Особенности ведения кассовой книги индивидуальным предпринимателем

Содержание

Что такое кассовая книга

Кассовая книга – это документ, который применяется для учета всех операций по получению и выдаче наличных денежных средств из кассы предприятия.

Ведение кассовой книги

Ведет кассовую книгу кассир, контроль над правильным заполнением данного документа осуществляет главный бухгалтер. Листы кассовой книги нумеруются, прошиваются и на последнем листе указывается общее количество страниц, ставится печать и подписи руководителя организации либо индивидуального предпринимателя и главного бухгалтера.

Ведение кассовой книги осуществляется либо от руки, либо электронным способом.

При ведении ручным способом записи в книге осуществляются через копирку в двух экземплярах, пронумерованных одинаковыми номерами: первые экземпляры остаются в кассовой книге, а вторые отрезаются по линии отреза и служат отчетом кассира перед бухгалтерией. Помарки и любые исправления не допускаются. В случае внесения исправлений необходимо заверить их подписями кассира и главного бухгалтера.

При ведении кассовой книги в электронном виде листы отрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц формы. Обе страницы – верхняя и нижняя заполняются одинаково, верхняя является листом кассовой книги, нижняя – отчетом кассира.

Кассовая книга ведется ежедневно. Кассир указывает остаток денежных средств в кассе на начало дня. Записи в кассовую книгу вносятся по мере совершения операций, по каждому ПКО и РКО. В конце дня кассир обязан вывести итоговую сумму прихода и расхода за день, остаток денег на конец дня, разрезать по линии отреза вторые экземпляры, прикрепить к ним первичные документы (приходные и расходные документы, доверенности и т.п.) и сдать в бухгалтерию на проверку. Записи в кассовой книге заверяются на первом экземпляре подписью бухгалтера.

Заполнение кассовой книги

Кассовая книга имеет унифицированную форму № КО-4.

На титульном листе кассовой книги указывается ФИО индивидуального предпринимателя либо наименование организации и ее ОКПО, в случае необходимости также заполняется структурное подразделение организации. Затем проставляется год либо месяцы и год, на которые заводится книга.

Перейдем к заполнению бланка листов кассовой книги.

Вверху проставляем дату: день, месяц и год заполнения листа.

В строке «остаток на начало дня» указывается цифрами остаток денежных средств в кассе в рублях и копейках на начало дня, который переносится из строки «остаток на конец дня» предыдущего листа либо последнего листа книги за прошлый календарный год (если это первый лист нового календарного года).

1-5 столбцы таблицы заполняются данными из ПКО и РКО.

В строке 1 «номер документа» проставляется № ПКО либо РКО.

В графе 2 «от кого получено или кому выдано» указывается ФИО лица, которое сдало деньги в кассу либо которому были выданы денежные средства из кассы.

Поле 3 «номер корреспондирующего счета, субсчета» заполняется только юридическими лицами, для ИП (индивидуальных предпринимателей) это необязательно.

В ячейках 4 и 5 указываются цифрами в рублях и копейках суммы прихода и расхода.

В строке «перенос» указывается цифрами в рублях и копейках отдельно сумма всего прихода и расхода предыдущих строк.

Если остаются пустые незаполненные строки, их следует прочеркнуть буквой Z.

В строке «итого за день» указывается цифрами в рублях и копейках отдельно итоговая сумма прихода и расхода за день.

В поле «остаток на конец дня» пишется цифрами в рублях и копейках остаток денежных средств в кассе на конец дня, который исчисляется по следующей формуле: остаток на начало дня + итоговая сумма прихода за день – итоговая сумма расхода за день. Если в сумме остатка на конец дня в кассе есть деньги на выплату зарплаты либо иных выплат социального характера и стипендий, они указываются ниже в том числе.

Ниже идут подписи кассира и бухгалтера, а также указанное прописью количество ПКО и РКО.

Скачать кассовую книгу бесплатно

Скачать образец заполнения кассовой книги 2013 в формате xls

Скачать бланк кассовой книги (форма № КО-4) в формате xls

Бланк и образец кассовой книги проверены на актуальность 19.05.2013 г.

Что такое кассовая книга ИП

Для ИП кассовая книга – это специальная форма журнала, позволяющая внести данные по всем осуществляемым операциям с применением наличного расчёта с помощью ККМ. Относится к категории бух. отчётности. Обязательство по ведению подобного документа наложено на всех предпринимателей, независимо от того, с чем связана деятельность ИП, а также формы налогообложения (в том числе УСН). Госкомстатом установлена унифицированная форма КО-4. Вести книгу необходимо в течение всего календарного года. Журнал состоит из 50-ти страниц (либо 100).

Предъявляются требования к оформлению:

титульный лист кассовой книги должен содержать срок действия

Если листы в книге закончились до наступления окончания года, то требуется завести новую для продолжения записей в порядке хронологии;
на второй и последующих книгах требуется указать дату начала внесения записей и прекращения использования, что даёт возможность определять хронологический порядок;
не требуется нумеровать, прошивать, однако, эти действия не запрещены;
важно заверить печатью и подписью.. Для заполнения кассовой книги ИП разрешено использовать готовые журналы, напечатанные типографией

Ведением этого отчёта должен заниматься кассир, который ведёт работу по приёму наличности и фиксирует это действие записью в журнале. Кассиром должна быть проставлена подпись под заполненными листами журнала. По окончании рабочей смены кассир передаёт остатки средств бухгалтерии, вместе с первичной документацией («расходниками» и «приходниками»). Бухгалтер должен подписать лист журнала (либо предприниматель)

Для заполнения кассовой книги ИП разрешено использовать готовые журналы, напечатанные типографией. Ведением этого отчёта должен заниматься кассир, который ведёт работу по приёму наличности и фиксирует это действие записью в журнале. Кассиром должна быть проставлена подпись под заполненными листами журнала. По окончании рабочей смены кассир передаёт остатки средств бухгалтерии, вместе с первичной документацией («расходниками» и «приходниками»). Бухгалтер должен подписать лист журнала (либо предприниматель).

Заполнять титульный лист кассовой книги необходимо только следующими данными:

  • ФИО ИП – полностью, без сокращений;
  • временной период – год или конкретная дата, если книг несколько;
  • ОКПО.

Обязан ли ИП выдавать чек и какой штраф предусмотрен за нарушение кассовой дисциплины

Разрешено согнуть лист по линии отрыва, чтобы заполнять две части разом при помощи копировальной бумаги. Заполнение вкладного листа осуществляется шариковой ручкой. Далее требуется разрезать лист по разметке, подшить первую часть

Важно приложить первичный документ к отчёту кассира

Разрешено использовать автоматизированный учёт кассовых операций:

  1. Ведение электронной кассовой книги с последующим переносом на бумагу.
  2. Ведение книги в электронном формате с заверением ЭЦП.

Первый вариант не отличается от ручного заполнения. В конце смены заполненные листы распечатываются для предоставления на подпись бухгалтеру или ИП. Нумерацию осуществляют по сквозному принципу.

Если выбран второй способ ведения кассовой книги, то требуется:

  • позаботиться о защите информации от третьих лиц (защита паролем);
  • защитить данные от потерь или искажения путём создания резервной копии или сохранения на серверах;
  • создать ЭЦП для сотрудника, который несёт ответственность за заполнение кассовой книги в электронном виде.

Важно знать, что если книга подписана ответственным лицом, то никаких исправлений вносить нельзя. Если все указанные выше действия выполнены, то распечатка книги не требуется

Грамотно и корректно заполненная кассовая книга избавит от дополнительных рисков и издержек при проверках контролирующими органами. Неточности и ошибки в ведении этого документа караются штрафами.

В каких случаях ИП должны заполнять кассовую книгу?

ВНИМАНИЕ! ЕНВД с января 2021 года утрачивает силу на всей территории РФ. 

Что делать ЕНВД-шникам в связи с отменой спецрежима, читайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Вместе с тем ИП, несмотря на отмеченные законодательные преференции, в ряде случаев могут иметь объективную потребность в формировании кассовых ордеров (и внесении сведений о них в соответствующую книгу). Это возможно, если:

  • необходимо оформить выплату социальных пособий сотрудникам – например декретных, когда могут использоваться РКО (принимаемые ФСС к возмещению декретных);
  • ИП нужно оформить выдачу подотчетному лицу, например сотруднику, наличных денежных средств (данные о подобных операциях должны также фиксироваться в кассовой книге).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила оформления кассовых операций упростили. Также изменили требования к оформлению первички для выдачи подотчетных средств. Так например, в заявлении на выдачу денег под отчет теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Рассмотрим теперь, каким образом ИП может заполнять кассовую книгу.

Как сшивать кассовую книгу?

Вся книга должна содержать сквозную нумерацию всех листов. Книгу следует прошнуровывать или прошивать и заверять печатью и подписью бухгалтера (либо руководителя) и директора. В конце книги указывается общее количество листов книги цифрами и прописью.

Как же прошить кассовую книгу? Для этого необходимо:

• определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;

• пронумеровать все листы;

• при помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;

• на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Сшивание книги не составляет большого труда.

Распространенные ошибки

На страницах не должно быть помарок и ошибок, ибо их наличие влечет за собой недействительность документа и административную ответственность.

Наиболее типичные ошибки при заполнении документации:

  • корреспондирующий счет либо неправильно прописывается, либо вовсе не указывается;
  • кассир забывает прописывать сумму остатка денежных средств, которое имеет место на начало дня;
  • итоговые суммы и остатки подсчитаны с ошибкой;
  • записи ведутся не каждый день, а один раз в 3-4 дней или же раз в месяц;
  • ведется несколько кассовых книг.

Исправить выявленную ошибку можно следующими способами:

  1. Если ошибка не влияет на итоговую сумму доходов или остатков, то можно просто зачеркнуть неверно написанные данные и сверху подписать верные сведения. Изменения следует заверять подписью кассира и бухгалтера (руководителя).
  2. В противном случае, когда допущенная ошибка привела к изменению итоговой суммы денежных средств за конкретный период, то допускается перечеркивание. То есть целая страница перечеркивается ручкой по диагонали и на ней прописывается «аннулировано». Далее заполняется новый лист документа, уже без ошибок.

Неверное ведение кассовой книги, равно как и отсутствие документа влечет за собой административную ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ.

За данное правонарушение следуют следующие виды санкций:

  • должностные лица выплачивают штраф в размере 4-5 тыс. рублей;
  • сама организация выплачивает штраф размером 40-50 тыс. рублей.

Таким образом, кассовая книга – один из обязательных атрибутов организаций, деятельность которых связана с проведением денежных операций. При ведении документа следует подчиняться установленным правилам.

Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция

Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.

Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:

  • 1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
  • 2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
  • 3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.

Что значит вести кассовую книгу в электронном виде

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.

1. Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»

О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

ВАЖНО! С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые не хранят наличность, а сдают ее в кассу головной организации, вправе не вести кассовую книгу. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

2. Ведение кассовой книги полностью в электронном виде

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

  • доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
  • потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.

Правила заполнения документа

Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию

Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты

Титульный лист

На главной странице нужно указать следующие сведения:

  1. Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
  2. Паспортные данные генерального директора.
  3. Наименование структурного отдела.
  4. Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
  5. Дату ввода реестра в эксплуатацию.

Кассовый лист

Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага. Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.

Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи

Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. Все изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела

Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу. По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.

Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.

В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра

Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел

В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день». По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.

Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации

Последняя страница

По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:

  1. Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
  2. Отметка о количестве листов.
  3. Подпись должностного лица и главного бухгалтера.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

  • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  • канцелярский клей;
  • ножницы.

Что такое кассовая книга и зачем она нужна

Каждый человек, занимающийся предпринимательством, обязан оборудовать кассу

Важно отметить, что большинство новичков в сфере бизнеса не понимают разницы между кассой и кассовой техникой. ККТ или контрольно-кассовая техника является специальным прибором, что применяется во время приема наличных средств

Согласно установленным правилам, данные приборы должны применяться при реализации товарной продукции за наличность. Также нужно упомянуть, что у этого правила есть несколько исключений. В некоторых ситуациях, предприниматель может использовать вместо чека специальные бланки.

Сам термин «касса» обозначает общую сумму всех денежных операций, связанных с наличностью. Из этого можно сделать вывод, что в кассе отображаются как расходы, так и прибыль, полученная за конкретный временной отрезок. Финансовые ресурсы, полученные за счет оказания услуг либо продажи товаров, должны обязательно быть отражены в кассе

При этом совершенно неважно, использует ли предприниматель ККТ или бланки строгой отчетности

Правила оформления и заполнения

При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:

  • КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
  • Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
  • В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
  • На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) … листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:

  • Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
  • Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка — это один кассовый день.
  • Источником для записей служит только Z-отчет — информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
  • Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
  • В книге не должно быть исправлений и помарок.

Если в работе кассир-операционист ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:

  • Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
  • Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
  • Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.

Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector