Как оприходовать товар без сопроводительных документов

Подробности

Договор

В этих двух вариантах есть некоторые отличия. Для того, чтобы правильно составить соглашение нужно подробно описать товар, без этого договор нельзя считать заключенным. Эти сведения непременно понадобятся при оформлении отгрузочных документов, например, заполнении накладной на отгрузку продукции.

Описание товара предусматривает указание его наименования, оно должно соответствовать:

— ГОСТам и техническим условиям,

— техническому паспорту,

— сертификату качества,

— общероссийскому классификатору товаров,

— каталогам поставщика.

Также обязательным пунктом является указание количества продукции. Оно может определяться как в денежном эквиваленте, так и в единицах измерения. Количество товара должно быть согласовано по каждому наименованию. Если этот пункт в договоре отсутствует, это не значит, что договор недействителен, однако, этот момент может быть важен впоследствии, если возникнут споры и нужно будет доказывать свою правоту в арбитражном суде. Суд может признать данный договор незаключенным.

В договоре должно быть учтено следующее:

— ассортимент товара и его комплектация,

— срок поставки товара,

— стоимость.

Если речь идет о договоре поставки, то к нему должна прилагаться спецификация, где будет прописано наименование каждого товара, количественное выражение и другие параметры.

В случае отгрузки товара на основании договора поставки (если он произведен самим продавцом), первым документом будет акт приема-передачи (если товар принимается со склада производителя). В нем отражаются сведения о качестве продукции и её количестве, в соответствии с данными, указанными в договоре. Акт подписывают лица от обеих сторон, которых назначили приказам. Следующим важным документом является упаковочный лист с описанием упаковки продукции. В нем записан перечень товаров с каталожным номером, а также точный вес (брутто и нетто) и номер места. Этот документ делается в трех экземплярах, два из них находятся в коробке вместе с продукцией, а третий, является приложением к сопроводительным документам.

Другие документы

Кроме этого, оформляются документы:

— накладная (форма № ТОРГ-12) на получение продукции,

— счет-фактура либо передаточный документ,

— товарно-транспортная накладная по форме №1-Т,

— документ, подтверждающий качество и количество товара (техпаспорт либо сертификат),

— чек о произведенной оплате продукции.

Оформляя отгрузку, бухгалтерия руководствуется утвержденными Росстатом документами, однако, бывают исключения из правил. Если на предприятии разработаны свои формы, содержащие реквизиты в соответствии с положениями закона о бухгалтерском учете, то их использование вполне допускается.

Оплата товара осуществляться в соответствии с законодательством, то есть с использованием кассового аппарата.

# Схемы предоставления права на продажу товаров бренда

Правообладатель товарного знака → Вы → Ozon

Нужно предоставить один из документов:

• Ваш договор с правообладателем. Например, лицензионный договор, дистрибьюторский договор, договор купли-продажи.
• Документ от правообладателя, который предоставляет вам право использования товарного знака. Например, информационное письмо, письмо-уведомление, сертификат официального представителя.

Правообладатель товарного знака → Официальный представитель → Вы → Ozon

В качестве официального представителя могут высупать лицензиат, дистрибьютор или уполномоченный представитель.

Нужно предоставить пакет документов:

• Один из документов:
  • Ваш договор с официальным представителем. Например, лицензионный договор, дистрибьюторский договор, договор купли-продажи.
  • Документ от официального представителя, который предоставляет вам право использования товарного знака. Например, информационное письмо, письмо-уведомление, сертификат официального представителя.
• Документ от правообладателя, который предоставляет официальному представителю право использования товарного знака и передачи его в использование третьим лицам. Например, информационное письмо, письмо-уведомление, сертификат официального представителя.

Нужно предоставить пакет документов:

• Один из документов:
  • Ваш договор с поставщиком.
  • Документ, подтверждающий факт коммерческого сотрудничества между вашей организацией и организацией поставщика (например, уведомление, письмо).
• Один из документов:
  • Договор поставщика с официальным представителем. Например, лицензионный договор, дистрибьюторский договор, договор купли-продажи.
  • Документ от официального представителя, который предоставляет поставщику право использования товарного знака. Например, информационное письмо, письмо-уведомление, сертификат официального представителя.
• Документ от правообладателя, который предоставляет официальному представителю право использования товарного знака и передачи его в использование третьим лицам. Например, информационное письмо, письмо-уведомление, сертификат официального представителя.

Более длинная цепочка

Если цепочка поставщиков состоит из большего количества участников, чем указано выше, необходимо предоставить полный пакет документов на каждого участника по аналогии с примерами выше. Все документы должны содержать подписи и печати уполномоченных лиц (организаций).

Поиск потенциальных клиентов и дилеров.

Существуют несколько способов организации системы экспортных продаж:

— прямые продажи через свой сайт

— продажа через дилеров и дистрибьюторов в зарубежных странах

— прямые продажи конечным покупателям

— работа через иностранные представительства компании

В начале пути, когда предприятие не имеет никаких выходов на зарубежный рынок, нужно использовать как можно больше возможностей для рекламы продукции своей компании:

— привлечение клиентов через англоязычный сайт компании

— размещение информации на всех международных В2В площадках в качестве свободного экспортера или платного пользователя

— поиск зарубежных торговых компаний, занимающихся реализацией подобной или смежной продукции, и направление им предложений о сотрудничестве

— участие в международных профильных выставках

— поиск конечных покупателей на В2В площадках (в разделах — Buyers) или в Интернете

При работе на новых рынках в адрес компании могут поступать предложения от зарубежных партнеров стать эксклюзивным дилером в той или иной стране

К таким предложениям нужно относится с осторожностью, так как, подписав подобный контракт на эксклюзивность прав, Вы будете обязаны продавать продукцию только через данного дилера. Но данный контракт не будет гарантировать больших продаж, так как такие компании просят время для исследования рынка и не хотят фиксировать объемы продаж

Поэтому, можно на первых порах ограничиться выдачей простого свидетельства о том, что данная компания является Вашим представителем на оговоренной территории, что не будет Вас ограничивать в работе с другими компаниями из этой страны.

Транспортные отгрузочные документы

К отгрузочным документам также относятся транспортные накладные. Если передача продукции происходит на условиях самовывоза, т. е. покупатель самостоятельно приезжает на склад или в магазин продавца и забирает ценности, транспортных накладных оформлять не нужно. Если же товар передается на других условиях, требующих транспортировки груза, в этом случае составляются отгрузочные транспортные документы, как минимум в 3-х экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и водителя.

При транспортировке транспортно-логистической компанией, которая привлекает дополнительного перевозчика или водителя по отдельному договору, оригинальных экземпляров транспортной накладной должно быть, как минимум 4. В транспортных накладных обязательно указывается реквизиты перевозчика, транспорта и водителя.

При доставке автомобильным транспортом могут составляться:

• товарно-транспортная накладная формы 1-Т;
• транспортная накладная, приведенная в Приложении к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства № 272 от 15.04.2011 г.

При перевозке товара железнодорожным транспортом оформляются накладные унифицированных форм ГУ-27 и ГУ-29-О в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом МПС № 39 от 18.06.2003 г. Их составляют в зависимости от типа перевозимого груза и способа отправки.

При авиаперевозках используют авиагрузовую накладную AWB, которая не является документом, передающим право собственности на товары. Она только подтверждает передачу груза авиакомпании в аэропорту, обязанность которой — доставить его в аэропорт пункта назначения.

При импортно-экспортных продажах и перевозках грузовым автотранспортом применяется международная товарно-транспортная накладная CMR.

Во всех транспортных документах на отгрузку строки с наименованиями перевозимого груза, грузоотправителя и грузополучателя должны полностью совпадать с данными, указанными в УПД или счете-фактуре, товарной накладной.

К отгрузочным документам поставщика могут дополнительно прикладываться:

• сертификаты, техпаспорта и другие документы, удостоверяющие качество и комплектность продуктов;
• упаковочный лист со списком передаваемых товаров, их артикулами, номерами мест, весом брутто и нетто;
• кассовые чеки, подтверждающие оплату.

Документальное оформление

Подтверждением заключения договора розничной купли-продажи, кроме кассового чека, может служить товарный чек (ст. 493 ГК РФ). В большинстве случаев выписывать товарный чек необязательно, но возможно (например, по требованию покупателя).

Товарный чек должен быть оформлен обязательно при продаже следующих товаров населению:

при разносной торговле, за исключением продовольственных товаров (п. 20 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);

текстильных, швейных, трикотажных, меховых изделий (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);

технически сложных товаров бытового назначения, например бытовой радиоэлектронной аппаратуры, средств связи, фото- и киноаппаратуры, музыкальной аппаратуры, электробытовых приборов и т. п. (п. 47 и 51 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);

автомобилей, мототехники, прицепов, номерных агрегатов (п. 60 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);

драгоценных металлов и драгоценных камней (п. 69 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);

животных и растений (п. 80 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);

оружия и патронов (п. 101 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);

строительных материалов и изделий (п. 111 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);

мебели (п. 117 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55).

Как оформить покупателю возврат товара поставщику

Возврат товаров поставщику сопровождается возвратной накладной (например, по форме N ТОРГ-12 с отметкой: «Возврат товаров») или актом возврата товаров поставщику.

Документы на возврат товара от покупателя поставщику передаются вместе с возвращенным товаром.

Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.

Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

При этом покупателю выставлять счет-фактуру на возврат товаров не нужно.

Торговля за наличный расчет

При продаже товаров в розницу за наличный расчет (или с использованием платежных карт) оформите и выдайте покупателю кассовый чек. Таковы требования статьи 493 Гражданского кодекса РФ и пункта 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

При ведении отдельных видов деятельности при торговле товарами кассовый чек можно не выдавать. К таким видам деятельности, в частности, относится:

обеспечение питанием учащихся и сотрудников в учебных заведениях;

торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах;

торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции.

Полный перечень видов деятельности, при которых кассовый чек можно не выдавать, установлен в пункте 3 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Кроме того, применять ККТ не обязательно при ведении деятельности, облагаемой ЕНВД (п. 2.1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Внимание: за неприменение в установленных законодательством случаях ККТ предусмотрена административная ответственность (ст. 14.5 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или штраф

Размер штрафа составляет:

Меры ответственности – предупреждение или штраф. Размер штрафа составляет:

для организации – от 30 000 до 40 000 руб.;

для должностного лица организации (например, руководителя, кассира-операциониста (продавца)) – от 3000 до 4000 руб.

Такие правила установлены в статье 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Политика конфиденциальности

Оператор обязан предоставить покупателю доступ к документу, регламентирующему условия сбора и обработки персональных данных (ст. 18.1. ФЗ № 152-ФЗ). 

Называется такой документ — Политика конфиденциальности или Политика в отношении обработки персональных данных. Можно составить Политику самостоятельно, можно воспользоваться конструкторами, можно сходить к юристу и проконсультироваться. Все зависит от наличия времени, бюджета и масштаба интернет-портала.

Шапка политики ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ в отношении обработки персональных данных 1. Общие положения 1.1. Настоящая политика обработки персональных данных составлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006. №152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «ТОРГОВЫЙ ДОМ «ВЕСЕЛЫЙ ЖРЕЦ» ОГРН _________ (далее — Оператор).

 Что обязательно указывать в Политике конфиденциальности:

• данные оператора (название, регистрационные номера, место нахождения);
• какие данные собираются;
• цель сбора и обработки;
• что будут делать с персональными данными и каким способом;
• срок, на который дается согласие;
• как отозвать согласие;
• уведомление об использование файлов cookie;
• дата размещения политики и условия ее изменения.

Из Политики:

Цель обработки персональных данных Пользователя:

• информирование Пользователя посредством отправки электронных писем;
• заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров;
• предоставление доступа Пользователю к сервисам, информации и/или материалам, содержащимся на веб-сайте.

Проверки по наличию политики на сайте проводят органы Роспотребнадзора, после чего прокуратура выносит определение и отправляет дело в суд. Отсутствие политики оформляется актом изготовления скриншота, который также передается в суд в качестве доказательств. 

Из формы на сайте:

Нажимая кнопку «отправить» я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии с условиями Политики конфиденциальности.

Расчеты наличными

Форма расчета по договору может быть любой

То есть неважно, как товар будет оплачен – наличными, корпоративной платежной картой или безналичным переводом. Это следует из пункта 5 статьи 454, пункта 1 статьи 492, статьи 506 Гражданского кодекса РФ

Однако учитывайте ограничение на расчеты наличными между организациями. Оно действует и для предпринимателей. Так, установлено предельное значение в 100 тыс. руб. на расчеты в рамках одного договора. Это ограничение не затрагивает расчеты при помощи платежных карт, ведь они являются инструментом безналичных расчетов. Правда, банк-эмитент вправе сам устанавливать ограничения на получение средств по картам клиентов. Все это следует из положений пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У и пункта 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Кроме того, при продаже товаров оптом за наличный расчет нужно соблюдать кассовую дисциплину. То есть применять ККТи выдавать покупателю кассовый чек. За несоблюдение установленного порядка применения ККТ предусмотрена административная ответственность. Это следует из пункта 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ и статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Доверенность

Ситуация: обязательна ли доверенность от покупателя на получение груза при отгрузке товара?

Ответ на этот вопрос зависит от того, где происходит отгрузка товара. Возможны два варианта.

1. Отгрузка происходит за пределами территории покупателя. В этом случае представитель покупателя должен предъявить доверенность. Ее передают поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей лицу, указанному в этой доверенности.

Форму доверенности утверждает руководитель организации-покупателя. Это может быть документ по унифицированным формам № M-2 и № M-2a. Иногда утверждают самостоятельно разработанные формы. Их нужно проверить на наличие всех необходимых реквизитов. Все это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтверждено в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

2. Товар отгружают на складе покупателя. Например, груз доставляет продавец или сторонний перевозчик. В этом случае доверенность может не потребоваться. Однако зафиксировать, что получатель товара действительно является сотрудником покупателя, все же необходимо. Для этого ответственный за приемку представитель покупателя должен поставить на экземпляре накладной поставщика свою подпись о том, что товар получен. Рядом с подписью он должен поставить печать своей организации, то есть покупателя.

Такой вывод следует из положений пункта 45 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и пункта 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

Ситуация: можно ли доверенности по унифицированным формам № М-2 и № М-2а не заверять подписью главного бухгалтера и печатью организации?

Ответ: нет, нельзя.

Если доверенности по формам № М-2 и № М-2а утверждены руководителем организации в качестве рабочего документа, то подразумевается, что все поля и графы этих бланков должны быть заполнены. А в бланках форм № М-2 и № М-2а предусмотрены в частности:

подпись и расшифровка подписи главного бухгалтера;

место для печати.

Следовательно, доверенность должна быть заверена подписью главного бухгалтера и печатью организации.

Такой порядок следует из содержания унифицированных форм № М-2 и № М-2а и Указаний по их заполнению.

Совет: если вы не хотите ставить печать на доверенность по форме № М-2 или № М-2а и визировать ее бухгалтером, то разработайте свой бланк доверенности. Место для оттиска печати и подписи бухгалтера в нем не указывайте.

Из положений статей 185–189 Гражданского кодекса РФ не следует, что главный бухгалтер должен своей подписью скреплять доверенность на получение ТМЦ, а сама доверенность должна быть заверена печатью. В этой части унифицированные формы доверенностей № М-2 и № М-2а противоречат нормам гражданского законодательства. Кроме того, с 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вообще могут не иметь печатей (ст. 2 и 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).

Чтобы у контрагентов не возникло вопросов о неполном заполнении унифицированных форм, разработайте свой бланк доверенности. За основу можно взять, например, унифицированную форму и исключить из нее ссылку на постановление Госкомстата России, строку для подписи главного бухгалтера, а также место для печати.

4.1. Выбор перевозчика и страхование груза

Все
перевозимые грузы страхуются. Для чего, после выбора перевозчика и размещения у
него заказа на перевозку, специалист ТТО, ответственный за организацию данной
перевозки, оформляет заявление на страхование груза. Заявление составляется на
специальном бланке страховой компании. Заявление подписывается директором
департамента логистики, регистрируется логистом-аналитиком и отправляется
факсом в страховую компанию.

Страховая
компания представляет страховой полис на груз и счёт за услуги. Специалист ТТО,
ответственный за данную перевозку, проверяет правильность описания в полисе
оборудования, его стоимости и условий страхования. Оплата счёта производится
аналогично оплате услуг перевозчика.

Список необходимых для сделки документов

Обратите внимание! Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации

Итак, запрашиваем документы контрагента для заключения договора поставки.

Документы о статусе юрлица и правомочиях лица, подписывающего договор

1. Учредительные документы, а именно:
   • устав предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
   • договор об учреждении или учредительный договор;
   • выписка из ЕГРЮЛ не старше 30 дней.
2. Протокол или решение о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия. Если подписывает договор не единоличный исполнительный орган (т.е. не директор, указанный в выписке ЕГРЮЛ), а другой сотрудник организации, то необходимо запросить заверенную копию доверенности, подписанной директором. Нотариальная форма в данном случае необязательна. Если вместо директора у фирмы управляющая компания, то без доверенности подписывает договоры поставки директор управляющей компании. Здесь нужно запросить решение организации-УК о назначении директора и решение о передае УК полномочий управления.

Документы о добросовестности налогоплательщика

1. Свидетельства/выписки о постановке на налоговый учет.
2. Доказательства уплаты НДС.
3. Бухгалтерский баланс

Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.

Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение). 

***

Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации

Рассмотрим, как внести данные о поступивших товарах в систему Quick Resto:

1. Зайдите в раздел Склад → Приходные накладные.

2. Создайте новый документ «Приходная накладная».

3. Укажите дату получения товара.

Если кладовщик не успел внести товары в систему сразу после приёмки, их можно оприходовать задним числом

. После этого Quick Resto автоматически пересчитает все продажи, остатки на складе и выведет актуальные значения на нужную дату.

4. Выберите поставщика или добавьте нового.

5. В самой накладной выберите из списка или введите новый товар, укажите его стоимость за одну единицу и количество.

Общую сумму по каждому товару и сумму всей поставки система рассчитает сама. И наоборот: если поставщик в накладной указал только количество товара и общую сумму — в этом случае Quick Resto рассчитает стоимость одной единицы товара.

6. Укажите стоимость доставки в накладной. Quick Resto позволяет сразу отражать расходы на доставку и не создавать отдельные документы по ним. Стоимость доставки можно указать как расходную статью в финансовом модуле, но тогда она не будет относиться к конкретной поставке.

7. Сохраните приходную накладную.

Узнайте, как автоматизировать приёмку товаров на склад. Запишитесь на бесплатную консультацию:

Заносите все поступающие товары в Quick Resto сразу после приёмки. Так в любой момент вы будете видеть актуальные остатки товаров на складе. Также Quick Restoследит за количеством товаров на складе и отправит письмо вам на почту, когда тот или иной продукт заканчивается.

Смотрите подробную видеоинструкцию, как завести продукты и приходную накладную в Quick Resto: