Переименование должности в трудовой книжке: как правильно внести запись

Изменили название должности

В компании решили изменить название ряда должностей без изменения трудовой функции, как это правильно оформить? переводом? что считать основанием для перевода? или лучше взять в работников личные заявления?

Организация решила переименовать должности

Почему работник должен писать заявление? И самое главное — о чем?

Это изменение названия должности

1) Приказ по основной деятельности «о внесении изменений в штатное расписание»:

«В связи с. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Переименовать должность «. » в «. » . 2. внести изменения в учетные данные работников.

2) Допсоголашение к ТД об изменении названия

3) Приказ по личному составу об изменении названия должности, занимаемой конкретными работниками

4) Запись в книжку об изменении названия

Вопрос: В обществе с ограниченной ответственностью принято решение о приведении наименований должностей работников в соответствие с квалификационными справочниками. При этом трудовые обязанности работников остаются прежними, изменения технологического характера не проводятся, организационная структура меняется только в части наименований должностей. Подлежит ли применению в таких условиях ст. 74 ТК РФ? Требуется ли обязательное заключение дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками об изменении наименования должности?

Ответ: Для приведения наименований должностей работников в соответствие с квалификационными справочниками необходимо составить дополнительное соглашение в соответствии со ст. 72 Трудового кодекса РФ и получить согласие работников. Наименование должности является трудовой функцией работника, поэтому процедура, предусмотренная ст. 74 ТК РФ, не применяется.

Обоснование: Трудовая функция работника является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). По общему правилу не допускается изменение трудовой функции работника без его согласия. В настоящее время ТК РФ четко не регламентирует вопрос, что является изменением трудовой функции. Президиум Верховного Суда РФ в Постановлении от 08.06.2011 N 12ПВ11 разъяснил, что в иске о восстановлении на работе, взыскании зарплаты за время вынужденного прогула, морального вреда отказано правомерно, так как трудовая функция истицы изменена не была, ей было предложено продолжать работать в другом структурном подразделении по той же специальности, квалификации. То есть в данном случае изменение в объеме работ не повлекло за собой изменения трудовой функции работника. Однако Постановление Верховного Суда РФ не определяет, является ли изменение должности изменением трудовой функции. Определение трудовой функции закреплено в ст. 15 ТК РФ и включает в себя: — работу по должности в соответствии со штатным расписанием; — профессию; — специальность; — квалификацию; — конкретный вид поручаемой работы. Поэтому в соответствии с ТК РФ должность следует рассматривать как трудовую функцию работника. Следовательно, изменение должности, в том числе в виде наименования должности, допускается лишь с согласия работника, так как это влечет для него изменение трудовой функции. Статья 74 ТК РФ предполагает изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, не допускает изменения трудовой функции работника. Исходя из того что должность является частью трудовой функции, изменение наименования должности влечет изменение трудовой функции, поэтому изменение условий труда по ст. 74 ТК РФ недопустимо. На основании ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Исходя из ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ. Таким образом, можно сделать вывод, что при изменении должности, в том числе ее наименования, требуется письменное согласие работника. Исходя из вышеизложенного увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ недопустимо.

О. А. Шевченко Московская государственная юридическая академия имени О. Е. Кутафина 04.10.2012

www.superjob.ru

Как правильно произвести изменение фамилии, имени, отчества работника в трудовой книжке?

Бывают и такие случаи, когда в трудовой необходимо произвести изменение личных данных работника. Чаще всего это бывает изменение фамилии после замужества женщины или после развода. Все правила изменения данных описаны в пункте №26 Правил заполнения трудовых книжек. Изменения должны быть отражены на первой странице, то есть на титульном листе трудовой книжки. Это делается довольно просто: одной линией перечеркивается прежняя фамилия или другие данные, которые подлежат изменению, а затем записываются новые данные.

При этом важно сделать ссылку в трудовой книжке на документ, который подтверждает достоверность новых данных о работнике. Эта запись делается на внутренней стороне обложки документа, и ее обязательно нужно заверить подписью работодателя и печатью организации

Только при выполнении всех вышеуказанных требований запись считается достоверной.

Встречаются и такие случаи, когда работник приходит устраиваться в организацию, а у него в трудовой допущены ошибки. Это нельзя оставить без внимания, и некоторые считают, что обязательно необходимо произвести изменения записей по типу того, как производятся изменения данных о работнике. Однако это все не так просто. При возникновении подобной ситуации работнику необходимо для начала обратиться в суд с той целью, чтобы данную трудовую книжку признали принадлежащей именно ему, а не кому-то иному.

Причины

Компании время от времени меняют свою деятельность, проводят реорганизацию предприятия. Это часто сказывается на обязательствах сотрудников. В таких случаях рекомендовано менять трудовую функцию работника. По большому счету, это формальность. Вероятны следующие ситуации.

Предлагаем ознакомиться: Какие выплаты при переводе с одной организации в другую

В случае несогласия рабочего на новые условия, директор предоставляет ему на выбор подобную вакантную должность в организации. Все зависит от профессиональных обязательств вакансии.

Если же подчиненный отказался и от этого предложения, то увольнение может быть произведено в одностороннем порядке.

Пример. Если в измененном трудовом договоре будет прописано новое рабочее место (офис, цех, оборудование), то это тоже считается изменением трудовой функции. Эта информация регулируется ст. 72.1 ТК РФ.

Данный вид производится либо по просьбе сотрудника, либо с его согласия. При оформлении стоит руководствоваться ст. 77 ТК РФ, где четко прописаны все шаги, права и обязанности сторон. В заполненном работником бланке заявления формы Т-8 директор фирмы, из которой человек уходит, ставит подпись и дату.

Учитывая, что на каждом предприятии свой Устав, своя учетная политика, то и рабочие обязательства одной и той же должности могут несколько отличаться. Поэтому и происходит изменение рабочих функций в новом договоре у нового начальника.

Такие изменения в трудовых функциях производятся при смене деятельности фирмы, при смене географического местоположения организации, а также в связи с организационно-техническими переменами в сфере деятельности. Таким образом, меняются должностные обязанности, которые прописываются в договоре о сотрудничестве. Соответственно, меняются и трудовые функции.

Временная работа

Пример. Продавец 1 должен был продавать горшечные, срезанные цветы, менять воду, а также составлять букеты. А продавец 2 занимался просто продажей. В случае ухода первого в отпуск, второй, замещая его, берет на себя дополнительные обязательства. Это длится тот промежуток времени, на который продавец 1 в отпуске.

Если у сотрудника случились проблемы со здоровьем и, по врачебному заключению он не может выполнять соответствующие рабочие функции, то начальник имеет право перевести его на другую должность, либо сократить круг обязанностей. Чаще всего, работника понижают по должности. Но в любом случае, работодатель обязан согласовать этот момент с подчиненным.

В случае отказа рабочего от новой деятельности, либо отсутствия вакансии, трудовой договор может быть расторгнут. Если медицинские показания временные и человек может через определенный промежуток времени продолжить деятельность, то может быть предоставлен отпуск без сохранения оплаты.

Заработная плата может выплачиваться, если такие условия прописаны в допсоглашении. Данные показания регулируются ст. 77 ТК РФ.

Изменение трудовой функции работника подразумевает и смену должностных обязанностей. Но эти понятия несколько различаются, так название должности возможно и без изменений рабочей деятельности.

При этом рабочие обязательства отличаются от должностных обязанностей тем, что это более широкое понятие. Если функции – это основные обязательства профессии, то должностные – это дополнительный круг обязанностей. Так как должность не всегда соответствует профессии.

Например, такая профессия, как бухгалтер подразумевает под собой ведение бухгалтерии. Это трудовая функция. Но в должностные обязанности входит:

• прием и составление первичных документов;
• ведение финансовой деятельности предприятия;
• отражение на бухгалтерских счетах дебета и кредита;
• составляет различные бухгалтерские отчеты;
• рассчитывает заработную плату сотрудникам.

Но это касается общей бухгалтерии, так как эта профессия осуществляется по разным направленностям. То же самое относится и к другим профессиям.

Порядок действий

Для грамотного внесения изменений работодателю важно выдержать определенный алгоритм действий, который будет существенно отличаться в зависимости от вакантности позиции для изменения

Если на рабочем месте уже работает сотрудник

Довольно сложным путем протекает изменение названия, когда рабочее место невакантное. В этом случае кадровой службой и руководству предприятия или организации необходимо выполнить несколько обязательных стадий процедуры корректировки, вызванной структурными или технологическими изменениями. Алгоритм действий:

Обоснование корректировки и уведомление сотрудника

Согласно действующим статьям Трудового кодекса России название должности является неотъемлемой частью текстовой редакции трудового соглашения с работодателем. Появившиеся в компании изменения характера производства или его наметившаяся реорганизация являются причинами, побудившими администрацию к действию. Об этом подробно уведомляют работника.

Срок ознакомления сотрудника с переименованием его должности составляет два месяца до запланированной корректировки (ст. 74 ТК РФ). Письменное уведомление, составленное в двух экземплярах, вручается ему под роспись. Доставка может быть осуществлена по почте (с уведомлением) или курьером – на домашний адрес. Образец уведомления может выглядеть так:

Ознакомление с дополнительным соглашением

Этот этап происходит в случае, если уведомленный администрацией сотрудник согласен на переименование должности, занимаемой ним в этой компании. При этом, новая версия договора не составляется, а в допсоглашение вписываются названия двух сторон, указывается его предмет (изменение названия должности), в завершение документа проставляются подписи с расшифровкой инициалов и дата подписания документа.

В случае несогласия сотрудника на предлагаемые изменения, администрация вправе предложить ему рабочее место с аналогичной оплатой и соответствующее его квалификации или другое свободное место работы, имеющееся в компании. Такое предложение работодатель должен донести до работника письменно, дабы процедура была проведена в соответствии с законом.

Основанием действия является выполнение п. 7 ст. 77 ТК РФ – увольнение за отказ от продления трудового соглашения в связи с изменениями его условий.

Издание приказа

По факту подписания приказа директором вступает в силу новое название должности. Основанием для составления документа является подписанное ранее дополнительное соглашение. Обязательной формы для приказа не существует, но обязательные пункты должны быть:

• новое название должности;
• дата вступления переименования в силу.

С приказом, подписанным руководителем компании и зарегистрированным в журнале регистрации приказов, работника также ознакамливают.

Внесение записей в кадровые документы

Введению записей подлежат:

• штатное расписание. С новыми формулировками ознакомливают всех должностных лиц, которых касаются изменения;
• личная карточка по ф. Т-2. Запись содержит сведения, отраженные в приказе, и дату его подписания. Работник должен в течение недели ознакомиться с записью в карточку;
• трудовая книжка. При этом, в первой и второй колонке проставляется порядковый номер и дата, в третьей – запись о переименовании. В четвертую колонку заводятся реквизиты приказа;
• должностная инструкция. Ее не обновляют, просто создается дополнительное соглашение со ссылками на новое название.

Рабочее место не занято

В варианте, когда переименовывается вакантная должность, процедура происходит проще. После оформления пояснительной записки, обосновывающей корректировку, создается распорядительный акт (распоряжение директора или приказ,) с указанием о внесении запланированных изменений в наименования вакансий. Одни вакантные штатные единицы можно сократить, а другие – ввести. Новое штатное расписание утверждается другим приказом.

Выдерживать двухмесячный интервал между событиями не надо, т.к. никаких нарушений интересов работников нет.

Как внести изменения в штатное расписание?

Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Оформить изменения можно двумя способами:

• приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
• приказом об утверждении нового штатного расписания.

«Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату

Узнать больше

Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены. Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания

Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.

Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.

Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).

Письменно уведомить работника нужно в случаях:

• изменения оклада;
• переименования должностей;
• переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
• перевода на другую должность;
• сокращения штата;
• в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Основания для внесения изменений в трудовую книжку

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.

Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.

Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.

Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.

ВНИМАНИЕ! С 2021 года сотрудники вправе выбирать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный. Если сотрудник выбрал электронный вариант, то информацию о переименовании организации нужно отразить и в СЗВ-ТД

Как правильно это сделать, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Несколько слов о названии должностей

Существует множество профессий с очевидными наименованиями: ни у кого не вызовет вопросов, как назвать в штатном расписании бухгалтера, директора или продавца. Но бывает и иначе: функционал, список обязанностей есть, но как назвать сотрудника, который будет их выполнять, — не ясно

Да и важно ли это? Почему бы не назвать уборщицу менеджером по клинингу? Какими бы ни были причины, из-за которых необходимо сменить название, прежде всего нужно решить, изменяется ли функционал работника — алгоритм действий для этих двух ситуаций будет различаться

Запомним два важных правила, когда к названию нужно подходить с особым вниманием:

1. Законом предполагаются льготы и компенсации (см. Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10) — пример 1.
2. Есть ограничения (например, статья 265 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 № 163) — пример 2.

Кроме того, иногда приходится переименовывать в связи с изменением в квалификационных справочниках (раньше «инженер по охране труда», теперь — «специалист по охране труда»).

Пример 1. Если горнорабочего, задействованного на маркшейдерских работах, назвать просто рабочим, Пенсионный фонд не зачтет период его работы как льготный для назначения досрочной пенсии. Необходимо, чтобы название соответствовало указанному в Едином квалификационном справочнике и списках, которые утверждены Постановлением Кабмина.

Пример 2. Если вы принимаете на работу грузчиком несовершеннолетнего, у инспекции по труду могут возникнуть вопросы (подросток 17 лет не должен поднимать больше 4 кг), а значит, лучше назвать позицию не «грузчик», а, например, «работник отдела логистики».

Как уведомить заказчика об изменениях

После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации.

Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о получении сообщения самим контрагентом, пока он не докажет обратное.

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений. В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:

• в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
• в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

ВАЖНО! Исполнитель должен удостовериться в приеме покупателем данного документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении

В противном случае в период доставки уведомления он может перечислить деньги на ваш старый расчетный счет.

Перевод или переименование

Если в штатный состав официально внесены все изменения (переименования), то в трудовой книжке надо произвести аналогичную запись примерно в такой форме: «Радиологический отдел службы безопасности» переименован в «Отдел радиационной безопасности».

Некоторые кадровики считают, что записи об изменении названия отдела должны оформляться таким же образом, как записи о переводе работника в другое подразделение.

Для такого мнения есть некоторые основания, так как перевод работника в другой отдел считается изменением одного из существенных условий трудового договора, которым и является название подразделения.

Расшифровывая эту сложную формулировку, можно сказать, что название отдела (подразделения, службы, дирекции) и должности, занимаемой работником, указаны в договоре, поэтому они являются его существенными условиями

А любое изменение существенных условий договора (при этом неважно, какую именно работу выполняет человек) традиционно считается переводом среди старых кадровиков и именно так и оформляется в трудовой книжке из-за того, что в Инструкции не разработано четкое определение по этому поводу

Действительно, в Инструкции нет указаний на такие записи, как «отдел … переименован». Поэтому зачастую изменение названия отдела, управления, дирекции или подразделения оформляют как перевод. Тем не менее, более разумно написать в трудовой не «Переведен в Отдел радиационной безопасности», а так, как указано выше.

Хотя в Инструкции нет ясной формулировки записи в трудовой книжке вследствие изменения названия отдела, надо различать изменение самого отдела от изменения названия отдела, в котором работает сотрудник.

Изменение самого отдела (его состава, функций и так далее) повлечет за собой запись о переводе. Изменение названия отдела будет считаться трансформацией существенных условий трудового договора, которые не имеют отношения к переводу и не требуют обязательного согласия сотрудника.

Изменение названия отдела (если условие о работе в конкретном отделе было включено в договор, подписанный с работником) может классифицироваться как модификация его условий (абзац 3 части 2, абзац 2 части 4 статьи 57 Трудового кодекса РФ).

Эти изменения могут быть выполнены:

• по соглашению между работником и администрацией}
• по приказу работодателя в связи с трансформацией организационных условий работы (статья 74 Трудового кодекса РФ).

Если трудовые обязанности и функции сотрудников не изменились после изменения названий должностей или отделов, и в реальности сотрудники не переходят в другие отделы (то есть не было слияния или реорганизации отделов), то в этой ситуации не надо регистрировать перевод.

Переименование и реорганизация

В некоторых случаях на предприятии происходит реорганизация, но сотрудники все равно не переходят в новые подразделения, а остаются на своих рабочих местах и продолжают выполнять свои ранее определенные функции и обязанности.

Например, в компании было два комбината, а теперь остался только один, потому что второй комбинат продали (закрыли, ликвидировали и так далее)

Обратите внимание, что сотрудники оставшегося комбината продолжают работать на старых местах, и функции, которые они выполняют, не изменились

Но в компании выполнена реорганизация, и множество подразделений подверглись переименованию. Например, «Аффинажный цех Комбината №1» стал именоваться просто «Аффинажным цехом», «Механические мастерские Комбината №1» стали просто «Механическими мастерскими» и так далее.

А в противоположном случае, если один комбинат разделился на два, или один отдел превратился в четыре службы, должен оформляться перевод, так как работники действительно переходят в другое подразделение.