Содержание и пример приказа по основной деятельности: оформление и хранение

Подготовка решения об издании приказа

Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в служебных записках, внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы.

В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией. Главное при решении рассматриваемой задачи — внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа

Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства

Правила регистрации

Правила оформления приказов по основному виду деятельности требуют присваивать каждому распорядительному акту особый номер и прописывать его на документе, а также в отдельном журнале. Большинство предприятий приобретают специальный «журнал для регистрации ПОД».

Это брошюра, как правило, включает 64 листа. Здесь построчно фиксируются:

• номер;
• дата;
• заголовок;
• количество листов;
• ответственное лицо;
• список сотрудников для ознакомления.

Некоторые предприятия дублируют традиционный бумажный журнал электронной версией. Самой простой программой для этих целей является Excel

Недостатком электронной версии можно назвать уязвимость: при выходе компьютера ответственного сотрудника из строя предприятие рискуют лишиться важного пласта делопроизводства. Поэтому хранить электронный документ лучше не на компьютере, а в облачном сервисе

Текст приказа излагается сухим деловым языком, без использования любых средств выразительности, вопросительных и побудительных предложений, размытых формулировок

Виды приказов в организации

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень к ним относит:

• соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
• эксплуатацию зданий, помещений;
• транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
• обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

• До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
• Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1

Основные категории приказов по личному составу и примеры к ним

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

…и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

• Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
• Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
• Место подписания.
• Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

• Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
• Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.

Регистрировать документы в принципе могут:

• информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
• специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
  • в электронном журнале (обычно в Excel) или
• в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже — для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).

Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров

и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:

• стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
• но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен .

Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа

, например, приказа, то надо:

• сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
• а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от… №…» с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).

В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).

Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то

(но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:

• «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
• «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).

В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо)

Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место — это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося»

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Когда оформлять приказ об увольнении по собственному желанию?

Трудовой кодекс гласит, что работник обязан заблаговременно предупредить работодателя о намерении покинуть штат. Cотрудник должен предупредить об увольнении за две недели, чтобы за это время был шанс найти другого специалиста. Работник руководящих должностей должен предупреждать за 1 месяц. А лицо, находящееся на испытательном сроке, может предупредить всего за 3 дня.

Ряд сотрудников имеют право уволиться по собственному желанию без предварительного предупреждения или, самостоятельно выбрав определенную дату:

• работающие пенсионеры;
• абитуриенты, зачисленные на очную форму обучения;
• лицо, которое сопровождает супруга/у при переводе на новое рабочее место;
• люди, решившие совершить кардинальную смену места жительства (поменять регион или даже страну);
• призывники;
• беременная женщины;
• лица, которые должны осуществлять уход за ребенком, пожилым или недееспособным членом семьи.

Все вышеописанные обстоятельства нужно подтверждать документально. Так, можно предоставить справку о зачислении в ВУЗ, документы из военкомата, женской консультации, пенсионного фонда и т.п.

Особый случай – обнаружение трудовой инспекцией нарушений обязательств трудового договора со стороны работодателя. В этом случае руководитель предприятия обязан дать выходное пособие всем работникам.

Приказ должен быть оформлен в последний рабочий день сотрудника, на его основании проводится расчет выплат и передаются сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Подать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд в связи с прекращением трудовых отношений нужно не позднее дня, следующего за датой увольнения.

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, то запись нужно внести не только в форме СЗВ-ТД для Пенсионного фонда, но и в бумажную книжку, после чего выдать ее уволенному.

Какую форму использовать?

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года установлена унифицированная форма Т-8, используемая в случае расторжения трудового договора с работников. Однако за каждым работодателем закреплено право создавать локальные акты, составляя собственную форму распоряжения.

Работодатель обязан ознакомить работника с готовым приказом об увольнении. Работник имеет право потребовать его копию. Эти условия закреплены в статьях 62, 80 и 84 ТК РФ.

После того, как сотрудник ознакомился с документом, на приказе делается специальная пометка. Если же сведения о распоряжении невозможно или не получилось довести до сотрудника, на документе должна быть отражена данная информация.

В организациях, уставом которых закреплено использование печати, ее оттиском должен заверяться любой документ, составленный на предприятии. Если же печати нет, необходимость в ней автоматически исчезает. В любом случае приказ должен заверяться личной подписью с расшифровкой руководителя или его заместителя.

Оформление приказа

При большом деловом обороте предприятия, с количеством приказов, приближающихся к двумстам в год, будет целесообразно разработать специальный бланк приказа.

Однако вполне допустимо оформление приказа на стандартных листах бумаги. При этом потребуется внесение по центру листа или флаговым методом всех реквизитов предприятия или организации, которые должны присутствовать на унифицированных бланках.

Текст приказа должен включать в себя следующие структурные элементы:

1. собственно наименование документа, то есть слово «Приказ», расположенное по центру листа под реквизитами;
2. реквизиты приказа – дата издания и регистрационный номер;
3. место принятия приказа;
4. вступительную часть приказа. Содержание вступительной части варьируется в зависимости от категории приказа. Например, «Во исполнение распоряжения правительства РФ № ххх от 11.11.2021 года о переводе документооборота в электронную форму приказываю» или «В соответствии со ст. ст. 114-115, 122-123 ТК РФ и на основании заявления Токаря 2 разряда Иванова И.И. приказываю ….»;
5. текст приказа, например «предоставить токарю 2-го разряда сборочного цеха Иванову Ивану Ивановичу ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью… дней»;
6. дату введения приказа в действие. Это не обязательный элемент. По умолчанию приказ вступает в силу с того момента, как был подписан руководителем. Если же вступление приказа в действие следует отложить по времени, то нужно будет указать дату, с которой начинается его действие;
7. подпись руководителя;
8. дополнительные грифы (при необходимости), например, о согласовании приказа или о вручении приказа работнику.

Таким образом, текст приказа условно подразделяется на две части:

• вводную, объясняющую причину, по которой был принят приказ. Как правило, вводная часть начинается с вводных слов типа «во исполнение», «в связи» или «с целью»;
• приказную, то есть содержащую распоряжение руководителя. Начинается она со слова «Приказываю», которое располагается по центру листа отдельной строкой и отделяется от дальнейшей части текста двоеточием.

Если в приказе перечисляются несколько действий, то оформляются они пунктами.

Примеры нумерации, требования к регистрации и обеспечению сохранности приказов

Для нумерации приказов по личному составу используются смешанные порядковые номера, включающие, помимо цифрового обозначения, и буквы. Например: № 144/к, № 99л/с и т. д. Методику присвоения номера каждому документу определяют внутри фирмы самостоятельно. Компаниям, работающим с огромными массивами документов, целесообразно дополнять шифр номера знаками, содержащими информацию о сроках их хранения в архиве.

Например:

• индекс «к» или «дх» для бумаг, которые нельзя уничтожать в течение 50–75 лет;
• какая-то иная буква или их сочетание для приказов со стандартным сроком хранения (5 лет).

Некоторые послабления в данной области связаны с установлением для большинства документов с весны 2016 года срока 50 лет вместо применявшихся ранее 75. Однако для таких бумаг, изданных ранее 2003 года, сохранился прежний обязательный период хранения — 75 лет.

Когда проводится регистрация приказов по личному составу, то документы с разными периодами обеспечения сохранности должны быть подшиты в отдельные папки. При этом можно сохранять сквозной порядок присвоения номеров, выделяя период хранения отдельным буквенным индексом. Рациональнее всего делать это, используя обозначение «кп» для обычных сроков и, например, «ов» — для приказов длительного периода нахождения в архиве.

***

Многообразие форм приказов по личному составу объясняется разнообразием задач, которые решаются с их помощью. Часть из них имеет исключительно «кадровое» назначение, применяется для регулирования численности, профессионального состава работников, структуры компании. Некоторые служат для законного проведения каких-то процедур и, помимо прочего, создают доказательную базу для совершения тех или иных шагов. Часть влияет на порядок учета расходов и воздействует на процесс формирования налоговой базы. Каждый приказ должен быть обоснован при помощи первичных документов, в качестве которых могут выступать служебные записки, акты, объяснительные и т. д.

Помимо этого, приказы могут относиться к разным категориям в зависимости от предельного периода их хранения. От этого существенно зависит методика их нумерации и регистрации, а также процедура размещения в помещениях архива

Все описанные особенности необходимо учитывать как в процессе издания, подписания приказов, так в последующем, в целях соблюдения утвержденных периодов хранения и недопущения преждевременного списания важной документации

Заголовок и текст

Заголовок – это не только обязательный реквизит приказа, но и его краткое, представленное в ёмком виде содержание. Формулировать заголовок нужно максимально чётко. «О чём приказ?» О создании экспертной комиссии или введении в действие новой инструкции? Именно так и нужно написать. Помните, что заголовок отображается в учётной записи в журнале.

Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть

Нельзя приказать что-то просто потому, что так захотелось. У каждого распоряжения должны быть цель и обоснование.

1. Если законодатель выпустил новый нормативный акт, целью вашего приказа будет выполнение требований закона. В этом случае констатирующая часть будет выглядеть просто: «В соответствии с Федеральным законом 000-ФЗ».
2. Если вы издаёте приказ на основе своих прежних распоряжений по фирме, можно сослаться на них: «Согласно приказу Генерального директора от 14 мая 2015 года № 88 «О создании экспертной комиссии». Цель в данном случае – продолжить исполнение упоминаемого распоряжения.
3. Если вы не основываетесь на других актах, нужно обозначить цель отдельным предложением: «В целях организации и проведения работы по повышению эффективности процессов делопроизводства».

Впрочем, иногда констатирующей части может и не быть. Например, если вы утверждаете график движения служебного транспорта, всем и так понятно, для чего это нужно.

Распорядительная часть

Распорядительная часть начинается со слова «приказываю». Это слово может быть написано либо прописными буквами, либо строчными, но вразрядку. После этого указываются сами распоряжения.

В «сложных» приказах распорядительная часть включает несколько пунктов, каждый из которых посвящён выполнению конкретного задания. По каким принципам выделяются отдельные пункты?

• руководитель даёт несколько распоряжений в рамках выполнения одной задачи;
• приказ необходимо выполнять поэтапно – например, собрать комиссию из числа нескольких должностных лиц и направить её на решение какой-либо задачи;
• у задания есть промежуточные сроки выполнения.

В тех пунктах, где указываются конкретные исполнители, необходимо прописать их должности, фамилии и инициалы. Однако исполнителями могут быть не только персоны, но и структурные подразделения – отделы, группы. В таких случаях можно ограничиться названием подразделения, а можно дополнительно упомянуть ФИО соответствующего руководителя. Это не принципиально.

В каждом пункте (или подпункте) нужно указать одно задание с одним сроком выполнения. Ставить задачи необходимо максимально ясно, определённо и корректно, размытые или не вполне ясные формулировки недопустимы. В последнем пункте желательно указать лицо, ответственное за исполнение распоряжений. Чаще всего это сам руководитель, поэтому допустима формулировка «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».

Что такое приказ?

Приказ — это еще один нормативно-правовой акт управления. Он представляет собой официальное письменное или устное распоряжение руководителя, командира или начальника, которое обязательно для исполнения подчиненными. В отличие от распоряжения приказ имеет большую силу в качестве акта управления.

Приказы активно используются в армии. Согласно указу президента РФ «Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных сил Российской Федерации», письменный приказ является основным распорядительным служебным документом военного управления, который может издавать командир воинской части. Устные приказы имеют право отдавать подчиненным все командиры. Приказ должен выполняться беспрекословно, точно и в срок. Если военнослужащий с ним не согласен, он может обжаловать приказ после его выполнения. В мирное время невыполнение приказа влечет наложение дисциплинарного взыскания на военнослужащего, а в военное время или в боевой обстановке может привести к уголовной ответственности.

Приказы используются и в иных государственных органах, организациях и частных фирмах. Они издаются начальником, например, директором фирмы, для решения каких-либо производственных задач. Невыполнение такого приказа рассматривается как нарушение служебной или трудовой дисциплины и может привести к привлечению к дисциплинарной ответственности (выговор, увольнение и др.).

Правила заполнения журнала регистрации приказов

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.

1. Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
2. Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
3. Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
4. В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
5. В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

• структурные;
• нормативные;
• организационные;
• надзорные;
• отчетные;
• финансовые;
• обеспечительные;
• информационные.

Структурные ПОД

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Нормативные ПОД

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

• «Правила внутреннего трудового распорядка — образец-2020»;
• «Положение о служебных командировках — образец-2020».

Организационные ПОД

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

• об утверждении штатного расписания;
• о создании структурных подразделений;
• о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
• другие аналогичные приказы.

Надзорные ПОД

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

• о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
• о проведении аттестации сотрудников и др.

Отчетные ПОД

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Финансовые ПОД

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

Обеспечительные ПОД

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Информационные ПОД

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива и др.

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

• обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
• получение от работника объяснений в письменной форме;
• изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
• объективная оценка полученной информации;
• вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

«14» января 2021 года № 9/к

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2020 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2020, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2020, графика рабочего времени на январь 2021 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2021 года на 30%.
2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2020

А если вам нужен приказ о снятии дисциплинарного взыскания, вы можете найти его в КонсультантПлюс. Бесплатно получите пробный доступ и переходите к образцу.

• «Как оформить приказ о выговоре сотруднику — образец?»;
• «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк»;
• «Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?».