Теория для кадровика: как правильно составить штатное расписание

Штатная и фактическая численность работников организации: формула, виды, отчёт

Рано или поздно предприниматель нанимает в компанию сотрудников. По мере роста бизнеса увеличивается и штатная численность организации. Чем больше персонала, тем сложнее становится определение того, какая же у вас фактическая численность работников. Нужно разобраться, для чего нужен этот показатель и как его рассчитать за 1 отчетный период.

Понятие штатного расписания упоминается в ст. 57 Трудового кодекса РФ. Штатное расписание является нормативным документом внутреннего характера, заполняется по форме Т-3, установленной Постановлением Госкомстата №1. Оно может меняться в зависимости от расширения или изменения условий деятельности предприятия. По этому документу рассчитывается количество работников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

1. Планируемый объем работ на рассматриваемый период (например, выручка за год).
2. Фонд рабочего времени на этот же период (если в часах, то количество часов работы за весь рассматриваемый период).
3. Предполагаемая выработка (выручка) одного сотрудника в час.
4. Коэффициент выполнения запланированных норм (плановая выручка за предстоящий год делится на фактическую выручку прошлого года).

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п.

77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера.

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

Перейдем к расчетам

Среднесписочная численность работников за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на количество календарных дней в месяце.

Имейте в виду: в расчете учитываются праздничные (нерабочие) и выходные дни. Численность работников за эти дни равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Причем если выходные или праздничные дни составляют несколько дней, то списочная численность работников за каждый этот день будет одинаковой и равной численности списочного состава за рабочий день, предшествующий выходным или праздникам. Такое условие содержится в п. 87 Постановления.

Пример 1. В ООО «Кадры плюс» по трудовым договорам работают 25 человек. Установленный график работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Списочная численность на 30 ноября — 25 человек.

С 3 по 16 декабря включительно работник Иванов ушел в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск.

5 декабря бухгалтер Петрова ушла в отпуск по беременности и родам. Для замещения этой должности с 10 декабря на основании срочного трудового договора был принят работник Сидоров.

С 10 по 14 декабря включительно в компанию для прохождения производственной практики был направлен студент Кузнецов. Трудовой договор с ним не заключали.

18, 19 и 20 декабря на работу по трудовому договору были приняты 3 человека (Алексеева, Бортякова и Викулов) с испытательным сроком два месяца.

24 декабря водитель Горбачев подал заявление об уходе и со следующего дня не вышел на работу.

Необходимо рассчитать среднесписочную численность работников за декабрь.

Выходными и праздничными днями в декабре были 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Поэтому в эти дни списочная численность работников будет равна списочному составу за предыдущие рабочие дни. То есть этот показатель на 1 и 2 декабря будет равен списочной численности за 30 ноября, 8 и 9 декабря — за 7 декабря и так далее.

Из перечисленных выше работников в списочный состав за декабрь войдут:

• Иванов — с 1 по 31 декабря,
• Петрова — с 1 по 31 декабря,
• Сидоров — с 10 по 31 декабря,
• Алексеева — с 18 по 31 декабря,
• Бортякова — с 19 по 31 декабря,
• Викулов — с 20 по 31 декабря,
• Горбачев — с 1 по 24 декабря.

В среднесписочной численности не учитывается бухгалтер Петрова (с 5 декабря). А студент Кузнецов вообще не включается в списочную численность, так как он не занимает никакой должности в фирме.

Для наглядности составим таблицу, в которой определен списочный состав работников за декабрь 2007 г.:

Списочная численность работников ООО «Кадры плюс» в декабре 2007 года

Число месяца	Списочная численность, чел.	Из них не включаются в среднесписочную численность, чел.	Включаются в среднесписочную численность, чел. (гр. 2 — гр. 3)
1	2	3	4
1 декабря (выходной день)	25	25
2 декабря (выходной день)	25	25
3 декабря	25	25
4 декабря	25	25
5 декабря	25	1	24
6 декабря	25	1	24
7 декабря	25	1	24
8 декабря (выходной день)	25	1	24
9 декабря (выходной день)	25	1	24
10 декабря	26	1	25
11 декабря	26	1	25
12 декабря	26	1	25
13 декабря	26	1	25
14 декабря	26	1	25
15 декабря (выходной день)	26	1	25
16 декабря (выходной день)	26	1	25
17 декабря	26	1	25
18 декабря	27	1	26
19 декабря	28	1	27
20 декабря	29	1	28
21 декабря	29	1	28
22 декабря (выходной день)	29	1	28
23 декабря (выходной день)	29	1	28
24 декабря	29	1	28
25 декабря	28	1	27
26 сентября	28	1	27
27 декабря	28	1	27
28 декабря	28	1	27
29 декабря	28	1	27
30 декабря (выходной день)	28	1	27
31 декабря (выходной день)	28	1	27
Итого	802

Рассчитаем среднесписочную численность за декабрь:

802 чел.-дн. : 31 дн. = 25,87 чел.

В целых единицах она составит 26 человек.

Правила расчета среднесписочной численности за квартал, год или другой период таковы: необходимо сложить среднесписочную численность работников за каждый месяц периода и разделить на количество месяцев. Допустим, если требуется узнать показатель за квартал, то делить нужно на 3, если за год, — на 12. При этом показатель, полученный за месяц, не следует округлять до целых единиц. Округлению подлежит только конечный результат среднесписочной численности за расчетный период.

Порядок оформления совмещения

Например, для сторожа, охраняемого одну парковку, в качестве дополнительной работы вменяется охрана еще одной парковки. Со сторожем заключается соглашение, где указывается расширение зоны обслуживания. Любо, например, бухгалтеру в качестве дополнительной работы поручается ведение кадрового делопроизводства. В этом случае в соглашении указываются только важные виды работ, а объем работы указывать необязательно. То есть, указать, что обязанностью работника будет являться заполнение трудовых книжек можно, а вот указывать, что заполнение книжек в объеме 15 штук – не нужно.

Но, определив трудозатраты по каждому виду работы, можно распределить работу заменяемого работника между несколькими сотрудниками. Одному поручить один вид работы, например, заполнение книжек, а другому работнику – издание приказов. В таком случае объем работы можно будет не указывать, а прописать только перечень работ.

Списочная численность

Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Включаются в списочный состав

Не включаются в списочный состав

фактически явившиеся на работу, в том числе неработающие в дни простоя находившиеся в командировках, если сохраняется зарплата не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности) находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет) получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие) дни имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей принятые на неполный рабочий день/неделю или на полставки надомники принятые с испытательным сроком сотрудники, имеющие специальные звания повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства, если сохраняется зарплата направленные временно из других организаций, если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата студенты на практике, если они зачислены на рабочие места находящиеся в учебном отпуске, если зарплата сохраняется частично или полностью обучающиеся в образовательных учреждениях и аспирантурах с полным или частичным сохранением заработка студенты, ушедшие в дополнительный отпуск, или поступающие для сдачи экзаменов, без сохранения заработной платы находившиеся в простоях по независящим от них причинам принимавшие участие в забастовках работавшие вахтовым методом иностранцы, находящиеся на территории России совершившие прогулы находившиеся под следствием до решения суда

внешние совместители принятые по договорам гражданско-правового характера подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации переведённые в другую организацию, если заработная плата на основном месте не сохраняется направленные за границу собственники организаций, не получающие зарплату индивидуальные предприниматели, т.к. они не могут заключить с собой трудовой договор члены кооператива, не заключившие трудовых договоров со своей организацией направленные на обучение с отрывом от производства, получающие стипендию за счет работодателя принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии адвокаты военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы)

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Какой договор заключается?

Если сотрудник привлекается внештатно, это не значит, что с ним не нужно заключать договор. Он может быть как трудовым, так и гражданско-правовым. А более конкретно, относиться к одному из следующих типов:

• Договор на конкретный срок. В нем указывается точная дата завершения работ, либо прописывается объем их выполнения, после которого договор можно считать завершенным. Регулируется данный тип договора 59 статьей Трудового Кодекса.
• Сезонный договор. Близок к предыдущему, но предусматривает конкретный сезон проведения работ. Часто заключается на срок более 2 месяцев, но если требуется меньший период, статья здесь другая — № 45.
• По совместительству. Сотрудник, уже состоящий в штате компании, может взять на себя дополнительные обязанности, и тогда он же одновременно будет считаться и внештатником. Данная деятельность регулируется статьей 44-й и 60-й.
• Гражданско-правовой. Чаще всего его заключают, если организации требуется человек для работ, выполнить которые своими силами она не в состоянии. Или же в штате просто нет нужного специалиста.

Порядок расчёта среднесписочной численности работников

Необходимый для отчетности показатель рассчитывается за год работы. Формула расчета за год имеет такой вид: сумма CЧР за все месяца/12 = CЧР за год. Как видно, для конечного результата необходимо знать значения среднесписочной численности за каждый месяц в году.

Среднесписочная численность за месяц рассчитывается так: общая сумма численности по списку полностью занятых сотрудников за все календарные дни/число календарных дней рассчитываемого месяца. В учет обязательно берутся праздничные и выходные дни, при этом количество работников в эти дни будет таким же, как и рабочий день накануне. В счет берут еще и тех сотрудников, которые  находятся в командировке, отпуске, больничном или отгуле.

Зная показатель за месяц по предприятию можно рассчитать не только годовое среднесписочное количество, но и за квартал. Соответственно, при расчете квартального показателя берут цифры за три учетных месяца.

На практике часто в результате получается дробное число. Поскольку это значение касается живых людей, то вполне по понятным причинам в готовый отчет никто не будет вписывать такое число. В этих ситуациях прейдет на помощь школьная программа по математике. В ход идут правила округления: если по запятой стоит цифра 5 или больше, то к целому число прибавляют единицу. Если же стоит 4 или значение меньше, то целое значение, которое получили, остается прежним.

Для удобства подсчета, сначала подсчитывают количество людей, которые отработали полный день, отдельно – неполный. Затем суммируют полученные значения и проводят дальнейшие расчеты.

Подсчитать количество сотрудников, отработавших полный рабочий день, не составляет особого труда. Иначе обстоит дело с теми, кто проработал неполный день.

Учет таких сотрудников ведется пропорционально отработанному времени. Часто количество отработанных часов и дней для таких работников может совпадать не очень удачно для дальнейших вычислений, поскольку среднесписочная численность – это целая величина. Для удобства пользуются такой формулой:

Общее количество отработанных человеко-часов за месяц / продолжительность рабочего дня / число рабочих дней по календарю в данном месяце. Полученное значение – это средняя численность не полностью занятых сотрудников. Продолжительность рабочего дня можно высчитать, зная длительность рабочей недели. Т. е. длительность всей недели делится на количество рабочих дней.

Рассчитав, таким образом значение за каждый месяц, подсчитывают среднесписочную численность за год. Если, например, предприятие проработало неполный год, а такое часто встречается и касается сезонных фирм, то рассчитывается численность за каждый рабочий месяц, но делится полученная величина также на 12.

Проведение этих расчетов не такое уж и сложное занятие. Все загвоздка сводится к точному определению списка работников, которые будут учитываться. Вести эту отчетность может как сам предприниматель, так и бухгалтер на предприятии.

Штат персонала

Штат персонала Штатом персонала называется численность постоянных работников организации. Сотрудники, принятые на сезонную или временную работу, не учитываются. Организациям часто выгодно нанимать специалистов на определенный срок, в наиболее важные периоды деятельности. Пребывание сотрудника в штате означает, что работодатель обязан заботиться о социальной и юридической сторонах его трудовой деятельности. Официальное оформление и социальный пакет часто становятся обременительной статьей расходов организации, особенно если необходимость в работнике возникает эпизодически.

На помощь бизнесу в таких случаях приходят специализированные компании, которые предоставляют свой персонал на условиях лизинга. Аренда сотрудников удобна обеим сторонам и с успехом применяется во многих странах мира.

К плюсам лизинга относятся:

• экономия на административных и налоговых взысканиях;
• стабильность и квалифицированность штата персонала;
• надёжность сотрудничества, гарантированный результат.

Услуга лизинга персонала позволяет организациям повышать продуктивность работы, не прибегая к увеличению численности работников.

В случае если число сотрудников, состоящих в штате персонала, и так слишком велико, но сокращение приведет к застою бизнеса, руководитель вправе обратиться к услуге аутстаффинга. Это вывод работников вне штата организации с целью оптимизации затрат. Аутстаффинг снимает с заказчика обязанности работодателя, при этом оставляя сотрудника на прежнем месте.

Положительными сторонами услуги являются:

• уменьшение прямых расходов организации-заказчика и налогооблагаемой базы;
• сокращение рабочих мест;
• ослабление нагрузки на отдел кадров;
• уход от трудовых споров;
• экономия времени за счет передачи рабочего расписания и делопроизводства;
• быстрый поиск работника на замену постоянному сотруднику.

Несмотря на очевидную разницу между услугами лизинга и аутстаффинга, обе они направлены на оптимизацию штата персонала и успешное развитие бизнеса клиента.

Аутсорсинговые компании предлагают не только эти услуги, но и профессиональный подбор штата персонала. Формирование происходит с учетом всех требований и пожеланий руководства. Самостоятельный поиск сотрудников является менее продуктивным.

Прощальный расчет

Выходное пособие

При расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата (далее – сокращение штата) увольняемому специалисту полагается выходное пособие. Его размер не может быть меньше среднего месячного заработка сотрудника (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). При расчете средней зарплаты необходимо руководствоваться Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922.

Если же в коллективном или в трудовом договоре указан повышенный размер выходного пособия, то работодатель обязан выплатить именно эту сумму.

Заработная плата

Помимо выходного пособия при сокращении штата за специалистом сохраняется средний заработок на время трудоустройства (ст. 178 ТК РФ). Правда, получать эти средства он сможет не дольше двух месяцев со дня увольнения. При этом в средний заработок включается и вся сумма выходного пособия.

В исключительных случаях выплаты сохраняются за сотрудником и в течение третьего месяца. Такое решение может принять орган службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился туда и по не зависящим от него причинам не был трудоустроен.

В ряде случаев работник вправе рассчитывать на еще одну, так называемую «отступную» компенсацию. По общему правилу сотрудники должны предупреждаться не менее чем за два месяца до предстоящего увольнения в связи с сокращением численности или штата. Если же работник согласен досрочно расторгнуть трудовой договор (что должно быть выражено в письменной форме), то при увольнении он вправе рассчитывать на дополнительную компенсацию в размере среднего заработка, исчисленную пропорционально времени, которое осталось до конца срока предупреждения об увольнении.
НДФЛ и ЕСН

Положения статьи 178 Трудового кодекса в отношении других случаев выплат выходных пособий и дополнительной компенсации или установления их повышенных размеров носят разрешительный характер. Суммы таких выплат не могут освобождаться от обложения НДФЛ и ЕСН, так как их нельзя отнести к пособиям, указанным в статьях 217 и 238 Налогового кодекса.

Следовательно, выплаты сотрудникам в повышенном размере в связи с ликвидацией или сокращением штата подлежат обложению НДФЛ и ЕСН на общих основаниях (письма Минфина от 21.02.2007 г. № 03-03-06/2/38, УФНС по г. Москве от 29.08.2005 г. № 28-11/61080).

Дополнительные выплаты

Выплаты при сокращении

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск производится в соответствии со статьей 127 Трудового кодекса и пунктами 10–12 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922.

При этом применяются те же правила, что и при исчислении отпускных (ст. 139 ТК РФ, Федеральный закон от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).

Бухгалтерский учет

На основании пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина от 06.05.1999 г. № 33н, затраты по выплате компенсации в связи с увольнением работника при сокращении численности или штата организации в бухгалтерском учете признаются расходами по обычным видам деятельности. При этом такие издержки признаются в бухучете независимо от намерения получить выручку, прочие или иные доходы (п. 17 ПБУ 10/99).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 выходные пособия отражаются в составе расходов в том отчетном периоде, в котором они начислены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Компенсация отражается по кредиту счета 70 в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат, например, 20 «Основное производство».

Чем отличается списочная численность от штатной?

Действующее законодательство не включает термина «штатная численность». На практике это понятие толкуется как количество специалистов, предусмотренное штатным расписанием фирмы или ИП. Иными словами, в него входят и те позиции, на которых наняты работники, и вакантные места.

Списочная численность персонала – это число специалистов, с которыми компания заключила трудовые договоры. Для расчета не имеет значения, на какой срок подписаны соглашения и находится ли сотрудник на службе в настоящий момент или отсутствует по уважительным причинам.

Таким образом, штатный состав – более широкое понятие, чем списочный. Руководители предприятия вправе определять «штатку» по собственному усмотрению, ориентируясь на нужный уровень эффективности и объемы производства.

Сколько времени занимает декретный отпуск?

Женщины, находящиеся в положении и имеющие официальное трудоустройство имеют право обратиться к руководителю предприятия с заявлением о предоставлении отпуска. Государство дает гарантию в предоставлении отпускного периода по беременности и родам на основании полученного сотрудницей листка нетрудоспособности.

Срок отпуска может быть разным и варьироваться от ряда обстоятельств:

• 70 дней до и после рождения ребенка;
• 70 дней до и 110-ять после рождения двух и более детей;
• 70 и 86 дней до и после появления малыша при возникновении осложнений;
• 70 и 84 дня до и после рождения детей в случае многоплодной беременности.

В период беременности, женщине выплачиваются средства за период нетрудоспособности от лица работодателя. В дальнейшем компания обращается в Фонд социального страхования и получает возмещение по данной статье расходов.

Оплата рассчитывается исходя из общего числа дней отпуска, независимо от того, сколько дней женщина использовала до появления ребенка на свет и после этого события.

Какие бывают категории сотрудников компании?

Их можно разделить на следующие виды.

1. Постоянные сотрудники. То есть это те работники, которые были приняты на срок не менее года по контракту, а чаще всего и вовсе бессрочно.
2. Временные. Это те сотрудники, которые были приняты на работу на срок до 2 месяцев. Сюда же можно отнести людей, взятых в организацию для замены отсутствующего по любым причинам работника. В этом случае они принимаются на срок до 4 месяцев. Обычно нет смысла, чтобы таких сотрудников тоже включала в себя статистика численности работников.
3. Сезонные. Принятые в штат для выполнения сезонных работ на срок до полугода. Особенно часто таких работников нанимают сельскохозяйственные предприятия. Обычно летом у них количество работников существенно увеличивается, зимой – уменьшается.

Имеются также работники несписочного состава. К этой группе относятся внешние совместители, а также сотрудники, которые были привлечены для специальных либо разовых работ, или те, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры. А еще – те, которые получают стипендию от предприятия или были направлены от него на учебу. К работникам несписочного характера относятся также некоторые другие сотрудники.

Списочную численность персонала можно использовать и для определения этого среднего показателя за определенный период, например за месяц или год. При этом статистическое изучение численности определяет показатель по явочной численности. Это на самом деле правомерно, т.к. часто не все работники посещают свое рабочее место ежедневно. Поэтому явочный показатель является самым объективным. Если нужен учет численности работников по наиболее точным показателям, следует использовать именно последний способ.

Организационная составляющая нормирования труда кадровиков

Деятельность работников отдела кадров регламентируется специальным и общим законодательством РФ, их должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях бюджетных учреждений. Поэтому прежде всего нужно, руководствуясь Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих <7> (далее — Квалификационный справочник служащих), разработать или привести в соответствие с его положениями имеющиеся в организации должностные инструкции кадровиков и положение об отделе кадров. Учтите, что должностные инструкции кадровиков целесообразно издавать как отдельный локальный акт, регулирующий права и обязанности отдельных категорий работников отдела кадров. Если же инструкция составляет часть трудового договора, то каждое ее изменение потребует соблюдения правил ст. 72 ТК РФ.

<7> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

К сотрудникам, потенциально связанным с работой по управлению персоналом, в крупных бюджетных учреждениях могут относиться:

• заместитель директора по управлению персоналом;
• начальник отдела кадров;
• начальник отдела подготовки кадров;
• менеджер по персоналу;
• заведующий бюро пропусков;
• специалист по кадрам;
• инженер по подготовке кадров;
• психолог;
• социолог;
• физиолог;
• инспектор по кадрам;
• дежурный бюро пропусков;
• табельщик.

При создании или приведении указанных локальных актов в соответствие с Квалификационным справочником служащих нужно эти документы творчески переработать, оставив в них только те трудовые обязанности, которые должен выполнять отдел кадров исходя из императивных требований законодательства. К обязательным согласно Нормативам численности относятся следующие функции отдела кадров:

• организация и координация работы по подбору и расстановке кадров;
• осуществление персонального учета личного состава, ведение личных дел работников;
• учет, ведение, хранение и выдача трудовых книжек;
• подготовка к утверждению и ведение штатного расписания;
• формирование кадрового резерва для замещения руководящих должностей структурных подразделений;
• консультирование работников по вопросам, относящимся к кадровой службе;
• организация проверки сведений, сообщаемых гражданином при поступлении на работу (в случаях, определенных законом);
• организация и проведение совещаний и семинаров с работниками кадровой службы;
• подготовка трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, поощрении работников;
• проведение аттестации работников;
• участие в проведении конкурсов на замещение вакантных должностей;
• подготовка необходимых документов и присвоение квалификационных разрядов работникам;
• организация работы по подготовке и переподготовке кадров, повышению квалификации;
• координация работы по подбору и расстановке кадров подведомственных учреждений и организаций;
• обеспечение контроля за соблюдением законодательства РФ, касающегося кадровой политики;
• рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы;
• подготовка материалов и представление к награждению отличившихся работников.

Как в положении об отделе кадров, так и в должностных инструкциях кадровиков должны быть отражены их обязанности, компетенция отдела кадров, и их нужно утвердить у руководителя учреждения.

Следующий этап — подготовка процедуры нормирования численности работников этого структурного подразделения.