Как проводятся проверки фсс рф

ORA-20015: Не удалось определить состояние ЭЛН:

Для перехода в статус ‘Продлен’ необходимо добавить период нетрудоспособности;Для перехода в статус ‘Закрыт’ необходимо заполнить поля: ‘Приступить к работе с: дата’ или ‘Иное: код’;Для перехода в статус ‘Направление на МСЭ’ необходимо заполнить поле ‘Дата направления в бюро МСЭ’

Причина:

1. В системе существует ЭЛН с таким же номером и такими же данными, которые Вы присылаете (дублирование данных);

2. Присылаемые данные в ЭЛН не соответствуют этапу оформления (заполнения) ЭЛН:

• недостаточно данных для определения состояния ЭЛН;
• внесенные данные относятся к разным этапам оформления (заполнения) ЭЛН.

Что делать: 

1. Запросите актуальное состояние ЭЛН из системы, тем самым Вы исключите повторную отправку тех же данных;

2. Выполните необходимую дальнейшую операцию с ЭЛН:

• продление (добавить новый период нетрудоспособности);
• закрытие (добавить информацию о закрытии);
• направление на МСЭ (добавить информацию о направлении на МСЭ).

Обжалование акта проверки ФСС

   Акты проверки ФСС могут быть обжалованы в вышестоящий орган либо в суд.

   При этом жалоба может быть подана одновременно как в вышестоящий орган страховщика, так и в суд.

   Жалоба в вышестоящий орган подается непосредственно в данный орган в письменной форме либо в форме электронного документа. Жалоба может быть подана в течение 3-х месяцев со дня, когда лицо узнало о нарушении своих прав, это будет считаться день получения акта. Решение по жалобе должно быть принято в течение 1 месяца и в течение 3-х рабочих дней о нем должно быть сообщено лицу.

   При обжаловании акта в суде необходимо подготовить и подать в суд заявление по правилам, установленным АПК РФ. Если заявление подается физлицами (не ИП), тогда оно подлежит рассмотрению судом общей юрисдикции. В суд общей юрисдикции акт обжалуется по правилам КАС РФ. Срок для обжалования составляет 3 месяца.

СОВЕТ: не смотря на то, что срок для обжалования составляет 3 месяца, не стоит до последнего ждать и не подавать жалобу. Поскольку жалобу можно подать сразу в вышестоящий орган и в суд, следует воспользоваться такой возможностью и подать жалобу, так сказать, в обе инстанции. Если же сроки позволяют, можно сначала подать в вышестоящий орган, а потом в суд.

Требуемые документы при проверке ФСС

В процессе проверки могут быть запрошены самые разные документы, как имеющие отношение к проверяемым случаям, так и не имеющие. Конкретного перечня не существует.

Необходимость представления документации определяется по каждому проверяемому лицу сотрудником фонда самостоятельно. Вся документация должна предоставляться в виде копий, за исключением некоторых, к примеру, бланков больничных листов, которые ознакомительно могут потребоваться и в подлинниках.

Примерный перечень документов, которые может запросить ФСС.

Общие:

• учредительная документация (уставы, протоколы, решения);
• регистрационные формы, свидетельства;
• регистры бухгалтерского и налогового учетов;
• расчеты по взносам, подлежащие сдаче в пенсионный, социальный фонды;
• книги учетов доходов/расходов;
• финансовая отчетность, бухгалтерские отчеты;
• пояснительные; аудиторские заключения;
• главные книги, журналы операций, анализы счетов и субконто;
• документы банковские и кассовые;
• акты выполненных работ/услуг;
• отчеты авансовые;
• трудовые договора, штатные расписания, табеля учета времени работы, кадровые приказы, заявления сотрудников, трудовые книжки.

Специальные – связанные с выплатами по расходам на страхование:

• больничные листы – проверяются особенно пристально;
• документы, связанные с расчетами сумм пособий – договора, доп. соглашения, приказы и заявления, справки с других мест занятости, справки от супруга/супруги страхового лица, судебные решения, свидетельства о рождении/усыновлении детей, справки из загса;
• непосредственно расчеты сумм в произвольной форме;
• документы по выплате пособий, и прочие документы.

Результаты проверок ФСС

Оформление в виде справки происходит не позднее последнего дня проверки, может быть и раньше. В документе указываются предмет и сроки проверки.

Непосредственно результаты описываются в течение двух месяцев в акте проверки за подписью руководителей фонда и проверяемой организации. По камеральным проверкам акты не составляют.

Бывают ситуации, когда руководитель предприятия не желает подписывать акт, тогда необходимо оформить отказ, сделав соответствующую надпись.

Акт о проверке должен быть вручен представителю организации. Когда вручение лично невозможно, акт может быть отправлен почтой, датой вручения будет шестой день с даты отправки письма.

На изложение возражений организации отведено по закону 15 дней с момента получения акта.

Если есть замечания, директору фирмы нужно изложить их на экземпляре акта перед своей подписью. По прошествии 10 дней после завершения срока принятия возражений фондом будет вынесено решение о результатах проверки.

В процессе проверки могут быть выявлены расходы, произведенные с нарушением норм, не подтвержденные необходимыми документами. Такие расходы подлежат снятию из сумм в расчетной ведомости. Соответственно, подобные расходы не могут быть приняты фондом к зачету и возмещению страхователю.

В ситуации, когда расходы уже были возмещены плательщику, фонд имеет право отозвать не принимаемые суммы, а если предприятие отказывается вернуть денежные средства, ФСС имеет право обратиться с исковым заявлением в суд.

Если было выявлено, что работнику произвели неверно расчет сумм, делается корректировка базы и пособий в сторону увеличения или уменьшения.

Соответствующие исправления оформляются бухгалтерскими справками, в больничный лист вносятся изменения.

Какие документы потребует ФСС при проверке

Первое, что проверяется сотрудниками ФСС – это отчеты 4-ФСС и 4а-ФСС. Организация в обязательном порядке должна хранить эти отчеты не менее 5 лет, так как на основании предыдущих периодов рассчитываются будущие пособия.

Помимо этого, проверяющий может запрашивать и иные документы. Первоначально документы запрашиваются в устной форме, а если сразу они предоставлены не будут, то направляется письменный запрос, исполнить который проверяемый обязан в 10-дневный срок. Если вдруг проверяемая компания в 10 дней не укладывается, она вправе попросить его продлить. Для этого в ФСС направляют письмо, в котором указывается просьба о продлении срока, а также обоснование его продления. В ответ ФСС направит решение, в котором срок может быть продлен, либо откажет в его продлении.

Как оформляют результаты проверок

Результаты камеральной и выездной проверки сотрудники фонда оформляют по-разному.

Если по итогам камеральной проверки сотрудники ФСС не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие составляют акт камеральной проверки в течение 10 рабочих дней со дня ее окончания (п. 1 ст. 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке. Далее в течение двух месяцев с этой даты сотрудники ФСС оформляют акт выездной проверки.

Не согласны с актом проверки или его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (п. 5 ст. 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда обязан сообщить плательщику взносов о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из пункта 2 статьи 26.20 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ФСС выносит одно из двух возможных решений:

• о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
• об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.

Решение принимают в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту (п. 1 ст. 26.20 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Решение территориального отделения фонда можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (п. 1–3 ст. 26.21 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Проверяемые документы при выездной проверке ФСС

Во время проведения ревизии, сотрудники ФСС имеют право запросить от страхователя нужные документы, получить объяснения и сверить учетные показатели.

Чаще всего инспекторов интересует верное назначение и выплата пособий, оплата путевок, которая финансируется за счет фондовых средств.

Не забывайте о том, что предприятию следует обязательно сохранять все документы, которые каким либо образом пересекаются с расходами на необходимую социальную страховку как минимум в течение пяти лет. Во время проверки специалисты довольно часто требуют и дополнительную документацию.

Если же страхователь откажет в их передаче, инспекторами будет оформлено требование на специальном бланке. Предприятию дается срок не более десяти дней, для того чтобы собрать нужный пакет документации.

Плановые и внеплановые проверки ФСС

   Плановые проверки так называются, потому что они должны проводиться в соответствии с планом-графиком проверок, т.е. планироваться заранее. План-график должен быть утвержден приказом руководителя территориального органа фонда. При этом такие мероприятия должны проводиться не чаща 1 раза в год и не реже 1 раза в 3 года в отношении одного лица.

   Необходимость в проведении внеплановых проверок возникает, если поступила, например, жалоба или обращение гражданина, юрлица или ИП. Чтобы проверить доводы жалобы (обращения) необходимо провести контрольные мероприятия, а поскольку такая процедура не планировалась, поэтому она и называется внеплановая.  

Какие документы может запросить ФСС в ходе проверки?

   В ходе проведения проверки должностные лица ФСС вправе запросить документы, которые имеют отношение к предмету контроля.

   Таким образом, когда проверяющие запрашивают какие-либо документы, необходимо проверить, имеют ли эти документы отношение к конкретной ситуации. Если документы не относятся к предмету вылазки, соответственно необходимо ответить, что проверяющие запрашивают документы не в рамках.

   Необходимо быть внимательным и осторожным при отказе проверяющим предоставлять документы, поскольку лицо за отказ в предоставлении документов может быть привлечено к ответственности.

Правовой статус фонда

Правовой статус ФСС определяется в соответствии с действующими федеральными законами. Такая организация относится к категории внебюджетных, поэтому при условии наступления страхового случая Фонд имеет право назначать и проводить соответствующие проверки с целью идентификации возможных нарушений.

При перечислении страховых взносов работники внебюджетной организации могут проверять пакет документов, которые имеют непосредственное отношение к выплатам страхового обеспечения. Ввиду того, что средства ФСС не являются частью региональной бюджетной системы, они не могут быть изъяты с банковского счета.

Отчетность Фонд социального страхования контролирует председатель управления организации. С определенной периодичностью председатель ФСС должен предоставлять отчет об исполнении бюджета.

ФСС является специализированным финансовым учреждением кредитного типа, которое создано при Правительстве РФ. Основная задача такой организации заключается в управлении средствами социального страхования.

Правовой статус Фонда позволяет организации проводить страхование лиц, которые самостоятельно обеспечивают себя работой. При этом условия страхования определяются некоторыми законами федерального значения в отдельно взятом регионе. Помимо этого, ФСС имеет полное право:

• предоставлять отсрочку уплаты страховых взносов плательщику;
• инициировать обращение в арбитражный суд;
• проводить со страхователей взыскание по причине недоимки страховых взносов;
• самостоятельно назначать и проводить экспертизу (при необходимости);
• проводить проверку документов по учету страховых взносов.

При условии невыполнения плательщиком своих непосредственных обязанностей по внесению страховых платежей может проводиться начисление пени. Отсрочка плательщику предоставляется в соответствии с установленными федеральными законами случаями.

Будучи внебюджетной организацией, Фонд социального страхования должен своевременно информировать страхователей и в случае необходимости принимать меры по сохранению финансовой устойчивости

При разработке тарифов регулярных страховых взносов представители ФСС должны обязательно брать во внимание мнения компаний, выступающих в качестве работодателей

Все имеющиеся средства фонда имеют целевое значение. Соответствующие выплаты могут быть проведены только в определенных направлениях социального страхования. Зачисление средств на личные счета плательщиков недопустимо. Чтобы обеспечить контроль за своевременностью и порядком начисления средств, при таких организациях создаются специальные комиссии. В состав последних входят представители администрации и профсоюзов.

Отчетность в ФСС

Форма 4-ФСС

1 файл(ы) 345.00 KB

Крайний срок предоставления квартальной отчетности в бумажном виде — не позднее 20-го числа месяца, который следует за отчетным кварталом. Для компаний, в штат которых входит 25 и более человек, отчет о проведении выплат можно подавать в электронном виде. В этом случае срок сдачи документации может быть отсрочен до 25-го числа.

Варианты сдачи отчетности

Отчеты о совершении выплат сдаются в территориальное отделение Фонда социального страхования. Номер отделения, к которому прикреплен плательщик можно узнать по карточке. Последняя оформляется при регистрации в фонде в качестве страхователя. Существует несколько различных вариантов сдачи отчетности в такую организацию.

Вариант №1. Сдать отчет лично в руки сотруднику ФСС

Такой способ является наиболее проверенным. В случае личного посещения регионального отделения ФСС полностью исключается вероятность возникновения ситуаций, при которых отчет может где-то затеряться. Кроме этого, плательщик сможет мгновенно ответить на вопросы инспектора и прокомментировать конкретную строчку в заполненному документе.

Единственная проблема такого способа заключается в том, что плательщик должен тратить личное время и свои нервы для сдачи необходимой документации. А при определенных обстоятельствах на разрешение данного вопроса может потребоваться от нескольких часов до одного дня. Наиболее целесообразным решением здесь является привлечение помощника, который сможет выполнить поставленную задачу.

Вариант №2. Отправить документацию в электронном виде

Отправит отчет таким образом можно не покидая пределов собственного офиса. Крайний срок сдачи увеличен на пять дней, что позволяет без спешки подготовить всю необходимую документацию. Однако чтобы воспользоваться таким способом, между плательщиком и страховщиком должен быть дополнительно заключен договор о предоставления отчетности в электронном виде. Наиболее проблемным моментом такого способа являются возможные технические сбои, в результате которых представители ФСС могут получить отчет с ошибками. С порядком подготовки отчетности в электронном виде можно ознакомиться в этом документе

Сдача отчетности в ФСС

1 файл(ы) 686.50 KB

Вариант №3. Отправить отчет по почте

Этот способ тоже является достаточно удобным, так как избавляет от необходимости тратить время на посещение ближайшего представительства ФСС. Однако здесь также возможен вариант появления некоторых ошибок. Это обусловлено тем, что после получения отчета сотрудники ФСС вбивают данные в базу ручным способом. Здесь нельзя полностью исключить пресловутый человеческий фактор.

Чтобы минимизировать вероятность ошибки, целесообразнее всего прибегать к реализации такого способа только в случае нулевой отчетности или при условии, если очень сильно поджимаю сроки. Конверт необходимо отправлять заказным письмом и делать подробную опись всего вложения. Такая опись вместе с уведомлением о вручении будут выступать в качестве подтверждающих документов.

Штрафные санкции

При условии несвоевременной сдачи отчетности в ФСС на плательщика может быть наложены штраф, размер которого составляет 5% от суммы страховых взносов. При этом итоговый размер штрафного взыскания не должен быть более 30-ти процентов указанной суммы, но и не менее 1000 рублей. В случае неуплаты или уплаты неполной суммы на страхователя также может быть наложен штраф. В этом случае его размер держится на уровне 20% от неуплаченной суммы страховых взносов.

Проверяет Пенсионный фонд

В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).Обороты по счетам расчетов по страховым взносам, а также отраженные на этих счетах показатели сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме-4 ФСС;7) организационно-распорядительные документы, например приказы, действующие в проверяемом периоде, локальные акты (коллективные договоры), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, договоры гражданско-правового характера.

Кто обязан уплачивать взносы в ФСС

Юридические лица и ИП обязаны уплачивать ежемесячные взносы в ФСС. Размер взносов: 2,9% от среднего годового оклада каждого сотрудника. Также работодатели обязаны отчислять взносы в Пенсионный Фонд и уплачивать НДФЛ.

Переводы от компаний и ИП зачисляются в бюджет фонда. Полученные средства используются на выплату пособий и предоставление льгот. За неуплату взносов предусмотрена административная или уголовная ответственность. На категорию взыскания влияет сумма и срок неуплаты.

У работников есть право самостоятельно уплачивать взносы. Если все сотрудники платят за себя сами, компания освобождается от социальных налогов. Работодатель не имеет право отказать сотруднику в праве на самостоятельную уплату взносов.

Если человек работает за «серую» зарплату и не перечисляет страховые взносы, они лишает себя большей части гарантированных пособий. Таким сотрудникам не оплачивают больничные листы и выплачивают декретные пособия по минимальной ставке.

Какие проверки проводит ФСС

Различают несколько видов проверок ФСС (Закон №255-ФЗ):

• Камеральная – при такой проверке производят сверку выплат по страховому обеспечению исходя из заявлений по возмещениям, либо информации из налоговой;
• Внеплановая выездная – проводится если в соцстрах поступила жалоба от застрахованного лица, предполагающего, что начисление страхового обеспечения ему произвели неправильно;
• Плановая выездная – такая проверка проводится вместе с налоговой с целью определения правильности выплат по страховому обеспечению;
• Проверка, необходимая для определения правильности расчетов, а также своевременности и полноты уплаты взносы, подлежащие к уплате до 2017 года.

Основная цель всех проверочных мероприятий заключается в контроле за соблюдением компаниями норм законодательства РФ. Камеральная проверка проводится при получении каждого отчета от компании. Если по итогам «камералки» будут выявлены нарушения или вынесено решение, ФСС направит в адрес проверяемого акт проверки. Если «камералка» проходит успешно, то никаких актов компаниям не направляют.

Вводная информация

Правоотношения в сфере обязательного социального страхования урегулированы Законом № 255-ФЗ. В частности, условия, размеры и порядок обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию, определены п. 1 ст. 1 названного закона. Согласно п. 1 ст. 2 Закона № 255-ФЗ такому виду страхования подлежат лица, работающие по трудовым договорам. А страхователями по указанному виду страхования являются лица, производящие выплаты физическим лицам, подлежащим страхованию (пп. 1 п. 1 ст. 2.1 Закона № 255-ФЗ), к которым в полной мере можно причислить и бюджетные учреждения.

По общему правилу выплату страхового обеспечения застрахованным лицам страхователи осуществляют в счет уплаты страховых взносов. То есть сумма страховых взносов, подлежащих перечислению страхователями в ФСС, уменьшается на сумму расходов по выплате страхового обеспечения застрахованным лицам. Если начисленных страхователем страховых взносов недостаточно для выплаты в полном объеме, то страхователь обращается за необходимыми средствами в органы ФСС по месту своей регистрации (п. 1, 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).

Проверяемые ФСС периоды и длительность

Проверяться могут периоды в течение последних трех лет работы предприятия/ип, предшествующих году составления решения о проверке.

При проведении выездной проверки ФСС могут проверяться и отчетные периоды незаконченного календарного года. Повторная проверка уже проверявшихся периодов разрешена. Обычно повторные проверки назначаются при процедурах реорганизации/ликвидации плательщика либо при предоставлении уточняющего расчета.

Срок длительности проверки определяется индивидуально по каждому предприятию, учитывая несколько факторов – численность сотрудников, объема документов к изучению. В обычных случаях сроки проверки ФСС не превышают одного месяца.

В отдельных ситуациях они могут быть продлены до двух либо трех месяцев. При существовании у организации филиалов по одному месяцу отводится на проверку каждого из них.

Организации отводится период в десять дней по календарю на представление запрашиваемой документации. В случаях, когда фирма не успевает уложиться в срок, необходимо письменно обратиться с просьбой об отсрочке с указанием причин и реального срока.

Руководитель фонда рассмотрит заявление и вынесет решение о предоставлении отсрочки – положительное или отрицательное.

Регулярность

В зависимости от временного фактора, проверки классифицируются на:

• Плановые;
• Внеплановые.

Посещение ревизоров в соответствии с установленным планом производится с целью подтверждения всех фактов выплат застрахованным лицам суммы пособий, отвечающей объему выделенных фондом средств.

Внеплановые проверки допускаются в тех случаях, когда работодатель получил крупную сумму денежных средств от ФСС для осуществления выплат. Кроме этого, с отклонением от запланированного графика ревизоры могут прибыть к страхователю для установления:

• Подлинности подтверждающей документации;
• Выявления отклонений в регулярности внесения страховых платежей;
• В связи с поступлением жалоб от застрахованных лиц в отношении неполной выплаты компенсаций.

Также страхователю следует ожидать ревизионной комиссии в том случае, если возник спор между двумя сторонами – либо между страхователем и страховщиком, либо между страхователем и застрахованным лицом (группой лиц).

Регулярность визитов ревизионной комиссии устанавливается руководством фонда. Как правило, существуют установленные временные рамки, за какой период проверяет ФСС:

• Ежегодно;
• Поквартально;
• За выбранный отчетный период.

При этом страхователю присылается официальное уведомление и отводится срок в пределах 10 дней для подготовки всей документации, необходимой для предоставления представителям фонда соцстрахования.

Штрафные санкции ФСС

Отказ предоставить документацию расценивается как правонарушение и влечет к наложению штрафных санкций в размере 200 рублей по каждому не предоставленному документу.

Когда работодатель считает, что проверка была проведена незаконно или с нарушениями, он может обратиться с жалобой в вышестоящие органы ФСС по своему региону.

При этом обязательно нужно указать, какие нарушения были в ходе проверки – факты, сроки, решение, результаты.

Таким образом, в интересах каждого плательщика взносов своевременно реагировать на просьбы сотрудников ФСС в ходе проверок, чтобы избежать не только штрафов за непредоставление документации, но и в полном объеме получать выплаты по возмещаемым расходам.

А также быть уверенным в правильности заполнения отчетности и расчете взносов по социальному страхованию.