Спецификация к договору поставки — особенности составления,“подводные камни”

Содержание документа

В разных областях техники спецификация может содержать:

• Наименование, номер или другой идентификатор спецификации
• Время последнего пересмотра и отметку, кем был выполнен пересмотр
• Логотип или торговую марку, указывающую кому принадлежит право на копирование, владельца и происхождение документа
• Содержание документа, если документ длинный
• Ответственное лицо или организацию по вопросам по спецификации, по обновлениям и отклонениям
• Область применения спецификации и её назначение
• Термины, определения и аббревиатуры для пояснения сути спецификации
• Перечень составных частей изделия (системы)
• Перечень конструкторских документов, относящиеся к изделию (системе) и к неспецифицируемым составным частям
• Краткое описание функций изделия
• Схему подключения (распиновку)
• Минимальные и максимальные значения рабочих параметров
• Рекомендуемые условия эксплуатации
• Сведения о способах проверки требований и характеристик
• Подписи и разрешения, если они необходимы
• Указания по контролю изменений спецификации

Назначение спецификации

Спецификация является обязательным основным конструкторским документом на изделие. В соответствии с ГОСТ 2.106-96 «Текстовые документы» спецификация — текстовый документ, определяющий состав сборочной единицы и разработанной для нее рабочей конструкторской документации, необходимый для комплектования конструкторских документов, подготовки производства, изготовления изделия и планирования запуска производства.

Спецификацию составляют на каждую сборочную единицу на отдельных листах формата Л4 по установленным формам (рис. П2.3 и П2.4).

В спецификацию вносят составные части, которые входят в специфицируемое изделие, и конструкторские документы, относящиеся к этому изделию и его составным частям, не входящим в данную спецификацию.

По спецификации узнают, сколько наименований составных частей поступят на сборку, сколько из них изготавливаются по чертежам, сколько являются стандартными (в частности, крепежными), входят ли в изделие другие, предварительно собранные, сборочные единицы, какое количество каждого наименования составных частей.

Пример применения спецификации номенклатуры

Ниже на рисунке приведена карточка номенклатуры «Компонент смеси Глицерин», применяемой при производстве жидкости для заправки электронных сигарет

Обратите внимание на то, что единица измерения «штука», то есть материал поступает в банках

Спецификация в данном случае одна. Название произвольное — оно просто должно давать пользователю понять, что это такое и для чего нужно. А вот, собственно, и сама спецификация.

Как видите, в спецификации указано, что получается из одной единицы «разбираемой» номенклатуры (банки с глицерином). А вот и пример применения созданной спецификации номенклатуры при разукомплектации.

На картинке открыто меню, в котором присутствует пункт «Заполнить по спецификации». Это позволяет автоматически заполнить табличную часть документа на основе указанной спецификации и количества исходных комплектов (банок).

Что такое спецификация к договору возмездного оказания услуг?

В соответствии с п. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Стороны вправе не указывать детальных характеристик совершаемой сделки в тексте договора, а указать на то, что они предусмотрены в приложениях или спецификациях к нему. В приложениях могут быть указаны как существенные, так и иные условия договора.
В п. 3.1 Постановления Конституционного Суда РФ от 23.01.2007 N 1-П «По делу о проверке конституционности положений пункта 1 статьи 779 и пункта 1 статьи 781 Гражданского кодекса Российской Федерации в связи с жалобами общества с ограниченной ответственностью «Агентство корпоративной безопасности» и гражданина В.В. Макеева» отмечается: определяя исчерпывающим образом такое существенное условие договора, как его предмет, федеральный законодатель не включил в понятие предмета договора возмездного оказания услуг достижение результата, ради которого он заключается. Заключая договор возмездного оказания услуг, стороны, будучи свободны в определении цены договора, сроков его исполнения, порядка и размера оплаты, вместе с тем не вправе изменять императивное требование закона о предмете данного договора.
Например, в тексте договора может быть указано, что предметом является оказание юридических услуг согласно приложению (спецификации), в котором подробно будет расшифровано, какие именно юридические услуги должны быть оказаны в рамках этого договора.
Приведем выдержку из Постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 03.06.2016 N Ф01-2003/2016 по делу N А43-26750/2013 (Определением Верховного Суда РФ от 03.10.2016 N 301-ЭС16-12073 отказано в передаче дела для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления), которая даст представление о том, как это происходит на практике: между АО и ООО было заключено соглашение об оказании возмездной юридической помощи, а также спецификация, определяющая перечень услуг исполнителя, сроки их осуществления, стоимость и порядок оплаты. В соответствии с данными документами исполнитель принял на себя обязанность по осуществлению комплекса мероприятий, направленных на представление интересов доверителя и судебной защиты от взыскания штрафа по иску третьего лица в арбитражном суде, а также компенсации судебных издержек.
В отдельных случаях (например, для муниципальных нужд) содержание спецификации может быть предусмотрено нормативно.
Согласно п. 9.1 Стандарта качества муниципальных услуг в области молодежной политики на территории Ванинского муниципального района Хабаровского края, утв. Постановлением Администрации Ванинского муниципального района от 12.02.2010 N 124, установлены требования, предъявляемые к организации работы клубов и объединений для молодежи, в т.ч. наличие документированной спецификации процесса организации работы клубов (внутренний приказ, положение о клубе, смета расходов, план работы, договоры с привлеченными организациями и специалистами, графики занятий, другие документы по услуге).Спецификация к договору оказания услуг — форма
В Примерной форме договора оказания медицинских услуг наименование, количество и сроки оказываемых услуг указываются в спецификации (приложение к договору) (Старчиков М.Ю. Договор оказания медицинских услуг: правовая регламентация, рекомендации по составлению, судебная практика и типовые образцы. М.: Инфотропик Медиа, 2017).
Таким образом, спецификация к договору возмездного оказания услуг — это документ, являющийся неотъемлемой частью договора возмездного оказания услуг, заключенный между теми же лицами, конкретизирующий его положения. Например, в спецификации могут быть указаны конкретные оказываемые услуги (работы), их объем, перечни оборудования, наименование работ (услуг), трудового персонала, сроки оказания услуг и др. (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 21.12.2020 N Ф06-68777/2020 по делу N А57-30102/2019, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 25.11.2020 N Ф05-17852/2020 по делу N А40-256771/2019).

Так что такое спецификация номенклатуры в 1С Бухгалтерии?

Понятие спецификации часто вводит в заблуждение неопытных пользователей, а, между тем, всё довольно просто. Спецификации номенклатуры используются для ускорения ввода документов производства и комплектации. Каким образом это работает, я позже покажу на примере разукомплектации номенклатуры.

Если говорить просто, то спецификация показывает, из чего производится данная номенклатура (для выпуска из производства). В случае с комплектацией, спецификация номенклатуры описывает, из чего комплектуется данная номенклатура, либо наоборот — на какие части её можно разобрать.

Из сказанного ясно, что спецификация нужна вовсе не для любой номенклатуры. Её имеет смысл указывать для серийно производимой продукции, а также для номенклатуры, регулярно комплектуемой из одних и тех же частей (или разбираемой на одни и те же части). Для прочей номенклатуры никаких спецификаций не требуется.

Стоит отметить, что задание спецификации вовсе не является обязательным. Это операция, которая поможет в дальнейшем сэкономить время на вводе документов. Но можно обойтись и без этого.

Пример. Допустим, фирма производит диваны. Производство серийное. В таком случае регулярно требуется списывать в производство материалы, исходя из объёмов выпущенной продукции. К примеру, произвели 10 диванов. Поскольку продукция серийная, то совершенно точно известно, из чего состоит каждый диван.

Именно поэтому проще один раз составить на номенклатуру «Диван» спецификацию, в которой указать, сколько и чего идёт на производство одной единицы (дивана). В таком случае, при составлении документа «Отчёт производства за смену» наряду с самой номенклатурой можно указать её спецификацию, что позволит 1С Бухгалтерии автоматически рассчитать количество материалов, которое нужно списать в производство для выпуска указанного в документе количества продукции.

Если производится один диван, но в разных вариантах (например, с обивкой разного цвета), то можно указать несколько спецификаций для данной продукции и назвать их соответственно («зелёный диван», «красный диван» и так далее). Для одной номенклатуры можно указать сколько угодно спецификаций.

Если речь идёт о комплектации или разукомплектации, то принцип использования спецификаций тот же самый. Для иллюстрации рассмотрю простой пример разукомплектации номенклатуры, поступившей от поставщика.

Научиться вести бухгалтерию в 1С без посторонней помощи Вы можете при помощи нашего спецкурса. Видеокурс включает в себя 240 уроков (42 часа) и рассматривает как особенности устройства 1С:Бухгалтерии 8.3, так и ведение учёта (и отчётность) на примере практической задачи.

Применение спецификации в отношениях по поставке товара

Участники хозяйственной деятельности, решившие заключить между собой соглашение о поставке товара, могут определить предмет договора следующим образом:

1. Непосредственно в самом тексте договора, перечислив наименования, количество, а при необходимости цену и другие показатели товара.
2. В отдельном документе, которому стороны придают статус неотъемлемой части основного договора.

Первый вариант чаще используется в тех случаях, когда между сторонами происходит разовая поставка, а количество поставляемых предметов невелико, что дает возможность перечислить их в самом договоре. В такой ситуации применение спецификации необязательно.

Второй способ определения предмета договора и других его условий используется как при разовых поставках (когда перечень товаров слишком большой), так и при долгосрочных отношениях, основанных на рамочном договоре. В этом случае сам договор не содержит существенных условий поставки, но в нем обязательно делается ссылка на то, что существенные и иные условия будут согласованы сторонами в отдельном документе (приложении к договору).

Обратите внимание! В последнем случае роль спецификации огромна: она несет в себе существенные условия поставки, а потому ее согласование сторонами обязательно

Как правильно составить спецификацию к договору?

• По своей структуре документ обязан отвечать правилам делопроизводства.
• По содержанию – документ обязан отображать существенные данные.

Заполнение спецификации начинается с «шапки», в которой отображается:

1) Присвоенный спецификации номер (приложение №__).

2) Номер и дата ДПТ, к которому она прикладывается.

3) Название бланка (Спецификация на …)

4) Вторая часть спецификации выполнена в форме таблицы, с включением следующих данных:

• Порядкового номера.
• Названия продукции.
• Ее количества.
• Ед. измерения.
• Цены за единицу продукции.
• Стоимости продукции.
• Итоговой стоимости, в т.ч. НДС

При потребности таблица дополняется другими сведениями.

5) Далее прописываются условия оплаты за поставленный товар по утвержденной спецификации. В зависимости от ситуации условия могут быть такими же как в ДПТ, а могут быть откорректированными.

6) Также здесь можно отметить сроки поставки продукции.

7) В завершении бланк подписывается участниками сделки с указанием:

• Должности подписантов.
• Подписи с расшифровкой фамилий.
• Печатей предприятий.

Оформленная спецификация составляется в 2-х экземплярах, прикладывается к ДПТ и считается неотъемлемым приложением к основному контракту.

Образцы для отдельных видов договорных обязательств

Занимаясь предпринимательской деятельностью многие предприятия сталкиваются с оформлением ДПТ, по предоставлению услуг, по исполнению различных работ и т. д. Любая из перечисленных сделок требует от участников сотрудничества выполнения договорных условий. Согласно ст. 158 и 434 ГК РФ договор без оформленной спецификации считается действительным в том случае, когда в нем отображены все требуемые договорные условия.

В то же время, если выполняется поставка огромного ассортимента товара или требуется заполнить большой список услуг, то намного удобнее, чтобы не загромождать текст основного контракта, составлять спецификацию, которая и будет служить основным рабочим документом для осуществления приема поставленной продукции или определения выполненных услуг и расчетов по исполнению договорных условий.

ВЫПОЛНЕНИЕ СПЕЦИФИКАЦИИ ОБОРУДОВАНИЯ, ИЗДЕЛИЙ И МАТЕРИАЛОВ

• 4.1. Спецификацию оборудования, изделий и материалов (далее — Спецификация)
  составляют по форме 1 ко всем основным комплектам рабочих чертежей (кроме основных комплектов
  рабочих чертежей строительных конструкций).
• 4.2. В спецификацию включают всё оборудование, изделия и материалы, предусмотренные рабочими чертежами соответствующего основного
  комплекта.
• 4.3. Спецификацию, как правило, составляют по разделам (подразделам), состав которых, и последовательность записи, в них оборудования,
  изделий и материалов устанавливаются соответствующими стандартами СПДС.
  Наименование каждого раздела (подраздела) записывают в виде заголовка в графе 2 и подчеркивают.
• 4.4. В Спецификацию не включают отдельные виды изделий и материалы, номенклатуру и количество которых определяет строительно-монтажная
  организация, исходя из действующих технологических и производственных норм.
• 4.5 В Спецификации указывают:
  • в графе 1 — позиционные обозначения оборудования, изделия, предусмотренные рабочими
    чертежами соответствующего основного комплекта;
  • в графе 2 — наименование оборудования, изделия, материала, их техническую характеристику в соответствии с требованиями стандартов, технических условий и
    другой технической документации, а также другие необходимые сведения. При записи материала указывают его условное обозначение,
    установленное в стандарте или другом нормативном документе;
  • в графе 3 — тип, марку оборудования, изделия, обозначение стандарта, технических условий или другого документа, а также обозначение опросного листа;
  • в графе 4 — код оборудования, изделия, материала по классифи-катору продукции;
  • в графе 5 — наименование завода-изготовителя оборудования (для импортного оборудования — страну,фирму);
  • в графе 6 — обозначение единицы измерения;
  • в графе 7 — количество оборудования, изделий, материалов;
  • в графе 8 — массу единицы оборудования, изделия в килограм-мах. Допускается для тяжелого оборудования указывать массу в тоннах. Для оборудования
    (массой до 25 кг), не требующего при монтаже применения подъемно-транспортных средств, графу допускается не заполнять;
  • в графе 9 — дополнительные сведения.
• 4.6. В Спецификации, при записи оборудования и изделий индивидуального изготовления, графы 4 и 5 не заполняют, а в графе 8
  указывают ориентировочную массу единицы оборудования.
• 4.7. Спецификацию оборудования, изделий и материалов оформляют в качестве самостоятельного документа, которому присваивают обозначение,
  состоящее из обозначения соответствующего основного комплекта рабочих чертежей по ГОСТ 21.101 и, через точку, шифра С.

  Пример — 2345 — 11 — ТХ.С, 2345 — 11 — ОВ.С, 2345 — 11 — — АТХ.С.

• 4.8. Первым листом Спецификации является титульный лист, выполняемый по форме 2. Допускается титульный лист не
  выполнять. В этом случае на первом листе Спецификации вместо основной надписи по форме 5
  выполняют основную надпись по форме 3 ГОСТ 21.101.
• 4.9. Спецификацию оборудования, изделий и материалов включают в ведомость ссылочных и прилагаемых документов (форма 2
  ГОСТ 21.101), в раздел “Прилагаемые документы” и выдают заказчику в количестве, установленном для рабочих чертежей.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

Что такое спецификация

Это документ, в котором указываются составные части предмета, технологии либо услуги, их наименование, количество, ценовые показатели. Он прилагается к основному договору.

Назначение

Спецификация используется предприятием-производителем при создании рекламы своих изделий, а также является неотъемлемым компонентом в договорной практике. В договоре указываются объемные показатели, а подробный перечень ассортимента расшифровывается в приложении. Изучив содержание спецификации и чертеж устройства либо описание технологического процесса, покупателю легко проверить наличие и назначение комплектующих деталей.

Спецификация является приложением к договору

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его разрешено предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы вместе с тендерной документацией и извещением о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик направляет контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). У поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Тот в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то пример спецификации на услуги выглядит, например, так:

Варианты спецификаций

Правовые нормы законодательных актов, действующих в Российской Федерации, предполагают наличие индивидуальных спецификаций к следующим видам договоров:

1. купли-продажи;
2. поставки;
3. передачи в залог движимого и недвижимого имущества;
4. дарения;
5. финансовой аренды и лизинга;
6. ренты.

Наиболее распространено использование уточнения условий поставок по каждой партии при составлении договоров поставки и купли-продажи. Допускается использование отдельных спецификаций для сопутствующих факту поставки услуг, например транспортных расходов.

Спецификация оборудования и полуфабрикатов

В случае поставки от продавца в адрес покупателя различных видов продукции промышленного назначения может составляться спецификация с уточнением не только условий поставки, но и отдельных технических параметров.

Марка изделия (полуфабриката) должна быть указана в соответствии с сертификатом соответствия и происхождения (для экспорта). В разделе «технические требования» следует указывать номенклатуру ГОСТ или технических условий, в соответствии с которыми изготовлена продукция. Допускается исчисление количества в нескольких единицах измерения.

Спецификация продуктов питания

При поставке продуктов питания обязательным является указание в спецификации установленного для каждого вида в отдельности предельного срока и условий хранения.

Спецификация товаров

При поставке товаров общего назначения основным требованием к спецификации является точность указания наименования товара.

Техническая спецификация оборудования

При поставке инженерных систем, единых технологических линий и прочих видов сложного промышленного оборудования, к договору поставки разрабатывается отдельный пакет документации. Он называется «техническая спецификация».

Содержание документа:

1. Перечень технических характеристик отдельных узлов и систем.
2. Описание, при помощи которого осуществляется чтение и расшифровка сборочных чертежей и схем.
3. Информация о комплектации и количестве единиц ТМЦ.

Следует отметить, что данный документ имеет сугубо технический характер. Однако, для унификации данных договора поставки оборудования техническая спецификация может выполнять роль бланка расшифровки условий поставки в том виде, как она используется в общих целях.

Лучший помощник для составления документов в Беларуси

Директор Бориус Консалтинг» Борис Михайлович Борцов всегда оказывает квалифицированную юридическую помощь и своевременную поддержку, консультации четкие и исчерпывающие, не оставляющие дополнительных вопросов.

Наша компания обратилась в ООО «Бориус Консултинг» за сопровождением оформления стартапа в Беларуси. Стоит отметить, что весь комплекс услуг был осуществлен очень качественно и весьма оперативно. Про данных юристов можно сказать, что они одни из тех немногих, которые умеют прислушиваться к желаниям клиентов, а не мыслить правовыми шаблонами.

Рекомендуем прочесть: Страховое пенсионное свидетельство как получить на ребенка

Создание спецификации в ручном режиме

Для безошибочного составления спецификации вручную придерживаются установленного порядка действий:

Перед началом заполнения ячеек таблицы составляют название будущей спецификации. Оно должно носить описательный характер и обладать формулировками, точно отражающими специфику разрабатываемого агрегата. В нём указывают порядковый номер или другой стандартизованный идентификатор.
Целесообразно на первом листе спецификации сборочного чертежа указать символ обозначающий фирму производителя. Это может быть логотип или торговая марка. Она позволит устанавливать принадлежность организации и защищать авторские права на изделие и конструкторскую документацию, включая спецификацию.
Опытные конструкторы, чтобы избежать ошибок при составлении спецификации, советуют составлять подробное содержание документа. Это может быть полезно, если документ будет достаточно объёмным.
Необходимо назначить ответственное лицо и поместить его Фамилию и инициалы в соответствующей графе. Исполнитель должен владеть правилами заполнения граф и обладать навыками написания подобных текстов с использованием перьев и рейсфедеров
Отдельно следует отметить все применяемые аббревиатуры, пояснения и уточнения

Особое внимание следует уделить применяемым физическим, электрическим и механическим обозначениям и единицам измерения.
Следует подробно описать требования, которые предъявляются к эксплуатационному тестированию. Такие требования могут быть целевые или допустимые.
Все внесения изменений должны быть отмечены строго в соответствие с установленными стандартами

Они должны пояснять необходимость и последовательность утверждённых доработок.
Целесообразно сохранять пояснительные тексты или и ссылки на источники. Они помогут устранить возникшие неточности или неоднозначности в понимании элементов спецификации.
Следует указать перечень лиц, дающих разрешение на использование спецификации. В приложении необходимо указать дополнительные детали. Они уточняют порядок изготовления разрабатываемого агрегата.

Все заполняемые поля и графы должны выполняться в соответствии с государственным стандартом 2.108-68.

Скачать ГОСТ 2.108-68

Строгое соблюдение норм и правил сборочного чертежа позволит избежать ошибок при подготовке конструкторской документации и избавит от череды последующих согласований и уточнений. Для подготовки спецификации к сборочному чертежу можно использовать существующий пример, который позволит сократить время на её разработку и оформление.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.