Виды бухгалтерских документов и их назначение

Из чего состоит бухдокументация

Бухгалтерский документ представляет собой оформленное свидетельство, подтверждающее факт и подлинность совершения операций, касающихся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также право на совершение таких операций или же материальную ответственность того или иного лица. Финансово-бухгалтерская документация является основой ведения бухучета в учреждении.

Принимаются к учету, только если они составлены по утвержденному формату, зарегистрированному в альбоме унифицированных форм. Организация также может использовать самостоятельно разработанные бланки и регистры, формат которых закреплен соответствующим приказом и отражен в учетной политике учреждения. Если бухучет ведется на основании самостоятельно разработанных бланков, то они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты в соответствии с 402-ФЗ:

• название и дата формирования;
• полное (краткое) наименование организации-составителя финансовой документации;
• содержательная часть производимой операции, а также ее измерители в натуральном и финансовом выражениях;
• список должностных лиц (с указанием Ф.И.О. и должностей), ответственных за исполнение процедуры, и их личные подписи.

Оформление Финансовых документов и отчетов

Однако, при их отсутствии на месте, право может быть передано другим сотрудникам.

Для выполнения доверенности на право подписи необходимо оформить её в письменной форме на бланке организации, а также поставить печать. В доверенности указывается следующая информация:

• дата и город оформления доверенности;
• паспортные данные сотрудников, на которых составляется доверенность, а также их подписи;
• срок, в течение которого документ остается действительным.

Внешнеэкономическая деятельность – это одновременно и широкие возможности для развития компании, и возникающие при этом сложности. ВЭД требует не только поиска контрагентов за рубежом, но и вдумчивого оформления документов. Информация о том, как оформляется договор между партнёрами по внешнеэкономическим операциям вот здесь. Финансовые документы – важнейшая часть документооборота компании. Из них можно узнать о финансовом состоянии организации, прибыли и убытках.

Финансовые бумаги важны и при осуществлении транспортировки груза через границу. Документы, требующиеся для таможенного оформления, несут в себе информацию таможенной стоимости груза, его характеристиках, условиях поставки и так далее. Они свидетельствуют о финансовом аспекте конкретной перевозки груза.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы».

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Одним из главнейших документов организации является финансовая отчетность. Именно ее предоставляют в налоговые органы финансовые организации. Основной целью финансовой отчетности является отображение текущего финансового состояния предприятия. Финансовая отчетность формируется каждый период. Согласно новому законодательству, окончательное формирование финансовой отчетности должно происходить в конце года, на основе ежеквартальных экономических показателей.

Фундамент, на котором формируется финансовая отчетность, это бухгалтерский баланс предприятия. Он должен сводиться ежемесячно – для внутренней отчетности и ежеквартально – для налоговых органов. Бухгалтерский баланс представляет собой структуру активов и пассивов организации.

Документальная ревизия

Документальная ревизия является одной из самых распространенной формой контроля документов в финансовом праве. Основная цель ревизии состоит в контроле над полнотой исполнения законодательства Российской Федерации в своей финансовой, операционной, инвестиционной и других видах деятельности. Она отслеживается в вопросах наличии, движения всех ресурсах, в том числе финансовых, материальных, человеческих и научно-технических. Документальная ревизия проводится как государственными органами, так и руководством компании на постоянной и обязательной основе. Основные задачи:

• Соблюдение дисциплины и обнаружение нарушений в составлении всех форм финансовых документов.
• Проведение профилактики в плане нарушений финансовой дисциплины.
• Проверка полноты заполнения всех финансовых списков, подавших документов.
• Проверка соблюдения документов, внутренним положениям, а также финансовым законам страны.
• Наблюдение за сохранением ресурсов компании, а также контроль за их расходом.

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

• название;
• дату оформления;
• наименование фирмы (всех участников сделки);
• расчетный банковский счет и реквизиты;
• название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
• ФИО ответственных лиц с их подписями;
• печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

• заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
• заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
• обязательно указываются все реквизиты;
• внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
• подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

Образцы заполнения

Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

• название;
• данные об организации;
• вид сделки;
• натуральный и финансовый эквивалент операции;
• дата составления;
• персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

• данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты);
• вид деятельности по ОКДП для продавца;
• данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем);
• номер и дата договора;
• данные перевозчика (если используются его услуги).

Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

• сумма;
• наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП);
• ФИО плательщика и его банк;
• банк получателя и его счет;
• назначение платежа;
• дата оформления;
• подписи.

Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

• данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН);
• информация об отправителе и получателе;
• названия товаров, их количество, стоимость и цена;
• итоговая цена за акциз;
• налоговая ставка;
• место производства;
• номер декларации.

Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

• дата составления;
• сумма долга;
• условия оплаты;
• наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения;
• банк плательщика;
• ФИО плательщика;
• назначение платежа.

Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

1.2.3. Основные документы финансовой отчетности

Под активами предприятия понимается перечень имеющегося имущества предприятия, в том числе и готовая продукция. Их классифицируют как оборотные и внеоборотные.

К первому виду активов, относят то имущество и средства, которые используются в процессе финансово-хозяйственной деятельности организации, а внеоборотные, это основные средства, такие как оборудование, здания и сооружения, а так же долгосрочные вклады организации в сторонние проекты и дебиторская задолженность. Кроме разделения активов предприятия на оборотные и внеоборотные, их подразделяют и по степени ликвидности, то есть окупаемости. Высоколиквидные активы, это те средства, которые могут быть переведены в денежный эквивалент в кратчайшие сроки. Поэтому, самым высоколиквидным активом предприятия является собственный капитал и чистая нераспределенная прибыль.

Помимо бухгалтерского баланса, при формировании финансовой отчетности предоставляют следующие документы:

• Отчет о прибыли и убытках предприятия за отчетный период. Данный отчет позволяет проследить динамику изменения финансового состояния предприятия и выявить тенденции изменений.
• Отчет о движении денежных средств. Данный отчет предоставляется организацией при составлении промежуточной финансовой отчетности, и может прилагаться в качестве дополнения к годовой отчетности.
• Аудиторское заключение. Данный отчет не является обязательным, и предоставляется по желанию руководства организации или по специальному запросу из налоговых или правоохранительных органов. Аудиторское заключение производят независимые специалисты аудиторской компании, основываясь на финансовой отчетности предприятия и внутренних экономических показателях организации.
• Пояснительные записки. Это дополнение к бухгалтерскому балансу и отчету о прибыли и убытках, которое составляется экономистом или главным бухгалтером предприятия. Пояснительные записки содержат все необходимые пояснения и расшифровки к предоставленным основным документам финансовой отчетности.

Финансовая отчетность является официальным документом предприятия, который играет важную роль в экономическом развитии и становлении предприятия. Поэтому, финансовая отчетность должна предоставляться организацией регулярно, и составляться квалифицированным специалистом. Помимо порядка формирования, финансовая отчетность имеет принципы, на которые основываются при ее составлении.

Срок хранения первичных документов

Каждое юридическое лицо или предприниматель обязаны хранить документы, касающиеся их хозяйственной деятельности, у себя. Существуют сроки хранения, которые нужно соблюдать. Все документы должны храниться не менее 5 лет. Это связано с тем, что проверяющие органы, в частности ФНС, осуществляют проверку каждые 3 года.

Проверенные бумаги убирают в свой архив, но в доступное место. По истечении срока хранения, руководство компании должно действовать так:

• Создать специальную комиссию из руководителей подразделений и других ответственных лиц. Это делается приказом по предприятию;
• Потом отдельно издаётся приказ об уничтожении документации, которая хранится уже более 5 лет;
• Документы не выкидываются, а сжигаются или пропускаются через измельчитель;
• Вся уничтожаемая документация должна быть внесена в специальный реестр, на основании которого составляется акт;
• Он подписывается всеми ответственными лицами.

Законодательно прописан отдельный срок хранения для документов, связанных с начислением заработной платы, уплаты по ней налогов и отчислений в ПФР – не менее 75 лет. Но хранить их можно не у себя на предприятии, а в архиве муниципального образования. Порядок действий примерно такой же, как при уничтожении:

• создаётся комиссия по приказу;
• бумаги переписываются в отдельный реестр;
• потом их увозят, работник архива выдаёт документ о принятии;
• составляется акт.

За нарушение сроков предусмотрена ответственность.

Нужно ли заверять первичку печатью

В обязательных реквизитах первичных документах печать не упомянута. Поэтому такой обязанности у организаций нет. Но есть исключения.

1. Печать обязательна в некоторых документах, форма которых утверждена нормативными актами, не относящимися к сфере бухучета. Например, расчетные (платежные) документы.
2. Если вы решили использовать применявшиеся раньше унифицированные формы документов, не внося в них никаких изменений, печать нужна, потому что эти формы содержат реквизит печати.

Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили в учётной политике, есть реквизит печати, её нужно всегда проставлять в таких документах.

Организациям целесообразно заверять оформляемые документы печатью. Это сводит к минимуму возможность его подделки, позволяет с наибольшей достоверностью идентифицировать организацию и полномочия её доверенных лиц.

Физлицо. Просто физлицо

А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.

Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.

Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.

Вот что рассказывают наши клиенты:

«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,

— Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.

«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,

— Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.

Основные понятия документации

• Первичная документация (ПД) – свидетельство, зафиксированное на бумаге, о том, что имели место определенные хозяйственные операции.
• Первичный учет – начальный этап фиксирования операций, характеризующих происходящие в фирмах действия.
• Хозяйственная операция – это событие, повлекшее за собой изменения в активах или капитале компании.

Обычно на предприятии действует следующая схема:

1. Работники получают бухгалтерские данные;
2. Проводится предварительная обработка поступившей информации и документации;
3. Оформляется первичная документация;
4. Она утверждается начальством или уполномоченными работниками;
5. Начинается процесс обработки ПД и выполнение связанных с ней действий.

Первичная документация бывает:

• Разовая, нужна один раз для подтверждения операции.
• Накопительная, оказывается нужной в течение какого-то периода, если операции проводятся не единожды. Информация из нее переносится в регистр.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Причисляются ли к бухгалтерским документам черновики, записки, вырезки из корреспонденции, просьбы работников выдать аванс?

Нет, данные сведения не подлежат бухучету.

Вопрос №2. Нужно ли начальству согласовывать с главным бухгалтером список служащих, имеющих право подписания первичной документации?

Да, бухгалтер должен знать обо всех работниках, имеющих право подписи ПД.

Вопрос №3. При утрате или гибели ПД, нужно ли сообщать об этом в налоговую?

Нет, это делать необязательно. Все равно наступит административная ответственность или наложение штрафа. Кроме того, все затраты, подтвердить которые документально не удастся, учтены при оплате налогов не будут.

Ответственность.

Как Вы уже, наверное, знаете – ответственность за
сохранность документов организации несет ее руководитель.

Нарушение порядка и сроков хранения документов акционерных
обществ и обществ с  ограниченной ответственностью в соответствии с
законодательством РФ влечет за собой административную ответственность и грозит
штрафами, как должностным лицам компании, так и самому юридическому лицу. А штрафы,
надо заметить, не маленькие.

Нарушение трудового законодательства в части порядка и
сроков хранения документов (в том числе трудовых книжек) может грозить
административной ответственностью для руководителя предприятия, штрафами и даже
дисквалификацией.

Как Вы можете судить сами – слишком дорого может обойтись
безответственное отношение к документам компании. Да и не только в штрафах дело.
Сам факт привлечения к административной ответственности, необходимость
доказывать свою правоту, тратить время на разбирательства и хождение по
кабинетам – все это слишком хлопотно и неприятно. Уж точно не для этого Вы
строили собственный бизнес. Поэтому во второй части статьи мы дадим общие
простые рекомендации, как организовать документооборот на предприятии и
обеспечить сохранность документов.

Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения» от 06.10.2000 года.

Федеральный закон от
21.11.1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

НК РФ, статья 23 пункт 1
подпункт 8

Тесты для программированного контроля

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйственные процессы и сделки, приносящие экономический результат (прибыль или убытки), составляют основу деятельности любого коммерческого предприятия. Вне зависимости от масштаба бизнеса им требуется соответствующее документальное оформление. И предприниматель без наемного персонала, и огромная компания с тысячей сотрудников, проводят такие операции и заполняют акты, отчёты, договоры по ним — разница только в объёмах документооборота.

Документы, которые описывают основные аспекты экономических процессов предприятия, называются первичными (пункт 1 статья 9 402-ФЗ). Примечательно, что универсального списка таких актов отечественное законодательство не предусматривает. Любой субъект предпринимательства наделён правом самостоятельно решать, какие первичные бухгалтерские документы будут использоваться в текущей работе и отчётности. Формы бланков утверждаются приказами руководителя и закрепляются в учётной политике компании.

Пусть единого списка нет, зато есть требования к обязательным данным в первичных учётных документах (пункт 2 статья 9 402-ФЗ):

• название;
• дата оформления;
• название компании-составителя;
• суть факта или сделки;
• величина натурального или денежного измерения операции;
• должность лица, совершившего сделку;
• подписи ответственных участников операции с расшифровками.

К первичным в бухгалтерии относятся все документы, которые описывают операции с экономическим эффектом

Первичные документы готовят по ходу рабочего процесса или непосредственно после него (если оформить во время невозможно по объективным обстоятельствам). Могут оформляться как в бумажном, так и в цифровом виде (при наличии у руководителя квалифицированной цифровой подписи). Большинство современных компаний дублируют бумажный и электронный вариант, потому что не в полной мере доверяют компьютерной версии.

Список первичной документации определяется спецификой предприятия. В большинстве случаев в список документов входят товарные накладные, акты приёмки, расчётно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордеры.

Ведение первичной документации в бухгалтерии — что это такое? Это деятельность по составлению и оформлению первичной документации в организации. В небольших фирмах этим занимается руководитель, а при масштабных объёмах работы — штатный бухгалтер с профильным образованием.

Виды первичных документов

Первичные документы бухгалтерского учета — это какие документы? Из федерального закона прямо следует, что организация самостоятельно решает, с помощью каких бумаг вести учёт. Однако на практике в большинстве случаев это один и тот же набор документов:

1. Товарная накладная. Содержит полные перечень поставленных товаров и услуг, их отдельную и общую стоимость, дату поставки. Обычно составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика.
2. ТТН или товарно-транспортная накладная. Используется при учёте транспортировки материальных ценностей и расчётов за их перевозку.
3. Счета. Выставляются по факту продажи и завершения услуги, конкретизируют их цену.
4. Акты приема-передачи или акт выполненных работ. Служат доказательством, что товар поставлен и принят заказчиком. Основание для перечисления денег поставщику. Могут быть доказательством выполнения обязательств в спорной ситуации или в суде.
5. Расчётные ведомости. Сопровождают оплату труда работников компании.
6. Приходные и расходные кассовые ордера.
7. Кассовая книга.
8. Авансовый отчёт. Подтверждает целевое расходование заранее выданных работнику средств (авансом).
9. Акт зачёта взаимных требований. Помогает при возвращении входящего НДС.
10. Бухгалтерская справка об исправлении ошибки. Универсальный документ, который помогает не только придать законную силу исправлениям в других актах, но и помогает оформить проводки, для которых нет типовых форм.

Договоры и контракты с контрагентами не входят к число первичной документации. В них указываются все условия сделок, стоимость продукции или услуг, сроки и порядок выплат. Это недостаточно конкретная информация для учёта. К тому же предусмотреть унифицированную форму для них почти невозможно: каждый контрагент будет требовать отдельных условий сотрудничества.

Акт сверки тоже не является первичным. Это необязательный документ предназначен для уточнения поставок и их оплаты, помогает сторонам проверить, все ли заранее установленные условия выполнены. Никаких ценных или новых сведений для бухгалтерского учёта в подобном акте нет.

Организация сама определяет, какие документы будут для неё первичными и утверждает их бланки внутренними приказами.

В организациях самостоятельно решают, каким будет перечень первичных документов

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

• Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
• Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
• Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
Определение периода, к которому относится документ

При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности

Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
Определение регистра, в котором будет подшит документ.
Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Денежные документы это …

К денежным документам относятся находящиеся в кассе организации документы, такие как (п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49):

• почтовые марки;
• путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников и членов их семей;
• авиабилеты;
• железнодорожные билеты и т.д.

То есть это документы, имеющую материальный носитель и имеющую некую материальную ценность.

Нужно ли учитывать в качестве денежных документов электронные авиа- и железнодорожные билеты? Нет, поскольку распечатки этих билетов проездными билетами не являются. Их можно распечатать из Личного кабинета перевозчика неограниченное количество раз, поэтому хранить распечатку как денежный документ необязательно.

Также не нужно учитывать как денежные документы ценные бумаги (они отражаются отдельно на счете 58) и бланки строгой отчетности (их отражайте на забалансовом счете 006).

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.