Приказ на командировку (форма т-9 и т-9а). как оформить правильно

Отчет об израсходованных денежных средствах

После возвращения из рабочей командировки сотрудник обязан подать своему начальству отчет об израсходованных деньгах, которые были выданы ранее в качестве аванса. Сюда необходимо приложить каждый чек и квитанцию, которые были получены в ходе поездки. Далее сотрудники бухгалтерии займутся расчетами.

Если в процессе подсчетов будет выявлено, что работник во время командировки потратил большую сумму, чем было выдано ему в виде аванса, разница должна быть возвращена. В тех случаях, когда у сотрудника остались неизрасходованные средства, их нужно обязательно вернуть в кассу компании. Не исключается и вариант, когда работодатель просто удерживает определенную сумму из следующей зарплаты работника, вернувшегося из поездки. В любом случае оставить себе разницу сотрудник не имеет права.

Когда речь идет о командировках, стоит учитывать абсолютно все документы, чтобы в будущем избежать недоразумений, особенно в финансовом плане.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• установка, наладка оборудования;
• обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
• проверка, тестирование работы станков;
• гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
• регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Заполнение приказа по форме Т-9

Часть 1

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Часть 2

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда)

Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

Часть 3

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

Общие цели:

• закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
• переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
• личное участие представителя компании в спорных переговорах;
• поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
• получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.

Узконаправленные цели

• контроль за работой филиала, структурного подразделения;
• обучение молодых специалистов;
• ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

• проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
• чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
• чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
• любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Порядок направления в командировку

Командировкой считается осуществление сотрудником определенных действий для выполнения установленного задания вне основного места своей работы длительностью более чем один день. О необходимости будущей служебной поездки докладывается руководству фирмы в виде служебной записки по мере возникновения такой надобности. Также может составляться план командировок на текущий год.

В любом случае, для отправления сотрудника предприятия в другую местность нужно издать приказ о командировке, который оформляется на основании служебного задания. При этом последнее должно содержать цель и место поездки, ее длительность, а также перечень ответственных должностных лиц. Со служебным заданием нужно ознакомить и самих работников, так как по возвращении они должны представить отчет о его выполнении.

На малых предприятиях чаще всего поручения по поездке директор сообщает командируемому в устной форме. Приказ составляется кадровой службой за несколько дней до ее начала, после чего доводится до сведения работника под его роспись.

Приказ на командировку служит основанием для оформления выдачи денежных средств в подотчет на предстоящие расходы, и составления такого документа, как командировочное удостоверение. В настоящее время законодательство разрешает не использовать этот бланк, а подтверждать время командировки и произведенные расходы соответствующими документами, например, билетами, квитанциями гостиниц и т. д.

Если удостоверение все же используется, то в момент отъезда сотрудника в нем делается отметка о выбытии. Эту же запись можно зафиксировать в журнале учета командировок, который тоже не является обязательным к заполнению. Однако стоит отметить, что принимающая сторона может не поставить отметки в данном документе, так как в настоящее время является не обязательным к применению.

Также распоряжение директора необходимо, чтобы командировка в табеле учета рабочего времени была правильно отражена, и сотруднику не оформили это время как отсутствие по неуважительной причине. При заполнении табеля учета рабочего времени используется цифровой код «06» или буквенный «К».

Как написать приказ на командировку.

В Постановлении Правительства № 749 от 13.10.2008 г. указывается, что гражданин должен отправиться в деловую поездку только после письменного распоряжения директора.

Приказ на командировку образец может быть выполнен по форме, установленной в компании.

Многие кадровики продолжают использовать бумагу, так как она соответствует требованиям, предъявляемым к подобным документам.

Приказ командировка образец 2020-2021 должен содержать следующую информацию:

• наименование организации, код ОКПО;
• дата издания и текущий номер;
• информация о сотруднике, направляемом в командировку, в том числе должность, табельный номер;
• населенный пункт или государство, куда должен ехать работник;
• цель поездки;
• даты, продолжительность;
• источник финансирования поездки;
• основания командировки.

В конце ставится печать и подпись руководителя. Сотрудник должен быть ознакомлен с распорядительным актом. В документе он ставит свою подпись и дату.

Командировка нескольких сотрудников.

Если в бизнес-поездку направляется сразу несколько сотрудников, то допускается издать приказ по форме Т-9а, где прописывается информация по каждому, или сделано несколько распорядительных актов.

Если планируется командировка, приказ сроки содержит в обязательном порядке. В нем прописываются не только даты путешествия, но и количество календарных дней. Это будет служить одним из оснований для оплаты заработка, суточных и других расходов.

Сотрудникам отдела кадров рекомендуется вести журнал для регистрации распорядительных актов, что позволит быстро найти нужную информацию о поездке.

Информация, которую требуется в нем отмечать:

• номер и дата документа;
• наименование распорядительного акта;
• кто подписывал;
• исполнитель;
• сведения о командированном;
• куда передан документ.

Учет командировочных расходов.

Согласно Указаниям № 65н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, следует производить в отношении:

• работников учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;

• персонала госорганов по КВР 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».

В бухгалтерском (бюджетном) учете плата командировки на один день отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

В случае если проездные билеты и наем жилых помещений (при надобности в однодневной командировке) оплачиваются по договорам (контрактам) самим учреждением, то применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

В зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии с инструкциями № 162н, № 174н, № 183н отражаются следующие корреспонденции счетов:

При оплате командировочных расходов за один день в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров) в учете отражаются следующие бухгалтерские записи:

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

В этом случае в бухгалтерском учете учреждения отразятся следующие корреспонденции счетов:

Порядок и алгоритм составления приказа

Последние изменения в нормативных актах и законах по кадровой работе предполагают следующий алгоритм действий:

• приказ является главенствующим документом при направлении сотрудника в командировку;
• приказ регулирует процессы в командировке (например, цель);
• с 2015 года организациям разрешено не создавать такие документы как: служебное задание, командировочное удостоверение, отчеты о поездке со стороны сотрудника;
• вышеперечисленные документы к приказу могут составляться тогда, когда руководство считает объективной необходимостью их формирование;
• вся используемая при командировках документация фирмы должна в обязательном порядке указываться в учетной политике при ссылке на документооборот;
• у больших и крупных компаний заранее составляется план командировок, который утверждается руководством;
• для малых фирм при возникновении необходимости командировки руководителем подразделения составляется докладная записка, в которой прописываются моменты: обоснование поездки, цель, предполагаемые задачи, период, список кандидатов;
• среди целей указывают: производственные или представительские варианты;
• по данным докладной записки руководитель принимает решение о необходимости такой поездки;
• руководитель дает задание кадровому сотруднику издать письменный приказ по формам Т-9 и Т-9а, которые утверждены Росстатом;
• форма Т-9 применяется в отношении одного сотрудника;
• форма Т-9а применяется, если количество командируемых сотрудников более 1;
• после подписания приказ отправляется на ознакомление к соответствующим лицам: начальнику подразделения и самим сотрудникам;
• копии приказа передаются в бухгалтерию, в которой оформляется финансирование расходов на поездку, документация на получение суточных;
• командируемые и руководитель структурного подразделения параллельно обязаны подсчитать суммы предполагаемых расходов по командировке в день. При этом на имя директора подается заявление об их выдаче;
• один экземпляр приказа передается кадровому сотруднику, который ответственен за табелирование. На основании данного документа он проставляет в табеле рабочие дни сотрудника, а сам приказ является основанием для этого. В табеле учета оформление командировки шифруется кодом 06 или «К».

Пример № 1. Пример расчета командировочных расходов.

Исходные данные:

• период для расчета -12 месяцев;
• период работы Сидорова А.А.: 10.02.2006 по 25.02ю2014;
• командировка – 7 дней;
• в расчетном периоде 247 рабочих дней;
• исключаемые периоды составили: 14 дней отпуска и 8 дней по болезни;
• начисления за все месяцы, кроме августа и сентября – 60000 рублей, а августе: 35000, в сентябре: 22000 рублей;

Алгоритм расчета:

• фактически отработанные дни: 247 – 8 – 14 = 225 дней;
• определяем средний заработок: (60*10) + 35+22 = 657 т.р.;
• расчет среднедневного заработка: 657/ 225 = 2,92 т.р.;
• расчет сумм командировочных: 2,92 * 7 = 20,44 т.р.

Как должен выглядеть журнал для регистрации приказов на отправку в служебную командировку

Ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер, обязан провести регистрацию всех приказов по отправке сотрудников предприятия в служебную командировку в отдельном журнале, который специально для этого предназначен. Журнал может быть составлен в произвольной форме, на листах, распечатанных на компьютере или же разграфленных вручную

Столбцы, строки журнала создаются произвольно, но важно наличие следующих информационных данных:

• Дата составления документа.
• Порядковый номер, под которым регистрируется приказ.
• Название должности сотрудника, направленного в служебную командировку.
• Полностью прописано ФИО сотрудника, направленного в служебную командировку.
• Название структурного подразделения (при его наличии), где непосредственно работает сотрудник.
• Цель служебной командировки.
• Дата начала/ окончания служебной командировки.
• Местность, куда направляется сотрудник.

Ведение и заполнение журнала обязательно для ответственного сотрудника, поскольку отсутствие заполненного журнала может привести к наказанию  ответственного за это работника и предприятия в целом. Эта информация может быть полезной впоследствии при возникновении отдельных спорных вопросов.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора. Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

• проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
• заключение договора на поставку материалов для ;
• расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
• участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
• обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
• обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
• организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» — наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

• встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
• визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
• переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
• встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

• проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
• контроль за работой филиала компании,
• участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
• предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Что включается в приказ о командировке

Для составления приказа о командировке одного сотрудника берется унифицированный бланк формы Т-9, для группы сотрудников — формы Т-9а, и служебное задание, форма Т-10а.

В приказ должны быть внесены такие сведения и данные:

1. название организации;
2. номер документа и дата составления;
3. фамилия, имя и отчество командированного, табельный номер, если есть;
4. наименование отдела, в котором трудится командированный, должность;
5. наименование организации, в которую направляется сотрудник;
6. число дней командировки с дорогой;
7. цель командировки;
8. кто оплачивает расходы на командировку;
9. на основании какого документа издается приказ о командировке;
10. фамилия и роспись руководителя предприятия;
11. фамилия и роспись командированного.

Все строки формы Т-9 приказа должны быть обязательно заполнены, а на тех, которые по каким-то причинам заполнены быть не могут, ставится прочерк.

Оформление командировки

После заполнения приказ подписывается руководителем или уполномоченным им лицом, и работником. Своей подписью последний уведомляет, что с приказом ознакомлен и готов его выполнять. Приказ можно не заверять печатью, поскольку он служит для внутреннего «хождения» и подтверждать его подлинность в самом предприятии не требуется.

По распоряжению Минфина РФ № ПЗ-10/2012, унифицированные формы первичных документов не являются обязательными к применению. Поэтому приказ о командировании работника, служебное задание, командировочное удостоверение заполняются достоверными сведениями на:

• бланках формы Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а;
• любом ином бланке, разработанном на предприятии.

Каждое предприятие вправе принять собственную форму приказа и служебного задания, и вносить в них как общепринятые сведения, так и специальные, необходимые только данной организации, содержание которых зависит от конкретной ситуации.

Обязательность применения бланка Т-9 как единой формы для составления приказа не требуется. Независимо от того, какой формы будет бланк приказа, совокупность вносимых в него сведений должна быть достаточной для последующего оформления бухгалтерией, кадровиком и т.п.

Первым днем командировки считается день отправления с рабочего места, последним — день возвращения на рабочее место. Если нужно продлить командировку, составляется новый приказ о продлении, в котором указывается причина пролонгации.

Образец приказа в командировку в 2020 году также заполняется с помощью унифицированного или разработанного на самом предприятии бланка и содержит все указанные выше реквизиты и сведения.

ПРИКАЗ о направлении в командировку по форме Т-9 образецПРИКАЗ о направлении в командировку по форме Т-9 бланк

Зачем нужна выписка из приказа

В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов. Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов. Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны. Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта. Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

1. По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
2. По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.

Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа. Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

Оформление приказа на командировку

Приказ на командировку не только подтверждает причину отсутствия сотрудника на рабочем месте, он также является основанием для оплаты всех понесенных работником расходов, связанных с поездкой.

Для того чтобы издать приказ нужен один из следующих документов:

1. Докладная (служебная) записка от непосредственного начальника командированного сотрудника, которая обосновывает необходимость поездки.
2. Распоряжение руководителя компании. Для сотрудников филиала может быть прислано распоряжение от руководства головного офиса.
3. График служебных поездок. Он составляется на определенный период, если известно о необходимости командировок заранее. Например, при проведении корпоративных семинаров в головном офисе.
4. Приглашение к сотрудничеству от партнеров или контрагентов фирмы. В таком случае распоряжение руководителя об организации поездки может быть оформлено в виде резолюции на этом приглашении.

В настоящее время оформление служебного задания не является обязательным документом для издания приказа, но оно также может использоваться в качестве обоснования.

Оформлением приказа занимается кадровое подразделение предприятия, а при его отсутствии — работник, ответственный за ведение кадрового учета. Форма этого документа может быть произвольной, ее разрабатывают в соответствии с принятой в компании учетной политикой.

Несмотря, на отмену обязательного использования утвержденных форм приказа о направлении в командировку Т-9 и Т-9а, многие организации продолжают их использование, либо разработали на основе этих образцов внутренние шаблоны документа.

Готовый приказ о командировании сотрудника подписывает руководитель компании, затем его регистрируют. Сведения об этом документе также заносят в специальный журнал учета приказов по кадровым вопросам. Хранится оригинал приказа в кадровом подразделении в течение 1 года, а затем архивируется. Общеустановленный срок архивного хранения подобных документов составляет 5 лет. Если поездка сотрудника предполагает нахождение в условиях воздействия вредных или опасных для человека факторов, то такой приказ нужно хранить 75 лет.