заявления работников согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016) имеют следующие сроки хранения:

•вошедшие в состав личных дел (если они ведутся работодателем) – 50 (или 75) лет (ст. 656);

•не вошедшие в состав личных дел – 5 лет (ст. 415).

Особенности оформления

Форма заявления законом не определена. Однако любой вид документа составляется более или менее одинаково. В нем должны присутствовать обязательные реквизиты:

• Название документа («Заявление на…»).
• Дата составления.
• Регистрационный номер.
• Информация о получателе: наименование, адрес и прочее.
• Информация о заявителе: ФИО, адрес, должность, телефон.

Заявление должно также соответствовать общим требованиям:

• Текст может быть составлен как от руки, так и с помощью ПК.
• Если это письменное заявление, должна быть подпись, поставленная вручную.
• Текст нужно писать ручкой с одной и той же пастой.
• Исключены ошибки, помарки, исправления и зачеркивания.
• Текст носит деловой стиль. Исключен сленг и мат, излишняя эмоциональность.

При составлении заявления следует быть лаконичными. Однако текст не должен быть тезисным. Из него должно быть все понятно. Нельзя допускать формулировок, которые можно толковать двояко.

Как заполнять трудовую книжку ИП при приеме сотрудника на работу

После прохождения всей процедуры трудоустройства к ИП, предприниматель должен на протяжении 3-х дней занести необходимую информацию в трудовую книжечку на странице «Сведения о работе»:

1. Вначале заполняется название ИП с отображением его фамилии и инициалов.
2. Затем, в первой колонке бланка проставляется номер очередной записи.
3. В колонке «Дата» – записывается число, месяц и год заполнения сведений.
4. В следующем столбце «Сведения о приеме …» – записывается текст приказа «Принят … с …», с отображением кем принят работник и с какой даты.
5. В последней колонке бланка – прописывается приказ об оформлении на работу с отображением его номера и даты издания.

Трудовая книжечка заполняется после подписания трудового контракта. Если подписывается гражданско-правовое соглашение, трудовая книжечка не заполняется.

Пример заполнения страницы трудовой книжечки.

Как написать заявление о приёме на работу

При устройстве на работу в организацию или учреждение соискатель обычно заполняет заявление о приёме на работу. Этот документ, направляемый затем руководителю учреждения, в настоящее время не имеет общей утверждённой формы, однако, в организациях должен иметься установленный образец заявления о приёме на работу.

Заявление о приёме на работу является письменным документом, который содержит просьбу заявителя (претендента на вакантную должность) работодателю о заключении трудового договора.

Поскольку такое заявление является официальным документом, при его составлении необходимо учитывать некоторые правила и нюансы.

Правила составления заявления и образец

Образец документа с просьбой о принятии на работу имеет аналогичные правила его оформления, как и все другие заявления. Документ можно писать как от руки, так и напечатать на компьютере. Для этого вам понадобится лист формата А4.

В правом верхнем углу указывается должность работодателя в дательном падеже и название фирмы, строкой ниже — фамилия имя и отчество заявителя в родительном падеже. Через строку в середине листа указывается название документа — заявление — которое пишется с маленькой буквы и без точки.

Далее, с красной строки пишется предложение с просьбой о принятии заявителя на работу с указанием его полного имени, названия организации и вакантной должности. В следующей строке указывается дата составления документа (с левой стороны листа), роспись и её расшифровка заявителя (с правой стороны листа).

Документ передаётся на ознакомление руководителю организации, а затем пришивается к личному делу сотрудника, на основании которого будет издан приказ о принятии заявителя на вакантное место.

В настоящее время не существует единой формы составления заявления о приёме на вакантную должность. Однако, каждая компания может иметь свои установленные правила его заполнения и образец. Например, в некоторых случаях требуется указать в бумаге список предоставляемых документов или другую информацию.

Поэтому перед тем как самостоятельно составлять документ, поинтересуйтесь, существует ли в организации готовый бланк или пример (образец).

Для чего необходима эта бумага? В первую очередь подписанное руководителем организации заявление представляет собой определённую гарантию соискателю в том, что работодатель намерен принять будущего работника на определённую должность. Таким образом, подписанное заявление обладает значимостью прежде всего для соискателя.

Перечень документов, которые нужно предоставить работодателю при трудоустройстве

Белоруссия является нашим партнером по ЕАЭС, а это значит, что движение рабочей силы происходит в упрощенном порядке. В соответствии с этим, трудоустройство иностранцев из РБ будет проходить аналогично приему на работу граждан России, в соответствии с положениями статьи 65 ТК РФ.

При приеме на работу претендент должен предоставить следующий пакет документов:

№	Документ	Уточнения
1	Заявление о приеме	Оно отразит желание соискателя занимать в организации определенную должность
2	Паспорт или иное удостоверение личности иностранного гражданина	Если документы составлены не на русском языке, требуется их нотариально заверенный перевод
3	(Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования) СНИЛС	В настоящее время не выдается (хранится исключительно в электронном формате в базе данных ПФ РФ), но может быть на руках, если гражданин ранее уже работал на территории России. Если свидетельство отсутствует, работодатель может сам запросить интересующие его сведения в ПФР, либо попросить работника получить данную информацию.
4	Трудовая книжка	Могут использоваться как старые, советские бланки, так и современные российские. Национальные трудовые книжки юридической силы на территории России не имеют, и записи в них не заносятся. При необходимости нужно оформить новый бланк трудовой. При этом следует иметь в виду, что в новую книжку не переносятся записи из национального документа.
5	Документы, подтверждающие уровень образования иностранного гражданина	Они предоставляются по необходимости (если работа требует наличия высокой квалификации). В случае заполнения диплома на иностранном языке, записи должны быть переведены на русский и должным образом заверены (юристом или консульством)
6	Дополнительные документы (при необходимости)	В некоторых сферах деятельности необходимо иметь медицинскую книжку, справку о несудимости

Нужно обязательно помнить, что все переводы документов и заверение их нотариусом оплачивает сам претендент на должность. Работодатель такие расходы не несет

. В целом, перечень документов, который потребуется иностранцу при официальном трудоустройстве, такой же, как и для граждан России.

Сроки подачи

По общему правилу работник обязан предупредить руководство за две недели до расторжения трудового договора. За данный период работодатель должен подготовиться к расчету с сотрудником и подыскать кандидата на освобождающееся место (о том, что представляет собой резолюция на заявлении об увольнении, о том, что начальство уведомлено и как проставляется, читайте тут). Или работник может передумать и отозвать заявление.

Согласно ст. 80 ТК РФ увольнение без отработки возможно в следующих случаях:

1. зачисление на очную форму обучения;
2. достижение пенсионного возраста;
3. призыв на срочную службу;
4. нарушение прав работника работодателем;
5. другие ситуации, когда работу продолжить невозможно.

Период отработки уменьшается до трех дней при расторжении трудового контракта, заключенного на сезонные работы, или при расторжении трудового договора во время прохождения стажировки.

О том, как правильно уволиться, за сколько дней пишется заявление на увольнение и когда оно подается, читайте тут.

Форма заявлений.

Работник составляет заявление в произвольной форме или по образцу, утвержденному работодателем. При этом заявление должно содержать следующие реквизиты.

Реквизиты заявления	Название организации, ФИО руководителя или иного уполномоченного должностного лица, которые указываются в дательном падеже
ФИО работника (или иного лица из перечисленных выше) в родительном падеже. При необходимости – адрес места жительства заявителя
Наименование вида документа – заявление
Опись приложений, если они имеются, – медицинское заключение, архивные справки и другие документы
Дата составления заявления
Подпись заявителя

Зарегистрированное заявление передается руководителю, который, в свою очередь, примет решение и отразит его в резолюции. Приведем пример заявления.

Подпись работника является самым важным реквизитом. Без него любое заявление будет недействительным.

В связи с этим часто возникает вопрос: должен ли работодатель принимать заявления работника, направленные по электронной почте? Споры в основном связаны с направлением работником заявления об увольнении по собственному желанию.

Суды по данному вопросу высказывают разные мнения. Одни считают, что заявление об увольнении по собственному желанию может рассматриваться как имеющий юридическую силу документ при его подаче исключительно на бумажном носителе и при наличии на нем собственноручной подписи работника (Апелляционное определение Московского городского суда от 06.06.2016 по делу № 33-22057/2016). Другие – что для расторжения трудового договора по инициативе работника необходимо волеизъявление работника, облеченное в письменную форму. Направление работником в адрес работодателя письма с данным волеизъявлением в электронной форме является одной из форм письменного заявления работника. При этом составление указанного заявления об увольнении в электронной форме не противоречит требованиям ст. 80 ТК РФ (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 07.10.2014 № 33-16698/2014).

Некоторые судьи делают вывод: независимо от формы заявления важно, чтобы работодатель мог точно идентифицировать по нему заявителя, а сделать это по электронному документу можно только при наличии электронно-цифровой подписи (Апелляционное определение ВС Чувашской Республики от 20.01.2016 по делу № 33-276/2016). А вот отозвать свое заявление об увольнении работник может любым способом, даже устно, поскольку форма отзыва такого заявления ст. 80 ТК РФ не установлена

А вот отозвать свое заявление об увольнении работник может любым способом, даже устно, поскольку форма отзыва такого заявления ст. 80 ТК РФ не установлена.

В отличие от электронного заявления, заявление, направленное работником по почте, необходимо принять, если оно им лично подписано. Роструд еще в Письме от 05.09.2006 № 1551-6 отметил, что Трудовой кодекс не содержит препятствий для подачи заявления об увольнении по собственному желанию в любой форме, в том числе путем направления его по почте. И работник может направить работодателю соответствующее заявление, к примеру, заказным письмом.

Но в этом случае сложности возникают с определением даты увольнения. С какого дня отсчитывать двухнедельный срок преду­преждения об увольнении – со дня получения заявления работодателем или со дня отправления работником?

Единого мнения по данному вопросу также нет, но мы полагаем, что срок предупреждения об увольнении начинает отсчитываться со следующего дня после получения работодателем заявления работника (см. определения Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-26439, Кемеровского областного суда от 14.10.2011 по делу № 33-11492).

* * *

Подведем итог. Работодатель должен требовать от работников писать заявление только в случаях, прямо установленных Трудовым кодексом. При этом все же целесообразно запрашивать письменные заявления и в ситуациях, когда работники обращаются с устными просьбами и заявлениями. Так или иначе, обстоятельства, когда у работника нужно запросить письменное заявление, в соответствии с положениями ТК РФ можно установить локальным актом. И в этом вам поможет данная статья.  

Обязательно ли должен быть предоставлен документ?

Перечень документов, представляемых при трудоустройстве работодателю, приведён в ст. 65 ТК РФ:

• Паспорт или другой документ, который может подтвердить личность соискателя.
• Трудовая книжка, если она есть. При трудоустройстве в первый раз трудовую книжку будет оформлять работодатель.
• ИНН и СНИЛС.
• Для военнообязанных – военный билет.
• Документы, которые подтверждают наличие у соискателя необходимого уровня образования или квалификации.

Это исчерпывающий перечень.

Согласно ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения начинаются только после заключения между сторонами соответствующего договора.

Согласно вышеуказанному списку, заявление писать не обязательно. Именно в трудовом договоре стороны обговаривают и должность соискателя, его оклад, режим работы и отдыха и многие другие важные вопросы.

По мнению многих кадровиков, оформление заявления при трудоустройстве не будет лишним.

Таким образом, написание заявление – это право будущего работника, а не его обязанность. Но, есть и исключения из данного правила.

Обязательно нужно писать заявление при оформлении:

• на гражданскую службу. В п. 2 ст. 16 Федерального закона от 27. 07. 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в РФ» сказано, что для заключения служебного контракта, соискатель должен представить личное заявление сотрудника о приёме его на госслужбу;
• на муниципальную службу. Об этом сказано в п. 3 ст. 16 Федерального закона от 02. 03. 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ».

С указанными документами вы можете ознакомиться тут:

Какие сведения содержит?

Если будущий работодатель всё же требует от соискателя написать заявление, то его необходимо правильно оформить. Законом не предусматривается обязательная форма этого кадрового документа.

Но, чтобы заявление считалось корректно оформленным, в нём должна быть следующая информация:

• Данные о работодателе: полностью его наименование с указанием формы собственности бизнеса; ФИО и должность руководителя от работодателя, который уполномочен принимать и рассматривать кадровые документы.
• Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то нужно это указать, а также перечислить все известные его реквизиты.
• Данные будущего работника: полностью его ФИО; данные из его паспорта; дату и место рождения; адрес прописки и проживания, если они не совпадают.
• «Тело» заявления. Само заявление излагается в виде просьбы, поэтому стоит написать «прошу принять», а далее указать ФИО соискателя и должность, на которую он устраивается. Здесь также можно указать дату, с которой соискатель может начать выполнять свои трудовые обязанности. Если есть какие-то нюансы, то их необходимо указать.
• Дата составления и подпись будущего работника.

Если работник неправильно напишет заявление, это не является основанием для отказа в приёме на работу данного соискателя.

Заявление на работу в порядке перевода с другой работы

У такого перевода имеются некоторые преимущества:

• гарантированное трудоустройство на новом месте в течение календарного месяца с момента увольнения из прежней организации;
• трудоустройство осуществляется без испытательного срока.

Работодатели должны договориться между собой о нюансах перевода. Новый руководитель должен сделать официальный запрос действующему руководителю. Запрос оформляется в письменной форме, направляется официальным письмом в адрес предприятия.

Работника нужно обязательно уведомить о переводе в новую организацию. Уведомление происходит в письменной форме под роспись. Начальство должно получить от сотрудника письменное согласие, без него перевод будет незаконным. После этого оповещается новый работодатель, а прежний готовит приказ об увольнении в связи с переводом в другую компанию.

Пример

Директору ОАО «Компас М»

Овсянниковой Л.П.

От Чудаковой С.Г.

Заявление

Прошу Вас принять меня на должность руководителя службы логистики с 01.03.2021 года в порядке перевода из ООО «Салют М».

Подпись (расшифровка)

20.02.2021 года.

Дополнительная информация:

Если перевод осуществляется в другую местность, в заявлении рекомендуется указать контактные данные для связи – номер мобильного телефона и адрес действующей электронной почты. Это необходимо для своевременной связи с новым руководством.

К заявлению нужно будет приложить дополнительные документы:

• об образовании;
• копию трудовой книжки;
• другие документы в рамках требований для занятия определенной должности.

Порядок действий при трудоустройстве гражданина Белоруссии

Алгоритм действий при приеме на работу белорусов крайне прост. Трудоустройство укладывается всего в три шага и не займет много времени:

№	Этап	Порядок действий при трудоустройстве гражданина Белоруссии у российского работодателя
1	Этап 1	Получение работодателем пакета документов от будущего работника. Перечень необходимых бумаг приведен выше. Он не отличается от документов, которые потребуются от гражданина России. Единственным важным моментом является то, что при необходимости нужно сделать перевод документов и заверить его у нотариуса.
2	Этап 2	Собственно, трудоустройство. На этом этапе происходит заключение трудового договора с работником и составление других необходимых кадровых документов. Запись в трудовую книжку вносится в соответствии с правилами, принятыми в нашей стране.
3	Этап 3	Уведомление миграционной службы. В законе четко прописано, что оповестить службу нужно в течение трех дней после трудоустройства иностранца. Это делается посредством передачи в миграционный орган специального уведомления. Существует решение суда (имел место прецедент), касающееся именно трудоустройства белорусских граждан, где говорится, что такое уведомление не обязательно. Однако, это ситуация спорная, и во избежание неприятностей лучше предоставить уведомление о приеме мигранта. Сделать это можно лично, обратившись в соответствующий орган, а также отослать по почте или переслать в электронном виде. Самым надежным способом предоставления уведомления остается все-таки личная его подача.

Процесс трудоустройства значительно упрощается, поскольку не нужно получать разрешение на найм иностранцев. Сам же работник не заполняет миграционную карту и не получает дополнительных разрешений на работу.

Для пересечения границы с Россией не требуется виза, границу РФ можно пересечь даже при наличии только национального паспорта РБ. Граждане Белоруссии практически приравнены в правах к гражданам России. Все эти преимущества дает членство в Евразийском союзе.

Нужно ли заявление о приеме на работу?

Для сильного поля призывного возраста, предъявляется воинский билет. Кроме этого, для определенных вакансий могут затребовать свидетельство о несудимости или о том, что лицо не привлекалось за противозаконное принятие наркотиков.

Запрашивать какие-либо добавочные справки, не предусмотренные нормативами, запрещено. Таким образом в Законе нигде не оговорено о том, что необходимо подавать прошение.

В законодательстве о подаче заявления все-таки предусмотрено исключение. Ст. 26 ФЗ «О государственной … службе в РФ»), а также ст. 16 ФЗ «О муниципальной службе в РФ») гласит, что для лиц, устраивающихся на государственную или местную службу требуется подача заявления.

Форма заявления о приёме на работу

Заявление составляется письменно в одном экземпляре. Его строгого образца не установлено — в зависимости от кадровой политики, практикуемой работодателем, может быть использован рекомендуемый бланк, или же заявление может быть написано от руки.

Важно! Типовой бланк заявления включает сведения, как о лице, оформляющемся на работу, так и непосредственно о работодателе. Заявление пишется на имя генерального директора организации, принимающей к себе на службу нового работника

При указании его имени допускается возможность написания инициалов. А вот заявитель своё имя должен указать полностью, а вместе с ним паспортные данные, место прописки и место фактического проживания (если они отличаются)

Заявление пишется на имя генерального директора организации, принимающей к себе на службу нового работника. При указании его имени допускается возможность написания инициалов. А вот заявитель своё имя должен указать полностью, а вместе с ним паспортные данные, место прописки и место фактического проживания (если они отличаются).

Само ходатайство о приёме на работу должно быть написано в теле заявления. Здесь указывается наименование организации и должность, на которую претендует заявитель. Если на предприятии имеется несколько подразделений, отмечается необходимое из них.

Важно! Указание режима работы позволит избежать возможных споров в дальнейшем. Не будет лишним отразить условия, на которых лицо принимается на работу — на постоянное место, на время декрета, по совместительству прочее

Не будет лишним отразить условия, на которых лицо принимается на работу — на постоянное место, на время декрета, по совместительству прочее.

Под датой и подписью указывается имя и должность начальника кадровой службы. Если кадровик на предприятии всего один, это должен быть именно он.

Порядок подачи заявления

Заявление подаётся в отдел кадров вместе с пакетом сопутствующих документов согласно статье 65 Трудового Кодекса РФ.

Документы, необходимые для подачи в отдел кадров:

• паспорт (оригинал и копия);
• ИНН (оригинал и копия);
• документ об образовании;
• трудовая книжка (при наличии таковой);
• военный билет (оригинал и копия);
• свидетельство о регистрации брака.

Важно! Что касается принятия на работу генерального директора, заявление он не пишет. Данная процедура регламентируется главой 43 Трудового Кодекса РФ

Законодательством предусмотрено право работодателей требовать для предъявления и другие документы, не вошедшие в данный список. Это может быть справка о пройденном медосмотре, разрешение на осуществление трудовой деятельности в случае, если лицо, устраивающееся на работу, является иностранным подданным прочее.

После того как кандидат на вакантную должность утверждается, издаётся приказ о его приёме на работу. Номер и дата принятия данного приказа прописываются начальником отдела кадров под текстом заявления.

Сроки хранения заявления

Сроки хранения зависят от того, принято было лицо на работу или нет. Так, если соискателю был дан отказ в принятии на вакантную должность, его заявление с сопутствующими документами хранится в отделе кадров три календарных года. Если же лицо было на работу принято, данный срок составляет 75 лет (приказ Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года).

Важно! Заявления о приёме на работу, написанные членами исполнительных и контрольных органов предприятия, а также лицами с учёной степенью, хранятся бессрочно. Ходатайство подшивается в личное дело работника

После того как он уволится (уйдёт на пенсию) дело передаётся на хранение в архив

Ходатайство подшивается в личное дело работника. После того как он уволится (уйдёт на пенсию) дело передаётся на хранение в архив.